計算機技術(shù)檔案數(shù)字化管理論文

第第頁計算機技術(shù)檔案數(shù)字化管理論文1計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中的必要性

檔案信息是社會發(fā)展過程中信息資源的重要組成部分，并在社會的發(fā)展過程中起著特殊而又重要的作用，因此，相關(guān)部門一定要做好檔案信息的管理工作，并不斷引進新的管理理念和方法，不斷更新各項管理設(shè)施，保證檔案信息管理工作的順利開展。在我國傳統(tǒng)的檔案信息管理過程中往往是采用紙質(zhì)材料的方式進行記錄和管理，但是隨著近些年來檔案信息的急劇增加，使得檔案信息面臨著很大的壓力，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了當前高速發(fā)展的社會形勢。在這種新形勢下，數(shù)字化檔案信息管理模式應(yīng)運而生，與傳統(tǒng)的手工管理模式相比，這種方式的優(yōu)勢在于操作方便、速度快、準確性高、儲存量大、節(jié)省資源等方面，這種方式能夠大大提升檔案信息管理的工作效率，大幅降低工作時間，而且在檔案信息管理工作者中引入計算機技術(shù)是發(fā)展和改善檔案信息管理現(xiàn)狀的重要前提，是推動檔案信息管理逐步走向正規(guī)化、高效化的前提條件。但是就目前我國檔案信息管理的發(fā)展現(xiàn)狀而言，不難發(fā)現(xiàn)，我國檔案信息管理工作中還存在一些問題，對于一些檔案信息的管理還不夠科學、便捷，這就導致工作人員在進行檔案信息查找時的繁瑣，導致檔案信息功能得不到充分的發(fā)揮，這就需要管理部門不斷提高檔案信息管理的工作水平，合理利用計算機技術(shù)和各項管理資源，促進計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中的廣泛應(yīng)用，進一步完善檔案信息數(shù)字化管理工作體制。

2計算機技術(shù)在檔案信息管理中發(fā)揮的作用和功能

計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮著巨大的作用，其對于檔案信息管理工作的有效開展有著非常重要的促進作用，下面就計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮的作用和功能做具體分析。

2.1實現(xiàn)檔案信息的自動化管理

計算機技術(shù)是現(xiàn)代高新技術(shù)的代表，是對高速發(fā)展的科學技術(shù)的充分反映，計算機技術(shù)的最大特點就在于其具有極為高效的信息儲存和處理能力，能夠同時進行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過人類處理速度的上千甚至上萬倍，并且它能夠完成對信息的整理、分析和推理工作，進行系統(tǒng)的信息管理和查詢服務(wù)。此外計算機技術(shù)還能夠按照人類設(shè)定的相關(guān)程序進行運行，在無人控制的情況下實現(xiàn)對檔案信息的綜合管理工作，實現(xiàn)檔案信息管理的全自動化，大大提升檔案信息開發(fā)、利用、研究的效率，推動檔案信息的管理工作更為科學地開展。

2.2實現(xiàn)對檔案信息管理的數(shù)字化

在檔案信息管理工作中引入計算機技術(shù)，可以運用計算機技術(shù)對各種載體的檔案信息進行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數(shù)字化檔案信息管理更易于對其保存、查詢和修改工作的進行，而且實行數(shù)字化檔案信息管理后，可以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行各地間檔案信息的了解，通過網(wǎng)絡(luò)進行實時地查閱，實現(xiàn)相關(guān)檔案信息的綜合管理，更加利于對于檔案信息的管理工作。實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過程中使用的紙質(zhì)資源，實現(xiàn)資源的節(jié)儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過程中，檔案信息都是以數(shù)字化的形式進行儲存，保證檔案信息不會因時間過長造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開展。

2.3實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化檢索

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國計算機技術(shù)有了很大的提升，而且計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也實現(xiàn)了普及，在檔案信息管理工作中，應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的綜合檢索工作，可以對相關(guān)檔案信息進行智能聯(lián)網(wǎng)綜合網(wǎng)絡(luò)檢索工作，可以實現(xiàn)足不出戶就能夠完成對相關(guān)檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進了檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，促進檔案信息的資源共享。

3計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的幾個重要環(huán)節(jié)

在檔案信息數(shù)字化管理工作中，應(yīng)該充分利用計算機技術(shù)，再根據(jù)檔案系統(tǒng)管理本身的發(fā)展現(xiàn)狀和具體模式，選用更合理的現(xiàn)代化科學技術(shù)進行調(diào)整和調(diào)配，確保計算機技術(shù)能夠在檔案信息數(shù)字化管理工作中發(fā)揮出更大的作用，有效地促進檔案信息數(shù)字化管理工作的順利開展。下面就計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的應(yīng)用作具體分析，對其中的幾個重要環(huán)節(jié)進行整理，對容易出現(xiàn)問題的地方進行有效預防。

3.1需要高度重視信息儲存的相關(guān)基礎(chǔ)工作

檔案信息的儲存和記錄工作是檔案信息數(shù)字化管理工作中的重要環(huán)節(jié)，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進行，是檔案信息管理工作實現(xiàn)自動化、一體化、智能化的重要前提。在現(xiàn)代檔案信息數(shù)字化管理工作中，檔案信息的儲存工作都是借助計算機技術(shù)的相關(guān)設(shè)備來進行的，對于所配備的計算機硬件等相關(guān)設(shè)備，應(yīng)該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時代發(fā)展的需要，在數(shù)字管理、整體性能以及系統(tǒng)升級等方面進行適當?shù)恼{(diào)整，并對相關(guān)計算機軟件進行及時的更新，滿足不斷高速發(fā)展的社會新形勢，為實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的綜合管理奠定堅實的基礎(chǔ)。此外，在信息的儲存過程中，各級管理部門應(yīng)該做好信息監(jiān)督和檢查工作，嚴把數(shù)據(jù)錄入的準確無誤，適應(yīng)檔案信息數(shù)字化管理的長期發(fā)展要求。

3.2重視檔案管理的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作

當今社會，高新技術(shù)一直處于高速發(fā)展的狀態(tài)，同樣對于檔案信息數(shù)字化管理工作中運用到的計算機技術(shù)而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關(guān)部門對計算機技術(shù)和設(shè)備進行及時的更新工作，對不符合時代發(fā)展需求、阻礙檔案信息數(shù)字化管理工作的設(shè)備和技術(shù)要進行及時的處理，不斷更新計算機網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，確保檔案信息數(shù)字化管理工作對計算機技術(shù)的要求。此外，為了提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內(nèi)部建立一套完善的、科學的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務(wù)功能。

3.3重視檔案信息管理人才隊伍的建設(shè)工作

隨著我國社會的不斷發(fā)展和國民經(jīng)濟的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數(shù)字化管理工作更加復雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學管理技術(shù)手段，同時要不斷壯大檔案管理工作隊伍，以應(yīng)對不斷復雜的檔案信息管理工作。具體來說，在檔案信息管理單位內(nèi)部應(yīng)該定期對檔案信息管理工作人員進行培訓工作，確保他們能接收到高素質(zhì)的專業(yè)知識和管理技巧，督促其不斷加強對相關(guān)計算機技術(shù)知識的學習，從根本上提升每位檔案信息數(shù)字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內(nèi)部能夠形成一支工作效率高、綜合素質(zhì)強的檔案信息管理隊伍，保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進行。

3.4繼續(xù)做好紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案信息管理工作

雖然計算機技術(shù)能夠有效提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質(zhì)檔案的存在，因為電子檔案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運用計算機技術(shù)的同時，結(jié)合紙質(zhì)檔案信息等傳統(tǒng)檔案信息管理手段，實現(xiàn)對檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設(shè)工作的順利開展。

4總結(jié)

計算機技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的運用是一個長期的過程，隨著社會信息化建設(shè)工作的不斷加快，計算機技術(shù)在檔案信息管理工作中的應(yīng)用也越來越復雜