頂崗實(shí)習(xí)報(bào)告洪藝英

PAGE1泉州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院頂崗實(shí)習(xí)報(bào)告姓名洪藝英學(xué)號(hào)080011039專(zhuān)業(yè)國(guó)際物流管理實(shí)習(xí)單位杰龍機(jī)電有限公司實(shí)習(xí)崗位行政文員校外指導(dǎo)教師吳其杰校內(nèi)指導(dǎo)教師林春涼實(shí)習(xí)日期：2011年2月14日至2011年5月31日泉州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院08屆頂崗實(shí)習(xí)報(bào)告PAGEPAGE2目錄1.單位及崗位的簡(jiǎn)介 31.1實(shí)習(xí)目的 31.2.實(shí)習(xí)單位及崗位簡(jiǎn)介： 32.實(shí)習(xí)的內(nèi)容及過(guò)程 42.1接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話，收發(fā)傳真 42.2檔案收集、整理 42.3負(fù)責(zé)經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生 42.4做好會(huì)議記錄 52.5按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章 52.6管理好員工人事檔案材料 52.7統(tǒng)計(jì)每月考勤 63.實(shí)習(xí)的收獲與體會(huì)： 63.1自學(xué)能力的重要性 63.2為人處世 73.3個(gè)人思想覺(jué)悟的提高 74.致謝 8辦公室文員實(shí)習(xí)洪藝英內(nèi)容摘要：在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復(fù)印文件、接聽(tīng)電話及處理辦公室日常事務(wù)之類(lèi)的工作,總之都比較繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協(xié)助會(huì)計(jì)做一些記帳工作。一般要求會(huì)基本的電腦操作，一些大的公司對(duì)語(yǔ)言也有所要求的（普通話，英語(yǔ)之類(lèi)的），另外就是當(dāng)事人本身所具備的一些綜合素質(zhì)（工作態(tài)度、思想品德、工作能力等）。關(guān)鍵詞：文員綜合素質(zhì)電腦操作語(yǔ)言要求1.單位及崗位的簡(jiǎn)介1.1實(shí)習(xí)目的本次實(shí)習(xí)的目的在于通過(guò)理論與實(shí)際的結(jié)合、個(gè)人與社會(huì)的溝通，進(jìn)一步培養(yǎng)自己的業(yè)務(wù)水平、與人相處的技巧、團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神、待人處事的能力等，尤其是觀察、分析和解決問(wèn)題的實(shí)際工作能力，以便提高自己的實(shí)踐能力和綜合素質(zhì)，希望能幫助自己以后更加順利地融入社會(huì)，投入到自己的工作中。1.2.實(shí)習(xí)單位及崗位簡(jiǎn)介：我是08級(jí)國(guó)際物流管理（1）班的洪藝英，實(shí)習(xí)單位是創(chuàng)建于1988年（原系中外合資企業(yè)），是專(zhuān)業(yè)生產(chǎn)電動(dòng)卷門(mén)機(jī)系列產(chǎn)品的實(shí)業(yè)公司。主導(dǎo)產(chǎn)品是卷簾門(mén)電機(jī)及其配套的控制裝置等五大類(lèi)四十二種，銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)遍布全國(guó)，并已順利打入國(guó)際市場(chǎng)，產(chǎn)品銷(xiāo)往東南亞及歐洲等地區(qū)，市場(chǎng)占有率居同行業(yè)前列?！皩?shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)”從學(xué)校到社會(huì)的大環(huán)境的轉(zhuǎn)變，身邊接觸的人也完全換了角色，老師變成領(lǐng)導(dǎo)，曾經(jīng)同學(xué)變成同事，相處之道完全不同。在這巨大的轉(zhuǎn)變中，我們可能彷徨，迷茫，無(wú)法馬上適應(yīng)新的環(huán)境。我們也許看不慣人與人之間的勾心斗角,無(wú)法忍受同事之間漠不關(guān)心的眼神和言語(yǔ)。很多時(shí)候覺(jué)得自己沒(méi)有受到領(lǐng)導(dǎo)重用，所干的只是一些無(wú)關(guān)重要的雜活，自己的提議或工作不能得到領(lǐng)導(dǎo)的肯定。做不出成績(jī)時(shí)，會(huì)有來(lái)自各方面的壓力，領(lǐng)導(dǎo)的眼色同事的嘲諷。失落時(shí)的無(wú)奈想找人訴說(shuō)是卻發(fā)現(xiàn)沒(méi)有人可以傾訴。而在學(xué)校，有同學(xué)老師的關(guān)心和支持，每日只是上上課，很輕松。諺語(yǔ)有云：“紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行?！眱蓚€(gè)月的實(shí)習(xí)時(shí)間雖然不長(zhǎng)，但是我從中學(xué)到了很多知識(shí)，關(guān)于做人，做事，做學(xué)問(wèn)。2、實(shí)習(xí)的內(nèi)容及過(guò)程2.1接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話，收發(fā)傳真人所共知，現(xiàn)代社會(huì)及是一個(gè)信息的社會(huì)。對(duì)于廣大商界人士而言，信息就是資源，信息就是財(cái)富，信息就是生命，所以大家不約而同地對(duì)信息重視有加。目前，多種多樣的現(xiàn)代化通訊工具層出不窮。它們的出現(xiàn)，為商界人士獲取信息、傳遞信息、利用信息，提供了越來(lái)越多的選擇。與日常會(huì)話和書(shū)信聯(lián)絡(luò)相比，接打電話具有即時(shí)性、經(jīng)常性、簡(jiǎn)捷性、雙向性、禮儀性等等較為突出的特點(diǎn)。由于我所在的公司剛成立不久，所以我剛開(kāi)始的工作并不忙，沒(méi)有感覺(jué)到很累。只是每天都要守在電話和傳真機(jī)旁。接聽(tīng)打進(jìn)來(lái)詢問(wèn)事情或者找公司領(lǐng)導(dǎo)的電話。剛開(kāi)始以為接電話是一件再輕松不過(guò)的事情，后來(lái)慢慢發(fā)現(xiàn)其實(shí)接電話也是有門(mén)道的，除了領(lǐng)導(dǎo)交待代替回絕的電話外，也要根據(jù)具體情況具體分析，幫領(lǐng)導(dǎo)回絕一些不必要的電話。當(dāng)你給他人打電話時(shí)，你應(yīng)調(diào)整好自己的思路。同樣的，當(dāng)你的電話鈴響起之時(shí)，你應(yīng)該盡快集中自己的精力，暫時(shí)放下手頭正在做的事情，以便你的大腦能夠清晰地處理電話帶來(lái)的信息。并且在手邊放有紙和鉛筆，隨時(shí)記下你所聽(tīng)到的信息。如果你沒(méi)做好準(zhǔn)備，而不得不請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)，這樣會(huì)使對(duì)方感到你心不在焉、沒(méi)有認(rèn)真聽(tīng)他說(shuō)話。在接電話的過(guò)程中，我在學(xué)校所學(xué)的電話禮儀也起到了很大的作用。2.2檔案收集、整理檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。對(duì)研究本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。在公司的各種文件中，大部分具有不同程度的保密性，而且秘書(shū)人員經(jīng)常接近領(lǐng)導(dǎo)，看一些重要文件，參加一些重要會(huì)議，所以，秘書(shū)人員在公共場(chǎng)合活動(dòng)時(shí)要注意內(nèi)外有別，把握分寸，對(duì)什么應(yīng)該說(shuō)什么不應(yīng)該說(shuō)要心中有數(shù)。與此同時(shí)，文件的管理也是相當(dāng)重要的一項(xiàng)任務(wù)，以免信息外漏，對(duì)公司造成不必要的損失，這在很多公司的管理規(guī)章中，都有明文規(guī)定，可見(jiàn)公司對(duì)此相當(dāng)重視。2.3負(fù)責(zé)經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生秘書(shū)的工作總是煩瑣而雜碎的，而且，作為一個(gè)新人來(lái)講，不管你是干什么的，在辦公室里多做點(diǎn)事對(duì)你都是有好處的，年輕人不能懶，勤快點(diǎn)才會(huì)給大家留下好印象，當(dāng)然，本職工作也要做好。所以，我在公司還有一項(xiàng)每天必不可少的任務(wù)，就是上下班的時(shí)候打掃經(jīng)理辦公室的衛(wèi)生。每天上班的時(shí)候，都要提前10分鐘左右，先到經(jīng)理辦公室打掃衛(wèi)生，一般就是掃一下地板，擦擦桌子，兩天拖一次地。還有就是澆花，發(fā)現(xiàn)什么辦公用品快用完了，及時(shí)補(bǔ)上。下班的時(shí)候，也要稍微清潔一下，拉好窗簾，關(guān)燈、空調(diào)，鎖好門(mén)窗。整潔的辦公場(chǎng)所在一定程度上也反映了一個(gè)公司的整體素質(zhì)，給客戶留下好印象，第一印象有時(shí)也可以決定事情的成敗。這些事情雖然都是微不足道的小細(xì)節(jié)，但是凡事無(wú)小事，簡(jiǎn)單不等于容易，只有花大力氣，把小事做細(xì)，才能把事情做好；認(rèn)真做事只是把事情做對(duì)，用心做事才能把事情做好。因此我現(xiàn)在不敢奢求用心把事情做好，只有努力把小事情做對(duì)，然后才能再把大事情做好。我認(rèn)為我們首先需要提高我們的責(zé)任心，不求把事情做好，要先做對(duì)；其次我們還應(yīng)該有著一種危機(jī)感，就是要讓我們每個(gè)人都心里清楚每一個(gè)小事的錯(cuò)誤可能導(dǎo)致的大錯(cuò)，我們都應(yīng)該知道因小失大的責(zé)任后果。2.4做好會(huì)議記錄會(huì)議記錄是記載會(huì)議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它幫助我們今后了解情況，是進(jìn)一步研究工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的重要材料。

公司星期一都會(huì)開(kāi)一次辦公室會(huì)議，回顧上周工作中存在的問(wèn)題，提出注意事項(xiàng)，隨后布置本周的工作事宜，聽(tīng)取員工提出的建議和意見(jiàn)。在開(kāi)會(huì)的時(shí)候，我都會(huì)在旁邊作好會(huì)議記錄。作記錄的時(shí)候必須態(tài)度認(rèn)真，不能疏忽大意，不能馬虎潦草，要保證文件的質(zhì)量，用詞要準(zhǔn)確，材料要真實(shí)，抄寫(xiě)要認(rèn)真，校對(duì)要仔細(xì)，力求每一個(gè)環(huán)節(jié)都不發(fā)生差錯(cuò)。否則就會(huì)貽誤工作，甚至釀成難以彌補(bǔ)的損失。從每一次的會(huì)議記錄中，我慢慢總結(jié)了經(jīng)驗(yàn)，那就是要找準(zhǔn)要點(diǎn)，搭出框架，尤其是及時(shí)在會(huì)后補(bǔ)充完整。2.5按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章印信管理工作是辦公室的一項(xiàng)基本職能，辦公室管理人員要提高對(duì)印信管理重要性的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格遵守用印的程序和制度，明確職責(zé)范圍，對(duì)超出職權(quán)范圍的，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)。同時(shí)，辦公室人員還應(yīng)注意學(xué)習(xí)和研究，熟悉本部門(mén)的業(yè)務(wù)，對(duì)能否用印、是否符合條件，作到心中有數(shù)。在公司有需要蓋公章的時(shí)候，如文件的下達(dá)、實(shí)習(xí)生需要的蓋章，都要作好記錄，蓋章的內(nèi)容、時(shí)間等，并復(fù)印一份存底，確保公章使用的嚴(yán)密性。2.6管理好員工人事檔案材料人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。人事檔案使公司的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息，還可以為公司的人事資源管理工作提供相關(guān)的人事數(shù)據(jù)信息支持。因此，公司人事檔案管理的好壞不但可以直接影響到公司的人事資源管理，而且會(huì)間接影響到公司的整體管理。5月份的時(shí)候，由于人員的欠缺，很多工作需要加班加點(diǎn)來(lái)完成，難免會(huì)有員工埋怨，造成工作環(huán)境的不和諧，公司需要招聘人員來(lái)緩解因此帶來(lái)的壓力，在此期間，我工作的主要任務(wù)就是整和應(yīng)聘人員所填寫(xiě)的資料信息，上交領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，把這些資料用文件袋封好，放于資料柜中保存。這些資料都直接關(guān)系著每一個(gè)員工的切身利益，所以也需要進(jìn)一步提高我的責(zé)任感。2.7統(tǒng)計(jì)每月考勤考勤是每一個(gè)公司作為衡量每一名員工時(shí)間觀念的重要管理手段，它體現(xiàn)了企業(yè)在商場(chǎng)上競(jìng)爭(zhēng)的成敗，時(shí)間就是金錢(qián)，時(shí)間也是企業(yè)的生命，每個(gè)單位都有自己的一套切實(shí)可行的考勤管理制度，遵守制度是員工起碼的職業(yè)道德。每個(gè)人一進(jìn)公司，首先應(yīng)該要學(xué)習(xí)的就是員工守則，熟悉組織文化，以便在制度規(guī)定的范圍內(nèi)行使自己的職責(zé)，發(fā)揮自己的所能。我所在的公司采取的是打卡考勤制度，每月的月底我都會(huì)根據(jù)電腦記錄統(tǒng)計(jì)遲到或早退人員，并上交財(cái)務(wù)部做工資所用。從統(tǒng)計(jì)表上可以看出，幾乎每個(gè)月都會(huì)有人遲到或請(qǐng)假，表面上，遲到和請(qǐng)假似乎總是有情可原的，但實(shí)際上，無(wú)論出于什么樣的理由遲到和請(qǐng)假，這對(duì)你今后的發(fā)展都是弊大于利的。特別是剛踏入社會(huì)的新人或者是剛進(jìn)公司的新員工，為了使自己早日熟悉企業(yè)的業(yè)務(wù)，也為了不給其他人帶來(lái)不必要的麻煩，應(yīng)該盡可能地不請(qǐng)假。即使有重要的事情，也應(yīng)該至少提前一天給公司請(qǐng)假。而且由于你的缺崗，公司就要付出額外的精力來(lái)調(diào)整人員的工作安排，這有可能導(dǎo)致公司在工作上的被動(dòng)，從而帶來(lái)一些不必要的損失?！皼](méi)有規(guī)矩，不成方圓。”一個(gè)企業(yè)，只有切實(shí)貫徹并執(zhí)行了一套合理的制度，才有成功的保障。而考勤制度則直接關(guān)系到員工的工作態(tài)度，從出勤情況可以很快看出，誰(shuí)在努力工作，誰(shuí)在尋找理由混日子，所以，別以為考勤制度不重要。

3、實(shí)習(xí)的收獲與體會(huì)3.1自學(xué)能力的重要性我一直認(rèn)為在大學(xué)里學(xué)的不是知識(shí)，而是一種叫做自學(xué)的能力?！扒Ю镏?，始于足下，參加工作后我更加深刻的深刻體會(huì)到這句話的真正含義。除了英語(yǔ)和計(jì)算機(jī)操作外，課本上學(xué)的理論知識(shí)用到的很少很少。我擔(dān)任的是文員一職，平時(shí)在工作只是接接電話，處理一些不重要的文件，幾乎沒(méi)用上自己所學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。但是在實(shí)習(xí)的過(guò)程中，通過(guò),,我認(rèn)真的觀察和虛心的學(xué)習(xí)，初步了解了辦公室文員工作中的具體業(yè)務(wù)，拓展了所學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并了解了很多關(guān)于招聘方面和宣傳方面的知識(shí)。這次的實(shí)習(xí)，為以后正常工作的展開(kāi)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從個(gè)人發(fā)展方面說(shuō)，對(duì)我影響最大的應(yīng)該是作為一個(gè)社會(huì)人工作作風(fēng)以及在工作過(guò)程中專(zhuān)業(yè)知識(shí)對(duì)工作的重要作用，因?yàn)檫@些都是我在校學(xué)習(xí)中不曾接觸過(guò)的方面，大學(xué)期間的實(shí)習(xí)是每個(gè)大學(xué)生必須擁有的一段經(jīng)歷，它使我們?cè)趯?shí)踐中了解社會(huì)，讓我們學(xué)到了很多在課堂上根本就學(xué)不到的知識(shí)受益匪淺，也打開(kāi)了視野，增長(zhǎng)了見(jiàn)識(shí)，為我們以后進(jìn)一步走向社會(huì)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。3.2為人處世踏上社會(huì)，我們與形形色色的人打交道。由于彼此存在著利益關(guān)系，又工作繁忙，很多時(shí)候同事不會(huì)像同學(xué)一樣對(duì)你噓寒問(wèn)暖。而有些同事表面笑臉相迎，背地里卻勾心斗角不擇手段，踩著別人的肩膀不斷地往上爬，因此踏出校門(mén)的我很多時(shí)候無(wú)法適應(yīng)。正因?yàn)槿绱宿k公室的關(guān)系時(shí)常顯得有點(diǎn)淡漠，人與人之間的關(guān)系有時(shí)候顯得有點(diǎn)緊張，但是環(huán)境往往會(huì)影響一個(gè)人的工作態(tài)度。一個(gè)冷漠沒(méi)有人情味的辦公室，大家就會(huì)毫無(wú)眷戀之情，有更好的機(jī)會(huì)他們肯定毫不猶豫的跳槽。他們情緒低落導(dǎo)致工作效率不高，每天只是在等待著下班，早點(diǎn)回去陪家人。而偶爾的為同事搞一個(gè)生日party，生病時(shí)的輕輕一句慰問(wèn)，都有助于營(yíng)造一個(gè)齊樂(lè)融融的工作環(huán)境。在電視上不止一次的看到職場(chǎng)的險(xiǎn)惡，辦公室里同事之間的是非，以我一個(gè)新人而言，我想我能做的就是“低頭多工作，抬頭少閑話”。且通過(guò),,這次的實(shí)習(xí)是我更加認(rèn)識(shí)到大學(xué)同學(xué)之間的關(guān)系是多么的珍貴。3.3個(gè)人思想覺(jué)悟的提高雖然這次實(shí)習(xí)的時(shí)間不是很長(zhǎng)，但我確實(shí)從一個(gè)學(xué)生開(kāi)始慢慢的轉(zhuǎn)變，思想上也是。非常感謝和我一起工作的同事們，他們給我留下都是友好和真誠(chéng)的回憶。我們?cè)诶蠋熌抢锘驎?shū)本上看到過(guò)很多精彩的知識(shí)，似乎很容易，又覺(jué)得很難，總不喜歡鉆研進(jìn)去。也許親臨其境或親自上陣才能意識(shí)到自己能力的欠缺