出差費用管理制度

出差住宿費及公務雜費管理制度刷新宣傳財經管理部華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》已簽發(fā)從2007年10月1日起：

華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件將正式生效執(zhí)行，部分替代原【2003】229號《出差費用管理制度》文件

2007年10月1日前發(fā)生的出差住宿費及公務雜費，按照原文件相關規(guī)定執(zhí)行

2007年10月1日起發(fā)生的出差住宿費及公務雜費，按照新的《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件規(guī)定執(zhí)行；對于出差補助等本次尚未刷新的文件內容，按原文件相關規(guī)定執(zhí)行

敬請關注后續(xù)的宣傳！Page2適應公司國際化發(fā)展需要，借鑒業(yè)界先進經驗以人為本、強調員工安全，不讓員工在因公業(yè)務中受到經濟上的損失；也不允許員工從中獲得經濟上的利益提高出差效率，加強出差的規(guī)范化管理，加強對例外事項的審批，杜絕浪費出差費用管理制度刷新的總體思路為適應公司業(yè)務發(fā)展，加強公司出差費用的規(guī)范化管理，參考借鑒業(yè)界公司的管理經驗，對司發(fā)【2003】229號《出差費用管理制度》進行刷新修訂。新制度文件修訂的總體思路如下：Page3華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－總體框架住宿費公務雜費本文件的目的、適用范圍、相關定義（出差、常駐工作地）、相關責任、出差業(yè)務管理、出差費用報銷及例外事項等要求，均遵循司發(fā)【2007】04號《出差費用管理制度》在司發(fā)【2007】04號《出差費用管理制度》的總體框架下，針對員工外出公干期間為完成預定任務所發(fā)生的必要、合理的住宿費及公務雜費的管理作如下規(guī)定。出差住宿安排、出差住宿標準、住宿費用的歸屬及結算方式、利益分享、其他規(guī)定等包括因公發(fā)生的郵電費、行李費、購（退）票手續(xù)費、異地取款手續(xù)費、文件復印費、傳真費等費用相關規(guī)定;因公出國辦理護照和簽證的相關費用規(guī)定;洗衣費及其他不可報銷項目的規(guī)定Page4出差員工在出差申請中按照上述原則確定住宿情況，得到主管批準后，應及時提前與出差目的地行政平臺聯(lián)系，知會其出差情況及符合的住宿標準出差申請中關于住宿的情況（無論是否需要出差地安排住宿）均需要知會出差地行政平臺，以便后續(xù)相關費用報銷，出差地行政平臺給予確認員工到深圳總部出差，其住宿安排仍按照目前的管理方式華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－住宿安排（1）出差員工說明：此部分相關規(guī)定與原229號文件不同，請重點關注除以下四種情況外，均需要行政平臺統(tǒng)一安排住宿對無行政平臺的出差地，員工應按出差住宿標準選擇酒店入住因業(yè)務需要陪同客戶出差的，可不由當地行政平臺安排住宿因開展與當地機構沒有關系等業(yè)務的出差（如招聘、其他部門在當地統(tǒng)一組織的會議/培訓等），可不由當地行政平臺安排住宿員工整個出差期間均住家/朋友家中注：員工自行安排入住酒店的情況下，員工應按照公司出差住宿標準選擇酒店入住一般情況下，員工出差均由出差地行政平臺統(tǒng)一安排住宿出差時，住宿怎么安排呢？Page51.各地行政平臺應就近共享，并承擔對到當地出差人員的住宿統(tǒng)一安排和管理的責任2.各地行政平臺應根據出差時間長短、當地的宿舍資源等情況進行統(tǒng)籌管理，按綜合成本最優(yōu)原則安排出差員工住宿行政平臺原則上應優(yōu)先入住公司宿舍（含公司租賃的宿舍和招待所）各地行政平臺需有統(tǒng)一的接口人，根據員工出差任務，協(xié)調行政平臺資源，從而合理安排住宿各地行政平臺相關接口人應及時將住宿安排情況通知出差員工各地行政平臺需例行維護全球各地行政平臺接口人信息，并向公司全體員工公示華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－住宿安排（2）出差地行政平臺承擔對到當地出差人員的住宿統(tǒng)一安排和管理的責任公司宿舍無法安排或陪同客戶等特殊情況方可入住酒店，入住酒店應優(yōu)先選擇公司簽約酒店簽約酒店無法安排等特殊情況方可入住非簽約酒店說明：此部分相關規(guī)定與原229號文件不同，請重點關注Page6華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－住宿標準(1)員工出差的酒店住宿標準是多少呢？酒店分類適用人員A類酒店任職職級23級及以上B類酒店任職職級19級及以上C類酒店其他員工原則上，根據出差員工的任職職級，相應的出差住宿酒店標準分為A/B/C三類由于各地酒店實際條件差別較大，在A/B/C分類框架下，各區(qū)域應結合當地實際情況，自行制定適用于當地各國家/城市的出差住宿酒店具體標準，經過各片區(qū)財經管理部審核后，提交片區(qū)總裁或研究所所長批準員工出差住宿標準按落地原則，不同員工到同一地點出差，均按照出差地的住宿標準執(zhí)行員工出差酒店住宿標準包含早餐費對于特殊情況下（如與出差員工住宿標準對應的酒店無房間等），員工入住酒店超過規(guī)定標準的，事前需經當地行政平臺確認；否則，超標部分由員工個人承擔陪同比自己職級高的人出差，因工作需要經被陪同領導同意可享受同等住宿待遇說明：此部分相關規(guī)定與原229號文件不同，請重點關注Page7華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－住宿標準(2)C類酒店通常是什么樣的條件啊？放心好啦，住宿條件當然是綜合考慮干凈整潔、交通便利、安全有保證、硬件設施較齊全、服務水平較好等方面的因素的安全有保證：有安全保證，保安系統(tǒng)健全；消防設施符合當地行業(yè)標準并有相關驗收報告；干凈衛(wèi)生：干凈、整潔、衛(wèi)生，有獨立的衛(wèi)浴設施，房間定期清潔等交通便利：不能太偏或離片區(qū)/地區(qū)部/代表處太遠，避免產生較高的市內交通費，原則上應在車程20－30分鐘以內具備住宿的基本設施和條件：基本設施較完善，如基本日用品、提供24小時熱水、空調、電視、電話、網絡等包含早餐說明：此部分相關規(guī)定與原229號文件不同，請重點關注Page8華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－費用歸屬員工出差期間住宿費用如何歸屬呢？住宿費用“歸集部門”根據經過審批的出差事前申請單的有關信息確定一般情況下，員工出差住宿費用的歸集部門應為出差目的地的相應部門對于特殊情況下（如招聘、其他部門在當地統(tǒng)一組織的會議/培訓、市場人員陪同客戶出差等），出差目的地有關部門并不受益的，住宿費用歸集到出差任務的發(fā)起部門員工出差期間住宿費用應按“受益原則”歸屬至受益部門Page9

【其他】各地行政平臺及財務部門需結合當地實際情況，制定相關住宿費用結算的具體操作細則，經過各片區(qū)財經管理部審核后，提交片區(qū)總裁或研究所所長批準。

【入住酒店的情況】當地行政平臺統(tǒng)一結算員工入住酒店的住宿費用，并按受益部門分攤費用。出差員工回常駐地報銷差旅費時，不允許報銷酒店住宿費用行政平臺統(tǒng)一結算華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－結算方式（1）原則上，員工出差期間住宿費用應由各地行政平臺統(tǒng)一結算說明：此部分相關規(guī)定與原229號文件不同，請重點關注

【入住公司宿舍的情況】出差員工無須自行結算住宿費用，由當地行政平臺統(tǒng)一支付宿舍有關費用，并定期將出差員工入住宿舍期間的有關費用分攤至受益部門。Page10華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－結算方式（2）行政平臺無法統(tǒng)一結算的情況無行政平臺無法統(tǒng)一結算的可以不由行政平臺安排，員工自行安排住宿的有行政平臺無法統(tǒng)一結算的非住宿費用不應統(tǒng)一結算對于出差地沒有行政平臺的，由出差員工自行結算酒店費用后憑住宿發(fā)票報銷費用對于非住宿費用，如電話費、上網費、傳真費、洗衣費等，均由員工自行結算，其中因公發(fā)生的合理費用，可根據公司相關規(guī)定憑票報銷無法統(tǒng)一結算酒店住宿費用的,由出差員工自行結算，并憑住宿發(fā)票報銷費用，但住宿發(fā)票應由出差地行政平臺確認對不服從當地行政平臺安排或造成浪費的其他情況，當地行政平臺不應予以確認陪同客戶，可以不由當地行政平臺統(tǒng)一安排住宿以及統(tǒng)一結算酒店住宿費用，員工自行安排住宿，自行結算酒店住宿費用，并憑住宿發(fā)票報銷費用因招聘等業(yè)務的出差，可以不由當地行政平臺統(tǒng)一安排住宿以及統(tǒng)一結算酒店住宿費用，自行安排住宿，自行結算酒店住宿費用，并憑住宿發(fā)票報銷費用

票據要求：住宿發(fā)票上應注明住宿的起止日期、住宿單價、費用項目等信息，報銷時原則上須提供詳細費用清單。如果酒店提供的住宿發(fā)票無住宿的起止日期、住宿單價、費用項目等信息，同時無詳細費用清單，應在報銷時詳細說明說明：此部分相關規(guī)定與原229號文件不同，請重點關注Page11出差期間員工合住酒店，且符合合住兩人中任何一人對應的住宿酒店標準，可按照每人天5美元給予相應補貼由出差員工在報銷差旅費時根據實際合住情況申報，由財務權簽人審核，同時無需提供票據公司相關部門將不定期抽查員工申報的真實性合住的住宿費用由當地行政平臺統(tǒng)一結算；對于無法統(tǒng)一結算而由員工自行報銷合住的住宿費用的，原則上應分開開具住宿發(fā)票；若合住僅開具一張發(fā)票，則住宿發(fā)票需經合住人確認華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－利益分享（1）出于安全和降低成本的角度，員工出差提倡合住合住酒店簽約酒店1+1說明：此部分相關規(guī)定與原229號文件不同，請重點關注聽說現在出差為公司節(jié)約成本的，會有相應“利益分享”??？是呀，這可是新政策呢!員工秘書Page12

員工出差期間住家中或朋友家中，為公司節(jié)約相應費用的，在30天以內的（含30天）按照每人天10美元給予相應補貼由相應員工在報銷差旅費用時自行申報，同時無需提供票據，但需經出差地行政平臺確認這種情況下，可以報銷的因公市內交通費不得高于入住公司宿舍/簽約酒店時的市內交通費水平員工到深圳總部出差，若其住家/朋友家中不享受相應的住宿補貼；若其住宿酒店合住，享受相應的住宿補貼員工出差期間入住宿舍，按照每人天5美元給予相應補貼由出差員工在報銷差旅費時根據實際入住宿舍情況申報，由財務權簽人審核，同時無需提供票據住家中華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－利益分享（2）住公司宿舍家/朋友家公司宿舍說明：此部分相關規(guī)定與原229號文件不同，請重點關注公司相關部門將不定期抽查員工申報“利益分享”的真實性利益分享的補貼根據當地法律規(guī)定需要納稅的，稅負由員工個人承擔Page13是不是所有情況下都享受利益分享呢？不是，對于員工參加培訓及內部會議的情況下是不享受的。員工參加培訓及內部會議：原則上應先安排入住宿舍，且不得享受上述出差入住宿舍的補貼對于公司宿舍無法安排而入住酒店的，原則上應安排合住，且不得享受上述合住酒店的補貼對于住家中或朋友家中的，不得享受上述出差住家中或朋友家中的補貼原為臨時出差、預期不超過三個月而實際連續(xù)出差超過三個月的（回公司開會、述職等不影響出差的連續(xù)性），從第四個月起不再享受文件中1.4.1、1.4.2、1.4.3條款規(guī)定的相應補貼華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－利益分享（3）說明：此部分相關規(guī)定與原229號文件不同，請重點關注Page14我因工作調動，要在總部呆幾天，住宿費怎么報銷??？這個呀，文件中有特別說明的！回公司待命、調回公司的員工，自報到之日起可按中國住宿標準據實報銷10天（含10天）以內的住宿費。華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－其他（1）員工秘書Page15員工離開出差地當天的酒店住宿費用，公司不予報銷員工因未及時辦理退房手續(xù)，造成同一天內重復的酒店住宿費用，公司不予報銷員工出差途中換乘交通工具，需在中轉地臨時停留8小時及以上的情況下，可在滿足安全性的前提下，按成本最優(yōu)原則在中轉地就近選擇休息場所，住宿費用經過直接主管及財務權簽人審核后據實報銷針對員工出差途中一些主要中轉地，當地行政平臺需要提供機場附近、適合出差中轉員工休息的酒店信息，供出差中轉員工選擇中轉地住宿退房手續(xù)華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－其他（2）中轉地請幫我退房!酒店前臺說明：此部分相關規(guī)定與原229號文件不同，請重點關注員工Page16對于因開展與當地駐外機構沒有關系等業(yè)務的出差（如招聘、其他部門在當地統(tǒng)一組織的會議/培訓等）可以不由當地行政平臺統(tǒng)一安排住宿以及統(tǒng)一結算酒店住宿費用，而由相應活動的組織部門負責結算，并憑住宿發(fā)票報銷費用，同時不需要經出差地行政平臺確認

對于因業(yè)務需要陪同客戶出差的情況，原則上應優(yōu)先入住簽約酒店可以不由當地行政平臺統(tǒng)一安排住宿以及統(tǒng)一結算酒店住宿費用，而由客戶陪同人員自行結算，并憑住宿發(fā)票報銷費用報銷時由財務權簽人審批，不需要經出差地行政平臺確認陪同客戶出差招聘等華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－其他（3）招聘會陪同客戶說明：此部分相關規(guī)定與原229號文件不同，請重點關注Page17華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－公務雜費（1）員工外出公干發(fā)生的公務雜費，包括因公發(fā)生的郵電費、行李費、購（退）票手續(xù)費、異地取款手續(xù)費、文件復印費、傳真費等員工因公發(fā)生的飛機票、火車票等的退票手續(xù)費須注明退票原因，經直接主管審批后方可報銷報銷因公話費時，員工須提交電話費用清單（話時記錄，電話號碼），出差期間因工作需要上網的費用，據實報銷公務雜費郵電費文印費傳真費Page18隨飛機托運，除航空公司免費承運部分外，可報銷30公斤超重行李托運費；非隨飛機托運，單獨采用航空方式托運的（如航空快遞）可報銷100公斤行李托運費采用火車、汽車、輪船等方式托運:托運費憑票據實報銷行李托運費員工因工作調動行李托運到新的工作地點時應采用成本較低的運輸方式對于非貴重物品應優(yōu)先考慮非航空方式托運公司大型會議、展覽期間會務組統(tǒng)一發(fā)生的因公小費，可以報銷陪同客戶期間為客戶代付的小費，可以報銷Menu華為司發(fā)【2007】291號《出差住宿費及公務雜費管理制度》文件解讀－公務雜費（2）小費說明：此部分相關規(guī)定與原229號文件不同，請重點關注Page19員工因公申請辦理或續(xù)辦簽證所發(fā)生的往返交通費、住宿費，允許據實報銷，但不享受出差補助員工因公辦理簽證或進入他國邊境所必須提供的體檢證明、國際旅行健康證、國際預防接種證書等費用及辦理以上證明或證件所產生的交通費憑票據實報銷員工應該利用休假、探親等機會辦理或續(xù)辦護照、