采購管理（第5版） 課件 第5章 采購物品的驗收與貨款結算

第5章采購物品的驗收與貨款結算引導案例

東風汽車公司供應部的采購質(zhì)量管理實踐

本章學習目標

知識目標：（1）熟悉采購物品驗收的要點。（2）認識采購物品驗收和結算的基本內(nèi)容。（3）了解采購貨款的結算方式。能力目標：（1）掌握采購物品驗收的流程。（2）掌握采購物品的結算步驟和程序。（4）掌握科學的庫存管理方法。

學習重點與難點（1）貨物驗收的基本內(nèi)容。（2）采購物品結算的流程。5.1

貨物的驗收

物料（也稱貨物）的驗收是整個采購過程中的一部分，有的企業(yè)把收貨部直接劃歸為采購部管轄。有的企業(yè)的收貨部雖劃歸在貨倉或物流部，但收貨部仍間接歸采購部負責，在日常工作中兩個部門有著千絲萬縷的聯(lián)系。

5.1.1貨物驗收的內(nèi)容

物料（貨物）驗收應做到進出驗收，品質(zhì)第一。物料的驗收工作，是做好倉庫管理的基礎。一般來說，物料的驗收主要包括4個方面：

1）品名、規(guī)格。出入庫的物料是否與相關單據(jù)的品名、規(guī)格一致。

2）數(shù)量。明確出入庫物料的計量單位，物料進出倉前應嚴格點數(shù)或過磅。

3）品質(zhì)。進庫物料，只有接到海關檢驗書面合格報告方可入庫；出庫物料，也要檢驗其品質(zhì)，確保做到不良品不投入使用或不流向市場。

4）憑據(jù)。單據(jù)不全不收，手續(xù)不齊不辦。入庫要有入庫單據(jù)及檢驗合格證明，出庫要有出庫單據(jù)。

5.1.2貨物驗收的步驟

物料驗收入庫工作涉及貨倉、品質(zhì)、物料控制、財務等諸多部門，其主要步驟如下：

1）確認供應廠商。

2）確定交運日期與驗收完工時間。

3）確定物料名稱與物料品質(zhì)。

4）清點數(shù)量。

5）通知驗收結果。

6）退回不良物料。

7）入庫。

8）記錄。

5.1.3貨物驗收的要點

在接收物料時應注意以下幾個問題：

1）確認PO（PurchaseOrder，即訂購單或采購訂單）單號是否與待收貨的PO單號一致。

2）確認供應商、物料名稱、物料編號與PO單是否一致。

3）清點物料數(shù)量。這是收貨員最需要注意的一點，無論供應商送的數(shù)量是PO單上的一部分(分批送貨的情況)還是某份PO的全部，收貨人員都需清點貨物實際數(shù)量，將實際數(shù)量輸入電腦系統(tǒng)或記在收貨卡上。

4）外包裝有無損壞。

5）單據(jù)是否齊全。

5.1.4收貨報表、單據(jù)

1．進料驗收單：供應商應在收貨單中記錄供應商名稱、物料名稱、物料數(shù)量、PO編號、送貨單號、送貨日期等信息。2．交期控制表：記錄了某批貨物預定交期，請購日期，物品名稱，供應商，價格，驗收期，遲延日期，這是為控制原料的準時交貨的單據(jù)。3．物料采購記錄表4．來料檢驗月報表

5.1.5貨物入庫的檢驗

入庫驗收是對即將入庫的貨物進行質(zhì)量和數(shù)量的檢驗，是保證入庫貨物質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。檢驗方式有全檢和抽樣兩種。

1．抽檢比例的確定由于配送中心很多物料屬于大批到貨，很多情況下不太可能進行全面檢驗，因此只需要確定一個合理的抽檢比例。確定抽檢比例時，一般根據(jù)商品的特點、商品的價值高低、物流環(huán)境等綜合考慮。2．檢驗的方法檢驗的方法主要有以下幾種。（1）質(zhì)量驗收（2）包裝驗收（3）數(shù)量驗收數(shù)量檢驗主要有計件法和計重法兩種。計件法包括標記法、分批清點以及定額裝載法三種。復習題1.物料驗收的內(nèi)容和步驟。2.簡述物料接收的要點。3.入庫驗收的概念及檢驗的方法。5.2

采購貨款的結算

付款是供應商最關心的問題，如果企業(yè)在貨款的支付上引起供應商的不滿，則會導致雙方關系的惡化，會為企業(yè)原材料的采購帶來諸多的困難。一般來說，付款是財務部門的主要工作之一，但不同的企業(yè)在付款操作上有很大的區(qū)別，有時采購部也會成為付款的主要責任部門。企業(yè)向供應商的付款時間一般有預付、貨到付款、月結等幾種方式。作為采購員，必須了解貨款的支付方式以及支付流程，以便選擇合適的結算方式。

5.2.1貨款的結算方式

結算方式是經(jīng)濟主體之間經(jīng)濟往來（商品交易、勞務供應、債權債務清算等）的款項收付的程序和方法，包括：商品、貨幣資金所有權轉移條件，款項支付地點、時間、條件，以及使用的結算憑證和傳遞程序等。結算方式種類繁多，從大的分類來說，按支付手段分，有現(xiàn)金結算和轉賬結算；按地點分，有同城結算和異地結算，還有特殊的異地結算——國際結算。國內(nèi)結算方式如圖5.4所示。所謂結算方式，是指用一定的形式和條件來實現(xiàn)各單位（或個人）之間貨幣收付的程序和方法。結算方式是辦理結算業(yè)務的具體組織形式，是結算制度的重要組成部分。結算方式的主要內(nèi)容包括：商品交易貨款支付的地點、時間和條件，商品所有權轉移的條件，結算憑證及其傳遞的程序和方法等。現(xiàn)行的銀行結算方式包括：銀行匯票、商業(yè)匯票、銀行本票、支票、匯兌、委托收款、異地托收承付結算方式等7種。（1）根據(jù)結算形式的不同，有票據(jù)結算和支付結算兩大類。（2）根據(jù)結算地點的不同，有同城結算方式、異地結算方式和通用結算方式三大類。

①同城結算方式是指在同一城市范圍內(nèi)各單位或個人之間的經(jīng)濟往來，通過銀行辦理款項劃轉的結算方式，具體有支票結算方式和銀行本票結算方式。②異地結算方式是指不同城鎮(zhèn)、不同地區(qū)的單位或個人之間的經(jīng)濟往來通過銀行辦理款項劃轉的結算方式，具體包括銀行匯票結算方式、匯兌結算方式和異地托收承付結算方式。③通用結算方式是指既適用于同一城市范圍內(nèi)的結算，又適用于不同城鎮(zhèn)、不同地區(qū)的結算，具體包括商業(yè)匯票結算方式和委托收款結算方式，其中商業(yè)匯票結算方式又可分為商業(yè)承兌匯票結算方式和銀行承兌匯票結算方式。5.2.2

貨款的具體支付方式結算改革是建立以票據(jù)為主體的結算制度，因此，新銀行結算辦法將結算方式改稱結算種類。新的結算種類是以匯票、本票、支票和銀行卡（簡稱“三票一卡”）為核心，并保留和改進了匯兌結算和委托收款結算，這2種結算方式的具體情況如表5.5所示。貨款的具體支付方式有轉賬支付、現(xiàn)金支付和電子支付等。表5.5匯兌、委托收款和托收承付結算方式種類簽發(fā)人分類起點額有效期（簽發(fā)日期）適用范圍匯兌匯款人電匯、信匯無規(guī)定

異地委托收款收款人電傳（郵寄劃回）

同城異地托收承付收款人

10

000驗單3天、驗貨10天異地表5.5匯兌、委托收款和托收承付結算方式1．轉賬支付轉賬支付是通過銀行票據(jù)的傳遞進行資金劃撥的清算方法，主要用于經(jīng)濟組織、事業(yè)單位、行政機關之間的資金往來清算。2．現(xiàn)金支付現(xiàn)金支付是通過現(xiàn)金收付進行資金往來清算的辦法，適用于個人（自然人）、個體工商戶和機關企業(yè)事業(yè)單位。3．電子支付第三方支付產(chǎn)品如支付寶、云閃付、財付通、百付寶等主要面向電子商務。所謂電子支付，是指從事電子商務交易的當事人，包括消費者、廠商和金融機構，通過信息網(wǎng)絡，使用安全的信息傳輸手段，采用數(shù)字化方式進行的貨幣支付或資金流轉。（1）電子支付的基本特征。①數(shù)字化的支付方式。電子支付是采用先進的技術通過數(shù)字流轉來完成信息傳輸?shù)?。②開放的系統(tǒng)平臺。電子支付的工作環(huán)境是處于一個開放的系統(tǒng)平臺（即互聯(lián)網(wǎng)）之中。③先進的通信手段。電子支付使用的是最先進的通信手段，如互聯(lián)網(wǎng)、Extranet。

④明顯的支付優(yōu)勢。電子支付具有方便、快捷、高效、經(jīng)濟的優(yōu)勢。（2）電子支付的類型。①網(wǎng)上支付。網(wǎng)上支付是電子支付的一種形式。廣義地講，網(wǎng)上支付是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎，利用銀行所支持的某種數(shù)字金融工具，發(fā)生在購買者和銷售者之間的金融交換，而實現(xiàn)從買者到金融機構、商家之間的在線貨幣支付、現(xiàn)金流轉、資金清算、查詢統(tǒng)計等過程，由此為電子商務服務和其他服務提供金融支持。②電話支付。電話支付是電子支付的一種線下實現(xiàn)形式，是指消費者使用電話（固定電話、手機、小靈通）或其他類似電話的終端設備，通過銀行系統(tǒng)就能從個人銀行賬戶里直接完成付款的方式。

③移動支付。移動支付是使用移動設備通過無線方式完成支付行為的一種新型的支付方式。移動支付所使用的移動終端可以是手機、PDA、移動PC等。（3）電子支付的工具?？梢苑譃槿箢悾弘娮迂泿蓬悾珉娮蝇F(xiàn)金、電子錢包、數(shù)字貨幣等；電子信用卡類，包括智能卡、借記卡、電話卡等；電子支票類，如電子支票、電子匯款、電子劃款等。①電子現(xiàn)金。電子現(xiàn)金是（E-Cash）一種以數(shù)據(jù)形式流通的貨幣。②電子錢包。電子錢包是電子商務活動中網(wǎng)上購物顧客常用的一種支付工具。③電子支票（ElectronicCheck、E-check或E-cheque）。電子支票是一種借鑒紙張支票轉移支付的優(yōu)點，利用數(shù)字傳遞將錢款從一個賬戶轉移到另一個賬戶的電子付款形式。

④智能卡。目前IC卡已在金融、電信、社會保障、稅務、公安、交通、建設及公用事業(yè)、石油石化、組織機構代碼管理等許多領域得到廣泛應用。5.2.3付款的操作

1．查詢物品入庫信息對國內(nèi)供應商的付款操作，一般是在物品檢驗通過并且完成入庫操作之后進行，所以訂單操作人員（或專職付款人員）要查詢物品入庫信息，并對已經(jīng)入庫的物品辦理付款手續(xù)。對于國外供應商，一般是“一手交錢，一手交貨”，所以對國外采購項目，物品一到岸或一到指定的交易地點，就必須完成付款手續(xù)及開具付款票據(jù)，在驗收后對供應商支付款項。對于長期采購的供應商可通過談判達成一定的付款周期，如在到貨一周內(nèi)付款等。

2．準備付款申請單據(jù)對國內(nèi)供應商付款，應擬制付款申請單，并且附合同、物品檢驗單據(jù)、物品入庫單據(jù)、發(fā)票等。作為付款人員要注意：5份單據(jù)（付款申請單、合同、物品檢驗單、物品入庫單、發(fā)票）中的合同編號、物品名稱、數(shù)量、單價、總價、供應商必須一致。國外供應商付款手續(xù)較為復雜，在此省略。

3．付款審批付款審批的具體事宜由管理人員或財務部專職人員負責的包括3個方面：

（1）單據(jù)的匹配性。即上述5份單據(jù)在6個方面（合同編號、物品名稱、數(shù)量、單價、總價、供應商）的一致性及正確性。（2）單據(jù)的規(guī)范性。特別是發(fā)票、付款申請單要求格式標準統(tǒng)一、描述清楚。（3）數(shù)據(jù)的真實性。發(fā)票的真假鑒別，檢驗單、入庫單的真假識別等。4．資金平衡在采購過程中，企業(yè)必須合理利用資金，特別是在資金緊缺的情況下，要綜合考慮物品的重要性、供應商的付款周期等因素，確定付款順序。對于不能及時付款的物品，要與供應商進行充分溝通，征得供應商的諒解和同意。

5．向供應商付款企業(yè)財務部門在接到付款申請單及通知后即可向供應商付款，并提醒供應商注意收款。

（補充）貨款的結算方式

1．支票（1）支票的概念支票是出票人簽發(fā)一定的金額，委托銀行或其他金融機構見票無條件支付給收款人或持票人的票據(jù)。支票是無條件支付命令。支票有出票人、付款人和收款人三方當事人。（2）支票的分類

1）按付款方式有無特別保障或限制可分為：

一般支票。又稱普通支票、開放支票，持票人可憑票向銀行兌現(xiàn)，也可通過銀行代收貨款。

保付支票。支票付款人在支票上注明“保付”并簽名，由付款人承擔全部付款責任。

橫線支票。又稱劃線支票、平行線支票。其中在支票左上角加注兩條不平行線的稱普通橫線支票，可由任何銀行代收轉賬；在支票左上角加注兩條平行線，同時在橫線內(nèi)注明某銀行名稱的，只能由指定銀行簽收。

2）按支票是否記名可分為記名支票和不記名（空白）支票。

3）按支票結算范圍可分為現(xiàn)金支票和轉賬支票。

（3）支票的內(nèi)容支票必須載明的事項是：表明為支票；確定的金額；無條件支付的委托；付款人名稱；出票日期；出票人簽章。未記載上述事項的支票無效。（4）支票的使用支票一般為同城使用；禁止簽發(fā)空頭支票；不得簽發(fā)與出票人預留本名的簽名樣式或印章不符的支票。

2．匯票（1）匯票的概念匯票是由出票人簽發(fā)的，委托付款人在見票時或指定日期無條件支付一定金額給收款人或持票人的票據(jù)。

（2）匯票的分類

1）按信用性質(zhì)不同分為：

銀行匯票。銀行匯票由銀行因信用而簽發(fā)并付款。

商業(yè)匯票。商業(yè)匯票的出票人和付款人是具有法人資格的公司、企業(yè)。

2）按付款期限不同可分為：

即期匯票。即期匯票指持票人只要在合理時間內(nèi)提示付款，債務人就應付款。

遠期匯票。遠期匯票指出票人與付款人簽發(fā)票據(jù)后一定期限或特定日期匯款。

3）按商業(yè)匯票承兌的不同可分為：

商業(yè)承兌匯票。

銀行承兌匯票。

4）按照有沒有附屬單據(jù)可分為：

光票。光票不附帶貨運單據(jù)，只要出示匯票本身，付款人就應付款，銀行匯票多為光票。

跟單匯票。跟單匯票則附有物料裝運單據(jù)（提單、保險單、發(fā)票、商檢證書、出口許可證、檢疫證書等），出示單據(jù)后付款人才予以付款。其信用度較高，國際貿(mào)易中多為跟單匯票。

5）按照記載收款人的不同可分為：

記名式匯票。記名式匯票的收款人是特定的，須經(jīng)背書后票據(jù)才可轉讓。

指示匯票。指示匯票未最終確定收款人，經(jīng)背書可轉讓指示人。

無記名式匯票。無記名式匯票又稱來人式匯票，誰持有匯票誰就擁有票據(jù)權利，憑交付即可轉讓。

（3）匯票的內(nèi)容據(jù)《票據(jù)法》的規(guī)定，匯票必須記載以下事項：匯票字樣；無條件支付的委托；確定的金額；付款人名稱；收款人名稱；出票日期；出票人簽章。匯票上未記載規(guī)定事項之一的，匯票無效。匯票上記載付款日期、付款地、出票地等事項時應字跡清楚。付款日期可為見票即付、定日付款、出票后定期付款和見票后定期付款；未記載付款日期的，為見票即付。

（4）匯票的使用

1）銀行匯票的使用。根據(jù)現(xiàn)行結算辦法，單位或個人需要付款時，可將款項交當?shù)劂y行，由銀行簽發(fā)匯票給收款人在異地辦理結算或提取現(xiàn)金。

2）商業(yè)匯票的使用。已在銀行開立賬戶的法人之間根據(jù)買賣合同進行商品交易，可使用商業(yè)匯票。簽發(fā)商業(yè)匯票需以合法的商品交易為基礎。持票人可持未到期的承兌匯票向開戶銀行申請貼現(xiàn)，銀行扣除貼現(xiàn)日至到期日的利息，付給現(xiàn)款并取得匯票。

3．本票（1）本票的概念本票是出票人簽發(fā)并承諾自己在見票時無條件支付確定的金額給收款人或持票人的票據(jù)。本票的當事人即出票人與收款人，出票人始終是債務人，本票是一種無條件支付的承諾，是自付證券。

（2）本票的分類本票按出票人的不同可分為：

1）銀行本票。銀行本票有即期與遠期之分。見票即付、不記載收款人名稱的小額銀行即期本票，其流通性與紙幣相似，可代替現(xiàn)金使用；遠期銀行本票主要適用于大額交易中，以保證交易的安全。

2）商業(yè)本票。商業(yè)本票由企業(yè)或個人開立，用于清償自身債務。

（3）本票的內(nèi)容本票必須記載的內(nèi)容是：表明是本票；無條件支付的承諾；確定的票據(jù)金額；收款人名稱；出票日期；出票人簽章。未記載上述事項的本票無效。本票上記載付款地、出票地等事項的，應當清楚明確。未記載付款地、出票地的，出票人營業(yè)場所為付款地、出票地。（4）銀行本票的使用銀行本票由銀行簽發(fā)，本票的出票人必須具有支付本票金額的可靠資金來源，并保證支付，出票人的資格由中國人民銀行審定。本票自出票日起，付款期最長不得超過兩個月。

4．匯兌（1）匯兌的概念匯兌是匯款人委托銀行將款項匯給異地收款人的結算方式。

（2）匯兌的種類及其內(nèi)容匯兌分為信匯和電匯兩種。

1)信匯的內(nèi)容：信匯是匯款人委托銀行用郵寄憑證的方式，通知匯入行兌付的一種結算方式。信匯憑證的內(nèi)容有日期、收款人、金額、賬號或住址、匯入行名稱、匯款人、匯出地點、匯款用途、匯款人簽章等。

2)電匯的內(nèi)容：電匯是匯款人委托銀行以拍發(fā)電報的方式，通知匯入行付款的一種結算方式。電匯憑證的內(nèi)容與信匯憑證基本相同。

（3）匯兌的特點這種結算方式便于匯款人向異地主動付款，適用于單位、個體經(jīng)濟戶和個人的各種款項結算。個體經(jīng)濟戶和個人需要在匯入行支取現(xiàn)金的，可憑填明“現(xiàn)金”字樣的匯款憑證到匯入行支取現(xiàn)金。

5．異地托收承付（1）異地托收承付的概念異地托收承付是指收款人根據(jù)購銷合同發(fā)貨后，委托銀行向異地付款人收取款項，并由付款人向銀行承認付款的結算方式。

（2）異地托收承付的有關規(guī)定

1）辦理異地托收承付結算的款項，必須是商品交易以及因商品交易而產(chǎn)生的勞務供應的款項。代銷、寄銷、賒銷商品的款項不得辦理托收承付結算。

2）收付雙方使用托收承付結算必須簽有符合《經(jīng)濟合同法》的購銷合同，并在合同上明確使用異地托收承付結算方式。

3）收付雙方辦理托收承付結算必須重合同、守信用。收款人對同一付款人發(fā)貨托收累計3次收不回貨款的，銀行應暫停其向該付款人辦理托收；付款人累計3次提出無理拒付的，