合同簽訂與履約管理制度

合同簽訂與履約管理制度1.前言為了規(guī)范和強(qiáng)化公司內(nèi)部的合同簽訂與履約管理，保障合同的合法性和有效性，提高企業(yè)的合同管理水平，確保合同的履行和實(shí)施，特訂立本《合同簽訂與履約管理制度》。2.適用范圍本制度適用于我公司全部部門、各級(jí)管理人員及全部員工。凡和公司簽訂合同的一方（包含供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等）也受本制度的管束。3.合同簽訂流程3.1合同立項(xiàng)任何一個(gè)部門在有心訂立合同時(shí)，應(yīng)先向本部門主管匯報(bào)，提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，并填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》。該申請(qǐng)表應(yīng)包含以下內(nèi)容：—合同類型及內(nèi)容簡(jiǎn)介—合同估計(jì)金額—合同對(duì)象及聯(lián)系方式—已預(yù)留的合同經(jīng)費(fèi)3.2審批流程合同審批流程應(yīng)依次經(jīng)過以下部門的審核和確認(rèn)：1.部門主管審核并簽字確認(rèn)；2.財(cái)務(wù)部門審核合同經(jīng)費(fèi)，并簽字確認(rèn)；3.法務(wù)部門審核合同條款的合法性和風(fēng)險(xiǎn)，并提出看法；4.總經(jīng)理審核并簽字確認(rèn)。合同的金額超出肯定范圍的，還需要經(jīng)過董事會(huì)或股東會(huì)的審批。3.3合同簽訂經(jīng)過審核和審批的合同應(yīng)由法務(wù)部門起草或批閱，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人代表公司與合同對(duì)方簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：—僅授權(quán)部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門人員可簽訂合同；—應(yīng)保存原始合同及雙方簽字的復(fù)印件，加蓋公章并備案。4.合同履約管理4.1合同文件管理公司應(yīng)建立合同檔案管理系統(tǒng)，確保合同文件的存檔和保管。具體要求如下：—檀卷管理：每個(gè)合同應(yīng)編制檀卷，并標(biāo)注清楚的案號(hào)、合同名稱及起止日期；—存檔要求：合同文件應(yīng)密封、完好無損、易于查閱，并存放在防火、防水、防潮的安全地方；—文檔備份：全部合同文件應(yīng)定期進(jìn)行電子備份，并存儲(chǔ)在集中的網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器上。4.2履約過程管理各部門在履行合同過程中應(yīng)遵守以下管理要求：—履約責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)明確合同履行的責(zé)任和義務(wù)，并將其具體落實(shí)到相關(guān)員工；—履約計(jì)劃：訂立合理的履約計(jì)劃，并提前預(yù)警可能影響履約進(jìn)度和質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)；—履約監(jiān)控：定期對(duì)合同履約進(jìn)展進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決履約中的問題。4.3合同更改管理在合同履行過程中，如需更改合同內(nèi)容或增補(bǔ)附加條款，應(yīng)經(jīng)過以下程序：1.合同更改申請(qǐng)：由提出更改需求的部門填寫《合同更改申請(qǐng)表》，并提交部門主管審批；2.更改審批流程：經(jīng)相關(guān)部門審核和確認(rèn)，由總經(jīng)理最終審批；3.更改通知：雙方應(yīng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方更改內(nèi)容，并要求對(duì)方簽署確認(rèn)。5.合同風(fēng)險(xiǎn)管理5.1風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估在簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，包含但不限于以下方面：—合同條款的合法性和合規(guī)性；—合同金額和付款方式的風(fēng)險(xiǎn)；—合同履約進(jìn)度和質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)。5.2風(fēng)險(xiǎn)防范在合同履約過程中，應(yīng)采取以下措施來防范風(fēng)險(xiǎn)：—建立合同風(fēng)險(xiǎn)臺(tái)賬，記錄和跟蹤合同履約中的風(fēng)險(xiǎn)；—合同履約人員應(yīng)具備相關(guān)的法律和合同知識(shí)，嚴(yán)格遵守合同商定；—若發(fā)現(xiàn)可能導(dǎo)致嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)的情況，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門匯報(bào)，并尋求法務(wù)部門的看法；—如發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)立刻采取措施進(jìn)行修復(fù)，并及時(shí)通知合同對(duì)方，爭(zhēng)取達(dá)成解決方案。6.合同爭(zhēng)議解決6.1協(xié)商解決在合同履行過程中，如因合同解釋、履行或違約等問題發(fā)生爭(zhēng)議，雙方應(yīng)優(yōu)先通過友好協(xié)商方式解決。6.2強(qiáng)制解決如協(xié)商無法解決爭(zhēng)議，爭(zhēng)議一方有權(quán)訴諸法律途徑解決，但應(yīng)遵守以下規(guī)定：—提交仲裁：雙方商定的仲裁機(jī)構(gòu)有權(quán)處理合同糾紛；—狀態(tài)管轄：如涉及到國(guó)家利益或公司聲譽(yù)的爭(zhēng)議，可提交相關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)處理。7.制度執(zhí)行與監(jiān)督7.1執(zhí)行責(zé)任本制度的執(zhí)行責(zé)任如下：—部門主管負(fù)責(zé)本部門合同的審核、簽署以及履約進(jìn)度的監(jiān)督和管理；—法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的法律合規(guī)性進(jìn)行審核，并為合同履約供應(yīng)法律支持；—監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和矯正問題。7.2違規(guī)處理對(duì)于違反本制度和合同管理要求的行為，應(yīng)依照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)厲處理，