企業(yè)行政助理管理制度

企業(yè)行政助理管理制度一、目的和適用范圍本《企業(yè)行政助理管理制度》（下稱“本制度”）的目的是為了規(guī)范和管理企業(yè)行政助理的工作行為，提高行政助理工作效率和質(zhì)量。適用范圍包含全部行政助理及相關(guān)管理人員。二、職責明確2.1行政助理的職責負責接待來訪人員，熱誠詳細地解答咨詢和供應(yīng)相關(guān)服務(wù)；組織和協(xié)調(diào)會議、培訓等活動，訂立并發(fā)送會議通知、會議議程和會議紀要；管理和維護企業(yè)的公共場合、會議室等；接聽電話，記錄并轉(zhuǎn)達相關(guān)信息；負責行政文件和檔案的收發(fā)、整理和歸檔工作；幫助上級完成各項行政工作；幫助人事部門進行人員招聘、入離職手續(xù)等行政人事管理工作；完成上級交辦的其他與行政工作相關(guān)的任務(wù)。2.2上級管理人員的責任確保行政助理的工作職責、工作目標和工作要求的明確和具體；供應(yīng)必需的培訓和引導(dǎo)，使行政助理能夠勝任本身的工作；定期檢查和評估行政助理的工作表現(xiàn)，并供應(yīng)必需的反饋和改進建議；解決行政助理在工作中的問題和難題，并供應(yīng)必需的支持和幫助；監(jiān)督和管理行政助理的行為，確保他們嚴格依照制度和規(guī)定履行職責；推動和支持行政助理的專業(yè)發(fā)展，供應(yīng)晉升和晉級的機會。三、工作要求3.1業(yè)務(wù)知識和技能要求熟識辦公自動化設(shè)備的操作，能嫻熟使用各類辦公軟件和辦公設(shè)備；具備較好的溝通和協(xié)調(diào)本領(lǐng)，能有效地與同事和來訪人員進行溝通和協(xié)調(diào)；具備良好的書面和口頭表達本領(lǐng)，能清楚準確地表達意思；具備較強的組織和協(xié)調(diào)本領(lǐng)，能組織和布置各類會議和活動；具備肯定的人事管理知識和經(jīng)驗，能處理人事事務(wù)。3.2工作態(tài)度要求忠誠于企業(yè)，維護企業(yè)的形象和利益；遵守企業(yè)的規(guī)章制度，嚴守工作紀律；具備較強的責任心和執(zhí)行力，能定時保質(zhì)地完成工作任務(wù)；具備較強的保密意識，嚴守信息的保密；樂觀自動，能自動發(fā)現(xiàn)和解決問題；具備良好的團隊合作精神，能與他人良好合作，共同完成工作任務(wù)。四、工作流程4.1會議和活動的組織流程收到會議或活動的布置通知后，行政助理應(yīng)認真閱讀并理解會議或活動的目的、主題、時間和地方等信息；依據(jù)會議或活動的要求，行政助理應(yīng)訂立會議或活動的認真計劃，包含會議通知、會議議程、會議室準備等；行政助理應(yīng)及時向參會人員發(fā)送會議或活動的通知，并提示參會人員準備相關(guān)料子；在會議或活動當天，行政助理應(yīng)提前參加做好會議或活動的準備工作，包含布置會議場合、調(diào)試設(shè)備等；行政助理應(yīng)在會議或活動期間全程參加，并及時記錄會議或活動的要點和決議；會議或活動結(jié)束后，行政助理應(yīng)及時整理睬議紀要，并向與會人員發(fā)送。4.2行政文件和檔案的管理流程行政助理在收到行政文件后，應(yīng)依照文件的緊要性和緊急程度進行分類和處理；行政助理應(yīng)將需要閱讀、審核或簽署的文件及時送達給相關(guān)人員，并妥當保管好送達的證明；行政助理應(yīng)將已處理完畢的文件進行歸檔，并依照文件的緊要性和保密級別進行分類存放；行政助理應(yīng)定期檢查和清理檔案，確保檔案的完整性和可查性；行政助理應(yīng)搭配內(nèi)部審計和監(jiān)察等工作，供應(yīng)相關(guān)的文件和料子。五、考核與獎懲5.1考核機制對行政助理的工作表現(xiàn)進行定期考核，包含工作態(tài)度、業(yè)務(wù)本領(lǐng)、工作效率等方面；考核結(jié)果作為晉升、晉級和嘉獎的緊要參考依據(jù)。5.2嘉獎機制對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的行政助理予以表揚和嘉獎，包含口頭稱贊、獎金、晉級機會等。5.3懲罰機制對工作不到位、不負責任、違反行政規(guī)章制度的行政助理予以相應(yīng)的懲罰，包含口頭警告、扣除績效獎金、降職、辭退等。六、附則6.1本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負責人全部；6.2本制度自發(fā)布之日起生效；6.3本制度的修改和增補，應(yīng)經(jīng)企業(yè)管理負責人批準，并進行適當范圍的公告和培訓。以上是《企業(yè)行政助理管理