行政采購流程

行政采購管理流程一、管理目的規(guī)范行政采購行為，整合公司資源，統(tǒng)一調(diào)配公司行政用品，節(jié)約財(cái)務(wù)成本。二、適用范圍１.適用部門行政采購管理流程適用于行政采購過程中所涉及的所有相關(guān)部門，這包括公司所有職能部門，其中商品部是采購實(shí)施部門。２.適用對象行政采購管理流程適用于公司除商品、商標(biāo)輔料、道具以外的所有行政辦公用品的采購。三、行政采購管理1.行政需求計(jì)劃管理由公司各職能部門根據(jù)工作內(nèi)容需求，提交《行政辦公用品需求單》至商品部，公共使用類的辦公用品有行政部門統(tǒng)一采購。要求：各部門的需求計(jì)劃必須按月制定，在每月20日前完成并提交。對專業(yè)性辦公用品的采購，由所需部門協(xié)助商品采購部門共同采購。2.《行政辦公用品需求單》的審批流程2.1《行政辦公用品需求單》填寫要求《行政辦公用品需求單》用于所需求的行政辦公用品倉庫庫存為零的情況下，但部門又確實(shí)需要使用時(shí)，填寫該單據(jù)。《行政辦公用品需求單》須填寫完整、準(zhǔn)確，涂改的《行政辦公用品需求單》商品部有權(quán)退回不予受理；《行政辦公用品需求單》須由部門負(fù)責(zé)人親筆簽署；《行政辦公用品需求單》原件提交商品部。2.2《行政辦公用品需求單》審核2.2.1商品部對各部門的《行政辦公用品需求單》進(jìn)行同類匯總，并在2個工作日內(nèi)完成評估，評估的依據(jù)是公司全年預(yù)算及庫存狀況。2.2.2審核后的《行政辦公用品需求單》提交董事長審批。2.2.3審批通過的《行政辦公用品需求單》由商品部制訂采購計(jì)劃，未通過的，《行政辦公用品需求單》退還申請部門。要求：各部門遞交《行政辦公用品需求單》時(shí)必須遵循節(jié)約的原則。3.行政采購計(jì)劃制定3.1行政采購計(jì)劃由商品部根據(jù)審批通過的《行政辦公用品需求單》統(tǒng)一制定。3.2行政采購計(jì)劃由商品部提交董事長審批通過后實(shí)施。要求：行政采購計(jì)劃須明確采購實(shí)施時(shí)間、要求商品入庫時(shí)間、采購單價(jià)、資金預(yù)算、付款計(jì)劃等。4.行政采購4.1供應(yīng)商評估4.1.1商品部負(fù)責(zé)根據(jù)審批后的行政采購計(jì)劃除非臨時(shí)急需，對任何辦公用品的采購，都應(yīng)是進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，并將最終議定價(jià)報(bào)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可實(shí)施采購任務(wù)。4.1.2供應(yīng)商基礎(chǔ)信息包括：三證、公司名稱、詳細(xì)地址、交貨能力、交貨方式、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。4.２供應(yīng)商談判、簽約經(jīng)商品部考察、評估合格的供應(yīng)商，雙方就所要采購的產(chǎn)品進(jìn)行詢價(jià)和議價(jià)后，雙發(fā)達(dá)成一致簽訂合同，在與公司簽訂合同（包括生產(chǎn)管理合同、授權(quán)管理合同、產(chǎn)品定購單等）后，建立產(chǎn)品供應(yīng)關(guān)系。要求：《采購合同》按公司合同審核流程執(zhí)行。4.３《行政辦公用品定購單》實(shí)施在合同有效期內(nèi)，根據(jù)《行政辦公用品需求單》和商品的庫存情況以及商品供應(yīng)單位的生產(chǎn)能力和交貨能力，制定《行政辦公用品定購單》，傳真至商品供應(yīng)單位，并經(jīng)供應(yīng)單位蓋章確認(rèn)后寄回。要求：按公司合同審核流程執(zhí)行；與已簽訂的尚在有效期內(nèi)的合同一起存檔備查；定購單一式三份，供應(yīng)商、商品部、法務(wù)部各執(zhí)一份；定購單須為原件，不得以傳真件、復(fù)印件為存檔文件。特殊情形下定購單原件未及時(shí)返回的，可臨時(shí)按復(fù)印件或傳真件、電子文件等方式安排生產(chǎn)，由商品部負(fù)責(zé)跟蹤雙方簽章過程。定購單內(nèi)容必須包括：產(chǎn)品名稱、顏色、規(guī)格（尺碼）、數(shù)量、交期、包裝及運(yùn)輸方式、付款方式、財(cái)務(wù)票據(jù)憑證、違約責(zé)任等；分次分批交付的，須寫明每批次交付的數(shù)量及規(guī)格比例和顏色比例。4.3.1《行政辦公用品定購單當(dāng)原《行政辦公用品定購單》要求的交貨時(shí)間和數(shù)量不能滿足銷售部門的銷售需求，應(yīng)及時(shí)與商品供應(yīng)單位溝通，在其交貨能力允許的前提下，調(diào)整原《行政辦公用品定購單》的交貨時(shí)間和數(shù)量，以盡可能滿足銷售部門的銷售需求。領(lǐng)用時(shí)有足夠的庫存。六、附則１.本行政辦公用品采購管理流程的制定、修改、解釋權(quán)歸商品部。２.本行政辦公用品采購管理流程自董事長審批后公布施行。未通過的退回提交部門，并注明退回原因評定報(bào)告報(bào)法務(wù)商品質(zhì)量異常及時(shí)報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審核發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)異常情況及時(shí)報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)《行政辦公用品定購單》供方蓋章回傳對帳，發(fā)票憑證齊全后完成結(jié)算相應(yīng)憑證編號保管采購實(shí)施完成情況評定入庫商品質(zhì)量抽檢商品入庫審核、商品入庫記錄跟蹤采購實(shí)施過程制定采購計(jì)劃并實(shí)施提交董事長審批確認(rèn)未通過的退回提交部門，并注明退回原因評定報(bào)告報(bào)法務(wù)商品質(zhì)量異常及時(shí)報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審核發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)異常情況及時(shí)報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)《行政辦公用品定購單》供方蓋章回傳對帳，發(fā)票憑證齊全后完成結(jié)算相應(yīng)憑證編號保管采購實(shí)施完成情況評定入庫商品質(zhì)量抽檢商品入庫審核、商品入庫記錄跟蹤采購實(shí)施過程制定采購計(jì)劃并實(shí)施提交董事長審批確認(rèn)《行政辦公用品需求單》匯總單《行政辦公用品需求單》審核各部門遞交《行政辦公用品需求單》通報(bào)行政用品《每日庫存統(tǒng)計(jì)表》有誤辦公用品負(fù)責(zé)人接有誤辦公用品負(fù)責(zé)人接廠家《送貨單》收貨無誤《商品入庫明細(xì)單》進(jìn)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)員入