教育財(cái)務(wù)智能化與未來財(cái)務(wù)管理模式的研究

財(cái)政部和教育部于2022年6月30日印發(fā)了《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》的通知（以下簡(jiǎn)稱制度），該制度明確了高等學(xué)校財(cái)務(wù)管理的主要任務(wù)之一是：建立健全內(nèi)部控制體系，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)財(cái)務(wù)控制和監(jiān)督，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。高校業(yè)務(wù)的多元化和復(fù)雜性，必然要求建立健全適應(yīng)于自身特點(diǎn)的內(nèi)控體系，以使得教育資金投入有效利用。而其中的關(guān)鍵在于，發(fā)揮財(cái)務(wù)智能化和面向復(fù)雜財(cái)務(wù)情況的可迭代升級(jí)的未來財(cái)務(wù)管理模式，對(duì)于教育管理的支撐作用。本文以高校教育財(cái)務(wù)為研究對(duì)象，通過對(duì)財(cái)務(wù)智能化和構(gòu)建未來財(cái)務(wù)管理模式探索，從而為教育財(cái)務(wù)提供更高效、更專業(yè)、更具應(yīng)用價(jià)值的建議。一、當(dāng)前高校教育財(cái)務(wù)智能化存在的問題（一）高校業(yè)務(wù)內(nèi)容多元復(fù)雜現(xiàn)如今，高校的業(yè)務(wù)內(nèi)容呈現(xiàn)多元化和復(fù)雜化趨勢(shì)，這就給財(cái)務(wù)智能化帶來不小的挑戰(zhàn)。從多元化角度來說，高校的業(yè)務(wù)包括教學(xué)活動(dòng)和科研活動(dòng)，高校輔助業(yè)務(wù)包括后勤采購(gòu)、基建、資產(chǎn)管理等。如何提高教學(xué)管理水平、完善科研經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管、提升經(jīng)費(fèi)的使用效率，是高校首先要考慮的問題。高校業(yè)務(wù)的多元化的特點(diǎn)，導(dǎo)致其內(nèi)控更加廣泛，與之匹配的財(cái)務(wù)智能化的建設(shè)范圍廣、難度大。高校業(yè)務(wù)活動(dòng)的特殊性要求更是需要建立一套符合自身的內(nèi)控體系。同時(shí)，高校資金來源內(nèi)容復(fù)雜性，財(cái)政撥款、學(xué)生繳費(fèi)、銀行專項(xiàng)債、培訓(xùn)收入和社會(huì)捐贈(zèng)等等。資金內(nèi)容多元增加了資金監(jiān)管的難度和會(huì)計(jì)核算體系的復(fù)雜，對(duì)高校的內(nèi)控和財(cái)務(wù)智能化提出了新的挑戰(zhàn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控受到主觀影響教育財(cái)務(wù)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)是需要內(nèi)部控制的，而內(nèi)部控制受到內(nèi)部人員各個(gè)部門自主主觀影響。其自主主觀表現(xiàn)在各部門對(duì)自身的業(yè)務(wù)的理解，往往不符合財(cái)務(wù)于業(yè)務(wù)類型的判斷，依賴于經(jīng)辦人員的主觀判斷，容易產(chǎn)生錯(cuò)配。另外，業(yè)務(wù)工作的外包，也會(huì)導(dǎo)致相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)沒有及時(shí)被發(fā)現(xiàn)，相關(guān)控制措施不能及時(shí)管控。這就亟待建立一個(gè)可落地的業(yè)務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，既要符合外部政策，通過嚴(yán)格與外部政策逐項(xiàng)對(duì)比得到，又要符合單位的實(shí)際，經(jīng)過崗位研究討論并得到確認(rèn)。（三）各個(gè)部門職責(zé)不清隔閡大教育財(cái)務(wù)工作在校內(nèi)的各個(gè)部門中都會(huì)發(fā)生，但由于各個(gè)部門的工作職責(zé)不清晰，互相獨(dú)立，缺乏全局觀念，造成各部門之間數(shù)據(jù)壁壘。高校設(shè)置不少專門的校（院）會(huì)議、財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組、基建委員會(huì)等，普遍存在的集體議事機(jī)制不健全、事項(xiàng)職責(zé)有重疊。部分重要崗位職責(zé)不夠明晰，事項(xiàng)執(zhí)行指出責(zé)任不夠匹配，資產(chǎn)管理不相容崗位職責(zé)分離不夠充分；部分崗位尚未建立輪崗機(jī)制等。建設(shè)好單位的內(nèi)控是教育財(cái)務(wù)智能化構(gòu)建的基礎(chǔ)和前提，否則會(huì)加劇風(fēng)險(xiǎn)管理難度。（四）業(yè)財(cái)融合數(shù)據(jù)口徑不一高校層級(jí)多，“碎片化”管理的情況較為普遍，所有上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)想得到的數(shù)據(jù)，在單位內(nèi)部無法直接獲取，需要通過一個(gè)部門向其他部門以人為的方式督辦推動(dòng)，信息滯后性情況較為普遍，獲取數(shù)據(jù)的時(shí)效性不強(qiáng)，又因?yàn)榭绮块T的協(xié)調(diào)溝通強(qiáng)度大，表現(xiàn)的就是不同系統(tǒng)之間無法聯(lián)通，造成數(shù)據(jù)割裂，極其容易形成信息化“孤島”。教育業(yè)財(cái)融合數(shù)據(jù)口徑不一，讓全校內(nèi)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無法有效流通，各軟件系統(tǒng)“立煙囪”，只能各個(gè)部門的單獨(dú)申報(bào)工作，往往數(shù)據(jù)缺乏關(guān)聯(lián)性、針對(duì)性和科學(xué)性。高校組織架構(gòu)層級(jí)豐富，帶來的弊端是依托傳統(tǒng)溝通方式，業(yè)務(wù)溝通的路徑長(zhǎng)，具體表現(xiàn)為兩個(gè)科室之間的協(xié)同困難，同一個(gè)分管領(lǐng)導(dǎo)下的兩個(gè)處室之間的溝通也較為困難，不同分管領(lǐng)導(dǎo)下，業(yè)務(wù)的溝通的路徑會(huì)更長(zhǎng)。把一項(xiàng)工作的內(nèi)容梳理清楚，從另一個(gè)維度對(duì)單位的活動(dòng)進(jìn)行流程化地解剖，對(duì)于高校來說更重要的是業(yè)務(wù)協(xié)同，效率提高，界定職責(zé)。組織的數(shù)字化和內(nèi)部控制的流程，可以解決這一難題。二、教育財(cái)務(wù)智能化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑（一）梳理核心業(yè)務(wù)流程梳理校內(nèi)的財(cái)務(wù)核心業(yè)務(wù)流程，以區(qū)別非財(cái)務(wù)流程。計(jì)財(cái)處應(yīng)當(dāng)梳理近幾年相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，針對(duì)其中包括領(lǐng)導(dǎo)簽字審批、報(bào)銷業(yè)務(wù)、科研預(yù)算與結(jié)題、采購(gòu)流程審批、資產(chǎn)入賬、工資發(fā)放、來款認(rèn)領(lǐng)、開票、收費(fèi)審批、收費(fèi)、獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放等項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)化。對(duì)于科研項(xiàng)目事前審批事項(xiàng)，要做好“科研安”系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)科研事項(xiàng)的管控和業(yè)財(cái)融合。對(duì)于報(bào)銷系統(tǒng)，智能嵌入簽字審批流程，支持與OA系統(tǒng)審批流程對(duì)接，通過對(duì)預(yù)約單中項(xiàng)目號(hào)、項(xiàng)目大類、支付方式和金額，動(dòng)態(tài)生成審批人員流程。通過OCR技術(shù)內(nèi)置智能識(shí)別引擎，以實(shí)現(xiàn)各類票據(jù)（包括增值稅發(fā)票、差旅出行火車票和飛機(jī)票、定額發(fā)票等）自動(dòng)識(shí)別填列，讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑路，最終實(shí)現(xiàn)“零次跑”。對(duì)于采購(gòu)流程審批，搭建與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相連接的前端，使得前端流程自動(dòng)傳遞至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)購(gòu)買到支付安全。健全教育財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，需要構(gòu)建財(cái)務(wù)核心業(yè)務(wù)流程。財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對(duì)接內(nèi)外部大數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)全流程全自動(dòng)智能化建設(shè)。（二）識(shí)別財(cái)務(wù)缺陷風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別財(cái)務(wù)缺陷和風(fēng)險(xiǎn)，是為了應(yīng)對(duì)校內(nèi)各個(gè)部門工作人員主觀上來經(jīng)辦財(cái)務(wù)工作。對(duì)于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的防范，目前的財(cái)務(wù)系統(tǒng)尚不能實(shí)現(xiàn)100%的全覆蓋稽核。報(bào)銷過程難管控，只能通過事后抽查稽核，事前風(fēng)險(xiǎn)防范無法保證，稽核人力有限。首先，要確認(rèn)識(shí)別到的風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)要持續(xù)注意。其次，要對(duì)即將發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，無風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)正常辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)通過自動(dòng)推送短信等提示經(jīng)辦人進(jìn)行警示。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)處置，可以采用個(gè)人信用管理系統(tǒng)，描述用戶畫像，進(jìn)行自動(dòng)歸結(jié)處置。最后，逐步實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理工作的關(guān)鍵在于建立財(cái)務(wù)智能稽核監(jiān)控平臺(tái)。依據(jù)準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)行細(xì)致的數(shù)據(jù)分析，能夠有助于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、定位問題和解決問題。以“采購(gòu)管理中的經(jīng)濟(jì)合同（采購(gòu)類）全流程工作節(jié)點(diǎn)的耗時(shí)情況”為例，通過對(duì)耗時(shí)情況的追蹤和統(tǒng)計(jì)，用戶單位和中標(biāo)人耗時(shí)要遠(yuǎn)大于采購(gòu)中心和計(jì)財(cái)處的耗時(shí)。區(qū)別于一般的應(yīng)當(dāng)背鍋的財(cái)務(wù)和采購(gòu)中心的傳統(tǒng)認(rèn)知。數(shù)據(jù)重新分析，數(shù)智化的應(yīng)用場(chǎng)景可以確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和業(yè)務(wù)運(yùn)行的偏差得到合理糾正，建立數(shù)據(jù)的糾偏機(jī)制，確保管理目標(biāo)所設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)活動(dòng)能夠數(shù)字化，保證組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（三）打通堵點(diǎn)明確職責(zé)打通校內(nèi)流程各個(gè)堵點(diǎn)，讓各個(gè)部門的財(cái)務(wù)人員明確職責(zé)是為了消除財(cái)務(wù)信息壁壘，讓財(cái)務(wù)工作在校內(nèi)有效流通辦理。發(fā)揮智能稽核的作用。將事項(xiàng)分為事前、事中和事后三個(gè)階段進(jìn)行規(guī)則預(yù)警，將風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)分為紅色、黃色和藍(lán)色三種不同程度的預(yù)警類型，用以區(qū)分不同風(fēng)險(xiǎn)程度的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，其中紅色為重點(diǎn)事件，需要提交紀(jì)檢和審計(jì)，黃色和藍(lán)色為一般事件，由計(jì)財(cái)處審核。明確堵點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的類型，其中紅色代表異常交易，黃色代表頻繁交易、業(yè)務(wù)拆分、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)監(jiān)控項(xiàng)目和資金大額管理，藍(lán)色代表差旅費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)的發(fā)放、資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)的監(jiān)控，利用外部數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)觸發(fā)預(yù)警規(guī)則，通過預(yù)警分析不斷調(diào)整稽核規(guī)則設(shè)置，達(dá)到實(shí)時(shí)的預(yù)警處置反饋。這也可以將各個(gè)部門的業(yè)財(cái)融合數(shù)據(jù)信息的壁壘全部打通，從而讓財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值得到充分體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)各部門業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)籌效果。（四）優(yōu)化流程再造流程對(duì)校內(nèi)的財(cái)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化與再造，這就需要構(gòu)建數(shù)據(jù)應(yīng)用為核心的模式。連接現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)，包括預(yù)算、采購(gòu)、資產(chǎn)、報(bào)銷系統(tǒng)，通過標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，使得業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范、流程銜接順暢、數(shù)據(jù)回溯路徑清晰，基于標(biāo)準(zhǔn)、面向數(shù)據(jù)，讓“數(shù)據(jù)說話”，在智能稽核平臺(tái)上，充分利用統(tǒng)計(jì)分析看板，通過數(shù)據(jù)差異發(fā)現(xiàn)問題、數(shù)據(jù)回溯定位問題，數(shù)據(jù)比對(duì)分析問題、數(shù)據(jù)參照解決問題，以問題異常為導(dǎo)向，建立柔性糾偏機(jī)制，不斷改進(jìn)優(yōu)化改進(jìn)流程，實(shí)現(xiàn)教育財(cái)務(wù)的自動(dòng)迭代升級(jí)。三、未來教育財(cái)務(wù)管理模式的探索基于上述對(duì)于教育財(cái)務(wù)智能化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑，建立構(gòu)建以預(yù)算管理為源頭，資金管控為主體，業(yè)務(wù)流程為驅(qū)動(dòng)，風(fēng)險(xiǎn)管理為重點(diǎn)，監(jiān)督控制為手段、財(cái)務(wù)服務(wù)為展現(xiàn)窗口、預(yù)算與執(zhí)行相結(jié)合的創(chuàng)建全方位多維度管控方式的則是未來新型財(cái)務(wù)管理模式。分為以下三個(gè)階段實(shí)施：（一）財(cái)務(wù)核算集中化利用部分財(cái)務(wù)信息化功能，提高效率，釋放會(huì)計(jì)核算人員。具體表現(xiàn)在核算業(yè)務(wù)集中處理，融入智能審核和智能稽核平臺(tái)、OCR技術(shù)進(jìn)階版和構(gòu)建鏈接外部的商旅平臺(tái)可以助力智慧報(bào)銷，將高校內(nèi)所有財(cái)務(wù)核算工作都集中起來，就是為了讓財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在校內(nèi)形成可供利用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層級(jí)。因此，通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)形成教育歷年會(huì)計(jì)決算數(shù)據(jù)可視化應(yīng)用和駕駛艙看板，使得高校領(lǐng)導(dǎo)能夠一目了然歷年數(shù)據(jù)情況。高校財(cái)務(wù)部門可以按照形成的會(huì)計(jì)決算形成預(yù)算額度，減少?zèng)Q算和預(yù)算之間的偏差。校內(nèi)所有產(chǎn)生財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的部門，都要將所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都上報(bào)給財(cái)務(wù)預(yù)算部門。首先，分析教育歷年會(huì)計(jì)決算數(shù)據(jù)；其次，詢問各部門對(duì)未來一年的資金需求情況；最后，由高校預(yù)算財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一對(duì)下屬各個(gè)院系撥付教育預(yù)算。通過構(gòu)建集中化模式減少無效溝通，利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)構(gòu)建各項(xiàng)源頭資金項(xiàng)目。（二）業(yè)務(wù)內(nèi)控信息化通過建立屬于高校自身的風(fēng)險(xiǎn)可控、內(nèi)控合規(guī)的大內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模型：X（外部標(biāo)準(zhǔn)）-Y（內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)）=Z（差異）構(gòu)建高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制為重點(diǎn)的模式，需要實(shí)現(xiàn)信息化。利用高校數(shù)據(jù)中臺(tái)，對(duì)教育領(lǐng)域的財(cái)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制可以及時(shí)和完整地了解到教育經(jīng)費(fèi)走向、用途、時(shí)間、數(shù)額等等信息。只要出現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)使用異常的情況，就可以在信息化的基礎(chǔ)上實(shí)施控制。將內(nèi)部控制作為教育財(cái)務(wù)管理信息化的手段是高效的，首先，監(jiān)督工作要確立專門機(jī)構(gòu)和人員，確保獨(dú)立于現(xiàn)有的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和人員。其次，要充分利用信息化平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息化監(jiān)督。最后，當(dāng)教育財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)有異常情況，就立馬采取控制措施。（三）數(shù)據(jù)治理智能化實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)治理智能化，需要在建立在數(shù)字化和數(shù)智化的基礎(chǔ)上。首先，基于業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)規(guī)范，確保與管理目標(biāo)有關(guān)的數(shù)據(jù)真實(shí)，通過流程梳理和數(shù)據(jù)校驗(yàn)，提取預(yù)算、采購(gòu)、合同、資產(chǎn)、基建、支付等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中，與項(xiàng)目運(yùn)行過程有關(guān)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各崗位的履職行為有形化、數(shù)字化，業(yè)務(wù)全過程可視化，解決數(shù)據(jù)脫節(jié)、滯后、混雜等痛點(diǎn)問題，這是數(shù)字化1.0階段。其次，立足崗位行為的過程與結(jié)果，將內(nèi)控與數(shù)智化結(jié)合，通過實(shí)際運(yùn)行數(shù)據(jù)的比較與分析來發(fā)現(xiàn)問題，精確定位、柔性糾偏，針對(duì)性改進(jìn)、實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)到主動(dòng)，由定性到定量，由人控到數(shù)控，從事后整改到主動(dòng)預(yù)防的數(shù)字驅(qū)動(dòng)模式的管理轉(zhuǎn)變，進(jìn)入數(shù)智化2.0階段。最后，依據(jù)業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以及管理要求，按事項(xiàng)維度進(jìn)行不同口徑業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)聯(lián)通，建立內(nèi)控規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系更新與偏差分析常態(tài)化運(yùn)行機(jī)制，通過業(yè)務(wù)運(yùn)行的真實(shí)數(shù)據(jù)的應(yīng)用與積累，提高管理協(xié)調(diào)的效率與質(zhì)量，以合理和高效為目標(biāo)，塑造規(guī)范有序的運(yùn)行體系，推動(dòng)高校數(shù)字化治理轉(zhuǎn)型升級(jí)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)治理智能化，即數(shù)治化3.0階段。結(jié)語(yǔ)本文主要是圍繞著教育財(cái)務(wù)系統(tǒng)的智能化與未來財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行研究與探索，面對(duì)高校業(yè)