人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理中的作用分析

中學(xué)人事檔案管理作為檔案管理工作的重要內(nèi)容，在人力資源管理中發(fā)揮著不可替代的作用。中學(xué)人事檔案中包含諸多教職工信息資料，如教職工工作年限、職稱、權(quán)責(zé)范圍、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲記錄等，這些資料信息真實(shí)地反映了教職工工作歷程及其在具體工作中所體現(xiàn)的綜合素質(zhì)、專業(yè)能力。而人力資源管理以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)為己任，找準(zhǔn)人力資源缺口，通過(guò)招聘、選拔、任用、培訓(xùn)等方式為中學(xué)教育工作的開展提供主體力量，為中學(xué)管理水平的提升提供保障。若想持續(xù)優(yōu)化人力資源管理，便需要挖掘人事檔案中有價(jià)值的信息資源，采用精細(xì)化管理方式，避免主觀經(jīng)驗(yàn)與人為因素導(dǎo)致管理決策缺乏科學(xué)性。因此如何發(fā)揮人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理中的作用已經(jīng)成為一項(xiàng)重要的研究課題。一、人事檔案管理與人力資源管理間的關(guān)系人事檔案管理隸屬于行政管理部門，與人員調(diào)配、培訓(xùn)、考核等管理相互結(jié)合，主要內(nèi)容包括收集、整理、歸檔人事檔案材料，統(tǒng)計(jì)教職工數(shù)量、計(jì)算工齡、工資等，保存流動(dòng)人員專業(yè)技術(shù)職稱及有關(guān)材料，按照相關(guān)規(guī)定向有關(guān)單位提供使用或轉(zhuǎn)遞存檔人員檔案材料，出具相關(guān)證明材料等。人力資源管理則隸屬于研究部門，以組織發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，綜合考慮組織當(dāng)下發(fā)展?fàn)顩r與未來(lái)發(fā)展需求，圍繞組織本階段中心工作任務(wù)，以為組織發(fā)展提供人員儲(chǔ)備，結(jié)合不同時(shí)期的發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展規(guī)劃等制定相應(yīng)的人力資源招聘、選拔、任用、開發(fā)利用等配備方案。人事檔案是人才信息的重要載體，也是知人善任、選賢舉能的重要工具，人事檔案管理側(cè)重于信息資源內(nèi)容、存儲(chǔ)形式管理，而人力資源管理是一項(xiàng)綜合性、動(dòng)態(tài)性與持續(xù)性的管理活動(dòng)，旨在為人事管理提供解決方案。二者雖然在管理內(nèi)容、形式與實(shí)施途徑上具有明顯的差異性，但在總體目標(biāo)上具有共通性，并且具有相輔相成、相互促進(jìn)、相互補(bǔ)充的內(nèi)在聯(lián)系。人事檔案管理中收集的各類人才信息資源是人力資源管理的決策支持，人事檔案信息的完整性、全面性與真實(shí)性將直接影響人力資源管理中各項(xiàng)規(guī)劃、配備方案的可行性。不僅如此，高效率的人事檔案管理可以確保人力資源管理人員在較短時(shí)間內(nèi)了解教職工具體情況，借助相關(guān)人才資料以實(shí)行具體的管理方法[1]。二、人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理中的作用中學(xué)人力資源管理的目的在于采用先進(jìn)、前沿的管理理念、管理手段以科學(xué)配置人力資源，平衡教職工的知識(shí)與技能結(jié)構(gòu)，確保教職工綜合素質(zhì)、專業(yè)能力與崗位工作要求相匹配，從而調(diào)動(dòng)教職工工作積極性、發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，達(dá)到人盡其才的目標(biāo)。而人事檔案管理可以為人力資源管理提供真實(shí)、可靠的人才信息，進(jìn)一步體現(xiàn)出人力資源管理前瞻性、系統(tǒng)性與戰(zhàn)略性的特點(diǎn)。綜合而言，人事檔案管理在中學(xué)人力資源管理中的作用具體體現(xiàn)在以下四大方面：(一)為人力資源規(guī)劃提供科學(xué)依據(jù)在中學(xué)人力資源管理中，人力資源規(guī)劃是指以中學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略為導(dǎo)向，以內(nèi)外部環(huán)境變化為基礎(chǔ)，在分析、評(píng)估中學(xué)人力資源需求與供給情況的前提下采取科學(xué)、有效且合理的方式對(duì)人力資源獲取、配置等各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)劃，制定人力資源供需平衡計(jì)劃以確保中學(xué)能夠在需要時(shí)間、崗位工作上及時(shí)獲取人力資源的綜合性規(guī)劃活動(dòng)。人力資源規(guī)劃的要點(diǎn)在于充分利用已有的人力資源，得到并保留一定比例的具備特定知識(shí)技能結(jié)構(gòu)的人員，這就需要在規(guī)劃階段掌握中學(xué)現(xiàn)有的人力資源存量、人員結(jié)構(gòu)等，根據(jù)前一階段中學(xué)人力資源的流動(dòng)、流失等狀況找準(zhǔn)人力資源缺口，在保證人力資源有效供給的基礎(chǔ)上為后續(xù)人力資源的開發(fā)利用提供保障。而人事檔案可以反映教職工結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、專業(yè)技能與綜合素質(zhì)水平，體現(xiàn)出在一定時(shí)期內(nèi)中學(xué)人力資源的變化情況，例如退休、辭職等計(jì)劃內(nèi)更替；離職情況下的人力資源流失；晉升、轉(zhuǎn)崗、升職等情況下的人力資源流動(dòng)等。人力資源管理人員便可以結(jié)合人事檔案中所記錄、反映的人力資源供需狀況以制定人力資源供需平衡計(jì)劃，切實(shí)做好供需分析與評(píng)估工作，結(jié)合實(shí)際崗位工作需求以進(jìn)一步編制人力資源招聘計(jì)劃、使用計(jì)劃等，有效避免人才資源被浪費(fèi)、壓制，防止人力資源規(guī)劃中出現(xiàn)盲目性、隨意性、主觀性較大的問(wèn)題[2]。(二)為人力資源配置提供有益參考中學(xué)人力資源管理中的人力資源配置以人盡其才、人盡其用、人事相宜為基本原則。中學(xué)崗位有層次與學(xué)科之分，占據(jù)不同的位置并處于不同的職級(jí)水平，而每一名教職工的能力水平也不盡相同，合理的人力資源配置需要確保人的能力與崗位的能級(jí)相對(duì)應(yīng)，將人安置到有助于其優(yōu)勢(shì)最大化發(fā)揮的崗位上，并且通過(guò)動(dòng)態(tài)化調(diào)整確保人崗匹配，促進(jìn)人才在中學(xué)內(nèi)部合理流動(dòng)。對(duì)于中學(xué)而言，人力資源的優(yōu)化配置可以促進(jìn)人才之間優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、經(jīng)驗(yàn)交流，最大程度地調(diào)動(dòng)人才工作積極性，提高各崗位人員的工作效率與質(zhì)量，以此促進(jìn)中學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的落地、落實(shí)。但在實(shí)際的人力資源配置中經(jīng)常會(huì)因?qū)Ω鲘徫粌r(jià)值、人員專業(yè)技能素養(yǎng)等的了解不夠充分，而導(dǎo)致人員能力與崗位要求脫節(jié)，不僅會(huì)浪費(fèi)人力資源，而且會(huì)降低人員工作主動(dòng)性。而人事檔案管理可以為人力資源配置提供有益參考，人事檔案中存儲(chǔ)的崗位標(biāo)準(zhǔn)、崗位技能等信息可以為崗位價(jià)值評(píng)估提供依據(jù)，人力資源管理人員在崗位價(jià)值評(píng)估基礎(chǔ)上結(jié)合崗位工作難度、工作量以及人事檔案中各崗位人員職稱、年齡、工作年限、工作經(jīng)驗(yàn)等信息，促進(jìn)人員在學(xué)校各部門、學(xué)科之間有序流動(dòng)，結(jié)合人員能力變化及發(fā)展對(duì)其進(jìn)行級(jí)別調(diào)整，在中學(xué)內(nèi)部形成爭(zhēng)當(dāng)先進(jìn)、提升素質(zhì)的良好氛圍，可以使人員恪盡職守，提高學(xué)校整體效能[3]。(三)為人力資源開發(fā)提供積極指導(dǎo)中學(xué)人力資源管理中，人力資源開發(fā)的主要目標(biāo)在于通過(guò)開發(fā)活動(dòng)提高人的才能，增強(qiáng)人的活力與積極性，主要的開發(fā)活動(dòng)形式為培訓(xùn)，需要人力資源管理人員結(jié)合中學(xué)中心工作任務(wù)、教育管理要求、一線教學(xué)工作實(shí)際情況等籌劃培訓(xùn)資源，結(jié)合國(guó)家相關(guān)規(guī)定為教職工提供實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值、廣泛學(xué)習(xí)多學(xué)科理論知識(shí)、練就扎實(shí)本領(lǐng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。人力資源開發(fā)需要以培訓(xùn)需求分析為起點(diǎn)，在不同階段，不同崗位人員的工作內(nèi)容具有明顯的差異性，這種差異性決定了在培訓(xùn)中需要堅(jiān)持“因材施教”，例如針對(duì)一線教育工作者需要以國(guó)家教育政策方針為導(dǎo)向、以解決實(shí)際教學(xué)問(wèn)題為基本，通過(guò)開展培訓(xùn)活動(dòng)以提升其教學(xué)勝任力；針對(duì)教育管理工作者則需要通過(guò)培訓(xùn)使其了解教育新形勢(shì)，指導(dǎo)其了解中學(xué)現(xiàn)有教育資源、教育實(shí)施面臨的現(xiàn)實(shí)困境等。查閱人事檔案是全方位獲取信息的有效途徑，將人事檔案管理與人力資源管理結(jié)合為有機(jī)整體，通過(guò)人事檔案獲取教職工知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、個(gè)性等方面的信息，構(gòu)建有層次、有針對(duì)性的教育培訓(xùn)體系，充分發(fā)揮老年教職工經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢(shì)，中青年教職工的活力干勁，促進(jìn)教職工之間分享經(jīng)驗(yàn)、共通探討并解決問(wèn)題，能夠?yàn)槿肆Y源開發(fā)提供積極指導(dǎo)。(四)為人力資源激勵(lì)機(jī)制建設(shè)提供明確方向在中學(xué)，廣大教職工雖然以學(xué)校整體發(fā)展為目標(biāo)導(dǎo)向，但其工作動(dòng)因、工作需求、工作方式與工作內(nèi)容等具有明顯的差異性，尤其是從事一線教學(xué)工作的教職工，因工作的特殊性導(dǎo)致其在日常工作中很容易出現(xiàn)職業(yè)倦怠問(wèn)題，工作積極性也會(huì)大幅度降低。這就需要在中學(xué)人力資源管理中制定完善的激勵(lì)機(jī)制以消除其職業(yè)倦怠心理，幫助其恢復(fù)對(duì)教育教學(xué)工作的熱情。馬斯洛需求層次理論將個(gè)體需求劃分為五大層次，有效的激勵(lì)機(jī)制便是在滿足個(gè)體低層次需求的同時(shí)激發(fā)其高層次需求，將個(gè)體理想、價(jià)值等與組織愿景有機(jī)結(jié)合，使個(gè)體在實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的同時(shí)可以推進(jìn)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。而人事檔案中較為完整地記錄了教職工學(xué)習(xí)、工作與發(fā)展歷程，通過(guò)分析人事檔案資料可以精準(zhǔn)把握教職工的現(xiàn)實(shí)與內(nèi)部需求，以采取針對(duì)性的激勵(lì)措施提升其工作積極性。例如針對(duì)工作年限較長(zhǎng)、工作經(jīng)驗(yàn)較為豐富的教職工可以采取工作激勵(lì)措施，即為其分配具有挑戰(zhàn)性、創(chuàng)新性的工作，使其在完成工作任務(wù)中獲得成功感、滿足感，也可以在實(shí)際工作中一展才華，產(chǎn)生高度的工作熱情；再如針對(duì)工作年限較短的青年教職工可以為其提供工作指導(dǎo)與幫助，使其切實(shí)感受到學(xué)校對(duì)其的關(guān)注、信任與尊重，增強(qiáng)其對(duì)學(xué)校的歸屬感。由此可見，人事檔案管理可以為人力資源激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)提供明確方向[4]。三、強(qiáng)化人事檔案管理作用的有效對(duì)策人事檔案管理與人力資源管理間的關(guān)系及其在人力資源管理中的重要作用，決定了高效率、高質(zhì)量人事檔案管理的必要性、迫切性，建議從以下幾大方面入手提高人事檔案管理質(zhì)量與效率，充分發(fā)揮其在人力資源管理中的功能。(一)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理動(dòng)態(tài)化中學(xué)人力資源管理具有動(dòng)態(tài)性、前瞻性的特點(diǎn)。當(dāng)前教育形勢(shì)不斷變化，面臨著教育生態(tài)重塑、教育改革的現(xiàn)實(shí)困境，中學(xué)教學(xué)管理工作、一線教學(xué)工作等都對(duì)教職工的知識(shí)儲(chǔ)備、技能水平、職業(yè)道德等提出更高要求，在充分利用現(xiàn)有人力資源的前提下獲得、保留具備一定專業(yè)知識(shí)與技能的人員是中學(xué)人力資源管理的重中之重。人事檔案管理可以為人力資源管理提供決策支持與信息依據(jù)，若想體現(xiàn)出人事檔案管理的價(jià)值，便需要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的動(dòng)態(tài)化，即結(jié)合人力資源動(dòng)態(tài)管理要求，從源頭上提高人事檔案的質(zhì)量，通過(guò)人事檔案資料的動(dòng)態(tài)采集、鑒別及更新確保人事檔案信息的完整性、真實(shí)性、可靠性。與此同時(shí)要及時(shí)將新產(chǎn)生的人事資料補(bǔ)充到相應(yīng)的檔案中，高度重視對(duì)可反映人才結(jié)構(gòu)、人才基本情況等重要材料的采集與歸檔，確保人事檔案可以真實(shí)反映出中學(xué)教職工發(fā)展過(guò)程、人力資源變化趨勢(shì)等，這樣才能在人力資源供需分析、規(guī)劃制定中有效利用人事檔案資料。(二)重視人事檔案管理信息化現(xiàn)階段，大部分中學(xué)都意識(shí)到人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用，并高度重視人力資源資料的采集、分類、管理與存儲(chǔ)，但依然存在重存儲(chǔ)形式、輕存儲(chǔ)內(nèi)容；重信息采集、輕信息挖掘；重信息安全、輕信息利用等問(wèn)題，導(dǎo)致人事檔案管理實(shí)效性偏低，難以為人力資源管理提供指導(dǎo)、幫助。針對(duì)此種情況要扎實(shí)推進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，結(jié)合檔案資料的重要程度、機(jī)密性等對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，將原本紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，避免檔案資料丟失、損壞或被人為篡改。與此同時(shí)，提升檔案資料收集的時(shí)效性，滿足人力資源管理的動(dòng)態(tài)化要求，可以引入OA辦公系統(tǒng)，指導(dǎo)各部門參照檔案文件模板定期、定時(shí)、定渠道地上傳本部門相關(guān)的人事檔案資料，管理部門人員則對(duì)檔案資料進(jìn)行審批、篩選與整理，以此拓寬人事檔案信息容量，為人力資源管理提供強(qiáng)有力的信息資源保障。除此之外要積極借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)挖掘人事檔案資料價(jià)值，利用檔案信息構(gòu)建人力資源管理模型，確保各個(gè)管理環(huán)節(jié)的科學(xué)性、合理性與有效性[5]。(三)注重人事檔案管理規(guī)范化在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理動(dòng)態(tài)化與信息化的基礎(chǔ)上，學(xué)校要結(jié)合檔案工作相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)則，結(jié)合學(xué)校人力資源管理現(xiàn)實(shí)需求、人事檔案管理實(shí)際情況以進(jìn)一步完善人事檔案管理制度，明確劃分各部門、各崗位的管理責(zé)任、權(quán)利范圍，以制度約束管理行為，倒逼管理人員注重方法創(chuàng)新、效能提升。同時(shí)要結(jié)合人力資源管理的特點(diǎn)在學(xué)校內(nèi)部營(yíng)造積極、健康的文化氛圍，提高各部門與各崗位人員對(duì)人事檔案管理工作的重視程度、支持力度，要求各部門嚴(yán)格遵守學(xué)校人事檔案管理規(guī)章制度，按照要求上傳檔案資料，保證檔案質(zhì)量。此外，需要實(shí)行人事檔案的績(jī)效管理模式，將人事檔案利用率、質(zhì)量等納入績(jī)效考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，提升人事檔案管理在學(xué)校內(nèi)的戰(zhàn)略定位，發(fā)揮人事