電腦公司秘書手冊模板

秘書手冊（試講稿）聯(lián)想電腦企業(yè)企劃部秘書處目錄序言…………………3秘書必備素質(zhì)……………4秘書關(guān)鍵職業(yè)技能………5第一部分日常事務(wù)處理…………………5電話、傳真、郵件、文件管理、名片第二部分日程安排………7總體日程安排…………………7出差日程安排…………………8會(huì)議安排………13媒體采訪………18大型活動(dòng)………21突發(fā)來訪接待…………………24第三部分溝通和協(xié)調(diào)……25內(nèi)部溝通………25外部溝通………25秘書應(yīng)含有禮儀……………26秘書禮儀素質(zhì)培養(yǎng)…………27第四部分文字支持………27第五部分會(huì)議支持………30序言在很多人眼里，秘書仍是一個(gè)即讓人熟悉又不被人了解職業(yè)。秘書輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，她們是領(lǐng)導(dǎo)左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)上下保持溝通橋梁，為此，她們必需全心全意并正確無誤地提供支持和服務(wù)，從而表現(xiàn)出其本身價(jià)值。優(yōu)異秘書會(huì)使人想到干練、精明、繁忙處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮儀態(tài)；聯(lián)想到在她們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹樣子……不管怎樣，秘書這個(gè)詞會(huì)讓很多正準(zhǔn)備從事這個(gè)職業(yè)大家有著太多想像。然而,秘書工作到包含哪些，在秘書工作背后還有些什么，這是被大家忽略。在聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐大隊(duì)伍，在聯(lián)想大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著很多日常繁雜事項(xiàng)處理。在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項(xiàng)工作時(shí)侯，我們會(huì)隨時(shí)身處其中，自然而然成為此件事情某一步驟，而不可或缺，有時(shí)我們需要飾演更多角色，，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。別看全部是秘書，但因?yàn)樗?wù)對象不一樣,各部門性質(zhì)不一樣,其所進(jìn)行工作任務(wù)也肯定存在著很大差異，但因?yàn)槊貢ぷ魇且苑?wù)為其根本性質(zhì)，這在共性尋求上為我們提供了依據(jù)。實(shí)際上有很多相同工作不一樣之處只是因?yàn)槭录喞喜町?，本質(zhì)上全部是能夠歸于一類。不管什么時(shí)候，謹(jǐn)慎認(rèn)真工作態(tài)度是秘書們不遺不棄職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書職業(yè)要求在尊奉這一理念基礎(chǔ)上更要加強(qiáng)這一能力綜合利用和發(fā)揮。所以，什么是一個(gè)出色地秘書該含有職業(yè)素質(zhì)，什么樣秘書會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，在聯(lián)想,不一樣崗位秘書在提升工作效率呼聲下又該做什么呢？這些是我們一直以來需要探索問題，也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊想法。我們--作為企劃部秘書處秘書，在長久工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給幫助中和本身在各項(xiàng)工作中鍛練使得我們?yōu)楸旧韺で蟮搅瞬糠诌m用工作方法，積累了部分工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，在處理很多類似情況時(shí)形成了部分常見做法和約定俗成要求，我們將這些點(diǎn)滴一一搜集，在經(jīng)過了反復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒過程后，已將其做成了本部門工作一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成了在方法和步驟上統(tǒng)一。我們相信，在我們自己不懈努力和對秘書工作熱愛之下;為聯(lián)想,為我們事業(yè)未來發(fā)展進(jìn)行一番奮斗后,我們定會(huì)做出成績.我們迫切地相想早日讓這本小冊子和大家見面，期望它能為同行們工作中提供方便快捷參考之用，同時(shí)我們很愿意將這些經(jīng)驗(yàn)和技巧共享出來和大家一起探討，也期望能利用這么一個(gè)機(jī)會(huì)使我們工作得到領(lǐng)導(dǎo)和教授指點(diǎn)，以發(fā)覺問題，補(bǔ)已之短。秘書手冊適適用于企業(yè)各部秘書及行政人員，致力于給任何一個(gè)聯(lián)想人相關(guān)行政方面指導(dǎo)。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成，在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門相關(guān)人員大力支持，在此，我們深表謝意，相關(guān)本手冊所搜集內(nèi)容，因?yàn)樗接邢?，不妥之處請立即向我們提出，我們熱忱期望著您意見。這本手冊伴隨工作需要我們還將不停補(bǔ)充完善，使手冊真正能夠成為一部聯(lián)想秘書行為指南，為您服務(wù)，為你所用。第一章秘書必備素質(zhì)一、職業(yè)化秘書標(biāo)準(zhǔn):敬業(yè)精神 正直--公平，堅(jiān)持既定政策和標(biāo)準(zhǔn)表率作用 老實(shí)--實(shí)事求是領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 敬業(yè)--以工作為榮，設(shè)定高工作水準(zhǔn)業(yè)務(wù)能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密指揮和控制能力 勤奮--努力工作，不停學(xué)習(xí)合作精神 有序--利落，有條不齋學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力 高效--追求效率和效益知人善任能力 可靠--按約定完成工作，保質(zhì)、保量、立即對待意見和批評 大局觀 二、秘書職業(yè)態(tài)度主動(dòng)性（Initiative)適應(yīng)性(Flexibility)團(tuán)體精神(Teamwork)尊重她人(RespectforPeople)創(chuàng)新精神(Creativity)堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)(UncompromisingIntegrity)服務(wù)和貢獻(xiàn)(Service&Contribution)認(rèn)同和分享(Sharing)雙贏和相互依存(Win-win&Interdependence)溫柔心和自省第二章秘書關(guān)鍵職業(yè)技能第一部分：日常事務(wù)處理一、撥打/接聽電話程序和技巧打電話前準(zhǔn)備準(zhǔn)備好電話統(tǒng)計(jì)本和筆把要和對方說明事情、內(nèi)容次序簡單列在記事本上，并逐一查對無遺漏。準(zhǔn)備好通話時(shí)需要文件資料。查閱對方電話號碼，確定無誤，開始撥打。正式撥打電話：撥通電話后，確定對方企業(yè)及姓名，然后熱情而有禮貌說：“你好！我是聯(lián)想電腦企業(yè)**部**?！比缧韬拖嚓P(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。如通知對方內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對方做好統(tǒng)計(jì)逐一將事情說明，注意語言簡明、正確；通話結(jié)束后，確定對方已放下話筒，然后放電話。3、接聽電話3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌：“你好！我是**部**。”判定WHO，分以下多個(gè)情況：來電人員總經(jīng)理可接電話時(shí)總經(jīng)理不在時(shí)內(nèi)部直接上級及平級直接轉(zhuǎn)入統(tǒng)計(jì)留言如事務(wù)緊急，統(tǒng)計(jì)上級電話，速聯(lián)絡(luò)總經(jīng)理回電。直接下屬問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時(shí)向總經(jīng)理說明梗概后轉(zhuǎn)入問清梗概，如不緊急，統(tǒng)計(jì)下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理如事情緊急，通知總經(jīng)理聯(lián)絡(luò)方法。一般職員問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其它可視情況處理外部關(guān)鍵且緊密問清概要，向總經(jīng)理說明后，然后轉(zhuǎn)入統(tǒng)計(jì)留言如事務(wù)緊急，統(tǒng)計(jì)上級電話，速聯(lián)絡(luò)總經(jīng)理回電。關(guān)鍵但不緊密問清概要，向總經(jīng)理說明后，依總經(jīng)理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入統(tǒng)計(jì)留言，向總經(jīng)理匯報(bào)。不關(guān)鍵且不緊密問清概要，酌情處理若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚地方，最終應(yīng)該將關(guān)鍵點(diǎn)反復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。通話結(jié)束后，確定對方已放下話筒，然后放電話。通話技巧：日常禮貌用語：問詢對方時(shí)，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什么事？”等對總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持常常聯(lián)絡(luò)外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡可能熟悉，達(dá)成聞其聲知其人，并立即給予轉(zhuǎn)接。如對方有事需要你傳達(dá)，必需時(shí)需將對方姓名、單位、電話號碼和需要傳達(dá)事再反復(fù)一遍，方便必需時(shí)再和對方聯(lián)絡(luò)。如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話情況下，不能隨便回復(fù)總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話，則可用委婉語氣：“實(shí)在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見到她時(shí)再給您回個(gè)電話；假如您方便話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在知道身份但不通知事由情況下，如方便可問詢總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；也可問詢對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由通知自己也可達(dá)成目標(biāo)。在對方不愿通知身份及事由情況下，經(jīng)反復(fù)問詢后未果，可委婉結(jié)束通話。假如對方喋喋不休，廢話連篇，能夠說“請問您還有別事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。如一個(gè)未完又來一個(gè)，應(yīng)視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急、關(guān)鍵人員先講，同時(shí)禮貌告訴另一方稍候片刻，或統(tǒng)計(jì)對方電話，稍侯打過去。整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報(bào)相關(guān)信息。二、傳真將傳真分類：需要總經(jīng)理本人審閱，依據(jù)總經(jīng)理授意處理由秘書來待為處理：A、轉(zhuǎn)給其它相關(guān)責(zé)任人由秘書本人回復(fù)使用電腦企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)CI格式遵守公文寫作規(guī)范保密文件需要傳真時(shí)，應(yīng)先和對方聯(lián)絡(luò)，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再和對方確定。需請對方幫助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。必需傳真分類存檔三、郵件依據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、通常通知、報(bào)表、匯報(bào)/總結(jié)、新聞/通報(bào)、私人郵件等等）或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。將收件箱中郵件過濾，刪除無須要郵件，然后分以下：需要總經(jīng)理本人審閱，存入對應(yīng)文件夾，部分依據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件，或督促、幫助總經(jīng)理在要求時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜。以總經(jīng)理名義回復(fù)時(shí)，要在語氣上給予注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；以秘書名義發(fā)送時(shí)，要說明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。由秘書來待為處理：A、轉(zhuǎn)給其它相關(guān)責(zé)任人;B、由秘書本人回復(fù)如發(fā)出郵件需要追蹤結(jié)果或確定對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未能立即查看，需電話說明。需要總經(jīng)理審閱、批改郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)；關(guān)鍵郵件立即進(jìn)行存檔四、文件管理（參看集團(tuán)《秘書手冊》第33-36頁）（附文件處理步驟）閱讀文件，判定是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清楚、完整。對文件進(jìn)行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必需背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理按總經(jīng)理批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參考文件管理要求），必需事情進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果。必需文件進(jìn)行存檔。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文，應(yīng)立即譯出五、名片分類：可依據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類，如企業(yè)類型、用戶類型、地域等；存放：名片盒錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時(shí)間）應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾，存放和總經(jīng)理聯(lián)絡(luò)緊密且關(guān)鍵人員名片，并確保查找時(shí)方便快捷。第二部分日程安排控制日程，意味著你和總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r(shí)間排定領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作結(jié)果一個(gè)反應(yīng)，是時(shí)間管理藝術(shù)集中表現(xiàn)。秘書職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好多種必需準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會(huì)議安排、媒體采訪、大型活動(dòng)和突發(fā)來訪六部分加以具體說明并提供文字模版，期望能給大家工作提供參考。日程是領(lǐng)導(dǎo)工作質(zhì)量，工作效率，工作結(jié)果一個(gè)表現(xiàn)，而計(jì)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程是秘書一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。這項(xiàng)工作看似簡單，但卻十分關(guān)鍵，它是秘書輔助總經(jīng)理工作基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序工作。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己工作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作節(jié)拍。在沒有達(dá)成默契情況下，最好在合作之初和領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，正確了解領(lǐng)導(dǎo)要求、需求，并對可能會(huì)碰到部分情況處理標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成共識，為以后工作順利開展做鋪墊。另外，勤于思索，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率提升是十分必需，把看得出經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長這不僅提升了自己工作水準(zhǔn)，同時(shí)也對領(lǐng)導(dǎo)工作效率起到了間接地促進(jìn)作用?？傮w日程安排領(lǐng)導(dǎo)日常工作分為日常性工作，即事先有計(jì)劃相對固定工作（如會(huì)議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時(shí)安排事情）兩類。而秘書通常做法是將有計(jì)劃事情預(yù)先填入擬好日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。（一）總體標(biāo)準(zhǔn)：了解總經(jīng)理日常工作、近期業(yè)務(wù)關(guān)鍵、作息習(xí)慣、身體情況，-優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察總經(jīng)理工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍；-了解企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展情況，尤其是所服務(wù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留心近期工作興奮點(diǎn)；對計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；立即整理日程表，以免安排沖突；明確事情優(yōu)先級，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定時(shí)和總經(jīng)理溝通，將雙方要求、需求和可能會(huì)碰到情況處理標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成共識，以利工作開展；注意日程安排時(shí)間松緊，合適安排；（二）經(jīng)驗(yàn)和技巧周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多事務(wù)；在兩個(gè)聚會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，預(yù)防會(huì)議延長引發(fā)時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思緒時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；依據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出合適固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其它信息；對于總經(jīng)理各項(xiàng)安排熟記于心，立即提醒已定下來安排，預(yù)防沖突；每日安排相對固定時(shí)間和總經(jīng)理查對日程，確保秘書和總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；不要替換領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理同意下針對其工作習(xí)慣和時(shí)間對多種預(yù)約酌情處理；控制聚會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，預(yù)防拖延，以免影響下面日程；掌握近期要回避人物；月/周計(jì)劃安排模版可使用NOTES日歷功效，填入相關(guān)安排，打印即可；也可根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排做為秘書，安排總經(jīng)理出差是常常一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要愈加細(xì)致一項(xiàng)工作。經(jīng)過秘書計(jì)劃，把總經(jīng)理出差在外工作安排得擔(dān)心而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作目標(biāo)，也是工作價(jià)值一個(gè)表現(xiàn)。（一）中國出差出差前：確定出差目標(biāo)和日期；確定總經(jīng)理出差陪同人和出差地相關(guān)人員溝通，確定周到日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要旅程時(shí)間、接待人員等信息。）確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空企業(yè)、機(jī)型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣酒店、熟悉酒店電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人聯(lián)絡(luò)方法）；完善細(xì)致周到日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對方參會(huì)人、議程等）（見范例）。依據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。（見范例）出差中在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理抵達(dá)后聯(lián)絡(luò)方法，必需時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。依據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)企業(yè)及GM關(guān)心業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；配合總經(jīng)理授權(quán)人工作，立即掌握企業(yè)及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。依據(jù)情況立即和相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，立即調(diào)整日程安排；出差后立即向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間企業(yè)內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整理（包含資料、名片、會(huì)談備忘），依據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；向總經(jīng)理認(rèn)為有必需合作方致感謝函。多種差旅費(fèi)用報(bào)銷；跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國外出差出差國外和中國出差安排次序及內(nèi)容大致相同，但在此要尤其提醒您注意以下幾點(diǎn)：依據(jù)企業(yè)最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備PRESETATION（中/英文），和對方確定演示設(shè)備，必需時(shí)準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。機(jī)票購置時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好航空企業(yè)和服務(wù)，長途飛行選擇好機(jī)型；注意準(zhǔn)備好多種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；依據(jù)客人等級和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮品；準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐貓D及國家風(fēng)情資料；確定對方還是我方提供翻譯服務(wù)；回國后向邀請方致謝。（三）陪同出差陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書工作提出了更高要求，在出差前除了前面介紹注意事項(xiàng)外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項(xiàng)：登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場建設(shè)費(fèi)購置、機(jī)票換票及多種登機(jī)手續(xù)；并再次確定接車人；抵達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話立即通知總經(jīng)理；每日立即查對本日及第二天日程安排；提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；依據(jù)當(dāng)日日程安排落實(shí)車輛；立即提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排；攜帶總經(jīng)理名片、必需會(huì)議資料（匯報(bào)稿件、見面?zhèn)渫?、采訪提要）；注意建立多種用戶關(guān)系（包含政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將總經(jīng)理和用戶溝通事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并立即辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整理。附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保留在桌面）、ppt備份軟盤2張往返機(jī)票（將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪地聯(lián)絡(luò)人通訊錄準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常見藥品附件二：授權(quán)書模版文件編號OURREF.：LCS-DTB·60023-99發(fā)文日期DATE：.6.14文件類別CATEGORY:通知擬文人FROM:審核VERIFIED://同意APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門TO(DEPT.):臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC:總裁室、企劃部秘書處、財(cái)務(wù)附件ATTACHMENT://FORMCHECKBOX傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FORMCHECKBOX保密保密期限CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMFORMCHECKBOX其它OTHERS//FORMCHECKBOX頁數(shù)NO.OFPAGES1授權(quán)通知電腦企業(yè)副總裁在6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理，臺式電腦事業(yè)部其它相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理，除臺式電腦事業(yè)部外其它事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批委托副總裁處理。特此通知.6.14附件三：中國出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日）時(shí)間日程地點(diǎn)備注4月25日17：25北京—深圳CA1305機(jī)場接機(jī)人：1360―――入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利見面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參與人：何焯輝、譚永雄、鄧秉覺聯(lián)想：、議題：嘉利最新情況通報(bào)對方聯(lián)絡(luò)人：鄧秉覺13：20出發(fā)前往EMCoffice、陪同前往14：00EMC見面深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⑴c人：、、、、EMC參與人：總經(jīng)理余昭信 副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊 技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱見面安排：14:00~15:00 雙方企業(yè)介紹交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商17：20返回新世紀(jì)，梁青陪同18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、4月27日14：00東莞金和涂料見面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參與人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參與人：采購部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺聯(lián)想?yún)⑴c人：、、議程安排：14：00-14：05雙方介紹14：05-14：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想和瑞和人員相互介紹15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機(jī)動(dòng)16：25前往機(jī)場，車程約30分鐘17：40CA1303深圳—北京安排接機(jī)隨行及關(guān)鍵聯(lián)絡(luò)電話：附件四：國外出差日程安排表實(shí)施副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時(shí)間關(guān)鍵活動(dòng)地點(diǎn)備注7月14日17：50——20：4021：00——21：30北京——漢城抵達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐?，LG商事提供一部手機(jī)在漢城期間使用，號碼為：KIMPOHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機(jī)場左邊出口舉牌接(Tel:)下榻處:HolidayinSeoul(佳樂)Tel:82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8：00——9：009：00——12：3012：30——13：2013：20——14：4014：40——16：4016：40——18：00和LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共進(jìn)早餐及會(huì)談前往LG在龜尾LCD廠和LGLCD責(zé)任人午餐參觀及會(huì)談（陪同及參與者:LGLCD廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park）前往LG電子在平澤CDROM廠參觀及會(huì)談（陪同及參與者：LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park）HolidayinnSeoulorLGTwin龜尾旅程：3小時(shí)中餐主持人:Mr.K.S.Park旅程：3小時(shí)主持人:Mr.M.H.Park訪問時(shí)間關(guān)鍵活動(dòng)地點(diǎn)備注7月15日18：00——19：3019：30——21：00和LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日8：00——9：209：30——10：0010：30——10：5010：50——11：2011：20——11：5011：50——13：0013：00——14：00自酒店前往三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)見面（LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作聯(lián)想電腦企業(yè)及產(chǎn)品介紹針對相關(guān)問題進(jìn)行會(huì)談參觀和會(huì)者共進(jìn)午餐乘車前往LG總部七星（Kiheung）聯(lián)絡(luò)人：Mr.J.Y.ParkTel:82—02—750731314：30——17：0017：00——17：3019：00——21：00會(huì)談（參與者：LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG電子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息和LG商事人員共進(jìn)晚餐（D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang訪問時(shí)間關(guān)鍵活動(dòng)地點(diǎn)備注7月17日10：00——18：0018：00——19：0021：40——22：40參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場漢城——北京漢城市區(qū)及近郊陪同人：導(dǎo)游、LG商事Mr.J.S.Park（17日為韓國國慶日）自酒店到機(jī)場約40分鐘旅程三、會(huì)議安排召開和參與會(huì)議是總經(jīng)理關(guān)鍵工作方法之一。組織會(huì)議和處理和會(huì)議相關(guān)事務(wù)幾乎成為秘書常常工作，其關(guān)鍵性不言而喻。會(huì)務(wù)工作是秘書組織工作能力綜合表現(xiàn)，它將多個(gè)繁雜事務(wù)聚集一身。確保會(huì)議順利舉行，需要多方面準(zhǔn)備工作。這就需要秘書是八面玲瓏天才，同時(shí)善用平時(shí)培養(yǎng)出細(xì)心和責(zé)任心，沉著應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變！以下分內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議分別介紹。（一）內(nèi)部會(huì)議安排總經(jīng)理主持會(huì)議結(jié)束修改下發(fā)整理會(huì)議統(tǒng)計(jì)/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）確定會(huì)議目標(biāo)、參會(huì)人員、時(shí)間、議程結(jié)束修改下發(fā)整理會(huì)議統(tǒng)計(jì)/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）確定會(huì)議目標(biāo)、參會(huì)人員、時(shí)間、議程開始審批審批審批N審批NYYNY注意事項(xiàng)：會(huì)前和GM及相關(guān)部門責(zé)任人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參與人；綜合考慮多種原因（如GM全天日程安排），安排會(huì)議地點(diǎn)立即間；下發(fā)會(huì)議通知后，確定參會(huì)人是否已收到通知，對尤其關(guān)鍵參會(huì)人，可經(jīng)過電話確定；會(huì)中幫助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；對會(huì)中達(dá)成決議立即跟蹤，并反饋給GM；總經(jīng)理參與會(huì)議開始接收通知回復(fù)或改請結(jié)束會(huì)后材料整理工作跟進(jìn)反饋開始接收通知回復(fù)或改請結(jié)束會(huì)后材料整理工作跟進(jìn)反饋確定時(shí)間確定時(shí)間判定和總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否相關(guān)判定和總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否相關(guān)N回復(fù)邀請部門并準(zhǔn)備材料和對方確定后另行安排回復(fù)邀請部門并準(zhǔn)備材料和對方確定后另行安排會(huì)前幫助準(zhǔn)備Y會(huì)前幫助準(zhǔn)備總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提醒時(shí)間沖突總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提醒請示總經(jīng)理請示總經(jīng)理是否參與NY注意：把握前往會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間安排。（二）外部見面安排總經(jīng)理主持外部見面接收見面請求 NO 婉拒或該請她人注意：講明原因，以免對方誤解注意：在收到見面請求時(shí)，經(jīng)和部門相關(guān)責(zé)任人及GM商討決定，同時(shí)提供背景材料以供GM做出判定Y和對方確定時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)確定meetingagenda,ppt 修改（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧）發(fā)會(huì)議通知，并落實(shí)參會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備工作 會(huì)中服務(wù)會(huì)中達(dá)成共識跟蹤反饋結(jié)束注意事項(xiàng)：綜合考慮多種原因，選擇適宜見面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；注意準(zhǔn)備電子或紙制歡迎牌、激光筆；會(huì)前和對方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確定；依據(jù)來訪企業(yè)習(xí)慣及來訪者等級準(zhǔn)備禮品；在和來訪企業(yè)溝通中確定是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對方確切見面時(shí)間及地點(diǎn)；考慮是否需要在見面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；如需安排參觀，提前和行政后勤部聯(lián)絡(luò)，填寫參觀申請，安排參觀陪同人；會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門責(zé)任人和總經(jīng)理溝通洽談事宜；在會(huì)前擬制meetingagenda（見模版）在制作PPT時(shí)依據(jù)各部門情況、來訪者需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容立即更新，并依據(jù)來訪者需求制作中/英文；--首次見面PPT應(yīng)包含：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；--再次見面應(yīng)注意：有針對性業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒見面時(shí)攜帶；提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮態(tài)度；提醒總經(jīng)理參會(huì)，在GM同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中幫助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理多種情況；見面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；以后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；總經(jīng)理參與外部見面總經(jīng)理參與其它部門組織、主持見面，秘書工作可能就不像前面介紹那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)角度幫助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：開始開始咨詢GM是否參會(huì)咨詢GM是否參會(huì)婉拒并請對方改請接到參會(huì)邀請婉拒并請對方改請接到參會(huì)邀請NY回復(fù)對方參會(huì)，并回復(fù)對方參會(huì)，并寫入日程表關(guān)注對方會(huì)議組織情況，并適時(shí)提出關(guān)注對方會(huì)議組織情況，并適時(shí)提出提議在見面前給GM提供背景材料在見面前給GM提供背景材料提醒GM參會(huì)提醒GM參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)結(jié)束結(jié)束注意事項(xiàng)：會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備具體背景材料；會(huì)前了解會(huì)議具體地點(diǎn)，如在不一樣辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間；對會(huì)中決議，總經(jīng)理期望具體了解，立即跟進(jìn)并反饋；外部見面會(huì)議備忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany:AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供采訪提要NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見接收采訪Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供采訪提要NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見接收采訪結(jié)束接收采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問題答案N依據(jù)日程進(jìn)行安排落實(shí)品推陪同人員及記者聯(lián)絡(luò)方法NY結(jié)束接收采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問題答案N依據(jù)日程進(jìn)行安排落實(shí)品推陪同人員及記者聯(lián)絡(luò)方法NY結(jié)束通知總經(jīng)理收看和記者聯(lián)絡(luò)，落實(shí)播出或見報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接收采訪檢驗(yàn)設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)和品推陪同人聯(lián)絡(luò)，再次落實(shí)時(shí)間檢驗(yàn)采訪場地Y定車接待記者預(yù)定會(huì)議室NY電話采訪？采訪在企業(yè)？N結(jié)束通知總經(jīng)理收看和記者聯(lián)絡(luò)，落實(shí)播出或見報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接收采訪檢驗(yàn)設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)和品推陪同人聯(lián)絡(luò)，再次落實(shí)時(shí)間檢驗(yàn)采訪場地Y定車接待記者預(yù)定會(huì)議室NY電話采訪？采訪在企業(yè)？N媒體采訪步驟說明：1、接收采訪聯(lián)想電腦企業(yè)采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外采訪需求必需轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；對直接聯(lián)絡(luò)記者要尤其禮貌，要向?qū)Ψ秸f明企業(yè)采訪要求，請對方了解；應(yīng)記下記者聯(lián)絡(luò)方法，必需時(shí)可幫助對方聯(lián)絡(luò)品推接口人；從品推得到采訪提要；將整理好采訪提要和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；對總經(jīng)理接收采訪可依據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起采訪盡可能安排在一起；對總經(jīng)理不接收采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其它人接收采訪，必需時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）落實(shí)品推采訪陪同人和記者聯(lián)絡(luò)方法，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)絡(luò)；配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對于常見問題回復(fù)應(yīng)該有所備份并立即更新；了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對于需要攝像或拍照采訪對光線和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪場地時(shí)應(yīng)該注意；有些記者會(huì)要求得到企業(yè)、部門介紹或總經(jīng)理簡歷和照片，可事先為記者提供；對企業(yè)介紹、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提要和問題答案；對于需要攝像或拍照采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；假如是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備；假如采訪在企業(yè)外進(jìn)行要事先定車；假如采訪在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并依據(jù)采訪需要注意采光電源；4、采訪當(dāng)日采訪前20分鐘必需和品推陪同人聯(lián)絡(luò)，落實(shí)采訪時(shí)間；假如是電話采訪需要檢驗(yàn)會(huì)議設(shè)備；到采訪時(shí)間后接入記者打來電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；假如采訪在企業(yè)外應(yīng)該立即提醒總經(jīng)理出發(fā)；假如采訪在企業(yè)內(nèi)應(yīng)該檢驗(yàn)采訪場地；假如采訪在企業(yè)內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否適宜，對方是否需要其它背景資料；安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接收采訪；送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間；5、采訪結(jié)束和記者溝通，立即了解播出或見報(bào)確實(shí)切時(shí)間；通知總經(jīng)理收看，或搜集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必需時(shí)可通知企業(yè)全體或部門職員收看。注意事項(xiàng)：對記者界面要很友好。五、大型活動(dòng)陪同總經(jīng)理參與大型活動(dòng)：部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)日活動(dòng)前一天接收活動(dòng)邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕帶好活動(dòng)議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開始預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見了解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)日活動(dòng)前一天接收活動(dòng)邀請結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕帶好活動(dòng)議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開始陪同總經(jīng)理參與大型活動(dòng)步驟說明：接收活動(dòng)邀請得到活動(dòng)議程，判定關(guān)鍵程度，咨詢總經(jīng)理意見；對于總經(jīng)理同意參與活動(dòng)事先安排日程；活動(dòng)前一天準(zhǔn)備工作做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)那幾項(xiàng)；活動(dòng)當(dāng)日著大方職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好活動(dòng)議程、名片等資料；活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理需要，注意保持在總經(jīng)理視線內(nèi)，在必需時(shí)為總經(jīng)理擋駕；活動(dòng)后整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持大型活動(dòng)：部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)日活動(dòng)前三星期接收活動(dòng)邀請依據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束依據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參與分工演練N修改幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備講話稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開始征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)日活動(dòng)前三星期接收活動(dòng)邀請依據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束依據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參與分工演練N修改幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備講話稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開始參與支持大型活動(dòng)步驟說明：接收活動(dòng)邀請得到活動(dòng)議程，判定關(guān)鍵程度，咨詢總經(jīng)理意見；假如總經(jīng)理同意參與活動(dòng)，安排好日程；活動(dòng)前三星期參與分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己職責(zé)，了解其它人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)；假如講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備，要給自己留出修改時(shí)間；幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、講話稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿PPT和講話稿要交給會(huì)議組織者；參與彩排；對重大活動(dòng)中需要配合演示PPT一定要反復(fù)演練；活動(dòng)當(dāng)日參與外部活動(dòng)時(shí)，秘書應(yīng)著端莊大方職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好以下物品：拷好資料筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等；活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；活動(dòng)中配合接待企業(yè)或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求同時(shí)也關(guān)注其它總經(jīng)理需求；在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理需求或布署，可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員工作；活動(dòng)后整理業(yè)務(wù)資料和名片；依據(jù)錄音整理講話稿；總經(jīng)理在活動(dòng)中往往會(huì)碰到大家，引發(fā)很多工作管理上想法，需要秘書參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。六、突發(fā)來訪接待部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見NNNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束依據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會(huì)議室，告訴對方需要等候時(shí)間總經(jīng)理方便時(shí)通知來訪情況記下對方聯(lián)絡(luò)方法，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其它責(zé)任人見面主動(dòng)另約見面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門責(zé)任人處理留下來訪者聯(lián)絡(luò)方法和介紹資料通知來訪者相關(guān)部門責(zé)任人聯(lián)絡(luò)方法NY和部門業(yè)務(wù)相關(guān)？禮貌拒絕N和企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目標(biāo)開始征求總經(jīng)理意見NYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束依據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會(huì)議室，告訴對方需要等候時(shí)間總經(jīng)理方便時(shí)通知來訪情況記下對方聯(lián)絡(luò)方法，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其它責(zé)任人見面主動(dòng)另約見面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門責(zé)任人處理留下來訪者聯(lián)絡(luò)方法和介紹資料通知來訪者相關(guān)部門責(zé)任人聯(lián)絡(luò)方法NY和部門業(yè)務(wù)相關(guān)？禮貌拒絕N和企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目標(biāo)開始接待突發(fā)來訪步驟說明：問清對方來訪目標(biāo)；對于總經(jīng)理熟悉且很關(guān)鍵客人，假如總經(jīng)理當(dāng)初有時(shí)間接待，應(yīng)該盡可能安排，能夠把來訪者帶到會(huì)議室，為對方準(zhǔn)備飲料和報(bào)紙，并告訴對方大約要等多久，同時(shí)禮貌地暗示對方總經(jīng)理下一個(gè)聚會(huì)何時(shí)開始，請對方注意時(shí)間；對于總經(jīng)理熟悉且很關(guān)鍵客人，假如總經(jīng)理當(dāng)初不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者認(rèn)為她隨時(shí)全部會(huì)受到歡迎，同時(shí)咨詢來訪者意見，主動(dòng)和來訪者另約一個(gè)見面時(shí)間，或幫助她安排和相關(guān)責(zé)任人見面；留下來訪者聯(lián)絡(luò)方法和資料，待總經(jīng)理方便時(shí)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，假如需要可進(jìn)行后續(xù)安排；對于和企業(yè)和部門毫不相關(guān)來訪者，有禮貌地拒絕；但假如自己不能確定，一定要咨詢相關(guān)責(zé)任人意見；對于和其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)來訪，能夠告訴對方相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)方法，留下對方聯(lián)絡(luò)方法和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；對于確實(shí)應(yīng)由總經(jīng)理分管來訪記下對方聯(lián)絡(luò)方法，告訴對方總經(jīng)理不能立即接待她，并做出解釋。假如對方愿意，能夠推薦對方和部門其它責(zé)任人聯(lián)絡(luò)，同時(shí)告訴對方能夠先把想法以寫信或寄email方法告訴總經(jīng)理；在總經(jīng)理方便時(shí)通知來訪情況，依據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排。注意事項(xiàng)：有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做任何解釋，死纏著非見總經(jīng)理不可，對這種人一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復(fù)進(jìn)行解釋并提出提議。同時(shí)一定要向?qū)Ψ酱_保能夠?qū)懶呕虬l(fā)email給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會(huì)看。第三部分溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通秘書要和所服務(wù)總經(jīng)理建立常常性溝通，了解總經(jīng)理近期工作關(guān)鍵、業(yè)務(wù)關(guān)鍵點(diǎn)及管理方面思想。正確了解總經(jīng)理授意、做好上情下達(dá)工作。秘書應(yīng)以主動(dòng)謙虛態(tài)度和總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)部門人員充足溝通，盡可能立即了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，并將信息立即整理反饋給總經(jīng)理，有效地幫助總經(jīng)理推進(jìn)工作作為秘書，在日常工作中，注意和其它部門和同事協(xié)作，要把對方看作是自己資源，經(jīng)過一點(diǎn)一滴交往，協(xié)調(diào)和各部門之間關(guān)系，對任何部門、任何一位同事全部應(yīng)有極強(qiáng)用戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意立即向那些給你支持部門和人員表示謝意。二、外部溝通外部溝通會(huì)大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，所以要尤其重視在這些方面商務(wù)禮儀。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合作：作為總經(jīng)理和外界溝通窗口，秘書應(yīng)以熱忱態(tài)度和合作廠商建立起真誠信任關(guān)系，但在處理事務(wù)時(shí)注意以企業(yè)利益為重，端正自己位置，靈活處理。尊重合作伙伴和供給商，要注意多方了解和業(yè)務(wù)相關(guān)事務(wù)，以做到正確了解對方意圖、幫助進(jìn)行有效溝通和傳達(dá)。在代總經(jīng)理進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)推進(jìn)工作時(shí)，要和合作廠商達(dá)成了解，為總經(jīng)理決議發(fā)明良好合作環(huán)境，輔助總經(jīng)理推進(jìn)。（二）禮尚往來：答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在關(guān)鍵節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或關(guān)鍵合作廠商企業(yè)紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見以后，以禮品或賀信立即致意，維護(hù)和合作廠商友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒總經(jīng)理并為其安排和廠商定時(shí)溝通活動(dòng)或輕松就餐，和廠商建立常常性溝通。以促進(jìn)相互了解和深入合作。三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)含有禮儀秘書作為總經(jīng)理輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一個(gè)好秘書既是領(lǐng)導(dǎo)助手又是領(lǐng)導(dǎo)參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決議，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好公眾形象。作好助手和參謀工作參與決議調(diào)研，提供有份量信息。秘書要做好決議參謀，就要主動(dòng)參與決議調(diào)查研究。首先是廣泛搜集信息，多提供真實(shí)情況。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決議預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)思維，多提供有份量文稿。其中要把握三點(diǎn)：要有觀察力，跟蹤了解總經(jīng)理思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)思想火花。才能立即估計(jì)總經(jīng)理在想什么，準(zhǔn)備什么。要站在領(lǐng)導(dǎo)工作角度思索問題，才有一定高度、廣度和深度。主動(dòng)和總經(jīng)理交流思想，經(jīng)過聽取領(lǐng)導(dǎo)意見不停調(diào)整自己思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中愈加好地表現(xiàn)總經(jīng)理思想。參與實(shí)踐，幫助總經(jīng)理推進(jìn)工作。主動(dòng)介入相關(guān)工作，立即掌握相關(guān)情況，適時(shí)提出提議。常常了解全局情況，取得按時(shí)保質(zhì)完成各類任務(wù)主動(dòng)權(quán)。參與要有度，參謀要有方參與決議調(diào)研，重視“多謀”，切忌“擅斷”。參與督促檢驗(yàn)，工作要“到位”，不能“越位”參與工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)工作。輔助總經(jīng)理塑造良好形象。秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)對外形象好壞在很大程度上反應(yīng)了秘書和秘書部門服務(wù)水準(zhǔn)。秘書可從以下幾方面來輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好形象。語言形象總經(jīng)理在正式場所發(fā)表講話，秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、講話提要，必需時(shí)做好語言標(biāo)識。公務(wù)活動(dòng)之前，提供廣泛適用背景資料（包含活動(dòng)內(nèi)容、所要處理基礎(chǔ)問題及和此相關(guān)人文等知識）供總經(jīng)理參考準(zhǔn)備。2．幫助總經(jīng)理樹立行為合作形象。要在事務(wù)安排中，尤其是企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸一般職員，了解情況，融于職員之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)形象得以升華。幫助總經(jīng)理樹立行為激勵(lì)形象。要尊重她人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大家意見，在堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)前提下，盡可能滿足下屬及部門需求，增強(qiáng)協(xié)力。幫助總經(jīng)理樹立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要經(jīng)過本身行動(dòng)影響她人，秘書是總經(jīng)理對外界面口，必需幫助總經(jīng)理做好以下幾項(xiàng)工作：要待人熱情，比如在總經(jīng)理開展某項(xiàng)活動(dòng)之前，具體了解該項(xiàng)活動(dòng)所包含人員情況，包含姓名、身份、履歷等，方便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方信息，為開展熱情友好交際活動(dòng)發(fā)明條件。對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)會(huì)和把握總經(jīng)理處事標(biāo)準(zhǔn)，并在對外交往中很好地利用，必需時(shí)提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞她人。秘書禮儀素質(zhì)培養(yǎng)秘書要充足發(fā)揮禮儀作用，達(dá)成工作自如效果，除了把握好基礎(chǔ)禮儀標(biāo)準(zhǔn)外，還應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)對本身素質(zhì)培養(yǎng)。培養(yǎng)良好道德修養(yǎng)禮儀是道德一個(gè)外在表現(xiàn)形式，良好道德會(huì)令人自然展示優(yōu)雅得體舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬態(tài)度。公正客觀。要公正地評價(jià)她人，不要以自己好惡來評說她人，也不用自己好惡要求她人。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)高低論曲直，提批評、提議要出于“公心”，幫助她人要出于“誠心”。忠誠守信。要忠誠老實(shí)，辦事恪守標(biāo)準(zhǔn)，忠于承諾，能辦事要千方百計(jì)辦，不能辦事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到她人諒解。擺正站位。秘書一定要擺正自己位置，在和不一樣身份人交往處事中，要正確推行自己職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要主動(dòng)地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)決議和下屬或其它部門工作。培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方態(tài)度謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待她人。不過高估量自己，不過低估量她人，善于發(fā)覺自己缺點(diǎn)并更正，善于發(fā)覺她人優(yōu)點(diǎn)欣賞和學(xué)習(xí)。恭敬就是尊重對方人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛而恭