車企文件及資料管理規(guī)定

車企文件及資料管理規(guī)定一、文件資料保密方案1、一級文檔原則上由文控中心保管，或由總裁指定人員保管；二、三、四級文檔原則上由各部門自行保管，公司規(guī)定統(tǒng)一管理的，由文控中心統(tǒng)一保管；2、傳真機統(tǒng)一由專人管理，他人不可使用；3、保密文檔的傳遞、復(fù)印、歸檔等原則上只能由保密員新自進行；特殊的可由經(jīng)辦人處理；4、傳真到公司的資料由專人送達收件，無確定收件人世間，送至相關(guān)部門經(jīng)理處；5、保密文檔的管理規(guī)定由人事部統(tǒng)一定出，文控中心可定出操作的細則和程序，但不得違反統(tǒng)一管理規(guī)定；6、任何保密文檔原則上不得帶出廠區(qū)，特殊情況由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批，方可帶出；7、保安必須檢查出入的文件，確保保密文檔不得流出公司。二、關(guān)于保密文件管理的規(guī)定1、本規(guī)定所指的保密文件特指經(jīng)總裁或相關(guān)部門經(jīng)理確定的，可在各部門存放的一、二、三、四級文件及資料。2、保密文件實行部門經(jīng)理總負責(zé)制，具體保密措施由保密員執(zhí)行。（保存）3、一級文件的整個操作過程須由生成文件人親自執(zhí)行，一級文件生成后，必須在文件的首頁附上保密封面，一級文件必須經(jīng)文控中心加蓋絕密章，登記編碼后方可交至審閱人，審閱人審閱后，須交文控中心保存或交總裁指定保存人保存。4、保密文件應(yīng)與其它文件分開保存，每人保密文件應(yīng)分級加蓋保密章，鎖入保險柜（或欣柜），由保密員專管，特別重要的，由部門經(jīng)理專管。5、部門內(nèi)產(chǎn)生的保密文件由擬稿人（經(jīng)手人）辦妥后初擬保密級別，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，將文件類別、內(nèi)容摘要、保密級別、預(yù)定保密期限等填入“保密文件送件單”，隨文件送交部門保密員編寫檔號并簽收后，“保密文件送件單”退回擬稿人（經(jīng)手人）存查，文件由保密員含糊歸檔并將其名稱及歸檔編號登入“保密文件保存?zhèn)洳椴尽薄?、保密員應(yīng)將每月增加的保密文件，于次月五日前填“保密文件增列表”交部門經(jīng)理核閱并報人事部保密員備案。（復(fù)印）7、保密員在接到有效的“復(fù)印通知書”后，親自送交復(fù)印室復(fù)印，在復(fù)印件上加蓋分級保密章，經(jīng)填寫《復(fù)印件使用表》，并由經(jīng)辦人簽收后，方可親自交給經(jīng)辦人。8、保密文件的復(fù)印件根據(jù)“復(fù)印通知書”的用途，確定在使用后是否收回，如需收回，必須在使用期限內(nèi)收回，由保密員親自銷毀并保留記錄。9、保密文件的復(fù)印件視同文件正本按本規(guī)定進行。使用保密文件復(fù)印件的人員必須妥善保存。（借閱）10、借閱保密文件實行“借閱單”管理辦法：（1）“借閱單以一單一件為原則。借閱時間最長以一周為限，如有特殊情況欲處長借閱期限時，應(yīng)按借閱程序重新輸；（2）借閱人對于所借閱的保密文件，負有保密全責(zé)，并且不得抽換增損；（3）借閱人借閱保密文件，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其它人員需借閱同一文件時，應(yīng)經(jīng)借閱變更登記，不得私自授受；（4）借閱保密文件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)的保密文件，必須經(jīng)總裁批準(zhǔn)。11、公司人員需借閱保密文件時，除依上一條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填寫“借閱單”注明借閱期間及用途，按保密文件級別經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，并經(jīng)保存部門經(jīng)理簽字，方可借閱保密文件。12、保密員接到有效的“借閱單”后，對于在現(xiàn)場借閱的，由保密員陪同；對于借走的，保密員取出該項文件，于“借閱單”上填注日期，并立即開出“文件傳遞記錄卡”一份，連同保密文件交借閱人簽收，“文件傳遞記錄卡”由保密員留存。借閱人用完保密文件歸還時，保密員點收無誤后，將歸還時間填寫在“文件傳遞記錄卡”上并經(jīng)借閱人簽字確認(rèn)后一并歸檔。13、保密員應(yīng)將“借閱單”留存?zhèn)洳?并按單上的預(yù)定歸還日期的先后整理,以備催還.(經(jīng)辦)。14\以下統(tǒng)稱制作或使用保密文件的人員為經(jīng)辦人。15、經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場所使用保密文件，不行擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，并于使用期間妥善收存，防止他人取得或翻閱。16、經(jīng)辦人不得請他人代抄、代描保密文件、不許擅自復(fù)印。17、經(jīng)辦人如未能在規(guī)定期限內(nèi)使用完保密文件，應(yīng)于到期前由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)處長使用期限，并經(jīng)保密員登記。18、經(jīng)辦人如因公必須攜帶保密文件外出時，應(yīng)出相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批，在保安室登記后方可帶出廠。（銷毀）19、保密員應(yīng)于每年年底清理所保密的文件，將認(rèn)為已無進而繼續(xù)保存或已消失保密性質(zhì)的文件，填寫“保密文件銷毀/解密單”由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批。20、獲準(zhǔn)銷毀的文件由碎紙機碎掉，獲準(zhǔn)解密的文件送回原經(jīng)辦部門按一般文件處理。（簽