Excel 基礎培訓模板

Excel基礎培訓演講人：1夏Excel概述Excel是目前市場上功能最強大的電子表格制作軟件，它和Word、Powerpoint、Access等組件一起，構成officeXX軟件的完整體系。Excel是工能強大、技術先進、實用方便且靈活的電子表格軟件可以用來制作電子表格，完成復雜的數(shù)據(jù)運算，進行數(shù)據(jù)分析和預測，不僅具有強大的數(shù)據(jù)組織、計算、分析和統(tǒng)計功能，還可以通過圖表、圖形等多種形式形象地顯示處理結果，更能夠方便地與Office其他組件相互調(diào)用數(shù)據(jù)，實現(xiàn)資源共享。對我們工作實際應用提供高效的幫助。

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ContentsExcel1基本界面2345常用技巧數(shù)據(jù)編輯常用功能常用公式案例目錄基本界面

1Excel基本界面數(shù)據(jù)編輯

（1）數(shù)據(jù)輸入（2）格式設置（3）常用基本功能（4）加密Excel文件（5）打印設置（6）工作表的復制與移動2數(shù)據(jù)編輯（1）數(shù)據(jù)輸入輸入數(shù)字或文本a在工作表中，單擊一個單元格；b鍵入所需的數(shù)字或文本，然后按Enter或Tab。（默認情況下，按Enter會向下移動一個單元格，Tab會向右移動一個單元格。）Excel單元格文字隨時換行有時需要在一個單元格中分成幾行顯示文字等內(nèi)容：方法一：一般是通過選中格式菜單中的【單元格】-【對齊】-【自動換行】復選項，單擊【確定】即可。方法二：需要重起一行輸入內(nèi)容的時候，只要按住【Alt鍵】的同時按下回車鍵就可以了，這種方法又快又方便。2數(shù)據(jù)編輯（2）格式設置格式設置：選中需要設置格式的單元格，然后點擊右鍵，選中“設置單元格格式”，在彈出的對話框中進行設置。在“數(shù)字”一欄選擇你需要的類型，然后可以在其他菜單欄進行你需要的操作。或者直接利用窗口上面的選項進行設置2數(shù)據(jù)編輯設置邊框快速添加普通邊框可以利用工具欄上的【邊框】按鈕可以快速為表格添加邊框：選中需要添加邊框的單元格區(qū)域，單擊【格式】工具欄上的【邊框】按鈕，在隨后彈出的下拉列表中（如圖），選擇一種框線樣式即可。設置彩色邊框

選中需要添加邊框的單元格區(qū)域，點擊右鍵【設置單元格格式】命令，打開【單元格格式】

對話框，切換到【邊框】標簽中（如圖），設

置好【線條】【樣式】和【顏色】，再【預置】

邊框位置，全部設置完成后，確定返回即可。2數(shù)據(jù)編輯設置行高和列寬拖拉法：將鼠標移到行（列）標題的交界處，成雙向拖拉箭頭狀時，按住左鍵向右（下）

或向左（上）拖拉，即可調(diào)整行（列）、寬（高）。雙擊法：將鼠標移到行（列）標題的交界處，雙擊鼠標左鍵，即可快速將行（列）的行高

（列寬）調(diào)整為“最合適的行高（列寬）設置法：選中需要設置的行高（列寬）的行（列），執(zhí)行“格式行（列）行高（列寬）”

命令，打開“行高（列寬）”對話框，輸入一個合適的數(shù)值，確定返回即可。（3）常用功能a選擇性粘貼（數(shù)值、公式、格式等，轉置：行列互換，）如圖：b格式刷(雙擊格式刷后可連續(xù)使用,再單擊格式刷可停止使用。)c快速復制公式（單元格右下角的小黑十字上用鼠標快速點擊兩下）2數(shù)據(jù)編輯d凍結窗口具體操作步驟：點擊“視圖”-“凍結窗口”-“凍結拆分窗格”快捷鍵：ALT+W+F+Fa）凍行下一行，凍列右一列，

行列右下格（如圖所示）例：活動單元格在A2，凍結第一行

活動單元格在B1，凍結第一列

活動單元格在B2，凍結第一行第一列e撤銷、恢復或重復操作f常用函數(shù)一鍵完成（如右圖）基本的統(tǒng)計信息：如求和、計數(shù)、最小（大）值等，選擇對應的項直接點擊即可。2數(shù)據(jù)編輯g隱藏列或行選擇需要隱藏的“行”或“列”，點擊鼠標右鍵，點擊隱藏即可。h查找和替換不但文本或數(shù)字可以替換，連公式的部分內(nèi)容都可以替換。有時在一份表格中要多次輸入某

個特殊符號（如①），每次切換軟鍵盤，非常麻煩。我們可以用替換的方法來加快輸入的

速度：先在輸入需要特殊符號的地方輸入一個字母（如：Z）,表格整個輸入完成后按“Ctrl+H”組合鍵（或執(zhí)行“編輯→替換”命令），打開“查找和替換”對話框（如圖）在“查找內(nèi)容”中輸入上述字母“Z”，在“替換為”中輸入特殊符號“①”，按下“全部

替換”按鈕即可。2數(shù)據(jù)編輯（4）加密Excel文件用Excel制作完報表，如果不想讓他人查看或修改。aExcel2007中點擊左上角的選項按鈕，在彈出菜單中選擇“另存為”?；蛘甙纯旖萱IF12也是一樣的效果。b在“另存為”界面左下角有一個“工具”按鈕，2數(shù)據(jù)編輯點擊“工具”按鈕右邊的小三角，在彈出菜單中選擇“常規(guī)選項”。設置“打開權限密碼”后，他人可以用這個密碼閱讀這個Excel文件。設置“修改權限密碼”后，他人可以用這個密碼打開和修改這個Excel文件。勾選“建議只讀”后，他人在試圖打開Excel文件的時候，會彈出建議只讀的提示窗口。2數(shù)據(jù)編輯（5）打印設置設置打印區(qū)域選中需要打印的單元格區(qū)域，然后切換到“頁面布局”選項卡，點擊“頁面設置”組中的“打印區(qū)域”按鈕，在彈出的下列表中選擇“設置打印區(qū)域”選項即可。設置打印標題

在“頁面設置”對話框的“工作表”選項卡中，單擊“頂端標題行”文本框右側的折疊按鈕，在工作表中選中需打印的標題行即可。（注：打印預覽快捷鍵：CTRL+F2）同時打印多個工作薄表a打印多個工作薄按Ctrl+O組合鍵打開“打開”對話框，找到所需打印文件夾，按住Ctrl鍵不放依次選擇

需要打印的文件后，點擊“工具”按鈕，選擇“打印”即可。2數(shù)據(jù)編輯b打印多個工作表按住Ctrl鍵依次選中所需要打印工作表，在標題欄中會出現(xiàn)“工作表”字樣后即可打印。（6）Excel工作表的復制與移動技巧

在使用Excel時，經(jīng)常會需要在工作表間復制或移動數(shù)據(jù)，或者干脆復制整個工作表。復

制一個工作表中所有單元格的內(nèi)容和復制整個工作表是有區(qū)別的，下面分別介紹復制或

移動的方法。a復制與粘貼工作表中所有單元格（復制部分單元格也可以按下列步驟）：操作步驟如下：1）按Ctrl+A鍵選中所有單元格。也可以單擊工作表左上角的行與列交點，從而選中所

有單元格。2）按Ctrl+C復制。3）轉到另一個工作表，然后單擊A1單元格。2數(shù)據(jù)編輯4）按Enter鍵或者是按Ctrl+V粘貼。這樣就將前一工作表中的所有單元格復制到了當前工

作表中了。b復制整個工作表復制整個工作表不只意味著要復制工作表中的單元格，還包括該工作表的頁面設置參數(shù)，

以及自定義的區(qū)域名稱等。方法一1）移動鼠標指針到工作表標簽上方。2）按住Ctrl鍵的同時拖動工作表到另一位置。3）松開Ctrl鍵和鼠標左鍵，這樣就完成了同一工作薄整個工作表的移動并復制。方法二1）在工作表標簽上單擊右鍵。2數(shù)據(jù)編輯從彈出菜單中選擇“移動或復制工作表”。這時會出現(xiàn)如圖所示的“移動或復制工作表”對話框，我們可以看到，可以將選定的工作表移動到同一工作表的不同位置，也可以選擇移動到其它工作薄的指定位置。如果選中對話框下方的復選框“建立副本”，就會在目標位置復制一個相同的工作表。2數(shù)據(jù)編輯常用小技巧

（1）數(shù)據(jù)輸入（2）數(shù)據(jù)分列（3）用連字符“&”來合并文本（4）其它小技巧3常用小技巧1）數(shù)據(jù)輸入Excel中多個區(qū)域一次輸入同一數(shù)據(jù)在多個區(qū)域輸入同一數(shù)據(jù)（例如，在同一列的不同單元格中輸入性別-男），可以一次性輸入：按住“Ctrl”鍵同時，分別點選需要輸入同一數(shù)據(jù)的多個單元格區(qū)域，然后直接輸入數(shù)據(jù)，輸入完成后，按下“Ctrl+Enter”組合鍵確認一下即可。注意：輸入完成后，不能直接按“Enter”鍵進行確認。

如果采取此種方法輸入公式，系統(tǒng)會智能化地修改公式中相對引用的單元格地址?？焖佥斎氪髮懼形臄?shù)字的簡便方法Excel具有將用戶輸入的小寫數(shù)字轉換為大寫數(shù)字的功能（如它可自動將12345轉換為“壹佰貳拾叁點肆伍”），這就極大的方便了用戶對表格的處理工作。具體步驟為：a將光標移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。b利用數(shù)字小鍵盤在單元格中輸入相應的小寫數(shù)字（如12345）。3常用小技巧C右擊該單元格，并從彈出的快捷菜單中執(zhí)行“設置單元格格式”命令。d從彈出的“單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項卡。e從“分類”列表中選擇“特殊”選項；從“類別”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項。f單擊“確定”按鈕，用戶輸入的12345就會自動變?yōu)椤耙及圪E拾叁點肆伍”，效果非常不錯。在多個工作表內(nèi)輸入相同內(nèi)容的技巧a打開相應工作薄b在按下Ctrl鍵同時采用鼠標單擊窗口需要輸入相同內(nèi)容的不同工作表（如Sheet1、sheet2。。。。），為這些工作表建立聯(lián)系關系。c在其中任意一個工作表中輸入需要的內(nèi)容，這些內(nèi)容就會自動出現(xiàn)在關聯(lián)的工作表中。d輸入完畢后，再次按下Ctrl鍵，并用鼠標單擊關聯(lián)的工作表，解除關聯(lián)關系。3常用小技巧2）數(shù)據(jù)分列批量轉換日期格式

需要在Excel中輸員工入出生時間時，可簡單輸入“yymmdd”形式，如果要求顯示為“yyyymmdd”格式，快速方法是：先選定要轉化的區(qū)域點擊“數(shù)據(jù)→分列”，出現(xiàn)“文本分列向導”對話框，勾選“固定寬度”，連續(xù)兩次點擊“下一步”按鈕，在步驟三對話框的“列數(shù)據(jù)格式”中，選擇“日期”，并選定“YMD”形式，按下“完成”按鈕即可。3常用小技巧3）用連字符“&”來合并文本如果想將多列的內(nèi)容合并一列中，不需要利用函數(shù)，用連字符“&”就能夠輕松將它搞定。在最后合并的單元格中輸入公式：=“A1”&“A2”，Enter即可。4)其他小技巧

在繪圖的時候按住shift鍵，可以很簡單的畫出正方形、直線和等邊三角形等選中相應的單元格，按下【Ctrl+；】組合鍵，即可輸入系統(tǒng)日期；按下【Ctrl+shift+；】組合鍵，即可輸入系統(tǒng)時間。

注意：如果希望輸入的日期或時間隨系統(tǒng)日期或時間改變而改變，請在單元格中輸入公式：=TODAY()或NOW()

單元格位置移動：“Ctrl”+“方向”鍵（最上單元格，最單元格，最左，最右）

3常用小技巧清除格式ERP或系統(tǒng)導出文件，往往帶格式，導致文件大，打開慢，處理慢，嚴重影響工作效率操作1：全選-開始-編輯-清除格式（非常有用，請牢記）超鏈接同一個工作薄中工作表之間的超鏈接在一個工作薄中建立四個工作表，對工作表重新命名分別為【目錄】【A班數(shù)據(jù)】【B班

數(shù)據(jù)】【C班數(shù)據(jù)】，在【目錄】工作表中輸入后三個工作表名稱。

3常用小技巧

點擊【A班數(shù)據(jù)】點擊鼠標右鍵【超鏈接】，在對話框【插入超鏈接】選擇【本文檔中的位置】-【A班數(shù)據(jù)】-【確定】即可。點擊對應的文本就可打開對應的工作表。如下圖所示：

3常用小技巧常用快捷鍵（如下表）3常用小技巧快捷鍵組合用途備注Ctrl+C復制帶公式格式一起復制Ctrl+V粘貼帶公式格式一起粘貼Ctrl+X剪切帶公式格式一起剪切，單公式計算不變Ctrl+Z撤銷可多次撤銷Ctrl+A選擇整個工作表

Ctrl+D向上填充帶公式格式一起填充Ctrl+R向左填充帶公式格式一起填充Ctrl+F查找詳解Ctrl+H替換詳解Ctrl+N新建Excel空表Ctrl+箭頭鍵移動到工作表中當前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣數(shù)據(jù)區(qū)域：包含數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，該區(qū)域周圍為空白單元格或數(shù)據(jù)表邊框。Shift+箭頭鍵將單元格的選定范圍擴大一個單元格

Ctrl+Shift+箭頭鍵將單元格的選定范圍擴展到活動單元格所在列或行中的最后一個非空單元格如果下一個單元格為空，則將選定范圍擴展到下一個非空單元格。ALT+Enter換行只適用于單元格內(nèi)換行常用功能

（1）數(shù)據(jù)透視表（2）圖表（3）排序（4）篩選（5）Excel中分類設置錄入數(shù)據(jù)的下拉列表（6）絕對引用與相對引用

4常用功能（1）數(shù)據(jù)透視表建立數(shù)據(jù)透視表的目的數(shù)據(jù)透視表能幫組用戶分析、組織數(shù)據(jù)。利用它可以很快地從不同角度對數(shù)據(jù)進行分類匯總。（首先應該明確不是所有的工作表都有建立數(shù)據(jù)透視表的必要）創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表a將光標移入需建立數(shù)據(jù)透視表的工作表中，然后單擊“插入”-“數(shù)據(jù)透視表”b“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框上，選擇相應的要分析的數(shù)據(jù)區(qū)域。

4常用功能（2）圖表Excel提供了約14種標準圖表類型，如面積圖、柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖、圓環(huán)圖、氣泡圖、雷達圖、股價圖、曲面圖、散點圖、錐形圖、圓柱圖、菱形圖等，每種圖表都有幾種不同的子類型。此外，Excel還提供了約20中自定義圖表類型，用戶可根據(jù)不同需要選用適當?shù)膱D表類型。

4常用功能選中數(shù)據(jù)區(qū)域，點擊插入“柱形圖（2）圖表

將鼠標光標放在任意一柱形圖柱上點擊鼠標右鍵，點擊“添加數(shù)據(jù)標簽”即可。同上方法“設置數(shù)據(jù)標簽格式”-“標簽選

項”可以給圖表添加需要的標簽選項，比如，

名稱、值、百分比等。顯示數(shù)值如右圖。4常用功能（3）排序排序：行排序和列排序Excel可以對數(shù)據(jù)進行自動排序，但是，如果工作表中有拆分的單元格，則不能重新排序。工作表中某一區(qū)域重新排序。選定需要排序的（單元格）范圍后，單擊“數(shù)據(jù)”-“排序”，再在“排序”對話框上選定

排序規(guī)則，然后單擊“確定”即可。（如果選定某行再排序，僅僅是該行單元格重新排序，

其他單元格不動）。

4常用功能（4）篩選篩選時查找和處理區(qū)域中數(shù)據(jù)子集的快捷方法。篩選

區(qū)域僅顯示滿足條件的行，該條件由用戶針對某列指

定。自動篩選的操作步驟如下：a在存放篩選結果的工作表中任意選取一個單元格；b單擊“數(shù)據(jù)”-“篩選”，在每一個字段名稱旁產(chǎn)

生一個下拉列表按鈕（右圖）；c單擊要設定篩選條件的字段名字邊的下拉列表框按鈕；d選取篩選條件：在該對話框上，根據(jù)需要設定篩選條

件后，單擊“確定”。

4常用功能（5）Excel中分類設置錄入數(shù)據(jù)的下拉列表如果在某些單元格中需要輸入固定格式的數(shù)據(jù)（如：職稱等），可以利用“數(shù)據(jù)有效性”做一個下拉列表，進行選擇性輸入：選中需要建立下拉列表的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框（如圖），在“設置”標簽下，按“允許”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“序列”選項，然后在下面“來源”方框中輸入序列的各元素（如“高級工程師，工程師，助理工程師，技術員，其他職稱”等，注：必須半角模式）確定返回。選中上述區(qū)域中某個單元格，在其右側出

現(xiàn)一個下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，選擇相應的元素（如“工程師”），即可將該元素輸入到相應的單元格中。

4常用功能（6）相對引用與絕對引用相對引用相對引用就是在輸入公式時，對單元格數(shù)據(jù)地址的引用，如果復制的公式使用到相對引用，被粘貼的單元格地址將被更新，并指向與當前公式地址相對應的其他單元格。舉例說明公式的相對引用，其具體操作步驟如下：a分別在A1：A2，B1：B2，C1：C2單元格區(qū)域輸入任意數(shù)據(jù)。b在A3單元格中輸入公式“=A1+A2”。C將A3單元格中的公式復制到B3單元格時，B3單元格中的公式自動被更新為：“B1+B2”d同上操作，此時C3單元格中的公式被更新為“C1+C2”，以此類推，這種引用方式即為相對引用。（如圖所示）

4常用功能絕對引用絕對引用與相對引用不同，相對引用時單元格中的公式會被自動更新，而絕對引用在復制時不改變其公式內(nèi)容。舉例說明公式的絕對引用，其具體操作步驟如下：a分別在工作表中的B1和D5單元格中輸入任意數(shù)據(jù)。b在A1單元格中輸入公式“=$B$1+$D$5”C將A1單元格中的公式復制到工作表的任意單元格中，其公式的內(nèi)容不發(fā)生改變，即為絕對引用（如圖所示）

4常用功能混合引用如果一個公式內(nèi)即使用了相對引用，又使用了絕對引用，則稱為混合引用。在使用混合引用時，一定要分清哪部分是相對引用，哪部分是絕對引用。絕對引用使用“$”符號來加以區(qū)別，例如“$A1”表示列位置是絕對的，均為第A列，而行位置是相對的；“A$1”則表示列位置是相對的，行位置是絕對引用。在輸入公式時，可以通過按“F4”鍵改變引用類型。對于公式，僅輸入單元格地址如“D1”為相對引用，按“F4”鍵，公式變?yōu)椤?D$1”,即絕對引用；繼續(xù)按“F4”鍵，變?yōu)榛旌弦谩癉$1”，即列相對，行絕對；再接著按“F4”鍵，扔為混合引用“$D1”，但為列絕對，行相對；第4次按“F4”鍵時，則返回到相對引用“D1”舉例說明公式的混合引用，其具體步驟如下:a分別在A1：A5和B1：B5單元格中輸入任意數(shù)據(jù)。

4常用功能b在A6單元格中輸入公式“=$A1+$A2+A3+A4+A5”。C將A6單元格中的數(shù)據(jù)輸入到B6單元格，此時單元格中的公式被變更為“=$A1+$A2+B3+B4+B5”?？梢钥吹健?A1+$A2”為絕對引用，而“B3+B4+B5”為相對引用，即為混合引用。（如圖所示）

4常用功能常用公式

（1）與求和有關的函數(shù)的應用（2）邏輯函數(shù)（3）文本日期時間函數(shù)（4）查詢與引用函數(shù)（5）統(tǒng)計函數(shù)

5常用公式（1）與求和有關的函數(shù)的應用SUM:行或列求和,區(qū)域求和SUM函數(shù)中的參數(shù)，即被求和的單元格或單元格區(qū)域不能超過30個。換句話說，SUM函數(shù)括號中出現(xiàn)的分隔符（逗號）不能多于29個，否則Excel就會提示參數(shù)太多。SUMIF:(在哪里找，找什么，加總哪些單元格)SUMIF函數(shù)可對滿足某一條件的單元格區(qū)域求和，該條件可以是數(shù)值、文本或表達式=SUMIF($C$3:$C$12,“銷售部”，$F$3:$F$12)=SUMIF($C$3:$C$12,“＞=100”，$F$3:$F$12)5常用公式（2）邏輯函數(shù)IF函數(shù)(條件,為真就怎樣,否則就怎樣)

判斷條件的真假,真:返回之中的指定內(nèi)容,

假:返回另外的指定內(nèi)容(FALSE),如右圖：AND函數(shù)(條件1,條件2,條件3條件N)判斷給出的條件是否都為真,為真就返回True,

否則返回FalseOR函數(shù)：指在其參數(shù)組中，任何一個參數(shù)邏輯值

為TRUE,，即返回TRUE它與AND函數(shù)的區(qū)別在于，AND函數(shù)要求所有函數(shù)邏輯值均為真，結果方為真。

而OR函數(shù)僅需其中任何一個為真即可為真。

5常用公式NOT函數(shù)：

用于對數(shù)值求反。當要確保一個值不等于某一特定值時，可以使用NOT函數(shù)。簡言之，就是當參數(shù)值為TRUE時，NOT函數(shù)返回的結果恰與之相反，結果為FALSE比如：NOT(2+2=4),

該參數(shù)結果為TRUE,由于是NOT函數(shù)，因此返回函數(shù)結果與之相反，為FALSECOUNTIF函數(shù)（在哪里找，找什么）

可以用來計算給定區(qū)域內(nèi)滿足特定條件的單元格的數(shù)目。例1：在統(tǒng)計A列區(qū)域數(shù)值為80的單元格有幾個，在A9單元

格輸入=COUNTIF(A1：A8，80)，結果顯示為“2”。如右圖：例2：求指定單元格區(qū)域中，每個值出現(xiàn)的次數(shù)在“B8”單元格中輸入“=COUNTIF($A$1:$A$8,A8)”回車后，在B列中拖動就可以吧整個A列對應的B列值求出來。（如右圖）

5常用公式（3）文本日期時間函數(shù)大小寫轉換LOWER:將一個文字串中的所有大寫字母轉換為小寫字母。UPPER:將文本轉換為大寫形式。PROPER:將文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母轉換成大寫。將其余的字母轉換成小寫。這三種函數(shù)的基本語法形式均為函數(shù)名（text）取出字符串中的部分字符（如下圖所示）LEFT函數(shù)：LEFT（從那里取，取幾個）從左邊開始取相應字符數(shù)的文本RIGHT函數(shù)：RIGHT(從那里取，取幾個),從右邊開始取相應字符數(shù)的文本MID函數(shù)：MID（從哪里取，第幾個開始，取幾個），從指定位置開始取文本

5常用公