公司合同檔案管理制度

公司合同檔案管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范和管理公司的合同檔案，確保合同的存檔、查閱和銷毀等工作能夠有效進行，保證合同文件的完整性、安全性和可追溯性，提高公司合同管理水平，確保公司合規(guī)運營。2.適用范圍本制度適用于公司的全部部門和員工。3.定義合同：指公司與客戶、供應商、合作伙伴等形成的書面協(xié)議。合同檔案：指合同的存儲、歸檔、銷毀等一系列管理活動。4.合同檔案管理流程4.1合同存檔4.1.1合同簽訂當公司與相關(guān)方簽訂合同時，合同需經(jīng)雙方簽字蓋章確認。公司工作人員應將合同及相關(guān)附件歸檔為合同文件。4.1.2合同登記公司工作人員應將合同的相關(guān)信息登記入合同登記冊，包含合同編號、合同名稱、簽訂日期、生效日期、合同期限、合同金額等。合同登記冊由公司檔案管理部門負責維護。4.1.3合同存儲合同應存儲在公司指定的檔案庫或安全的電子檔案管理系統(tǒng)中，確保合同文件的安全。合同電子檔案應備份并進行定期檢查，以防數(shù)據(jù)丟失。合同存儲應依照合同的類別、時間、編號等進行分類，方便日后的查閱和管理。4.2合同查閱4.2.1查閱權(quán)限合同的查閱權(quán)限應按崗位和業(yè)務需求進行劃分，確保合同信息的保密性。只有經(jīng)授權(quán)的員工在合同信息的查閱過程中才會得到相應權(quán)限。4.2.2合同查閱流程員工需要查閱合同時，應向公司檔案管理部門提交查閱申請，明確查閱目的和范圍。檔案管理部門在收到申請后，核實權(quán)限并供應相應的合同文件或電子檔案。員工查閱完畢后，應立刻歸還合同文件或電子檔案，確保合同信息的安全性。4.3合同銷毀4.3.1銷毀時機合同的銷毀時間應依據(jù)合同商定的有效期限和業(yè)務需要而定。合同到期后，經(jīng)相關(guān)部門確認無需保存的合同，可進行銷毀。4.3.2銷毀程序公司檔案管理部門應編制合同銷毀計劃，并報批相關(guān)部門。檔案管理部門應依照銷毀計劃，對合同文件或電子檔案進行銷毀。銷毀過程應將銷毀文件或檔案記錄及時登記，并留存?zhèn)浒浮?.4合同檔案保管責任4.4.1公司檔案管理部門責任公司檔案管理部門負責訂立并更新合同檔案管理制度，引導公司全員合同檔案的管理工作。檔案管理部門應進行定期檢查和檔案審計，確保合同檔案管理制度的執(zhí)行情況和合同文件的完整性。4.4.2部門負責人責任各部門負責人應負責各自部門合同的管理，并確保合同檔案依照制度規(guī)定進行存儲和查閱。部門負責人應指派專人負責合同的存儲、歸檔和查閱工作，并做好相應記錄。4.4.3員工責任公司全員應遵守合同檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定，對合同文件的存儲、歸檔、查閱和銷毀等工作負責。員工不得私自查閱、轉(zhuǎn)移、竄改或銷毀合同文件，如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告檔案管理部門。5.監(jiān)督與改進公司檔案管理部門應定期對合同檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時引導和矯正。檔案管理部門應依據(jù)實際工作情況，不絕總結(jié)經(jīng)驗，優(yōu)化合同檔案管理流程，提升管理效率和安全性。6.附則本制度的解釋權(quán)歸公司檔案管理部門全部，并可依據(jù)需要進行修訂和增補。任何違反本制度規(guī)定的行為