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文檔簡(jiǎn)介
某學(xué)院數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)需求一、項(xiàng)目服務(wù)清單項(xiàng)目名稱功能模塊功能說(shuō)明數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目1.電子公文歸檔系統(tǒng)1.接收各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔的數(shù)據(jù)以及各部門人員提交的數(shù)據(jù),經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)整理后提交歸檔審核,同時(shí)嵌入學(xué)校歸檔范圍、保管期限表以輔助歸檔范圍、保管期限劃分,系統(tǒng)嵌入學(xué)校保管期限表,并根據(jù)規(guī)則對(duì)接收到的電子文件在預(yù)歸檔階段進(jìn)行保管期限以及歸檔范圍的判斷。2.數(shù)字檔案管理平臺(tái)2.按照國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的要求,基于網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展電子文件的鑒定、歸檔、移交/接收、整理、分類、管理、劃控、查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用、銷毀等全過(guò)程規(guī)范化現(xiàn)代化檔案管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),逐步拓展、滾動(dòng)建設(shè)、持續(xù)發(fā)展。實(shí)現(xiàn)多門類檔案(文書(shū)、科研、財(cái)會(huì)、教學(xué)、基建、設(shè)備、聲像、實(shí)物等傳統(tǒng)檔案和部分專題檔案)的集中管理,提高檔案業(yè)務(wù)管理的效率和資源服務(wù)的安全可靠性,滿足利用者和檔案管理者需求,并面向全校師生提供方便快捷的檔案查閱利用及對(duì)外服務(wù),包括查檔預(yù)約、自助查檔、檔案查閱服務(wù)等功能,提升我校檔案信息服務(wù)水平。同時(shí)集成OCR全文識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)電子文件內(nèi)容的識(shí)別提取,以提高電子檔案檢索應(yīng)用的效率,提供方便的檔案檢索模式。3.業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔接口3.與OA系統(tǒng)或門戶系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)用戶同步、單點(diǎn)登錄,實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)重要數(shù)據(jù)歸檔。二、項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)(1)項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo):數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,包括應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè),需要由學(xué)校檔案部門牽頭,并協(xié)調(diào)信息部門、業(yè)務(wù)部門共同參與實(shí)施。借助學(xué)?,F(xiàn)有的信息網(wǎng)絡(luò),按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室評(píng)價(jià)辦法》、《檔案檢查工作辦法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》、《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》等文件規(guī)范,實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接,提取各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中各門類、各種載體檔案的電子文件信息,并對(duì)提取的電子文件信息進(jìn)行四性(真實(shí)、完整、有效、可用)驗(yàn)證,數(shù)字檔案室系統(tǒng)進(jìn)行收集、審核、固化、安全存儲(chǔ)、管理和利用,實(shí)現(xiàn)全校的檔案信息資源共享。(2)系統(tǒng)框架要求:數(shù)字檔案室系統(tǒng)基于開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)參考模型(ISO14721-2012Spacedataandinformationtransfersystems-Openarchivalinformationsystem(OAIS)-Referencemodel)設(shè)計(jì)功能架構(gòu),集成管理各門類數(shù)字檔案資源,具備收集、元數(shù)據(jù)捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲(chǔ)、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計(jì)、備份、災(zāi)難恢復(fù)、用戶管理、權(quán)限管理等基本功能,為電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全提供首要保障,并達(dá)到靈活擴(kuò)展、簡(jiǎn)單易用的基本要求。(3)系統(tǒng)功能要求:1.電子公文歸檔功能電子公文歸檔是檔案預(yù)歸檔功能的重要組成部分,本項(xiàng)目需與辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接,及時(shí)收集待歸檔的電子公文,實(shí)現(xiàn)對(duì)公文進(jìn)行接收采集、整理編目、預(yù)歸檔數(shù)據(jù)移交,整個(gè)過(guò)程可分為文件收集、文件整理、文件移交、檔案接收4個(gè)環(huán)節(jié),共12個(gè)步驟。即捕獲、錄入、轉(zhuǎn)換、組件、編號(hào)、封裝、移交檢測(cè)、移交登記、提交、接收檢測(cè)、接收登記、接收確認(rèn)。其中,接收方面的功能由數(shù)字檔案管理端實(shí)現(xiàn),其它需有前置的業(yè)務(wù)歸檔端實(shí)現(xiàn)。功能名稱子功能名稱功能描述電子公文歸檔捕獲在電子公文形成和辦理過(guò)程中捕獲需歸檔電子公文,按照電子公文歸檔元數(shù)據(jù)方案規(guī)范獲取對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息和相關(guān)的內(nèi)容數(shù)據(jù)信息。錄入對(duì)于部分未進(jìn)入電子公文系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)的公文或相關(guān)無(wú)法直接在線歸檔的電子公文,可通過(guò)著錄元數(shù)據(jù)、上傳掛接、脫機(jī)數(shù)據(jù)包導(dǎo)入等方式完成電子公文的收集。轉(zhuǎn)換對(duì)在線歸檔接收、人工上傳掛接、數(shù)據(jù)包導(dǎo)入的各類待歸檔電子文件進(jìn)行格式校驗(yàn),對(duì)于不符合歸檔格式要求的電子文件自動(dòng)進(jìn)行版式格式轉(zhuǎn)換,轉(zhuǎn)換成符合歸檔長(zhǎng)期保管格式要求的電子文件一并歸檔。組件對(duì)電子公文按件進(jìn)行整理,提供對(duì)組件類型的動(dòng)態(tài)維護(hù)功能,實(shí)現(xiàn)不同類型的電子公文可根據(jù)自身特點(diǎn)進(jìn)行組件類型的定義維護(hù),符合行標(biāo)歸檔文件整理規(guī)則的相關(guān)要求。編號(hào)對(duì)各類組件完成的電子公文進(jìn)行編制檔號(hào),可對(duì)不同類型的電子公文進(jìn)行編號(hào)規(guī)則的動(dòng)態(tài)維護(hù)定義。封裝對(duì)各類電子公文已預(yù)編好檔號(hào)后,需按歸檔信息包的規(guī)范要求進(jìn)行打包成歸檔信息包。移交檢測(cè)對(duì)封裝形成的歸檔信息包按文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一般要求結(jié)合公文歸檔信息包歸檔規(guī)范要求進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)檢測(cè),檢測(cè)全部通過(guò)的可進(jìn)行移交正式歸檔。移交登記電子公文歸檔信息包移交正式歸檔過(guò)程中,電子公文形成辦理部門應(yīng)清點(diǎn)、核實(shí)電子公文的文種、成文日期、保管期限、件數(shù)、大小等信息,確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)《電子文件歸檔登記表》??删€上自動(dòng)獲取或手動(dòng)填寫(xiě)相關(guān)信息形成歸檔登記表,提供登記表的下載打印等操作。提交移交登記完成后,檔案管理端系統(tǒng)提供在線的歸檔信息包接收接口,移交的歸檔信息包通過(guò)在線接口等方式推送到檔案管理端接收正式歸檔。接收檢測(cè)在檔案管理端接收移交的歸檔信息包進(jìn)行接收檢測(cè),按文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一般要求結(jié)合公文歸檔信息包歸檔規(guī)范要求進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)檢測(cè),檢測(cè)全部通過(guò)的可進(jìn)行正式接收,對(duì)檢測(cè)不通過(guò)的預(yù)歸檔數(shù)據(jù)可直接在線退回或進(jìn)行相在的修正處置。接收登記對(duì)接收通過(guò)檢測(cè)后的預(yù)歸檔電子公文進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí)電子公文的文種、成文日期、保管期限、件數(shù)、大小等信息,確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)移交過(guò)來(lái)的《電子文件歸檔登記表》,提供歸檔登記表的打印下載等操作,對(duì)簽字后的登記表可掃描關(guān)聯(lián)到系統(tǒng)。確認(rèn)接收對(duì)接收檢測(cè)通過(guò),人工清點(diǎn)核實(shí)通過(guò)后的歸檔電子公文進(jìn)行正式接收入庫(kù),提供自動(dòng)確認(rèn)接收與手動(dòng)確認(rèn)接收等操作。2.數(shù)字檔案管理數(shù)字檔案管理平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)對(duì)單位內(nèi)部符合檔案管理規(guī)范的各類檔案的統(tǒng)一收集、管理、存儲(chǔ)、利用等功能的操作簡(jiǎn)便、功能完善、性能高效的檔案數(shù)據(jù)資源管理系統(tǒng),滿足檔案數(shù)據(jù)管理的需要,滿足檔案數(shù)據(jù)的管理規(guī)范。該系統(tǒng)是整個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)的核心系統(tǒng),包含了數(shù)字檔案資源總庫(kù),實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行分類的收集、管理、存儲(chǔ)、利用。包括對(duì)數(shù)字檔案的目錄及文件的管理、數(shù)據(jù)移交、數(shù)據(jù)接收、導(dǎo)入導(dǎo)出等管理、檔案的開(kāi)放鑒定、元數(shù)據(jù)管理、資源統(tǒng)計(jì)、檔案文件格式轉(zhuǎn)化、備份恢復(fù)等。系統(tǒng)名稱模塊名稱二級(jí)模塊功能描述數(shù)字檔案管理收集預(yù)歸檔接收實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)歸檔移交的歸檔信息包進(jìn)行接收檢測(cè)、接收登記、確認(rèn)接收、正式歸檔等功能:接收檢測(cè):在檔案管理端接收移交的歸檔信息包進(jìn)行接收檢測(cè),按文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一般要求結(jié)合公文歸檔信息包歸檔規(guī)范要求進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)檢測(cè),檢測(cè)全部通過(guò)的可進(jìn)行正式接收,對(duì)檢測(cè)不通過(guò)的預(yù)歸檔數(shù)據(jù)可直接在線退回或進(jìn)行相在的修正處置。2、接收登記:對(duì)接收通過(guò)檢測(cè)后的預(yù)歸檔電子公文進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí)電子公文的文種、成文日期、保管期限、件數(shù)、大小等信息,確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)移交過(guò)來(lái)的《電子文件歸檔登記表》,提供歸檔登記表的打印下載等操作,對(duì)簽字后的登記表可掃描關(guān)聯(lián)到系統(tǒng)。3、確認(rèn)接收:對(duì)接收檢測(cè)通過(guò),人工清點(diǎn)核實(shí)通過(guò)后的歸檔電子公文進(jìn)行正式接收入庫(kù),提供自動(dòng)確認(rèn)接收與手動(dòng)確認(rèn)接收等操作。4、正式歸檔對(duì)正式接收的預(yù)歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)歸檔,支持按已有檔案管理庫(kù)的編號(hào)連續(xù)性要求按需調(diào)整相關(guān)預(yù)編檔號(hào),支持歸成資料或檔案保管。文件收集實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史已有的存量未歸檔文件、無(wú)需歸檔文件等數(shù)據(jù)進(jìn)行存放管理,需提供:目錄數(shù)據(jù)著錄、編輯、刪除、鑒定、歸檔、導(dǎo)出、打印、批量操作、檢索等日常管理操作。數(shù)據(jù)導(dǎo)入實(shí)現(xiàn)對(duì)單位內(nèi)數(shù)字化成果目錄數(shù)據(jù)、歷史存量目錄數(shù)據(jù)、接收的零散目錄數(shù)據(jù)按批次導(dǎo)入等功能,需提供:1、批次信息的建立和動(dòng)態(tài)維護(hù);2、數(shù)據(jù)包格式類型支持EXCEL、XML、TXT等常用類型;2、數(shù)據(jù)包需支持頁(yè)面上傳、后臺(tái)引用等便捷操作方式;3、預(yù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)文件需支持與系統(tǒng)模板的映射配置;4、預(yù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)需支持編號(hào)規(guī)則的配置、重新生成;5、預(yù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)需支持導(dǎo)入查重、查重規(guī)則的動(dòng)態(tài)維護(hù);6、對(duì)預(yù)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)需支持預(yù)導(dǎo)入、查閱導(dǎo)入明細(xì)、正式導(dǎo)入、撤銷導(dǎo)入等操作;文件掛接實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化掃描形成的電子文件、歷史存量電子文件、零散接收的電子文件等進(jìn)行掛接,需提供:1、批次信息的建立和動(dòng)態(tài)維護(hù);2、掛接匹配方式需支持按文件名和文件夾名批量匹配,匹配規(guī)則的動(dòng)態(tài)維護(hù);3、文件格式類型支持Excel、Word、WPS、PDF、OFD、JPG等常用類型;4、掛接的電子文件需支持頁(yè)面打包上傳或后臺(tái)引用;5、掛接方式需支持預(yù)掛接、撤銷掛接、正式掛接;6、對(duì)掛接過(guò)程情況,需提供掛接的預(yù)覽查看、掛接日志瀏覽等;管理件級(jí)管理件級(jí)管理提供管理功能管理所有默認(rèn)按國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行按件歸檔的檔案(即通常所說(shuō)的一文一件方式歸檔),包括從收發(fā)文管理里歸檔、直接人工錄入的檔案、指定格式批量數(shù)據(jù)包導(dǎo)入三種方式采集到的歸檔文書(shū)檔案,統(tǒng)一歸檔文書(shū)管理功能進(jìn)行分類管理。卷級(jí)管理卷級(jí)管理提供功能管理所有默認(rèn)按國(guó)家檔案局《文件整理規(guī)則》進(jìn)行按卷歸檔的檔案(即通常所說(shuō)的傳統(tǒng)立卷方式歸檔),包括從收發(fā)文管理里歸檔、直接人工錄入的檔案、指定格式批量數(shù)據(jù)包導(dǎo)入三種方式采集到的案卷記錄,統(tǒng)計(jì)、案卷文書(shū)管理功能進(jìn)行分類管理。資料管理提供對(duì)無(wú)需進(jìn)行歸檔、移交、開(kāi)放等鑒定業(yè)務(wù)的單位資料進(jìn)行管理的功能。包括常規(guī)的著錄、編輯、刪除、打印、查看、導(dǎo)出、批量操作等功能,各具體功能與文件管理雷同。此模塊的數(shù)據(jù)來(lái)源方式有二,一是利用本模塊的著錄功能直接著錄到本系統(tǒng)中,二是從收集模塊中通過(guò)歸檔鑒定,鑒定為資料后數(shù)據(jù)進(jìn)入本模塊。進(jìn)入資料管理的數(shù)據(jù),可以和檔案數(shù)據(jù)一樣,具備目錄檢索、分類檢索、提供借閱等功能。檔案鑒定用于批量添加檔案鑒定數(shù)據(jù),以批次任務(wù)的形式添加鑒定任務(wù),鑒定的任務(wù)類型包括銷毀鑒定和開(kāi)放鑒定。檔案移交檔案移交提供功能以批次的方式管理檔案室往上級(jí)檔案館移交檔案。參照了國(guó)家頒發(fā)的《電子檔案移交接收辦法》的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)的。能按批次生成辦法中要求的組織格式的數(shù)據(jù)包,以及輔助用戶生成移交接收憑證信息。主要功能:增加、刪除、修改、打印、管理目錄、下載、查看移交。輔助實(shí)體輔助對(duì)實(shí)體檔案保管存儲(chǔ)進(jìn)行管理,可編輯備考表、操作(上架、下架、出庫(kù)、入庫(kù))、查看(目錄、日志)、打印,支持按件級(jí)排盒、按卷級(jí)排盒。保存電子庫(kù)區(qū)用于設(shè)置電子文件原文的磁盤存儲(chǔ)位置。電子庫(kù)房的主要信息包括:名稱、存儲(chǔ)位置、總空間、剩余空間、已存量等。“存儲(chǔ)位置”用于指定電子原文的存儲(chǔ)根目錄,“總空間”用于標(biāo)記本存儲(chǔ)區(qū)域的最大可存電子文件容量。備份與恢復(fù)用于對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份及管理。本模塊分為“在線備份”和“離線備份”分別實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)模塊的管理,“在線備份”表示通過(guò)本系統(tǒng)中的操作指令進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份,系統(tǒng)收到備份指令后,記錄備份時(shí)間、備份類型等信息,并在后端執(zhí)行相應(yīng)的備份操作?!半x線備份”表示通過(guò)了本系統(tǒng)外的手段備份后,將這些備份信息登記到本系統(tǒng)中。格式轉(zhuǎn)換對(duì)檔案系統(tǒng)的電子文件進(jìn)行PDF格式轉(zhuǎn)換、對(duì)檔案系統(tǒng)的聲視頻文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換,以滿足電子檔案長(zhǎng)期保存要求。長(zhǎng)期保存對(duì)以進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換的電子文件進(jìn)行封裝(生成封裝包、撤銷封裝包、配置自動(dòng)封裝),可查看(查看文件、查看封裝包、查看檢測(cè)結(jié)果),此環(huán)節(jié)需對(duì)數(shù)據(jù)四性檢測(cè),并打印清單。文字識(shí)別設(shè)置文字識(shí)別計(jì)劃、規(guī)則,對(duì)內(nèi)容數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù),可重新識(shí)別、重新同步、撤銷識(shí)別、查看日志等。利用綜合檢索提供以檔號(hào)、題名、年度、保管期限等常用目錄項(xiàng)作為檢索條件,在系統(tǒng)中的全部檔案目錄范圍內(nèi)進(jìn)行檢索,并將符合條件的數(shù)據(jù)結(jié)果分頁(yè)呈現(xiàn)。每次檢索后,在系統(tǒng)中會(huì)顯示該次檢索匹配的結(jié)果條數(shù)及所耗時(shí)間??梢圆榭礄z索結(jié)果詳細(xì)信息并打印輸出報(bào)表。以圖搜圖圖片檢索是一種基于圖像識(shí)別技術(shù)的檢索方式,用戶上傳圖像后,系統(tǒng)提取特征并與數(shù)據(jù)庫(kù)中的圖像進(jìn)行相似度計(jì)算,結(jié)果按照相似度排序展示給用戶。界面友好,包括縮略圖、標(biāo)簽等信息。優(yōu)化方面,可采用索引、緩存等技術(shù),提高搜索和響應(yīng)速度。全文檢索系統(tǒng)集成全文識(shí)別軟件后可對(duì)電子文件內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別,識(shí)別出來(lái)的文字可作為檢索條件,用戶檢索后將符合條件的數(shù)據(jù)結(jié)果分頁(yè)呈現(xiàn)。每次檢索后,在系統(tǒng)中會(huì)顯示該次檢索匹配的結(jié)果條數(shù),可以查看檢索結(jié)果詳細(xì)信息并打印輸出報(bào)表。檔案發(fā)布開(kāi)放的目的是為了利用,未開(kāi)放的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在管理庫(kù)中,經(jīng)過(guò)開(kāi)放操作之后,會(huì)將數(shù)據(jù)同步產(chǎn)生一份供開(kāi)放利用的數(shù)據(jù)保存在利用庫(kù)中。其中在利用平臺(tái)中,用戶可查檔的數(shù)據(jù)范圍就是經(jīng)過(guò)開(kāi)放的數(shù)據(jù)。檔案編研系統(tǒng)可以在線編輯年鑒、校史和專題等,可以實(shí)現(xiàn)在線收集資料。實(shí)現(xiàn)編研資料庫(kù)的在線管理、編研模版管理、專題審定等管理功能,同時(shí)提供在線文檔編撰處理功能,可以自動(dòng)整合來(lái)自不同檔案資料的文字、圖片信息,形成編研文檔。查檔管理對(duì)檔案的借閱進(jìn)行管理,包括檔案借出登記、現(xiàn)場(chǎng)借閱登記、檔案歸還、檔案到期催還、用戶在線預(yù)約查檔的審批、用戶通過(guò)利用平臺(tái)申請(qǐng)文件的處理等功能。光盤導(dǎo)出提供按批次將檔案或者文件目錄及其電子文件打包輸出成光盤ISO格式文件。統(tǒng)計(jì)管理提供對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì),以圖形或表格等形式展現(xiàn)統(tǒng)計(jì)結(jié)果。常規(guī)統(tǒng)計(jì)類型有:案卷及件級(jí)文書(shū)統(tǒng)計(jì)、保管期限統(tǒng)計(jì)、電子文件數(shù)量統(tǒng)計(jì)、借閱統(tǒng)計(jì)、年度統(tǒng)計(jì)、文件格式統(tǒng)計(jì)等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以靈活擴(kuò)展,支持按用戶需求定制報(bào)表。我的待辦包括待審核信息,包括借閱審核、移交歸檔審核、鑒定審核、專題發(fā)布審核等。用戶申請(qǐng)借閱的檔案,都可以在此處看到,紙質(zhì)檔案可以查看借閱的審批流程、到期時(shí)間等。電子檔案審核通過(guò)之后可以直接查看電子文件。設(shè)置基礎(chǔ)設(shè)置對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)參數(shù)和配置進(jìn)行統(tǒng)一管理和維護(hù),為管理員提供了靈活的管理功能,使其能夠根據(jù)不同場(chǎng)景和需求對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化配置,提高系統(tǒng)的適應(yīng)性和易用性,為用戶提供更加高效、安全、便捷的服務(wù)。1、對(duì)系統(tǒng)的界面模板進(jìn)行配置和管理,管理員可以對(duì)系統(tǒng)的界面進(jìn)行美化和定制,以滿足不同用戶和管理員的需求。2、對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各模塊的報(bào)表進(jìn)行管理,根據(jù)需要對(duì)報(bào)表進(jìn)行定制,持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化,提高系統(tǒng)的報(bào)表管理功能。3、對(duì)系統(tǒng)內(nèi)鑒定、查檔、發(fā)布等各項(xiàng)流程進(jìn)行管理,可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行流程的創(chuàng)建、修改和刪除,以適應(yīng)不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景的需求。4、對(duì)系統(tǒng)后臺(tái)定時(shí)執(zhí)行的任務(wù),提供可視化界面進(jìn)行管理,更加高效地配置和監(jiān)控系統(tǒng)的定時(shí)任務(wù),提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。安全設(shè)置系統(tǒng)提供全方位的安全配置和管理功能,以保障系統(tǒng)的安全性和可靠性。管理員可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全監(jiān)控和管理,采取各種措施來(lái)防止非法用戶的訪問(wèn)和攻擊。1、系統(tǒng)提供對(duì)全宗機(jī)構(gòu)進(jìn)行有效管理和維護(hù)的功能。通過(guò)全宗實(shí)現(xiàn)檔案的有序組織、高效檢索和安全保管。2、系統(tǒng)通過(guò)用戶管理和權(quán)限管理控制用戶對(duì)系統(tǒng)資源的訪問(wèn)限制和操作權(quán)限,同時(shí),通過(guò)密碼復(fù)雜度和登錄限制等系統(tǒng)策略控制賬號(hào)登錄,并通過(guò)日志記錄監(jiān)控和分析所有用戶活動(dòng),以增強(qiáng)系統(tǒng)安全性。3、對(duì)系統(tǒng)內(nèi)被刪除的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行臨時(shí)存儲(chǔ)和管理,在需要的時(shí)候?qū)?shù)據(jù)還原或永久刪除,以便管理員更好地管理和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)設(shè)置業(yè)務(wù)設(shè)置允許管理員根據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求和操作場(chǎng)景,對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化的設(shè)置。1、定義數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)述信息,包括各種屬性、標(biāo)簽等,以便于數(shù)據(jù)的組織、檢索和管理。2、通過(guò)檔案分類方便檔案管理中用于區(qū)分和組織不同類型檔案的類別,有助于檔案的系統(tǒng)化管理。3、系統(tǒng)管理員可以根據(jù)不同門類的特點(diǎn)和需求,設(shè)計(jì)和維護(hù)對(duì)應(yīng)的分類方案,以便后續(xù)的檔案管理和利用。4、系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)字典進(jìn)行管理,集中存儲(chǔ)和定義系統(tǒng)中使用的各種數(shù)據(jù)元素和術(shù)語(yǔ),確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。5、提供系統(tǒng)水印維護(hù)功能,用于在電子文檔上添加水印,以提高文件安全性和內(nèi)容保護(hù)。檢測(cè)設(shè)置主要是針對(duì)檔案四性(真實(shí)性、完整性、可用性和可信賴性)的檢測(cè)工作,確保檔案資料的質(zhì)量和可靠性。包括創(chuàng)建檢測(cè)方案、制定具體的檢測(cè)流程,以及管理檢測(cè)時(shí)所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)等,對(duì)于保證檔案的合法性和有效性至關(guān)重要。幫助管理幫助管理系統(tǒng)是為了向用戶提供使用指南和支持資源,以便更好地理解和使用系統(tǒng)。包括使用手冊(cè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件、視頻教程、常見(jiàn)問(wèn)題解答等共同構(gòu)成了用戶支持的框架,旨在提高用戶滿意度和系統(tǒng)的易用性。數(shù)字檔案利用為查檔人員提供完整的檔案利用過(guò)程。通過(guò)快捷的檢索和搜索功能,用戶可以方便地找到已開(kāi)放檔案信息,系統(tǒng)支持在線查看和下載檔案,對(duì)于原文開(kāi)放的檔案,查檔人員可以通過(guò)系統(tǒng)獲得所需檔案,對(duì)于感興趣的檔案,系統(tǒng)提供檔案收藏功能,用于收藏檔案。此外,檔案系統(tǒng)提供嚴(yán)格、快捷、高效的審批流程,以滿足查檔人員對(duì)于打印、下載、借閱查看實(shí)體等需求,對(duì)于已過(guò)期的申請(qǐng)可以在歷史借閱中進(jìn)行查看。功能名稱子功能名稱功能描述數(shù)字檔案利用開(kāi)放檔案檢索提供強(qiáng)大的檢索和篩選工具,使用戶能夠根據(jù)關(guān)鍵詞、檔案分類、文件日期、歸檔年度、保管期限等不同條件,快速查閱所需的檔案,用戶可以依權(quán)限在線查閱檔案的詳細(xì)內(nèi)容。對(duì)于感興趣的檔案,系統(tǒng)提供檔案收藏功能,用于收藏檔案。查檔申請(qǐng)系統(tǒng)提供查檔申請(qǐng)功能,對(duì)于未開(kāi)放或者未授權(quán)的檔案,用戶可以填寫(xiě)查檔利用申請(qǐng)單并提交給領(lǐng)導(dǎo)審批。用戶可以查看單據(jù)狀態(tài)和審批記錄,了解單據(jù)的流轉(zhuǎn)情況,用戶可以方便地申請(qǐng)查檔,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)審批,管理員可以監(jiān)控查檔流程,提高查檔工作效率。歷史借閱系統(tǒng)提供已過(guò)期借閱的歷史記錄功能,用戶可以通過(guò)該功能查看借閱人、借閱日期、借閱內(nèi)容等信息。此外,用戶可以對(duì)已過(guò)期的借閱記錄進(jìn)行續(xù)借操作,并可以對(duì)借閱的檔案進(jìn)行評(píng)價(jià),提高檔案借閱的效率和用戶體驗(yàn)。我的收藏用戶收藏的檔案保存在用戶的個(gè)人收藏夾中,用戶可以隨時(shí)查看已收藏的檔案,無(wú)需重復(fù)搜索或?yàn)g覽,節(jié)省時(shí)間和精力,用戶可以根據(jù)需要管理不同的收藏夾,通過(guò)不同的標(biāo)簽區(qū)分收藏的檔案,對(duì)于不想收藏的檔案可以隨時(shí)從收藏夾中刪除。通過(guò)靈活的收藏夾功能管理用戶真正感興趣的檔案。編研成果檔案管理員制作的編研專題數(shù)據(jù)包,通過(guò)流程進(jìn)行發(fā)布后,用戶可以在這里查看,深入了解特定主題或領(lǐng)域的檔案信息。對(duì)于感興趣的檔案,用戶可以填寫(xiě)查檔利用申請(qǐng)單并提交給領(lǐng)導(dǎo)審批,通過(guò)審批流程確保合規(guī)和數(shù)據(jù)安全。(4)接口開(kāi)發(fā)要求:一、本項(xiàng)目需要與學(xué)校OA辦公系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,上述系統(tǒng)均已在運(yùn)行或正在升級(jí)改造中,系統(tǒng)對(duì)接工作由采購(gòu)人負(fù)責(zé)提供對(duì)接所需的原系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)資料(如各需對(duì)接系統(tǒng)的源代碼、數(shù)據(jù)字典、說(shuō)明書(shū)等技術(shù)資料)及相關(guān)協(xié)調(diào)工作,對(duì)接相關(guān)費(fèi)用由服務(wù)單位承擔(dān)。二、各需對(duì)接系統(tǒng)情況如下:1.OA辦公系統(tǒng):技術(shù)架構(gòu):正方辦公系統(tǒng)采用的是B/S架構(gòu),B/S架構(gòu)是目前主流協(xié)同辦公廣泛采用的架構(gòu),能夠最好的支持分布式辦公。并且通過(guò)服務(wù)器/瀏覽器的方式,實(shí)現(xiàn)了客戶端零安裝、零維護(hù),可以用瀏覽器(IE,chrome,firefox..)直接實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)。主體功能:公文管理、會(huì)議管理、通知公告、值班管理、電子郵件等。運(yùn)行環(huán)境:中間件tomcat,數(shù)據(jù)庫(kù)oracle11g,服務(wù)器操作系統(tǒng)linux。2.教務(wù)系統(tǒng):技術(shù)架構(gòu):教務(wù)管理系統(tǒng)采用的是B/S架構(gòu),B/S架構(gòu)是目前主流廣泛采用的架構(gòu),能夠最好的支持分布式教學(xué)業(yè)務(wù)管理。并且通過(guò)服務(wù)器/瀏覽器的方式,實(shí)現(xiàn)了客戶端零安裝、零維護(hù),可以用瀏覽器(IE,chrome,firefox..)直接實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)。主體功能:日常教學(xué)管理:學(xué)籍、計(jì)劃、排課、選課、成績(jī)、考務(wù),畢業(yè)等模塊。運(yùn)行環(huán)境:校內(nèi)服務(wù)器安裝部署,中間件tomcat,數(shù)據(jù)庫(kù)oracle11g,服務(wù)器操作系統(tǒng)linux。3.財(cái)務(wù)系統(tǒng):(1)開(kāi)發(fā)商:天津神州浩天科技有限公司;(2)中間件:tomcat,采用tomcat部署;(3)操作系統(tǒng):windows;(4)數(shù)據(jù)庫(kù):Oracle、SQLServer;(5)主要功能:從會(huì)計(jì)資料的接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用,進(jìn)行全流程無(wú)紙化、電子化管理,充分利用各種會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案自動(dòng)分類歸檔,集成多類硬件采集設(shè)備,保證會(huì)計(jì)資料完整性,采用先進(jìn)的多重技術(shù)保證數(shù)據(jù)的可靠性防篡改。三、具體對(duì)接要求如下:1.與學(xué)校OA辦公系統(tǒng)對(duì)接目前學(xué)校使用的是正方OA系統(tǒng),OA系統(tǒng)正在升級(jí)改造,需要與升級(jí)后的OA系統(tǒng)對(duì)接,通過(guò)接口實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中公文(包含擬稿、修改稿、正文、定稿、附件、文件審批流轉(zhuǎn)痕跡信息、簽發(fā)單、閱辦單等)、行政審批事項(xiàng)、OA通告、合同和紀(jì)要等需要?dú)w檔的電子文件以及電子文件形成、辦理、歸檔等過(guò)程中形成的元數(shù)據(jù)的自動(dòng)化采集,并確保其完整性、準(zhǔn)確性。文件格式支持常用的Excel、Word、WPS、PDF、OFD、JPG、ceb等辦文格式。采集后數(shù)據(jù)進(jìn)入電子公文預(yù)歸檔系統(tǒng),在電子公文預(yù)歸檔系統(tǒng)進(jìn)行歸檔整理、審核、檢測(cè)、移交等工作。2.與學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)對(duì)接與學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,通過(guò)接口實(shí)現(xiàn)學(xué)生基本信息、學(xué)籍表實(shí)體信息、成績(jī)單實(shí)體信息等需要?dú)w檔的電子文件以及電子文件形成、辦理、歸檔等過(guò)程中形成的元數(shù)據(jù)的自動(dòng)化采集,并確保其完整性、準(zhǔn)確性。采集后數(shù)據(jù)進(jìn)入電子公文預(yù)歸檔系統(tǒng),在電子公文預(yù)歸檔系統(tǒng)進(jìn)行歸檔整理、審核、檢測(cè)、移交等工作。3.與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接,通過(guò)接口實(shí)現(xiàn)電子憑證、賬簿、報(bào)表等需要?dú)w檔的電子文件以及電子文件形成、辦理、歸檔等過(guò)程中形成的元數(shù)據(jù)的自動(dòng)化采集,并確保其完整性、準(zhǔn)確性。4.單點(diǎn)登錄與機(jī)構(gòu)用戶同步與學(xué)校統(tǒng)一門戶系統(tǒng)或OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄,并自動(dòng)同步其機(jī)構(gòu)用戶信息。5.與上級(jí)檔案主管部門移交接口需要預(yù)留與上級(jí)檔案主管部門電子檔案移交接口。接口包括校驗(yàn)和和數(shù)據(jù)完整性驗(yàn)證過(guò)程,并遵循國(guó)家頒發(fā)的《電子檔案移交接收辦法》的要求進(jìn)行設(shè)計(jì),能按批次生成辦法中要求的組織格式的數(shù)據(jù)包,以及輔助用戶生成移交接收憑證信息。6.查檔審批接口當(dāng)用戶提交檔案審批請(qǐng)求時(shí),OA系統(tǒng)中配置的審批流程將觸發(fā),審批人按規(guī)定進(jìn)行審批。一旦審批流程完成,OA系統(tǒng)將審批結(jié)果傳遞給檔案系統(tǒng)。檔案系統(tǒng)根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行處理,用戶可通過(guò)檔案系統(tǒng)查詢已審批的檔案,并進(jìn)行查閱、下載等操作。(5)歷史數(shù)據(jù)遷移:對(duì)現(xiàn)有檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移和轉(zhuǎn)換,保證原檔案數(shù)據(jù)能在新的檔案系統(tǒng)中正常使用。數(shù)據(jù)遷移要求包括準(zhǔn)確評(píng)估源和目標(biāo)系統(tǒng),確保數(shù)據(jù)質(zhì)量,進(jìn)行徹底的數(shù)據(jù)清洗和標(biāo)準(zhǔn)化,設(shè)計(jì)詳細(xì)的遷移計(jì)劃,包括數(shù)據(jù)映射、遷移策略和回退方案,選擇合適的遷移工具,執(zhí)行仿真測(cè)試以驗(yàn)證數(shù)據(jù)的完整性和性能,實(shí)施遷移時(shí)要最小化業(yè)務(wù)中斷,并確保數(shù)據(jù)安全性,遷移后需進(jìn)行詳盡的測(cè)試,驗(yàn)證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。(6)系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)要求:1.身份驗(yàn)證有自己完善的認(rèn)證機(jī)制,不經(jīng)認(rèn)證的用戶無(wú)法登錄服務(wù)器。認(rèn)證信息通過(guò)國(guó)密算法加密,具有足夠的安全性。每個(gè)用戶單獨(dú)分配一個(gè)登錄賬號(hào),密碼使用加密保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中,首次登錄系統(tǒng)需修改密碼,系統(tǒng)會(huì)定期提醒用戶修密碼。提供用戶同步功能,避免用戶需要重新錄入。用戶登錄后通過(guò)用戶信息自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)唯一標(biāo)識(shí)符作為用戶憑證,用戶憑證信息會(huì)保留在用戶憑證表,同時(shí)根據(jù)唯一標(biāo)識(shí)符把用戶信息對(duì)象緩存到web應(yīng)用的session里。系統(tǒng)自動(dòng)把用戶擁有的權(quán)限保存在用戶登錄信息對(duì)象中,當(dāng)用戶請(qǐng)求后臺(tái)資源時(shí),則通過(guò)過(guò)濾器監(jiān)控,用戶是否含有資源的對(duì)應(yīng)權(quán)限,有則允許訪問(wèn),無(wú)則記錄用戶試圖的越權(quán)訪問(wèn)的異常操作,達(dá)到用戶的系統(tǒng)權(quán)限控制。當(dāng)用戶登錄系統(tǒng)輸錯(cuò)密碼三次就短時(shí)間內(nèi)不再允許登錄系統(tǒng),防止通過(guò)暴力破解密碼登錄系統(tǒng)。2.權(quán)限設(shè)計(jì):用戶登錄以后會(huì)通過(guò)ip地址作為用戶唯一標(biāo)識(shí)作為用戶憑證,用戶憑證信息會(huì)保留在用戶憑證表,也會(huì)緩存到web應(yīng)用的session里。同時(shí)把用戶擁有權(quán)限id保存在用戶登錄信息對(duì)象中去。當(dāng)用戶請(qǐng)求后臺(tái)資源的時(shí)候,會(huì)通過(guò)過(guò)濾器監(jiān)控,會(huì)先校驗(yàn)用戶是否登錄過(guò)期,如果登錄過(guò)期,則提示返回到登錄頁(yè)面,如登錄信息正常則再校驗(yàn)用戶是否含有資源的對(duì)應(yīng)權(quán)限id,有則允許訪問(wèn),無(wú)則記錄用戶試圖的越權(quán)訪問(wèn)的異常操作。達(dá)到用戶的系統(tǒng)權(quán)限控制。系統(tǒng)的頁(yè)面加載前先獲取用戶的擁有的功能權(quán)限,從而加載對(duì)應(yīng)的按鈕和功能。當(dāng)用戶使用功能時(shí),再通過(guò)權(quán)限id校驗(yàn)一次用戶是否有該功能的權(quán)限。3.數(shù)據(jù)安全數(shù)據(jù)安全權(quán)限控制是確保數(shù)據(jù)僅對(duì)授權(quán)用戶可用的關(guān)鍵過(guò)程。采用基于角色的訪問(wèn)控制(RBAC)系統(tǒng),根據(jù)用戶的角色分配相應(yīng)權(quán)限,確保按需訪問(wèn)原則,即用戶僅獲得其職責(zé)所需的最小權(quán)限。將數(shù)據(jù)按照敏感度和重要性分級(jí),從而設(shè)定不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限,如部分校內(nèi)的內(nèi)部檔案,是不宜公開(kāi)的,那么系統(tǒng)可根據(jù)權(quán)限來(lái)進(jìn)行控制。防止未授權(quán)訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露,確保組織內(nèi)部和敏感數(shù)據(jù)的完整性和保密性得到維護(hù)。4.web請(qǐng)求參數(shù)加密傳輸?shù)男畔⒉捎脟?guó)密加密算法加密,防止信息內(nèi)容被篡改。系統(tǒng)前后臺(tái)之間的請(qǐng)求參數(shù)通過(guò)加密,一定程度可以避免被抓包分析然后進(jìn)行資源竊取方面的系統(tǒng)攻擊,和通過(guò)參數(shù)加密可以避免敏感信
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