協(xié)同工作流平臺(tái)項(xiàng)目總體需求說(shuō)明文檔

紡協(xié)同工作流平臺(tái)項(xiàng)目總體需求說(shuō)明文檔文檔控制修改記錄日期作者版本修改參考號(hào)2023-11-23范超V1.02023-12-1范超V3.02023-03-18陳彥V3.1審閱人姓名職位審閱簽字存檔拷貝號(hào)地點(diǎn)備注目錄一、 特別說(shuō)明 4二、 系統(tǒng)總體說(shuō)明 4三、 建設(shè)原則 4四、 功能需求描述 51. 人事管理 52. 費(fèi)用管理 63. 借款管理 64. 內(nèi)部產(chǎn)品領(lǐng)用管理 65. 文獻(xiàn)管理 76. 檔案管理 77. 知識(shí)分享 78. 用印管理 89. 流程管理 810. 流程效率記錄分析 911. 任務(wù)管理 912. 會(huì)議管理 913. 調(diào)查管理 1014. 公文管理 1015. 協(xié)議管理 1016. 車(chē)輛管理 1117. 辦公資產(chǎn)管理 1118. 采購(gòu)管理 1119. 圖書(shū)管理 1120. 報(bào)刊雜志管理 1221. 簽證信息管理 1222. 票務(wù)管理 1223. 報(bào)表功能 1224. 門(mén)戶管理 1225. 合理化建議 1326. 員工論壇 1327. SAP系統(tǒng)接口 1328. 郵件集成 1329. 即時(shí)通訊集成 1430. 集成 14特別說(shuō)明本需求說(shuō)明旨在大體劃定辦公平臺(tái)建設(shè)的功能模塊范圍，為系統(tǒng)供應(yīng)商的投標(biāo)提供大體的依據(jù)，為將來(lái)開(kāi)發(fā)商進(jìn)行具體的需求調(diào)查做準(zhǔn)備。系統(tǒng)的具體建設(shè)應(yīng)以協(xié)議簽訂后，由供應(yīng)商進(jìn)行需求調(diào)研后完畢的《需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)》為準(zhǔn)。系統(tǒng)總體說(shuō)明1、安裝部署方便、快捷，架構(gòu)合理，設(shè)計(jì)理念先進(jìn)，性能穩(wěn)定，具有較高的配置性，數(shù)據(jù)傳輸安全，支持大用戶量訪問(wèn)，支持主流關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)底層具有完備的API，提供系統(tǒng)管理員平常維護(hù)常用的管理工具，二次開(kāi)發(fā)簡(jiǎn)樸易學(xué)；2、系統(tǒng)界面風(fēng)格整齊劃一，顏色亮麗，布局合理，具有多套“系統(tǒng)皮膚”選擇，可以通過(guò)配置實(shí)現(xiàn)更換公司LOGO，具有PORTAL功能；3、權(quán)限體系健全、靈活、實(shí)用，貫穿系統(tǒng)各個(gè)模塊、功能，配置簡(jiǎn)樸易懂；4、流程引擎完善、穩(wěn)定，可擴(kuò)展性強(qiáng)，表單布局樣式美觀，后臺(tái)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)合理、高效；5、可以整合即時(shí)通訊工具，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)語(yǔ)音、視頻、消息提醒、郵件接受提醒等功能；建設(shè)原則1、實(shí)用性原則以現(xiàn)行需求為基礎(chǔ)，充足考慮發(fā)展的需要來(lái)擬定系統(tǒng)規(guī)模。2、安全性原則本系統(tǒng)對(duì)安全級(jí)別規(guī)定較高。系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的所有操作進(jìn)行記錄，記錄要方便查詢；系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)重要的數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)或用戶指定的信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)，即不通過(guò)合法途徑不能獲得相關(guān)信息；系統(tǒng)應(yīng)具有安全可靠的用戶認(rèn)證機(jī)制，提供多種安全級(jí)別、多種形式的登錄模式，可以與WINDOWSAD、CA認(rèn)證集成使用等等。3、可靠性原則系統(tǒng)設(shè)計(jì)能有效的避免不同模塊、不同功能、不同流程和不同表單間的邏輯沖突；系統(tǒng)應(yīng)能滿足200人同時(shí)進(jìn)行同樣的動(dòng)作而不會(huì)產(chǎn)生操作失敗、系統(tǒng)紊亂或其他錯(cuò)誤現(xiàn)象；系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)有完善可靠的備份機(jī)制，保證系統(tǒng)出故障后能在最短時(shí)間內(nèi)修復(fù)。4、成熟和先進(jìn)性原則采用主流體系架構(gòu)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)配置、系統(tǒng)管理方式等方面采用國(guó)際上先進(jìn)同時(shí)又是成熟、實(shí)用的技術(shù)。5、規(guī)范性原則系統(tǒng)設(shè)計(jì)所采用的技術(shù)和設(shè)備應(yīng)符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)，為系統(tǒng)的擴(kuò)展升級(jí)、與其他系統(tǒng)的互聯(lián)提供良好的基礎(chǔ)。6、可管理性原則系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)。整個(gè)系統(tǒng)應(yīng)易于管理，易于維護(hù)，操作簡(jiǎn)樸，易學(xué)，易用，便于進(jìn)行系統(tǒng)配置，可以對(duì)系統(tǒng)的安全性、數(shù)據(jù)流量、性能等方面進(jìn)行很好的監(jiān)控，并可以進(jìn)行遠(yuǎn)程管理和故障診斷。7、保護(hù)現(xiàn)有投資原則充足運(yùn)用已有設(shè)備和系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)已有數(shù)據(jù)的運(yùn)用和保護(hù)以及現(xiàn)有工作人員知識(shí)的運(yùn)用。8、可擴(kuò)展性原則系統(tǒng)具有高擴(kuò)展性，可以與公司已有的系統(tǒng)集成(涉及SAP，生產(chǎn)及電子商務(wù)等系統(tǒng))，支持?jǐn)?shù)據(jù)、表單在兩個(gè)系統(tǒng)之間的導(dǎo)入和導(dǎo)出；支持與主流數(shù)據(jù)庫(kù)集成、對(duì)接，涉及但不限于Oracle、DB2、SQLServer等；具有良好的操作系統(tǒng)兼容性，涉及Windows、Linux和Unix等。功能需求描述人事管理 1.1、人員基本信息、登陸密碼可以自主維護(hù)，并與SAP中HR模塊數(shù)據(jù)保持同步； 1.2、員工基本信息受權(quán)限控制，不同關(guān)系用戶查看的內(nèi)容各不相同； 1.3、提供員工通訊錄功能和員工信息查詢功能； 1.4、可以自定義顯示與當(dāng)前用戶相關(guān)的協(xié)同信息，實(shí)現(xiàn)常用的員工自助、經(jīng)理自助功能； 1.5、人事相關(guān)流程的線上解決； 1.6、用戶可查詢個(gè)人每月的薪資明細(xì)。費(fèi)用管理 2.1、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的申請(qǐng)，審批； 2.2、以公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度為規(guī)定，可以與各部門(mén)預(yù)算、借款流程、出差申請(qǐng)流程相關(guān)聯(lián)；實(shí)現(xiàn)相關(guān)流程的提醒或引用； 2.3、報(bào)銷(xiāo)的金額可以分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行記錄，可以按人、按部門(mén)記錄月度、季度、年度報(bào)銷(xiāo)金額，也可以按交通費(fèi)、住宿費(fèi)等歸類(lèi)記錄公司的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)情況； 2.4、可按費(fèi)用類(lèi)別的預(yù)算額度，對(duì)超預(yù)算的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)進(jìn)行提醒或控制； 2.5、審批者授信額度事先配置，事中提醒/控制，事后記錄； 2.6、報(bào)銷(xiāo)數(shù)據(jù)最終需要通過(guò)接口導(dǎo)入到SAP系統(tǒng)中。借款管理 3.1、借款的申請(qǐng)，審批，以及還款解決； 3.2、可以與各部門(mén)預(yù)算、報(bào)銷(xiāo)流程、出差申請(qǐng)流程相關(guān)聯(lián)；實(shí)現(xiàn)相關(guān)流程的提醒或引用； 3.3、可以按人、按部門(mén)或按借款用途歸類(lèi)記錄月度、季度、年度的借款情況； 3.4、借款額度事先配置，事中提醒/控制，事后記錄； 3.5、審批者授信額度事先配置，事中提醒/控制，事后記錄； 3.6、借款數(shù)據(jù)最終需要通過(guò)接口導(dǎo)入到SAP系統(tǒng)中。內(nèi)部產(chǎn)品領(lǐng)用管理 4.1、內(nèi)部產(chǎn)品領(lǐng)用/借用的申請(qǐng)，審批，以及歸還或報(bào)廢解決； 4.2、可以按人、按部門(mén)或按產(chǎn)品類(lèi)型歸類(lèi)記錄產(chǎn)品領(lǐng)用情況。文獻(xiàn)管理 5.1、實(shí)現(xiàn)對(duì)公司重要電子文獻(xiàn)的在線管理功能；5.2、建立合理的文檔分類(lèi)體系，可設(shè)立多級(jí)目錄，實(shí)現(xiàn)文檔的類(lèi)別管理；5.3、支持目錄創(chuàng)建時(shí)的屬性設(shè)立，可以按照屬性將通過(guò)流程審批的文檔自動(dòng)歸類(lèi)到該目錄下；5.4、支持將目錄的權(quán)限（讀、寫(xiě)、修改、刪除、下載等）開(kāi)放給某個(gè)特定組織，或者臨時(shí)開(kāi)放給某個(gè)員工；支持版本控制；5.5、文檔的閱讀、下載、打印、生效、作廢等權(quán)限可控，可將文檔共享給某個(gè)部門(mén)或者某個(gè)員工；5.6、文檔入庫(kù)、借閱可通過(guò)流程進(jìn)行審批控制，可對(duì)文檔進(jìn)行文字點(diǎn)評(píng)；5.7、文檔可與其它文檔或模塊主數(shù)據(jù)、流程之間進(jìn)行關(guān)聯(lián)，可以自定義多種文檔的屬性（項(xiàng)目、客戶、組織等），支持多維度的查詢和記錄；5.8、實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)所有文檔（包含附件）的全文檢索，涉及DOC、XLS、PDF等文獻(xiàn)形式文檔的檢索；5.9、可對(duì)文檔的查閱次數(shù)、點(diǎn)評(píng)次數(shù)等進(jìn)行記錄排名；5.10、知識(shí)地圖的創(chuàng)建、編輯、廢棄等操作簡(jiǎn)樸易學(xué)。檔案管理 6.1、檔案歸檔信息的登記，涉及法務(wù)編號(hào)、名稱(chēng)、時(shí)間、類(lèi)別、部門(mén)、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、保存期限等； 6.2、可通過(guò)多種要素對(duì)檔案目錄及歸檔情況進(jìn)行查詢； 6.3、檔案查閱的申請(qǐng)，審批； 6.4、檔案借閱的申請(qǐng)，審批； 6.5、檔案更改的申請(qǐng)，審批。知識(shí)分享 7.1、實(shí)現(xiàn)對(duì)有價(jià)值的知識(shí)類(lèi)文檔或者信息的在線共享功能； 7.2、建立合理的知識(shí)分類(lèi)體系，可設(shè)立多級(jí)目錄，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的類(lèi)別管理；7.3、支持將目錄的權(quán)限（讀、寫(xiě)、修改、刪除、下載等）開(kāi)放給某個(gè)特定組織，或者臨時(shí)開(kāi)放給某個(gè)員工；7.4、可以方便的在線編輯Doc、Xls等類(lèi)型文檔，編輯界面效果和最終的頁(yè)面顯示排版效果需同樣；7.5、知識(shí)可在多個(gè)目錄下進(jìn)行共享，支持版本控制；7.6、知識(shí)的閱讀、下載、打印、生效、作廢等權(quán)限可控，可共享給特定的某個(gè)部門(mén)或者某個(gè)員工；7.7、可在線對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行批注，或在指定位置進(jìn)行文字點(diǎn)評(píng)；7.8、可與其它文檔或模塊主數(shù)據(jù)、流程之間進(jìn)行關(guān)聯(lián)，可以自定義多種屬性（項(xiàng)目、客戶、組織等），支持多維度的查詢和記錄；7.9、實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)所有文檔（包含附件）的全文檢索，涉及DOC、XLS、PDF等文獻(xiàn)形式文檔的檢索；7.10、可按查閱次數(shù)、點(diǎn)評(píng)次數(shù)等進(jìn)行記錄排名；7.11、知識(shí)地圖的創(chuàng)建、編輯、廢棄等操作簡(jiǎn)樸易學(xué)。用印管理 8.1、用印申請(qǐng)審批，超權(quán)的上級(jí)報(bào)批； 8.2、印章借用的申請(qǐng)，審批； 8.3、印章制作的申請(qǐng)，審批。流程管理 9.1、實(shí)現(xiàn)流程、表單的自動(dòng)化解決；表單可自由定義，支持關(guān)聯(lián)字段自定義、關(guān)聯(lián)取數(shù)和字段條件過(guò)濾； 9.2、表單布局支持配置實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)樸計(jì)算公式，例如：主表多字段求和、子表字段按行求積、子表字段按列求和等，可以在表單布局中通過(guò)JAVASCRIPT等腳本實(shí)現(xiàn)字段驗(yàn)證或提醒；9.3、流程的流轉(zhuǎn)靈活性高，支持多種流轉(zhuǎn)條件判斷，有靈活的審批權(quán)限控制，可半途人工決策（轉(zhuǎn)簽、加簽、退回等操作）；9.4、可以按模塊進(jìn)行審批授權(quán)，用戶可將自己的審批權(quán)限臨時(shí)授權(quán)給其他用戶；9.5、流程中的文檔可以自動(dòng)保存在文獻(xiàn)管理模塊，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的自然積累；9.6、流程的配置支持圖形化界面，流程配置、維護(hù)簡(jiǎn)樸易學(xué)；9.7、流程擴(kuò)展性強(qiáng)，可以自行定義流程節(jié)點(diǎn)前、后擴(kuò)展功能；9.8、具有流程提醒（待辦、郵件、即時(shí)消息、短信等）、催辦、督辦功能；督辦接受人員可以反饋督辦，可以查看歷史督辦情況；9.9、支持手機(jī)短信息審批；9.10、可對(duì)工作流按各種元素進(jìn)行檢索，可方便配置單一流程報(bào)表，數(shù)據(jù)受權(quán)限控制，可以自定義報(bào)表篩選條件，同時(shí)具有導(dǎo)出EXCEL功能。流程效率記錄分析10.1、可記錄與當(dāng)前用戶相關(guān)的流程，顯示流程的不同解決狀態(tài)，涉及待辦、已辦、我啟動(dòng)的、存檔的等；10.2、可對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的流程進(jìn)行預(yù)警，對(duì)流程過(guò)程中“停滯”過(guò)久的低效環(huán)節(jié)進(jìn)行提醒；10.3、可以通過(guò)報(bào)表對(duì)流程的審批、流轉(zhuǎn)、存檔等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄分析，并生成圖表。任務(wù)管理 11.1、可以通過(guò)系統(tǒng)自主分派多種任務(wù)，任務(wù)下達(dá)后可以即時(shí)提醒接受人（負(fù)責(zé)人），可以跟蹤監(jiān)控任務(wù)的貫徹情況，任務(wù)完畢后可進(jìn)行評(píng)價(jià)，可以提交任務(wù)成果文獻(xiàn)（自動(dòng)沉積在文檔管理模塊）；11.2、通過(guò)報(bào)表或圖表的形式來(lái)記錄、分析任務(wù)完畢情況，以便及時(shí)跟蹤任務(wù)完畢情況和調(diào)整管理制度。會(huì)議管理 12.1、會(huì)議室信息的管理，能對(duì)會(huì)議室進(jìn)行明確的編號(hào)和會(huì)議室相關(guān)資源（如：會(huì)議室容量、設(shè)備配置等）的記錄； 12.2、會(huì)議室的申請(qǐng)需要有準(zhǔn)確的時(shí)段控制，避免會(huì)議室預(yù)訂時(shí)的時(shí)間沖突，時(shí)段過(guò)后，系統(tǒng)可以自動(dòng)釋放申請(qǐng)的會(huì)議室資源； 12.3、可以在線進(jìn)行會(huì)議發(fā)起、會(huì)議審批、會(huì)議邀請(qǐng)和會(huì)議告知，支持會(huì)議記錄和會(huì)議資料（會(huì)中、會(huì)后）的上傳和歸檔；同時(shí)，會(huì)議邀請(qǐng)與待辦任務(wù)集成，可在線對(duì)會(huì)議邀請(qǐng)進(jìn)行接受。接受后，該事項(xiàng)將自動(dòng)記入在用戶的個(gè)人工作日歷中，形成待辦任務(wù)并屆時(shí)提醒； 12.4、可以在線進(jìn)行會(huì)議決議分解解決，以工作任務(wù)的形式分發(fā)到任務(wù)負(fù)責(zé)人，并且負(fù)責(zé)人可以通過(guò)系統(tǒng)填報(bào)任務(wù)完畢情況。調(diào)查管理13.1、可自定義調(diào)查問(wèn)卷題目數(shù)量、題目類(lèi)型、回答形式等內(nèi)容；13.2、可按系統(tǒng)權(quán)限自定調(diào)查范圍，并在線發(fā)起問(wèn)卷調(diào)查；13.3、實(shí)現(xiàn)調(diào)查結(jié)果的記錄分析，支持多種圖形化分析的功能；13.4、可以將調(diào)查結(jié)果導(dǎo)出到EXCEL，形成文檔。公文管理 14.1、可對(duì)公文進(jìn)行編號(hào)管控；14.2、內(nèi)外部公文發(fā)布的申請(qǐng)，審批和傳閱，流程的靈活性強(qiáng)；14.3、公文的查詢、打印、下載可以受系統(tǒng)權(quán)限控制；14.4、可以記錄公文的查閱情況；14.5、支持自動(dòng)套紅，支持電子簽章。協(xié)議管理 15.1、對(duì)協(xié)議進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)管理；15.2、協(xié)議的專(zhuān)用審批流程；15.3、協(xié)議流程和用印流程的關(guān)聯(lián)。車(chē)輛管理 16.1、車(chē)輛基本信息的管理； 16.2、用車(chē)申請(qǐng)，審批，回車(chē)的登記； 16.3、用車(chē)情況記錄，涉及里程、油耗、費(fèi)用、補(bǔ)貼等； 16.4、車(chē)輛維修申請(qǐng)，審批，維修的記錄等。辦公資產(chǎn)管理 17.1、辦公常用物品，如：辦公設(shè)備（資產(chǎn)類(lèi)）、其它低值易耗品（費(fèi)用類(lèi)）等，請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)審批，物品入庫(kù)解決； 17.2、辦公用品領(lǐng)用管理； 17.3、可以在系統(tǒng)中自動(dòng)生成辦公資產(chǎn)管理臺(tái)帳； 17.4、平常備品報(bào)修申請(qǐng)及記錄； 17.5、辦公資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)及記錄。采購(gòu)管理 18.1、常規(guī)物品采購(gòu)的申請(qǐng)，審批，入庫(kù)解決； 18.2、印刷制作采購(gòu)的申請(qǐng)，審批，入庫(kù)解決； 18.3、采購(gòu)預(yù)算額度事先配置，事中提醒/控制，事后記錄； 18.4、可準(zhǔn)時(shí)間等要素對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)流程排序，優(yōu)先解決緊急的采購(gòu)需求； 18.5、可按供應(yīng)商、時(shí)間等要素匯總記錄采購(gòu)明細(xì)，以支持與供應(yīng)商的定期對(duì)賬。圖書(shū)管理 19.1、圖書(shū)基本信息管理（新增、刪除、查詢等）； 19.2、圖書(shū)借閱申請(qǐng)，審批，歸還解決； 19.3、電子圖書(shū)館。報(bào)刊雜志管理 20.1、支持報(bào)刊雜志訂閱清單的信息維護(hù)和發(fā)布； 20.2、個(gè)人訂閱的在線申請(qǐng)，認(rèn)領(lǐng)發(fā)放； 20.3、領(lǐng)取或發(fā)放情況的匯總記錄。簽證信息管理 21.1、加盟商及其它內(nèi)部員工出國(guó)簽證信息的統(tǒng)一管理，平常維護(hù)； 21.2、出國(guó)信息的報(bào)審記錄。票務(wù)管理 22.1、機(jī)票預(yù)訂； 22.2、酒店預(yù)訂； 22.3、車(chē)票預(yù)訂； 22.4、各種業(yè)務(wù)預(yù)訂的記錄、查詢和記錄。報(bào)表功能 23.1、可配置或開(kāi)發(fā)報(bào)表或圖表，具有自定義數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)鉆取等功能；23.2、報(bào)表數(shù)據(jù)受系統(tǒng)權(quán)限控制；23.3、除了系統(tǒng)自帶的報(bào)表功能外，支持第三方主流報(bào)表工具集成，例如：潤(rùn)乾、BIRT等，并提供報(bào)表維護(hù)工具。門(mén)戶管理 24.1、可以方便地定制或改變個(gè)性化門(mén)戶，涉及個(gè)人門(mén)戶、部門(mén)門(mén)戶、公司門(mén)戶等；門(mén)戶上的元素可以方便的進(jìn)行拖拽；24.2、支持與其它軟件系統(tǒng)AD集成；24.3、有待辦事宜條數(shù)、新郵件數(shù)等信息的提醒；24.4、PORTAL欄目除系統(tǒng)常用內(nèi)容（公司新聞、告知、公告、圖片新聞等）外，還可嵌入互聯(lián)網(wǎng)頁(yè)面元素，如google日歷、天氣預(yù)報(bào)等。合理化建議 25.1、建立公司各部門(mén)統(tǒng)一的合理化建議反饋機(jī)制，所有系統(tǒng)用戶可以通過(guò)此功能向指定部門(mén)反饋平常工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，或是更優(yōu)的解決方案； 25.2、可在線對(duì)合理化建議進(jìn)行反饋答復(fù)； 25.3、提供實(shí)用的查詢、記錄功能。員工論壇 26.1、可以創(chuàng)建不同的板塊，如工作板塊、生活板塊等，可對(duì)不同板塊設(shè)立訪問(wèn)權(quán)限； 26.2、可在重要的板塊中，對(duì)不同的議題