公司加油卡管理制度

加油卡管理制度==本文檔為Word版，下載后可任意編輯修改==1、目的為規(guī)范公司（包括各子公司，下同）辦公車輛加油卡的管理，本著“嚴(yán)格管理、節(jié)約支出、一車一卡、對(duì)號(hào)加油”的原則，更有效的控制車輛使用，最真實(shí)的反映車輛的實(shí)際情況，提高工作效率，確保車輛出行安全，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于公司所屬公務(wù)車輛的管理。3、職責(zé)3.1辦公室是公司所屬車輛加油卡的歸口管理部門，根據(jù)每部車的車況和車輛月平均消耗燃油費(fèi)，由車輛管理人將管理卡(總卡)所購(gòu)燃油進(jìn)行分配充值，并將駕駛員所駕車輛牌號(hào)、對(duì)應(yīng)加油卡卡號(hào)、加油卡充值時(shí)間、金額、余額等錄入電子文檔存查。3.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)車輛加油費(fèi)用的審核。4、車輛油卡管理4.1公司所有車車輛統(tǒng)一使用****油卡加油，實(shí)行一車一卡制度，每張加油卡限定車輛車號(hào)。4.2公司所有車輛禁止現(xiàn)金加油，駕駛?cè)藛T應(yīng)隨時(shí)攜帶油卡，不得以任何理由用現(xiàn)金加油，如遇特殊情況需現(xiàn)金加油，須經(jīng)部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并報(bào)車輛管理人員備案。4.3車輛加油卡辦理后，管理人員應(yīng)按車牌號(hào)與油卡號(hào)碼進(jìn)行備案登記，每月進(jìn)行核對(duì)。油卡一經(jīng)備案，不允許變更，如遇到特殊情況，比如油卡壞了，不能正常加油時(shí)，應(yīng)報(bào)車輛管理人員，及時(shí)修理。4.4一車一卡，一車一表，管理人員在申請(qǐng)充值時(shí)應(yīng)將每輛車的《車輛加油分配表》上報(bào)財(cái)務(wù)審核，內(nèi)容包括車輛加油卡余額、充值金額、上月行駛里程數(shù)、車輛總里程數(shù)及車輛油耗。5、充值申請(qǐng)流程5.1車輛管理人員應(yīng)實(shí)時(shí)了解車輛油卡的用油情況，在每月13日對(duì)每個(gè)駕駛員的里程數(shù)及油卡余額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，按照行駛里程數(shù)及余額計(jì)算每個(gè)車的油耗。5.2車輛管理人員做好《車輛加油分配表》后，根據(jù)每個(gè)車的固定充值金額填寫《費(fèi)用申請(qǐng)單》，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字后，憑《費(fèi)用申請(qǐng)單》申請(qǐng)電匯。5.3經(jīng)查****公司收到電匯后，車輛管理人員及時(shí)到****加油站根據(jù)《車輛加油分配表》分配，并收取發(fā)票。5.4發(fā)票由車輛管理人員及時(shí)填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，完成審批流程。6、附件附件一《車輛加油分配表》車輛加油分配表序號(hào)車號(hào)車輛型號(hào)卡號(hào)現(xiàn)余額充值金額加油卡保持金額上月行駛公里數(shù)現(xiàn)公里數(shù)百公里耗油車輛加油卡管理制度一、目的為嚴(yán)格管控單位加油卡使用流程，明確權(quán)限人、負(fù)責(zé)人，做到充值有記錄，使用有記錄，信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，為單位車輛消耗核算提供依據(jù)。二、管理部門與負(fù)責(zé)人加油卡由財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)充值以及每月加油卡使用明細(xì)與支出款的核準(zhǔn)，加油卡由單位指定專人管理，負(fù)責(zé)加油卡的保管、及加油卡使用登記表，駕駛員對(duì)使用記錄數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)。三、使用流程1、IC加油卡為主卡一張及副卡若干張。主卡為管理卡，不能加油，由單位指定人員保管，用于增減副卡的數(shù)目、資料變更、充值及查詢加油信息等。副卡為加油卡，一車一卡，登記發(fā)放，誰(shuí)領(lǐng)用誰(shuí)負(fù)責(zé)。車輛憑相對(duì)應(yīng)的IC卡到中石化任何供油點(diǎn)均可加油。2、充值當(dāng)加油卡余額不足500元時(shí)，由駕駛員提出充值申請(qǐng)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由財(cái)務(wù)室進(jìn)行充值。3、車輛加油時(shí)駕駛員需在《加油卡使用登記表》中填寫日期、加油車輛，并在領(lǐng)用人處簽字后才能領(lǐng)取加油卡。4、加油卡加油完畢后設(shè)備自動(dòng)打印加油小票，駕駛員應(yīng)及時(shí)索要小票。應(yīng)疏忽將加油小票丟失者，當(dāng)日須寫文字說(shuō)明由單位領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)、簽字，駕駛員并對(duì)此次做好加油記錄。5、加油當(dāng)天駕駛員應(yīng)將加油卡和小票交到加油卡專人保管處，并補(bǔ)填當(dāng)天加油金額，同時(shí)應(yīng)填寫卡內(nèi)余額。加油小票必須由駕駛員簽字確認(rèn)。6、加油卡使用記錄采用一卡一表記錄方式，充值金額使用完后由會(huì)計(jì)匯總，按充值流程要求將加油小票附于表后。四、其他1、駕駛員出車前應(yīng)檢查車輛的油量，及時(shí)補(bǔ)充，確保車輛的返回。2、加油卡對(duì)應(yīng)車號(hào)加油，不得對(duì)私家車或朋友車輛私自加油。3加油卡若有遺失要立即報(bào)主卡管理人員，予以掛失處理，否則使用人自行承擔(dān)損失責(zé)任。車輛加油卡使用管理規(guī)定為規(guī)范本公司車輛用油管理，降低車輛使用成本，提高車輛使用功效，特制定本規(guī)定：一、公司所有車輛實(shí)行統(tǒng)一油卡加油，實(shí)行一車一卡制度，加油站定點(diǎn)在珠海市中南方洲南屏加油站有限公司，加油卡實(shí)行專人管理。二、由綜合管理部統(tǒng)一管理加油卡，綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)所有車輛用油情況進(jìn)行不定期抽查，監(jiān)督和控制。三、綜合管理部設(shè)專人管理油卡（以下簡(jiǎn)稱油卡專管員），首次領(lǐng)取油卡時(shí)，應(yīng)在綜合管理部填寫《油卡信息登記表》進(jìn)行備案。油卡一經(jīng)備案，如非特殊情況，不得隨意更改。如油卡臨時(shí)損壞或因其他原因不能正常進(jìn)行加油時(shí)，請(qǐng)油卡專管員及時(shí)報(bào)綜合管理部進(jìn)行處理。四、使用油卡時(shí)保持卡面清潔，不得折彎，專管員須對(duì)油卡妥善保管，如有遺失應(yīng)及時(shí)到辦卡油站辦理掛失并承擔(dān)由此造成的損失。五、車輛需使用油卡時(shí)，可直接在油卡專員處進(jìn)行領(lǐng)取，領(lǐng)取時(shí)填寫《油卡領(lǐng)用登記表》，以備綜合管理部及其相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行檢查和監(jiān)督。六、油卡專管員應(yīng)及時(shí)了解車輛油卡的使用情況，信時(shí)向綜合管理部申請(qǐng)油卡充值。并于每次充值之前將上一次的使用登記表交綜合管理部進(jìn)行備案。七、公司所有車輛禁止現(xiàn)金加油，車輛使用有員在使用前仔細(xì)檢查車輛情況，如需加油請(qǐng)攜帶油卡，不得以任何理由用現(xiàn)金加油，如遇特殊情況，須經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人、并要油卡專管員處進(jìn)行備案，否則，將不予報(bào)銷。八、加油責(zé)任到每車每個(gè)人，每輛車配備加油卡只限本車使用。不得轉(zhuǎn)用或私用，加油完畢后設(shè)備會(huì)自動(dòng)打印加油小票，駕駛員必須索要小票，當(dāng)天加油當(dāng)天將小票交到綜合管理部前臺(tái)辦公處，在小票上寫明加油車號(hào)，因加油站系統(tǒng)故障無(wú)法打印小票或者是小票丟失時(shí)，當(dāng)日須向綜合管理部說(shuō)明情況由司機(jī)做好加油記錄，并由駕駛員簽字確認(rèn)。九、綜合管理部每月將加油小票匯總，并與加油卡網(wǎng)上使用