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文檔簡(jiǎn)介
公司辦公用品領(lǐng)用管理制度
辦公用品領(lǐng)用管理規(guī)定
辦公用品作為企業(yè)的必需開支,在公司的運(yùn)營(yíng)費(fèi)用中占用確定的比例。加強(qiáng)和規(guī)范對(duì)辦公用品的選購(gòu)、發(fā)
放、領(lǐng)用、回收等環(huán)節(jié)的管理規(guī)定,可以達(dá)到使公司壓縮開支,樹立形象,強(qiáng)化管理的目的。
辦公用品雖小,但積少成多,因此辦公用品的發(fā)放必需有嚴(yán)格的制度規(guī)定保障,一般狀況下辦公用品的領(lǐng)
用可依據(jù)以下流程進(jìn)行。
辦公用品領(lǐng)用管理留意事項(xiàng)
辦公用品的領(lǐng)用、更換要依照辦公用品運(yùn)用期限一覽表,辦公用品更換按要求處理,特殊狀況要有書面報(bào)
告。
依據(jù)工作須要狀況,確定各崗位辦公用品配備規(guī)格一覽表,作為辦公用品發(fā)放的依據(jù)。
員工離開本單位,應(yīng)退回領(lǐng)用的辦公用品。
辦公用品申領(lǐng)運(yùn)用管理方式
行政部門不但要負(fù)責(zé)辦公用品的收發(fā),還要負(fù)責(zé)申請(qǐng)、選購(gòu),如此瑣碎、繁雜,要做好就得要理清各
環(huán)節(jié)之運(yùn)作,并作好支配、預(yù)算工作。并且,此類工作的管理還要視企業(yè)規(guī)模大小而制定不同的管理方法。
對(duì)于小型企業(yè)來說:
行政人員應(yīng)將一些運(yùn)用頻率較高,如圓珠筆、紙巾等,稍作一些保存,占的地方不大,用一個(gè)柜子就可以。
文具領(lǐng)用可接受以舊換新的方式,不過更改前,各部門(單位)還得填寫申領(lǐng)單,經(jīng)公司主管簽字后,加以
統(tǒng)計(jì),叫供應(yīng)商送來后,便可發(fā)放。
對(duì)于可繳交的用品,如釘書機(jī)、打孔機(jī)等用品,人員離職后可收回,發(fā)給下一任同事運(yùn)用。
對(duì)于大中型企業(yè)則不同,因?yàn)槿硕?、部門多,上述作法應(yīng)付不了需求,還會(huì)遭到不少同事埋怨,可行的方
法是:
行政部依據(jù)各部門的工作須要,為公司各部門做好辦公用品領(lǐng)用預(yù)算,可以依據(jù)往年的用量及費(fèi)用,作出
年度支配及預(yù)算,這種預(yù)算作業(yè)通常在年終進(jìn)行。
員工領(lǐng)用辦公用品需經(jīng)過部門經(jīng)理及行政經(jīng)理的核實(shí)審批,到行政部填寫辦公用品領(lǐng)用狀況登記表。
設(shè)立辦公用品保管室,依公司大小,用品多少設(shè)保管員1名或2名,保管員既要做好收發(fā)工作,還要依據(jù)
業(yè)務(wù)須要做好賬本登記,定期對(duì)文具進(jìn)行盤點(diǎn)。行政部可以支配公司的前臺(tái)人員或保潔員擔(dān)當(dāng)辦公用品的
保管員。
選購(gòu)人員應(yīng)選擇好供應(yīng)商,并限制好價(jià)格及品質(zhì)。
行政人員應(yīng)擬訂好《辦公用品收發(fā)一覽表》,使辦公用品在收發(fā)過程中有條有序。
辦公用品管理方法
目的
為規(guī)范公司辦公用品管理,使之即滿足員工工作須要又杜絕鋪張奢侈,特制定本方法。
適用范圍
公司內(nèi)全部部門及分公司辦公用品的選購(gòu)、領(lǐng)用及報(bào)廢等管理。
三.辦公用品請(qǐng)購(gòu)
各部門應(yīng)于每月25日至30日依據(jù)工作須要編制下月的辦公用品需求支配,由部門主管填寫《辦公用品選
購(gòu)申請(qǐng)單》交行政人力資源部。
行政人力資源部統(tǒng)一匯總、整理各部門的選購(gòu)申請(qǐng),并經(jīng)核查庫(kù)存狀況后填寫《辦公用品選購(gòu)支
配表》,呈報(bào)總經(jīng)理審核同意后實(shí)施選購(gòu)任務(wù)。
各部門若需選購(gòu)臨時(shí)急需的辦公用品,由部門主管填寫《辦公用品選購(gòu)申請(qǐng)單》,并在備注欄內(nèi)
注明急需選購(gòu)的緣由,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由行政人力資源部負(fù)責(zé)實(shí)施選購(gòu)任務(wù)。
四.辦公用品選購(gòu)
為有效完成選購(gòu)任務(wù),原則上由行政人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)實(shí)施選購(gòu)任務(wù).
對(duì)專業(yè)性辦公用品的選購(gòu),由所需部門幫助行政人力資源部共同進(jìn)行選購(gòu).
臨時(shí)急需辦公用品可經(jīng)行政人力資源部同意后由運(yùn)用部門自行選購(gòu)。
對(duì)單價(jià)大于500元以上辦公用品的選購(gòu),應(yīng)先進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià),并將最終議定價(jià)格呈報(bào)總經(jīng)理
同意后,方可實(shí)施選購(gòu)任務(wù)。
五.辦公用品入庫(kù)
辦公用品入庫(kù)前須進(jìn)行驗(yàn)收,對(duì)于符合規(guī)定要求的,由行政人力資源部辦公用品管理人員登記入庫(kù);對(duì)不
符合要求的,由選購(gòu)人員負(fù)責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。
辦公用品選購(gòu)發(fā)票應(yīng)由行政人力資源部辦公用品管理人員簽字確認(rèn)入庫(kù)后,方可報(bào)銷。
六.辦公用品領(lǐng)用
員工領(lǐng)用辦公辦公用品應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》。
員工領(lǐng)用單價(jià)在人民幣100元以上的辦公用品,須經(jīng)部門主管核準(zhǔn)同意。
七.辦公用品運(yùn)用
嚴(yán)禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。
員工離職時(shí)應(yīng)依《辦公用品領(lǐng)用登記表》所領(lǐng)辦公用品一并退回(消耗品除外)。
凡屬各部門或部門內(nèi)員工共用的辦公用品應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管。
公司員工應(yīng)本著節(jié)約的原則運(yùn)用辦公用品。
辦公用品若被人為損壞,應(yīng)由責(zé)任人照價(jià)賠償。
八.辦公用品報(bào)廢
非消耗性辦公用品因運(yùn)用時(shí)間過長(zhǎng)須要報(bào)廢注銷時(shí),運(yùn)用人應(yīng)提出辦公用品報(bào)廢申請(qǐng),經(jīng)部門主管審核,
并報(bào)總經(jīng)理同意后,到行政人力資源部辦理報(bào)廢注銷手續(xù)。
書寫工具
簽字筆
鋼筆/墨水
鉛筆/橡皮
圓珠筆
白板筆
電話筆
熒光/記號(hào)筆
油漆/膠片筆
文件存儲(chǔ)
文件夾/冊(cè)
文件袋/套
票據(jù)夾
報(bào)告夾
檔案盒
寫字板/板夾
名片冊(cè)/夾
文件盤/雜志架
風(fēng)琴包
紙、本
復(fù)印紙
報(bào)事貼
分類索引
傳真紙
打印紙
硬皮/軟皮本
萬用手冊(cè)
螺旋/膠裝本
照片打印紙
桌上用品
涂改液
筆筒/量尺
膠帶/膠帶座
膠水/膠棒
圖釘/圖針
釘書器/機(jī)
計(jì)算器
夾子/切紙刀
起釘/打孔機(jī)
辦公耗材
佳能墨盒
惠普硒鼓
墨粉
惠普墨盒
佳能硒鼓
光盤/軟盤
愛普生墨盒
愛普生硒鼓
鼠標(biāo)/U盤
辦公用品相關(guān)
辦公用品管理方法
辦公用品管理制度
辦公用品領(lǐng)用表
辦公用品領(lǐng)用規(guī)定
辦公用品選購(gòu)方法
辦公用品批發(fā)
辦公用品報(bào)價(jià)
辦公用品管理制度
辦公用品管理總則
1.為保證辦公用品的有效運(yùn)用和妥當(dāng)保管,特制定本規(guī)定。
2.本規(guī)定中的辦公用品包括:
公司給員工個(gè)人配置的通訊工具(手機(jī)、BP機(jī))、辦公桌椅、電話機(jī)和員工日常工作所需的辦公文具。
公司給部門配置的文件柜、傳真機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等。
公司公用的辦公設(shè)備,如公共區(qū)域的傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。
公司為部門購(gòu)置的書籍、雜志和報(bào)刊。
個(gè)人辦公用品的管理
公司行政須在新員工到崗之前為其配置一套桌椅及一套辦公用品。
公司員工領(lǐng)用辦公用品須至行政部填寫“辦公用品領(lǐng)用登記”。
公司員工應(yīng)當(dāng)自覺疼惜公司財(cái)產(chǎn):節(jié)約運(yùn)用辦公用品。
=.部門辦公用品的管理
1.除辦公文具以外的全部辦公用品皆以部門為最小申請(qǐng)單位。
2.部門申請(qǐng)購(gòu)買辦公用品的程序:
部門經(jīng)理填寫《辦公用品申請(qǐng)表》;
交于公司行政部(分公司則交于分公司行政,由其統(tǒng)一傳真至上海行政部);
上海行政部查對(duì)庫(kù)存或依據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展須要統(tǒng)一核準(zhǔn),上報(bào)董事長(zhǎng);
董事長(zhǎng)簽核;
上海行政部將申請(qǐng)結(jié)果及購(gòu)買方式或地點(diǎn)反饋給各部門經(jīng)理(分公司則反饋給分公司行政)。
部門辦公用品領(lǐng)用之后,由部門經(jīng)理分發(fā)辦公用品給指定運(yùn)用人,如運(yùn)用人更改,則部門經(jīng)理須至行政部
變更記錄。
四.公共辦公用品的管理
公司公共辦公用品由行政部統(tǒng)一管理和維護(hù)。
公司全部員工應(yīng)當(dāng)疼惜公共辦公用品,打印、復(fù)印避開奢侈。對(duì)于公司內(nèi)部文件資料,提倡運(yùn)用二手紙。
員工在運(yùn)用公共辦公用品時(shí),如發(fā)覺機(jī)器故障應(yīng)剛好向行政部或公司網(wǎng)管報(bào)修。
辦公用品選購(gòu)方法
為進(jìn)一步加強(qiáng)辦公用品選購(gòu)管理.,規(guī)范辦公經(jīng)費(fèi)的支出行為,保證辦公經(jīng)費(fèi)有效運(yùn)用和節(jié)約,特制定
本方法。
一、適用范圍
全單位日常辦公所需的、《辦公用品書目》規(guī)定范圍內(nèi)的各種文具、物品等低值易耗材料及器具,均納入
定點(diǎn)采供范圍。
二、職責(zé)支配
采供部負(fù)責(zé)組織招標(biāo)、評(píng)標(biāo)確定我單位辦公用品定點(diǎn)選購(gòu)供應(yīng)商(以下簡(jiǎn)稱供應(yīng)商);督促供應(yīng)商在我單
位辦公用品供應(yīng)中履行合同;供應(yīng)《辦公用品書目》;受理各部門《辦公用品領(lǐng)用單》備案;定期向供應(yīng)
商統(tǒng)一結(jié)算辦公用品費(fèi)用;組織大批量辦公用品選購(gòu)。
財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)向供應(yīng)商統(tǒng)一支付辦公用品費(fèi)用,并分戶扣減各部門相應(yīng)的辦公經(jīng)費(fèi)。
各部門填寫并由部門領(lǐng)導(dǎo)核批本部門《辦公用品領(lǐng)用單》相應(yīng)欄目;向指定供應(yīng)商提取并驗(yàn)收所需辦公用
品。
供應(yīng)商按合同要求保證辦公用品供應(yīng),按《辦公用品領(lǐng)用單》供應(yīng)辦公用品,并填寫相應(yīng)欄目。
紀(jì)檢部負(fù)責(zé)參加、監(jiān)督確定供應(yīng)商的招標(biāo)、評(píng)標(biāo)工作;監(jiān)督辦公用品供應(yīng)工作。
三、運(yùn)作規(guī)程
每月需用的打印紙、復(fù)印用紙、墨盒、墨粉、墨水等通用物資的型號(hào)規(guī)格、數(shù)量,由各需用部門于前一月
笫4周前報(bào)采供部匯總,由采供部按《辦公用品選購(gòu)規(guī)程》組織選購(gòu),并分發(fā)相關(guān)部門。其余辦公
用品選購(gòu)按(2-8)施行。
采供部牽頭組建有相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)和采供部、財(cái)務(wù)部、紀(jì)檢部等部門派員參加的供應(yīng)商招標(biāo)評(píng)標(biāo)小組。
招標(biāo)評(píng)標(biāo)小組于當(dāng)年6月底前組織招標(biāo),并依據(jù)投標(biāo)商的資質(zhì)、服務(wù)承諾、讓利多少?gòu)闹性u(píng)比確定2—3家
中標(biāo)商。中標(biāo)商與我單位簽訂辦公用品供應(yīng)合同后成為我單位辦公用品定點(diǎn)供應(yīng)商。
各部門需用辦公用品時(shí),填寫統(tǒng)一制定的《辦公用品領(lǐng)用單》相關(guān)欄目一式二份,經(jīng)由本部門領(lǐng)導(dǎo)核批,
加蓋本部門公章后,由經(jīng)辦人憑該單去定點(diǎn)供應(yīng)商處提取。
供應(yīng)商按需用部門核批的《辦公用品領(lǐng)用單》供應(yīng)的品名、型號(hào)?、規(guī)格、數(shù)量供應(yīng)辦公用品,并在《辦公
用品領(lǐng)用單》相關(guān)欄目照實(shí)填寫物品市價(jià)、實(shí)際結(jié)算價(jià)、合計(jì)實(shí)際結(jié)算價(jià),經(jīng)部門經(jīng)辦人簽字認(rèn)可后一份
存供應(yīng)商處,一份由經(jīng)辦人交部門驗(yàn)收人驗(yàn)收簽字后存采供部,連同供貨發(fā)票作為結(jié)算對(duì)帳和辦理出、入
庫(kù)單的憑據(jù)。
財(cái)務(wù)部依據(jù)入庫(kù)單和發(fā)票向相關(guān)供應(yīng)商付款;憑出庫(kù)單扣減相關(guān)部門辦
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