商務文書禮儀 = =教材

第四節(jié)商務文書禮儀一歡迎詞歡送詞祝詞二答謝詞三賀信四請柬邀請書五聘書

本節(jié)結合對歡迎詞、歡送詞、祝酒詞、答謝詞、賀信、請柬、邀請書例文的閱讀與析評，介紹這些文書寫作的必需知識，著重學習、掌握它們的一般寫法。禮儀文書的基本要求禮儀文書的基本要求一、歡迎詞歡送詞祝詞(一)歡迎詞、歡送詞、祝詞的含義歡迎詞是在迎接賓客的儀式、集會、宴會上主人對賓客的光臨表示熱烈歡迎的一種禮儀文書。歡送詞是在歡送賓客的儀式、集會、宴會上主人對賓客即將離去表示熱烈歡送的一種禮儀文書。祝詞，也可寫作祝辭，泛指對人對事表示良好祝愿和慶賀的言辭或禮儀文書。一、歡迎詞歡送詞祝詞(二)歡迎詞、歡送詞、祝詞的結構和寫法歡迎詞、歡送詞和祝詞的寫法基本一樣。歡迎詞和歡送詞的格式都一樣，只是內(nèi)容有迎和送的區(qū)別。在歡迎的宴會上所致的祝詞(祝酒詞)實際上就是歡迎詞，在歡送宴會上的所致的祝詞(祝酒詞)實際上就是歡送詞。祝酒詞的結尾要比前二者的結尾多一個祝酒辭令。一、歡迎詞歡送詞祝詞1．標題可直接以文種“歡迎詞”、“歡送詞”或“祝詞”為題；也可以以場合和文種為題，如“在開學典禮上××的歡迎詞”等；還可以以主人的名稱、被歡迎或歡送的賓客和文種為題，如“周恩來總理在歡迎美國總統(tǒng)尼克松的宴會上的祝酒詞”。2．稱謂稱呼前可加修飾語“尊敬的”、“敬愛的”之類；稱呼后可加頭銜，也可加“先生”、“女士”、“夫人”等。一、歡迎詞歡送詞祝詞3．正文歡迎詞的正文一般先寫表示歡迎的話；接著寫賓客來訪的目的、意義、作用；繼而回顧雙方交往的歷史與友情，贊揚賓客在某些方面的貢獻及雙方友好合作的成果，表示繼續(xù)加強合作的意愿、希望；結尾寫祝頌語，對賓客的光臨再次表示熱情的歡迎和良好的祝愿。一、歡迎詞歡送詞祝詞歡送詞的基本格式及寫法與歡迎詞大致相同。它的正文一般包括以下內(nèi)容：對賓客的離去表示熱烈歡送的話；寫有關歡送的具體內(nèi)容，如賓客逗留的時間及離別的日程，敘述訪問的行程及收獲，對賓客的希望及要求，表示繼續(xù)加強交往的意愿；結語常需再次對賓客的即將離去表示熱烈的歡送。一、歡迎詞歡送詞祝詞3．正文祝詞，不同類型的祝詞正文有不同的寫法：會議祝詞——突出祝賀會議的內(nèi)容及寄予希望；事業(yè)祝詞——突出祝賀事業(yè)的內(nèi)容并祝愿其取得更大的成功；慶祝宴會或慶功祝詞——則概括地回顧總結前段工作所投入的力量和所取得的成就或變化、發(fā)展；一、歡迎詞歡送詞祝詞社交性祝詞——大致可分以下兩種：(1)祝壽。既祝愿對方幸福長壽，也贊頌其已經(jīng)取得的成績和做出的貢獻。(2)祝新婚。主要祝愿夫妻恩愛、生活幸福、攜手并肩搞好工作等。祝酒詞——一般是先對賓客或來訪者表示熱烈歡迎；接著回顧雙方的友好交往，盛贊友情，提出祝愿和希望；結語一般句式為“為……而干杯!”一、歡迎詞歡送詞祝詞4．落款即在正文下面右下方寫明致歡迎詞、歡送詞和祝詞的機關、人物的名稱和日期。如果在標題中已經(jīng)寫明，則此處不必再落款。一、歡迎詞歡送詞祝詞(三)歡迎詞、歡送詞、祝詞寫作的注意事項適應場景氛圍，引導出席者情緒。感情真摯，禮貌而又有分寸。既尊重對方，又不卑不亢。有分歧的問題或意見不一致的問題不表露于言辭。使用便于交際場合朗讀、演說的語言，既上口、好讀，又切合實際，有的放矢，言之有物。動筆前了解對象的基本情況。比如取得的成就、大會的宗旨等。二、答謝詞(一)答謝詞的含義答謝詞是在專門儀式、宴會、招待會上賓客對主人的熱情接待表示衷心感謝的致詞。(二)答謝詞的結構和寫法答謝詞的基本結構及寫法與歡迎詞基本相同。正文部分一般包括的內(nèi)容有：對對方的熱情接待表示由衷的感謝。如果是訪問，則概述出訪期間留下的美好印象，贊揚主人某方面的業(yè)績、崇高的精神，或?qū)﹄p方共同關心的問題表達自己的觀點、看法和愿望。結尾一般需對對方再次表示謝意。三、賀信(一)賀信的含義賀信是機關、團體、單位向取得重大成就、有突出成績或喜慶之事的有關單位或人員表示祝賀或慶賀的一種禮儀文書。賀信已成為表彰、贊揚、慶賀對方在某個方面所做貢獻的形式，有的還用來表示慰問和贊揚。重要的賀信往往對人們有很大的激勵和教育作用。三、賀信(二)賀信的結構和寫法賀信的基本結構包括以下幾項：標題在第一行正中寫上“賀信”二字。也可以在“賀信”前寫上誰給誰的賀信以及被祝賀的事由。稱謂頂格寫接受賀信的單位或個人及稱謂，后面加冒號。正文另起一行，空兩格寫賀信主體的內(nèi)容。主體的內(nèi)容一般包括兩部分：(1)對方取得的成績和重大意義；(2)表示熱烈的祝賀和殷切的希望。落款按信函格式寫發(fā)信單位或個人名稱及年、月、日。三、賀信幾種特殊賀信的寫作內(nèi)容如系會議要指出它的重要性和預祝會議圓滿成功；如系同級單位，除表示祝賀外，還應提出向?qū)Ψ綄W習的內(nèi)容；如系下級單位給領導機關的賀信，除表示祝賀外，還應表示自己的決心和態(tài)度；如系給個人的賀信，應著重寫明有供群眾學習的品德和意義。以祝愿詞結尾，如“謹祝取得新的、更大的勝利”。如正文中“希望”內(nèi)容寫得詳細具體，也可不用祝愿詞結尾。三、賀信(三)賀信寫作的注意事項感情真摯、濃烈，給人以鼓舞。評價要適當而有新意，避免陳詞濫調(diào)。文字簡練，語言樸素。不堆砌華麗辭藻，不言過其實，不空喊口號。四、請柬邀請書(一)請柬、邀請書(信)的含義請柬、邀請書(信)也叫請?zhí)?，是單位或個人為邀請有關單位或人士前來參加重要的紀念活動或慶典活動，為表示莊重而使用的禮儀文書。請柬、邀請書(信)的使用范圍很廣。四、請柬邀請書(二)請柬、邀請書(信)的結構和寫法請柬、邀請書(信)有橫式、直式兩種，一般由以下幾部分組成：1．封面(正面)居中寫“請柬”或“邀請書”。2．稱謂寫被邀請的單位名稱或個人的姓名。3．正文寫邀請的目的、活動內(nèi)容、時間、地點及應注意的一些問題。結尾通常寫“敬請光臨”、“敬請蒞臨”或“敬請光臨指導”。4．落款寫清發(fā)請柬或邀請書(信)的單位名稱或個人姓名，下一行注明年、月、日。四、請柬邀請書(三)請柬、邀請書(信)寫作的注意事項1．有關信息要交代清楚。邀請的內(nèi)容、時間、地點、被邀請者的姓名、頭銜必須準確無誤。2．措詞講究。3．制作宜精美。四、請柬邀請書4．文種選擇需根據(jù)使用的場合和情況。隆重的禮儀場合多用請柬；參加學術研討會、紀念會、訂貨會多用邀請書(信)，一般的會議發(fā)通知即可。邀請的事項單一，用請柬；邀請的事項較復雜或需要向被邀請者說明有關問題，則用邀請書(信)。

5．如有需要注意的事項，要在“請柬”或“邀請書(信)”上適當?shù)奈恢米⒚鳌Ｈ缏?lián)系人、聯(lián)系電話、食宿或攜帶物品、文件要求、交通路線等。五、聘書聘書是“聘請書”或“聘任書”的簡稱。聘請書要說明聘請的理由和聘請要做的公所。聘書要求文字簡潔，不必太具體、詳盡。五、聘書聘書的格式一般由以下幾部分構成：(一)標題聘書往往在正中寫上“聘書”或“聘請書”字樣，有的聘書也可以不寫標題。已印制好的聘書標題常用燙金或大寫的“聘書”或“聘請書”字樣組成。(二)稱謂聘請書上被聘者的姓名稱呼可以在開頭頂格寫，然后再加冒號；也可以在正文中寫明受聘人的姓名稱呼。常見的印制好的聘書則大都在第一行空兩格寫“茲聘請××……”。五、聘書(三)正文聘書的正文一般要求包括以下一些內(nèi)容：首先，交待聘請的原因和請去所干的工作，或所要去擔任的職務。其次，寫明聘任期限。如“聘期兩年”、“聘期自2000年2月20日至2005年2月20日”。再次，聘任待遇。聘任待遇可直接寫在聘書之上，也可另附詳盡的聘約或公函寫明具體的待遇