【審計實操經(jīng)驗】從信息學(xué)角度看內(nèi)部控制

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內(nèi)部控制是中國企業(yè)這幾年剛剛從外國公司那里學(xué)到的一個詞。聽起來，這個詞比我們自己原來用的規(guī)章制度這個詞時髦?？墒?，如何理解這個新詞呢？不只一位企業(yè)老總向我表達(dá)過他們的困惑：這個內(nèi)部控制和我們以前的規(guī)章制度到底有什么區(qū)別？

其實，這樣的困惑不僅僅我們國家的企業(yè)老總有，外國公司的管理層在一開始的時候也是同樣地困惑。在內(nèi)部控制這個詞流行起來以前，外國公司有他們的政策和程序手冊以及標(biāo)準(zhǔn)操作程序，我們的企業(yè)則有我們的規(guī)章制度，用詞盡管不同，內(nèi)涵是差不多同樣的意思，就是一些關(guān)于具體做事的步驟和規(guī)定。

而內(nèi)部控制這個詞自二十世紀(jì)九十年代末以來大行其道，與這一時期西方企業(yè)管理理論和實踐中的風(fēng)險管理、流程、反饋等新概念新名詞的普及是分不開的。由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展和其在各個領(lǐng)域包括企業(yè)管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，西方企業(yè)管理理論越來越多地借鑒了信息技術(shù)的一些概念。

從信息學(xué)的角度來看，企業(yè)內(nèi)部存在兩種信息流：一種是決策單元發(fā)給執(zhí)行單元的執(zhí)行某一任務(wù)的指示，這可以稱作是“執(zhí)行”信息流，處理這種信息流的內(nèi)部控制流程就是“執(zhí)行”流程；另一種是傳感器將收集到的內(nèi)部和外部信息傳遞給決策單元，這可以稱作是“報告”信息流，處理這種信息流的內(nèi)部控制流程就是“報告”流程。如果以人體的神經(jīng)系統(tǒng)做比喻的話，人體的神經(jīng)按其機能分為兩大類，一類是運動神經(jīng)又稱傳出神經(jīng)，一類是感覺神經(jīng)又稱傳入神經(jīng)。這兩類神經(jīng)分別對應(yīng)于企業(yè)內(nèi)部的兩種內(nèi)部控制流程。

信息學(xué)里還有一個常用的“黑箱”的概念，就是說我們只研究一個系統(tǒng)的輸入和輸出情況，而不必去管其內(nèi)部的運作機制是如何將一定的輸入值轉(zhuǎn)化成特定的輸出值的。這個“黑箱”概念尤其適用于在研究分析問題時將復(fù)雜問題簡潔化。

運用以上的概念和思路來理解內(nèi)部控制，就容易一些了。當(dāng)然，如果我們?nèi)ゲ橐幌掠嘘P(guān)的教科書，可以看到內(nèi)部控制有三到四個主要的目的，分別是提高企業(yè)經(jīng)營的效率、保證企業(yè)遵循法律法規(guī)、保證企業(yè)會計報表的準(zhǔn)確以及資產(chǎn)的安全。我們還可以看到內(nèi)部控制包括五項要素，即控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通和監(jiān)控。這些都是內(nèi)部控制可以和我們以前的規(guī)章制度可以做對比的地方，像是風(fēng)險評估，就是我們過去的管理實踐中做得比較薄弱的地方。不過，我們今天要談的，是有關(guān)內(nèi)部控制的理論和我們原來的規(guī)章制度在思維方式上有什么不同，優(yōu)點在哪里。

如果從以上信息學(xué)的概念和思路出發(fā)，我們可以看到內(nèi)部控制與我們以前的規(guī)章制度相比，有這樣幾個特點：

首先，我們以前的規(guī)章制度一般是條文式地說明一件事情，而內(nèi)部控制則強調(diào)信息的輸入和輸出，例如，需要什么樣的信息輸入到某個部門，這個部門會向另外哪個部門輸出什么樣的信息，而這些輸出信息又將成為下一個部門的輸入信息；某個部門根據(jù)什么樣的信息將采取什么樣的行為；某個部門要收集什么樣的信息輸出給另外一個部門。至于那個部門內(nèi)部如何處理收到的信息以產(chǎn)生輸出信息，可以另行規(guī)定或者另外描述，這就是“黑箱”理論的應(yīng)用。這樣的內(nèi)部控制，無疑是非常適合畫出流程圖來描述的。

其次，由于上面的這個特點，內(nèi)部控制就非常強調(diào)流程的邏輯嚴(yán)密，因為信息的輸入與輸出是一環(huán)扣一環(huán)的。并且，內(nèi)部控制非常強調(diào)每個部門以及每個人在什么情況下應(yīng)該做什么。這樣，控制主體和控制行為都會描述得非常清楚。而以前的規(guī)章制度不容易達(dá)到這種程度的嚴(yán)絲合縫和責(zé)任分明。

第三，在內(nèi)部控制里，我們可以非常清楚地將企業(yè)的流程分為兩類，即“執(zhí)行”流程和“報告”流程。這樣的分類有助于企業(yè)分析其經(jīng)營管理之不足并改善之，這在以前的規(guī)章制度的環(huán)境下就不是那么一目了然。例如，如果企業(yè)的“執(zhí)行力”不足，那就是企業(yè)的“執(zhí)行”流程有問題，也可以形象一點地說成是企業(yè)的“運動神經(jīng)”出了毛??；如果企業(yè)老總對于如何評價下屬的工作心里沒底，或者擔(dān)心企業(yè)不能及時發(fā)現(xiàn)面臨的風(fēng)險，那就是企業(yè)的“報告”流程還有不足之處，或者說企業(yè)的“感覺神經(jīng)”還不夠完善。

以這樣的一種眼光去看企業(yè)管理，可能會有一種與以往不同的認(rèn)識。例如，我們會發(fā)現(xiàn)，企業(yè)里幾乎所有部門都是既有“執(zhí)行”流程又有“報告”流程，大多數(shù)部門是以執(zhí)行為主，會計部門也有“執(zhí)行”流程，例如收款和付款，但是會計部門的“報告”流程更多，所以，會計部門是企業(yè)的“感覺神經(jīng)”的很重要的組成部分。

其實企業(yè)里應(yīng)該有一個信息管理體系，能夠?qū)⑵髽I(yè)管理決策所需要的大量內(nèi)部外部信息按照統(tǒng)一的口徑及時準(zhǔn)確地收集上來，這才是一個好的“感覺神經(jīng)系統(tǒng)”。而目前一般的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)里，能夠按照這種方式提供大量信息的，首推會計部門。會計部門能夠?qū)⑵髽I(yè)里最規(guī)范化的那部分信息按照一定的規(guī)則(即企業(yè)的財務(wù)會計制度及一些報告制度)收集起來，并按照事先定義好的口徑(例如會計準(zhǔn)則的規(guī)定，或者企業(yè)自己的規(guī)定)表達(dá)出來，既可以供管理層決策用(例如管理報表)，也可以供外部人士了解企業(yè)之用(例如公司對外的會計報表及附注)?，F(xiàn)在很多企業(yè)搞的ERP系統(tǒng)，就是在這個基礎(chǔ)上再擴大，將企業(yè)運轉(zhuǎn)中方方面面的信息都收集起來，有了這樣的一個ERP系統(tǒng)，企業(yè)的“感覺神經(jīng)系統(tǒng)”就完善了；收集到了足夠的信息，管理層進行各種經(jīng)營管理決策也就有很好的依據(jù)了。到了這個時候，原來意義上的會計部門已經(jīng)不存在了，會計部門其實已經(jīng)成了一個信息管理部門，不管是內(nèi)部使用的管理報表，還是對外披露的會計報表，都只是企業(yè)經(jīng)營信息的篩選、重組、分類和表達(dá)而已。

結(jié)語：會計是一個注重積累的職業(yè)，出納、會計、主管、