電子檔案管理制度

電子檔案管理制度一、總則為規(guī)范企業(yè)的電子檔案管理，提高工作效率和信息安全性，維護公司利益，訂立本電子檔案管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包含各部門和崗位。三、定義電子檔案：指以數(shù)字形式存儲和管理的公司文件、資料、記錄等。電子檔案管理系統(tǒng)：指用于存儲、分類、檢索、共享和保護電子檔案的軟硬件設備和技術。四、檔案管理責任公司領導層負責訂立電子檔案管理策略，并保障電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。各部門負責訂立具體的電子檔案管理工作計劃和流程，并指定專人負責檔案管理。五、電子檔案的管理流程檔案歸檔：全體員工應依照文件分類標準和歸檔要求，對電子檔案進行分類和整理。嚴禁員工私自更改、刪除或移動電子檔案，如確有需求，需經(jīng)過上級批準并進行相應的記錄和備份。檔案存儲：全部電子檔案必需存儲在公司規(guī)定的電子檔案管理系統(tǒng)中。分級存儲：依照檔案的緊要性和保密級別，劃分存儲區(qū)域進行存儲。定期備份：定期對電子檔案進行備份，確保檔案的完整性和安全性。檔案檢索：用戶可以依據(jù)權限在電子檔案管理系統(tǒng)中進行檔案檢索。檢索結果需符合檔案分類標準和歸檔要求。檔案檢索記錄需進行登記，并保存肯定期限。檔案借閱：借閱檔案需填寫檔案借閱申請表，并經(jīng)過所在部門主管審核和批準。檔案借閱期限一般不超出30天，若需延長，需經(jīng)過審批并進行相應的延期。借閱檔案應保證其安全性和完整性，不得私自復制、更改或移動。借閱人歸還檔案后，需登記歸還，并進行相應的檢查和確認。檔案銷毀：電子檔案的銷毀需經(jīng)過嚴格審核和批準，并依照公司相關規(guī)定進行銷毀操作。銷毀操作應留有相應的記錄，包含銷毀時間、內(nèi)容和相關責任人等信息。六、信息安全保障安全措施：公司對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全設置，確保檔案的機密性和完整性。員工應對電子檔案進行安全保密，嚴禁泄露、竄改或有意破壞電子檔案。權限管理：公司設定不同的權限等級，對不同級別的員工進行權限掌控。定期進行權限審查，及時更新和調(diào)整權限設置。定期檢查：公司應定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全漏洞檢查和風險評估。發(fā)現(xiàn)問題后要及時修復漏洞，加強安全管理工作。七、培訓和宣傳公司應定期組織電子檔案管理培訓，提高員工的檔案管理意識和本領。公司應定期宣傳電子檔案管理制度，并及時解答員工的疑問和反饋看法。八、違紀與懲罰對擅自更改、刪除或移動電子檔案的員工，視情節(jié)輕重，予以相應的紀律處分。對有意泄露、竄改或破壞電子檔案的員工，將依法追究其法律責任。九、附則本制度自發(fā)布之日起生效。本制度的解