新時期加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理探討

摘要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位的發(fā)展也迎來了眾多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。伴隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，亟需建立一種針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的先進(jìn)的人事管理系統(tǒng)。人事檔案管理作為事業(yè)單位人事管理的重要組成部分，是引進(jìn)人才、檢驗(yàn)人才、任命人才的重要基礎(chǔ)。建立健全人事管理機(jī)制，提高人事檔案管理效率，積極開展人事檔案信息管理，能夠有效推動人事管理，加強(qiáng)人才的甄選、匹配和使用，促進(jìn)事業(yè)單位的改革、創(chuàng)新和發(fā)展。本文就新時期加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理展開探討。關(guān)鍵詞：新時期；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化人事檔案是個人代表性信息的體現(xiàn)，包含個人學(xué)歷證明、身份、工作履歷、工資晉升、個人獎懲等重要信息，在人事管理制度中占據(jù)核心位置，是單位招聘員工、員工考察晉升和選拔人才時參考的依據(jù)。因此，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位對人事檔案越來越重視，對人事檔案的創(chuàng)建和應(yīng)用越來越依賴，事業(yè)單位實(shí)施人事檔案信息化管理勢在必行。一、事業(yè)單位人事檔案管理內(nèi)涵事業(yè)單位是指為了社會公益目的，由國家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織。例如我國的公立學(xué)校、公立醫(yī)院、科研研究所等都屬于事業(yè)單位的范疇，都在我國市場經(jīng)濟(jì)中占有一定的地位。人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密聯(lián)系。記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，事業(yè)單位中的人事檔案尤為重要。事業(yè)單位人事檔案包括工作履歷材料、組織關(guān)系材料、考核材料、考察材料、工資晉升材料、獎懲材料等。事業(yè)單位人事檔案管理的基本內(nèi)容是依據(jù)材料歸檔制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計制度等對檔案進(jìn)行管理。事業(yè)單位人事檔案信息化管理的作用主要包括進(jìn)一步提高檔案管理實(shí)施效率，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，加快檔案管理現(xiàn)代化改革。人事檔案信息化管理需要借助計算機(jī)設(shè)備穩(wěn)定、強(qiáng)大的信息檢索能力，為事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)信息的查閱和傳遞提供有效、充分的便利支持。人事檔案管理人員將事業(yè)單位的紙質(zhì)人事檔案輸入計算機(jī)，生成電子備份，人事檔案管理人員使用電子信息方式開展相關(guān)人事管理工作，充分體現(xiàn)了了電子人事檔案保存時間長、不易損壞、提高使用效率、節(jié)省時間的優(yōu)點(diǎn)，消除了紙質(zhì)人事檔案不易保存、易丟失、易損壞、使用效率低的缺點(diǎn)。事業(yè)單位人事檔案信息管理模式可以在更多工作領(lǐng)域之間充分利用，充分體現(xiàn)了事業(yè)單位人事檔案信息資料的使用價值。二、目前事業(yè)單位人事檔案管理中出現(xiàn)的問題（一）忽視人事檔案信息化管理的重要性有些事業(yè)單位認(rèn)為人事檔案僅僅是整體人員簡介資料而已，作用不大，往往不重視在人事檔案工作中應(yīng)用信息化技術(shù)問題。除此之外，在事業(yè)單位中，經(jīng)常會大幅度進(jìn)行人事制度改動，會出現(xiàn)部分工作人員既要負(fù)責(zé)自己的本職工作，還要兼顧著其他工作。因此，可能會導(dǎo)致人事檔案管理人員對于自己本職工作的態(tài)度僅僅只是完成任務(wù)而已，沒有對此項工作細(xì)心思考，缺乏檔案管理工作的創(chuàng)新意識，導(dǎo)致人事檔案信息化管理工作被忽略。（二）相關(guān)工作人員信息化水平不足隨著事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步，人事檔案管理工作對事業(yè)單位人事管理起著尤為重要的作用。需要不斷增強(qiáng)管理人員意識，提高工作人員的個人能力和綜合素質(zhì)。當(dāng)前，很多單位都在人事檔案管理中應(yīng)用了信息技術(shù)，并對人事檔案管理的方法、標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容進(jìn)行了多方面的改革。如果管理者本身的素質(zhì)和能力不達(dá)標(biāo)或不能適應(yīng)當(dāng)前業(yè)務(wù)部門的發(fā)展?fàn)顩r和時代技術(shù)，那么其個人能力勢必會對事業(yè)單位人事工作的運(yùn)行產(chǎn)生不利影響。另一方面，大多數(shù)事業(yè)單位人事管理部門的工作人員通常要遵循檔案管理工作的形式，并要經(jīng)過上級的檢查，這可能會出現(xiàn)檔案管理人員疲于應(yīng)付的現(xiàn)象。當(dāng)然，這也與該部門缺乏相關(guān)培訓(xùn)有關(guān)，造成檔案管理手段單一，科學(xué)化管理水平不足。其次，人事檔案管理部門的工作單調(diào)、結(jié)構(gòu)化程度高，促使工作人員思想固化，即使有新方法、新思維，也心有余而力不足，這使得人事檔案管理部門人員的專業(yè)水平難以處理復(fù)雜的任務(wù)。（三）人事檔案管理模式落后目前，仍有一些事業(yè)單位在人事檔案管理中仍采用傳統(tǒng)的管理模式，未能及時植入信息化技術(shù)，而是繼續(xù)采用紙質(zhì)文件存儲職工的個人檔案，然后統(tǒng)一放入人事檔案柜里面保存，無論單位有多少員工，信息資料全部堆積在一起，如果需要調(diào)用某一個員工的資料，需要耗費(fèi)很多的時間和人力，大大降低了人事檔案工作人員的效率和質(zhì)量，甚至?xí)霈F(xiàn)人事檔案丟失、人事資料殘缺不全的問題，導(dǎo)致不良的影響和后果。因此，事業(yè)單位需要實(shí)時進(jìn)行信息技術(shù)人事檔案管理，不僅能夠確保人事檔案職工的資料完整，還能提高員工的工作效率和質(zhì)量，便于對人事檔案隨調(diào)隨用，有利于推進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。（四）人事檔案管理機(jī)制不夠先進(jìn)完整、合理的檔案管理系統(tǒng)是事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)和保證。從實(shí)際發(fā)展情況看，事業(yè)單位人事檔案具體管理制度還存在一些問題。特別是在當(dāng)前信息時代的發(fā)展背景下，有些單位仍沿用以前的人事檔案管理方法，但實(shí)際已不符合現(xiàn)階段的人事管理工作要求。采取合理有效的管理機(jī)制，才能促進(jìn)人事檔案管理工作的提升，達(dá)到為我所用的目的。伴隨著各地人才戰(zhàn)略的實(shí)施，更加凸顯了人事管理工作的重要性。人才作為一種戰(zhàn)略資源，很多單位將人才作為推進(jìn)事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，建立健全人事檔案管理機(jī)制，對單位人才隊伍建設(shè)和選拔能夠發(fā)揮長久的積極作用。應(yīng)當(dāng)盡快建立完善事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)制度以及管理措施。例如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)條款，如何及時解決人事檔案管理工作中遺棄和失效檔案的問題，這也已成為人事檔案管理工作的現(xiàn)階段亟需解決的重要問題。三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的策略（一）強(qiáng)化檔案管理思維，實(shí)現(xiàn)管理模式與時俱進(jìn)在事業(yè)單位發(fā)展過程中，其檔案文件的錄入和管理與人事檔案管理工作人員有著十分密切的聯(lián)系。因此，要不斷增強(qiáng)人事檔案工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的管理思維和開拓創(chuàng)新的意識。首先，單位發(fā)展過程中，要求每一個工作人員從檔案信息的錄入開始，嚴(yán)格遵守人事檔案管理具體要求，遵守檔案管理工作紀(jì)律，從根本上確保人事檔案信息的系統(tǒng)性、完整性以及真實(shí)性。其次，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)，還是人事管理人員都應(yīng)該積極、主動地學(xué)習(xí)和了解先進(jìn)的人事檔案管理體系結(jié)構(gòu)，并且將其有效融合進(jìn)日常工作內(nèi)容中，把具備權(quán)威性、具體性等相關(guān)檔案管理制度積極落實(shí)到人事管理制度中，為檔案管理工作提供健全的制度保障。由于人事檔案管理工作是一種系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，所以在人事檔案文件管理流程中，一旦缺少科學(xué)、合理、有效的管理模式，必然會影響人事檔案管理效率。為此，在人事檔案管理以及實(shí)踐中，必須重點(diǎn)關(guān)注管理意識的提升，充分結(jié)合現(xiàn)階段人事檔案管理及實(shí)施現(xiàn)狀，不斷優(yōu)化和完善各種管理制度。無論是單位領(lǐng)導(dǎo)，還是工作人員，都應(yīng)該將人事檔案管理放在發(fā)展的重要目標(biāo)上，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真對待人事檔案管理工作。同時，還要進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，積極開展檔案管理業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，引入和借鑒先進(jìn)的人事檔案管理理念和技術(shù)手段，結(jié)合本單位實(shí)際，融會貫通各項知識要領(lǐng)，為我所用，更好的指導(dǎo)本單位開展人事檔案管理工作。再次，事業(yè)單位人事檔案開展日常管理過程中，管理部門還應(yīng)該將人事檔案管理結(jié)構(gòu)制度更加直觀展現(xiàn)，檔案管理人員和檔案使用人員，都應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)章制度實(shí)施人事資料收集，依托人事檔案規(guī)章制度優(yōu)化管理，進(jìn)一步提升制度的使用和操作安全性，全面提升人事檔案管理效果和質(zhì)量水平。事業(yè)單位在人事檔案管理和執(zhí)行制度建設(shè)時，還應(yīng)該積極貫徹和落實(shí)權(quán)利與崗位責(zé)任思維，將標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理工作與個人績效考核相互結(jié)合，增強(qiáng)檔案管理工作人員的履職盡責(zé)的能力，從根本上提升人事檔案管理部門基礎(chǔ)建設(shè)水平。（二）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)新時期，事業(yè)單位必須積極重視和加強(qiáng)人事檔案管理隊伍的信息化建設(shè)，通過定期組織職業(yè)教育培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員在檔案信息管理、互聯(lián)網(wǎng)知識和計算機(jī)應(yīng)用水平等方面的能力。同時，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流，在專業(yè)知識和素質(zhì)上，增強(qiáng)管理人員在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，計算機(jī)技術(shù)和信息安全技術(shù)方面的技能水平，以更好地應(yīng)用和發(fā)揮人事檔案管理信息軟件的優(yōu)勢和功能。人事檔案管理人員的水平和整體素質(zhì)可以通過以下三方面提高：第一，定期在單位內(nèi)開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，邀請具有先進(jìn)管理理念的講師進(jìn)行授課，并針對管理人員開展單位管理內(nèi)容的培訓(xùn)和教育，在充分了解單位的情況下，提出科學(xué)合理的、有針對性的檔案管理措施和問題解決的辦法。同時，結(jié)合工作實(shí)際情況，熟悉掌握檔案管理中存在的問題以及運(yùn)行特點(diǎn)，使員工可以更好地整合單位資源，并根據(jù)單位的實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理技術(shù)的檢查與考核，通過考核機(jī)制有效的激勵檔案管理工作的順利推進(jìn)。第二，事業(yè)單位人事檔案管理的有效開展離不開專業(yè)人才的支持。在選拔檔案管理人員時，應(yīng)優(yōu)先考慮具有較高管理水平和較強(qiáng)管理思想的員工，并積極選聘高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。優(yōu)化人事檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)是關(guān)鍵，在提高管理隊伍的整體專業(yè)水平，創(chuàng)建具有豐富信息管理知識、高水平操作技能、較強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)的綜合型復(fù)合專業(yè)管理隊伍的同時，也減輕了人才培訓(xùn)的壓力，并促進(jìn)了直接操作和執(zhí)行能力的提高。第三，事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際情況，對人事檔案管理人員的實(shí)際工作能力進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。包括人事管理、信息收集、檔案整理等，并對其保密能力、工作紀(jì)律、交流能力、綜合能力、服務(wù)能力等進(jìn)行積極培訓(xùn)，以最大程度地減少人事檔案管理中的漏洞和風(fēng)險。在保證人事檔案管理工作順利有效開展的基礎(chǔ)上，使管理人員具備更全面的素質(zhì)和能力，以適應(yīng)人事檔案管理工作的發(fā)展變化，適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案管理技術(shù)的應(yīng)用需求。（三）注重人事檔案信息系統(tǒng)實(shí)時更新對于事業(yè)單位來說，人事檔案信息化管理主要是以管理人員、專業(yè)技術(shù)人員以及工勤人員檔案為主進(jìn)行數(shù)據(jù)信息化管理。主要包括早期的紙質(zhì)檔案和現(xiàn)在的電子數(shù)據(jù)備份檔案。事業(yè)單位檔案管理，一般采用將早期的紙質(zhì)檔案進(jìn)行資源整合，對紙質(zhì)原始檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和備份。另外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的時代，計算機(jī)和電子設(shè)備要緊跟時代的步伐，實(shí)現(xiàn)及時更新，有助于人事檔案管理工作的信息化處理，避免出現(xiàn)因操作失誤而帶來的不利影響。在選取人事檔案電子設(shè)備時，要注重其運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量，確保在檔案更新備份時完好無損，這就需要人事檔案管理人員要切實(shí)加強(qiáng)對檔案信息化處理業(yè)務(wù)的練習(xí)，熟悉掌握業(yè)務(wù)特點(diǎn)和操作流程，掌握人事檔案信息系統(tǒng)更新的要領(lǐng)，真正達(dá)到電子信息化為人事檔案管理工作服務(wù)的良好效果。（四）實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理具有一定的局限性，因此人事檔案管理部門可以實(shí)行以老帶新、以強(qiáng)帶弱的工作梯度來進(jìn)行信息化管理。檔案管理者自身也要嚴(yán)格遵守事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范準(zhǔn)則，對于某些必須使用紙質(zhì)材料的檔案，需要統(tǒng)一使用規(guī)范的A4辦公用紙，黑色碳素筆或鋼筆進(jìn)行書寫，左側(cè)裝訂；格式排版方面采用橫寫橫排，日期需要標(biāo)注；辦理完有保存價值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理遞交檔案室或檔案館保存，即歸檔。這是國家規(guī)定的一項制度，常用于各級事業(yè)單位，也是保證事業(yè)單位人事檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化管理的必要制度。人事檔案管理應(yīng)采用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段，建立電子信息數(shù)據(jù)庫和信息化管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理效率，通過推動信息技術(shù)向規(guī)范化方向發(fā)展，有助于為事業(yè)單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)。為保證事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理，需要事業(yè)單位制定一套完備的體系，嚴(yán)格執(zhí)行并在實(shí)踐的過程中不斷完善。首先，要對紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行信息保留，利用計算機(jī)技術(shù)等對相關(guān)檔案信息進(jìn)行存檔，存檔的過程中也要注意信息資料之間的格式問題，嚴(yán)格依照相關(guān)細(xì)則處理。其次，由于事業(yè)單位人員流動和崗位調(diào)動等因素，在檔案的傳遞、處理過程中要注重檔案信息的更改和保存，使檔案具有一定的實(shí)效性，能夠真實(shí)展現(xiàn)員工的真實(shí)狀況和信息，促使后續(xù)的各項相關(guān)工作進(jìn)程順利開展。（五）確立人事檔案信息化管理晉升機(jī)制在事業(yè)單位中，對于習(xí)慣早期紙質(zhì)人事存檔的老員工來說，可能存在年齡較大，對新時代的信息化知識學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，且學(xué)習(xí)意識不高，不愿與時俱進(jìn)地學(xué)習(xí)新的人事檔案管理知識的現(xiàn)象。但是，在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的信息時代，逐漸在日常工作中植入信息化技術(shù)且進(jìn)行實(shí)踐應(yīng)用，是每個事業(yè)單位以及每位職工必須了解和掌握的。為了順應(yīng)時代的發(fā)展，實(shí)行人事檔案信息化管理已是必然趨勢，辦公信息化可以使人事檔案管理工作更加便捷、精準(zhǔn)，減少錯誤的發(fā)生。因此，要進(jìn)一步建立健全人事檔案信息化管理制度，讓單位及員工全面認(rèn)識到到信息化的優(yōu)勢所在，并建立激勵機(jī)制，鼓勵采取信息化手段推動人事檔案管理工作，確立相應(yīng)的晉升機(jī)制，