第5章Excel2003電子表格處理基礎(chǔ)

第5.3Excel2003電子表格處理基礎(chǔ)5/25/2024

5.3.1Excel2003概述5.3.2工作表的建立、編輯和格式化5.3.3數(shù)據(jù)的圖表化5.3.4數(shù)據(jù)管理和分析

5.3.5工作表的打印

本章主要內(nèi)容本章重點(diǎn)：工作表的建立、編輯和格式化，圖表制作，數(shù)據(jù)管理和分析5/25/20245.3.1電子表格概述Office家族成員之一——電子表格軟件表格標(biāo)題數(shù)據(jù)文字?jǐn)?shù)值自動(dòng)填充公式函數(shù)圖表圖形對(duì)象數(shù)據(jù)清單排序篩選分類(lèi)匯總公式自動(dòng)處理圖表直觀顯示數(shù)據(jù)管理功能1、Excel2003的功能、保存、啟動(dòng)與退出5/25/2024編輯欄列號(hào)名字框行號(hào)當(dāng)前單元格工作表標(biāo)簽工作表區(qū)域工作簿655363256Sheet1!B32、Excel2003的工作窗口5/25/2024顯示和選定單元格、圖表項(xiàng)、繪圖對(duì)象等取消操作確定操作“編輯公式”狀態(tài)EnterTabEsc或或編輯輸入?yún)^(qū)5/25/2024

工作簿是計(jì)算和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件，其擴(kuò)展名.xls。新建的第一個(gè)工作薄的默認(rèn)名：book1.xls。每一個(gè)工作簿可由一個(gè)或多個(gè)工作表組成，在默認(rèn)的情況下是由3個(gè)工作表組成的。工作簿工作表

一個(gè)工作表最多有65536行、256列。

行號(hào)：1~65536列標(biāo)：A~AA~IV

工作表由工作表標(biāo)簽區(qū)別，如sheet1、sheet2、Sheet33、電子表格的基本概念5/25/2024

工作表中行和列的交叉部分稱(chēng)為單元格，是存放數(shù)據(jù)的最小單元。單元格的地址表示形式：列標(biāo)+行號(hào)如：A5、D8為了區(qū)分不同工作表的單元格，需要在地址前加工作表名稱(chēng)，如Sheet1!B3單元格單元格區(qū)域

單元格區(qū)域的表示方法為:左上角單元格地址：右下角單元格地址。如：b3:c65/25/20241、工作表的建立（輸入＋計(jì)算）⑴輸入數(shù)據(jù)

直接輸入

快速輸入數(shù)據(jù)

利用填充柄自動(dòng)填充數(shù)據(jù)

從外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)⑵計(jì)算數(shù)據(jù)“記憶式輸入”“選擇列表輸入”5.3.2工作表的建立、編輯和格式化5/25/2024 單擊單元格，從鍵盤(pán)直接輸入數(shù)據(jù)。輸入結(jié)束后按ENTER鍵、Tab鍵或√確認(rèn)輸入，按Esc或×取消輸入。用戶(hù)使用Excel時(shí)，可以輸入兩種類(lèi)型的數(shù)據(jù)：常數(shù)和公式。常數(shù)可以是字符、數(shù)字、日期和時(shí)間。公式是基于用戶(hù)輸入的值來(lái)進(jìn)行計(jì)算的。（1）輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)

在MicrosoftExcel中，數(shù)值數(shù)據(jù)允許包括以下一些字符：0123456789+

（），/﹩%.Ee。輸入數(shù)值數(shù)據(jù)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：直接輸入5/25/2024①負(fù)數(shù)的輸入可以用“

”開(kāi)始，也可用（）的形式，如（50）表示

50；②分?jǐn)?shù)的輸入為了與日期相區(qū)別，應(yīng)先輸入“0”和空格，如輸入01/2可得1/2;③當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)（整數(shù)）長(zhǎng)度超過(guò)單元格的列寬或超過(guò)11位時(shí)，數(shù)據(jù)將以科學(xué)記數(shù)形式表示。（7.89E+08）；當(dāng)科學(xué)計(jì)數(shù)形式仍然超過(guò)單元格列寬時(shí)，屏幕上會(huì)出現(xiàn)“###”，此時(shí)只要加大單元格列寬即可。④單元格數(shù)字設(shè)定為兩位小數(shù)，若輸入3位小數(shù)，則末位進(jìn)行四舍五入。(小數(shù)點(diǎn)位數(shù)的更改:格式/單元格/數(shù)值)注意：Excel計(jì)算時(shí)，將以輸入的數(shù)值，而不是以顯示的數(shù)值為準(zhǔn)。⑤數(shù)據(jù)右對(duì)齊。5/25/2024（2）輸入日期和時(shí)間數(shù)據(jù)輸入日期采用的形式：“年-月-日”或者“年/月/日”輸入時(shí)間采用的形式：時(shí)：分：秒(pm/am)

如要輸入當(dāng)天的日期，按“Ctrl”+“；”鍵；如要輸入當(dāng)前的時(shí)間，按“Ctrl”+shift+“；”鍵。

數(shù)據(jù)右對(duì)齊5/25/2024（3）輸入字符型數(shù)據(jù)

文本數(shù)據(jù)可以由字母、數(shù)字、漢字、或其它字符組成，在單元格中顯示時(shí)一律左對(duì)齊。注：①對(duì)于全部由數(shù)字組成的文本數(shù)據(jù)，輸入時(shí)可以在數(shù)字前加一英文單引號(hào)（‘）。一般不建議這樣做。應(yīng)該：

選中行或列→“單元格”→“數(shù)字”→“文本”，然后“確定”。②若要輸入“=”字符，也要先輸入單引號(hào)，否則會(huì)當(dāng)作輸入公式處理。③如果輸入的文字長(zhǎng)度超出單元格寬度，若右邊單元格無(wú)內(nèi)容，則擴(kuò)展到右邊列，否則截?cái)囡@示。返回5/25/2024快速輸入數(shù)據(jù)“記憶式”輸入“選擇列表”輸入（僅對(duì)文本數(shù)據(jù)有效）“選擇列表”命令，或者按“Alt+↓”鍵返回

記憶式輸入：是指當(dāng)輸入的字與一列中已輸入的內(nèi)容相匹配時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)填寫(xiě)其他字符。選擇列表輸入：Excel自動(dòng)將本列已輸入的內(nèi)容形成列表，供用戶(hù)選擇輸入。5/25/2024a.自動(dòng)填充已定義的序列

Excel2003預(yù)先設(shè)置了“一、二、…”、“星期日、星期一、…”、“一月、二月、…、十二月”、“甲、乙、丙、丁、…”等中英文數(shù)據(jù)序列，將這些序列填充到工作表的操作步驟如下：(工具/選項(xiàng)/自定義序列)①將序列中的第一個(gè)數(shù)據(jù)輸入活動(dòng)單元格；②在活動(dòng)單元格右下角總有一個(gè)小方塊，稱(chēng)“填充柄”。把鼠標(biāo)指針移到填充柄上，此時(shí)，鼠標(biāo)指針將由空心十字光標(biāo)變?yōu)閷?shí)心十字光標(biāo)；③按下鼠標(biāo)左鍵，將鼠標(biāo)拖動(dòng)至結(jié)束的單元格。這時(shí)，在起始至結(jié)束的單元格內(nèi)自動(dòng)填充了數(shù)據(jù)序列。利用填充柄自動(dòng)填充數(shù)據(jù)5/25/2024

b.填充尚未定義但有明顯變化規(guī)律的序列Ⅰ：自動(dòng)填充相同的值。如：1,1,1……、團(tuán)員,團(tuán)員,團(tuán)員……。把數(shù)字輸入第一個(gè)活動(dòng)單元格/拖動(dòng)“填充柄”到所需位置。注：若要輸入一部分為字符，一部分為數(shù)字的序列，如class1,class2,class3……：直接拖動(dòng)填充柄，字符數(shù)據(jù)復(fù)制，數(shù)字自動(dòng)增1class1、class1、class1：按ctrl鍵拖動(dòng)進(jìn)行復(fù)制。5/25/2024Ⅱ：若需輸入等比等差，如：2,4,6,8…、2,4,8,16…這些有規(guī)律的數(shù)據(jù)，也可采取自動(dòng)填充功能，操作步驟如下：方法一：①選定2個(gè)單元格作為初始區(qū)域，輸入序列的前面兩個(gè)數(shù)據(jù)；②選擇這兩個(gè)單元格；③用鼠標(biāo)左鍵按住第二個(gè)單元格的右下角的填充柄,拖動(dòng)鼠標(biāo)到結(jié)束的單元格。

編輯/填充/序列方法二：按住鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)，到達(dá)目的地之后松開(kāi)鼠標(biāo)，這時(shí)會(huì)彈出一個(gè)快捷菜單，在菜單中選擇等比數(shù)列還是等差數(shù)列。5/25/2024

c.填充尚未定義又無(wú)明顯變化規(guī)律的序列若要輸入a,b,c,d……這樣得序列，這時(shí)需要通過(guò)自定義序列來(lái)做：

①工具/選項(xiàng)/自定義序列

②在輸入序列里輸入a,b,c,d……

③拖動(dòng)填充柄5/25/2024d.用預(yù)置小數(shù)位數(shù)（或尾0）的方法輸入數(shù)字工具/選項(xiàng)/編輯/選擇小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)位數(shù)>0,則設(shè)置的是小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)位數(shù)=0，不變位數(shù)<0，則設(shè)置尾數(shù)為0的個(gè)數(shù)5/25/2024e.同時(shí)在多個(gè)連續(xù)或不連續(xù)單元格中輸入相同數(shù)據(jù)

①選擇需要輸入數(shù)據(jù)的單元格。選擇的單元格可以是連續(xù)的，也可以是不連續(xù)的；②鍵入數(shù)據(jù)；③按Ctrl+Enter鍵，完成操作。5/25/2024自動(dòng)填充小結(jié)：

（1）若起始數(shù)據(jù)為日期型，則填充的效果是日期按天數(shù)遞增或遞減，如2009-9-14、2009-9-15、2009-9-16……；

（2）若起始數(shù)據(jù)為時(shí)間型，則填充的效果是單元格的時(shí)間型數(shù)據(jù)按小時(shí)數(shù)遞增或遞減，如3:34、4:34、5:34……；

（3）若起始數(shù)據(jù)為已定義的“自定義序列”中的數(shù)據(jù)，則填充的效果是按自定義的特殊序列中的順序循環(huán)填入（有關(guān)“自定義序列”后敘）；

（4）若起始數(shù)據(jù)為含有阿拉伯?dāng)?shù)字的字符型數(shù)據(jù)，則填充的效果是字符復(fù)制，而其中的數(shù)字遞增或遞減，如第1名、第2名、第3名……；如abc1、abc2、abc3……；再如2df9、2df10、2df11……（注：若含有幾個(gè)被分開(kāi)的數(shù)字，則最右邊的數(shù)字發(fā)生遞增或遞減）；

（5）若起始數(shù)據(jù)為數(shù)值型、邏輯型或其它不含有數(shù)字的字符型數(shù)據(jù)，則填充的效果是復(fù)制起始單元格的數(shù)據(jù)；返回5/25/2024從外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)選擇“數(shù)據(jù)｜獲取外部數(shù)據(jù)”命令，可導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫(kù)（如Access、FoxPro、Lotus123等）產(chǎn)生的文件和文本文件。在數(shù)據(jù)輸入過(guò)程中，有可能會(huì)輸入無(wú)效數(shù)據(jù)，因此通常在輸入前選擇“數(shù)據(jù)｜有效性”命令。返回5/25/2024計(jì)算數(shù)據(jù)P150（1）公式

Excel的公式由運(yùn)算符、數(shù)值、字符串、變量和函數(shù)組成。公式必須以等號(hào)“=”開(kāi)始Excel中的運(yùn)算符：運(yùn)算符運(yùn)算功能優(yōu)先級(jí)()括號(hào)1-負(fù)號(hào)2%算術(shù)運(yùn)算符3^4*與/5+與-6&文本運(yùn)算符7=、<、>、<=、>=、<>關(guān)系運(yùn)算符85/25/2024引用運(yùn)算符含義示例：區(qū)域運(yùn)算符：包括兩個(gè)引用在內(nèi)的所有單元格的引用SUM(A1:A10)，聯(lián)合操作符：對(duì)多個(gè)引用合并為一個(gè)引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：產(chǎn)生對(duì)同時(shí)隸屬于兩個(gè)引用的單元格區(qū)域的引用SUM（C2：E10B4：D6）引用運(yùn)算符：引用運(yùn)算符可以將單元格區(qū)域合并起來(lái)進(jìn)行計(jì)算

四類(lèi)運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)從高到低依次為：“引用運(yùn)算符”、“算術(shù)運(yùn)算符”、“文本運(yùn)算符”、“關(guān)系運(yùn)算符”，當(dāng)優(yōu)先級(jí)相同時(shí)，自左向右進(jìn)行計(jì)算。5/25/2024例：有“學(xué)生成績(jī)表.xls”,請(qǐng)計(jì)算每位學(xué)生的總分）自動(dòng)求和5/25/2024（2）函數(shù)是預(yù)先定義好的公式，它由函數(shù)名、括號(hào)及括號(hào)內(nèi)的參數(shù)組成。其中參數(shù)可以是常量、單元格、單元格區(qū)域、公式及其他函數(shù)。多個(gè)參數(shù)之間用“，”分隔。函數(shù)輸入有兩種方法：

直接輸入法和插入函數(shù)法（更為常用）5/25/2024

相對(duì)引用。當(dāng)公式在復(fù)制或填入到新位置時(shí)，公式不變，單元格地址隨著位置的不同而變化，它是Excel默認(rèn)的引用方式，如：B1。如：學(xué)生成績(jī)表中公式從G3復(fù)制到G4中，列號(hào)未變，行數(shù)加1，所以公式也就從“=D3+E3+F3”變成“=D4+E4+F4”。

絕對(duì)引用。指公式復(fù)制或填入到新位置時(shí)，單元格地址保持不變。設(shè)置時(shí)只需在行號(hào)和列號(hào)前加“$”符號(hào)，如$B$1。

混合引用。指在一個(gè)單元格地址中，既有相對(duì)引用又有絕對(duì)引用，如$B1或B$1。$B1是列不變，行變化；B$1是列變化，行不變。（3）公式和函數(shù)中單元格的引用5/25/2024(4)幾種常用的函數(shù)①求和函數(shù)sum()格式：sum(單元格區(qū)域)功能：對(duì)指定的單元格或區(qū)域進(jìn)行求和例：求每個(gè)學(xué)生的總分輸入：=sum(e2:g2)或者=sum(e2,f2,g2)②求平均值average()格式：average(單元格區(qū)域)功能：對(duì)指定的單元格或區(qū)域進(jìn)行求平均值例：求每個(gè)學(xué)生的平均分輸入：=average(e2:g2)5/25/2024③最大值max()和最小值格式：max(單元格區(qū)域)min(單元格區(qū)域)功能：對(duì)指定的單元格或區(qū)域求最大值和最小值例：求每門(mén)課程的最高分和最低分輸入：=max(e2:e8)=min(e2:e8)5/25/2024④條件函數(shù)if()格式：if(logical,value_if_true,value_if_false)功能：執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)對(duì)指定條件進(jìn)行邏輯評(píng)價(jià)的真假而返回不同的結(jié)果。說(shuō)明：logical:代表邏輯判斷表達(dá)式value_if_true:表示當(dāng)判斷條件為邏輯“真”時(shí)的顯示內(nèi)容，如果忽略返回“true”value_if_false:表示當(dāng)判斷條件為邏輯“假”時(shí)的顯示內(nèi)容，如果忽略返回“false”例：查看學(xué)生是否每科都及格,都及格的學(xué)生打上“√”輸入：=IF(AND(e2>=60,f2>=60,g2>=60),"√","")5/25/2024⑤條件求和函數(shù)sumif()格式：sumif(range,criteria,sum_range)功能：計(jì)算機(jī)符合指定條件單元格區(qū)域里的數(shù)值和說(shuō)明：range：代表?xiàng)l件判斷的單元格區(qū)域criteria：是指定表件表達(dá)式sum_range：代表需要計(jì)算的數(shù)值所在的單元格區(qū)域例：求所有“男生”的大學(xué)英語(yǔ)成績(jī)和輸入：=SUMIF(d2:d8,"男",f2:f8)5/25/2024⑥條件統(tǒng)計(jì)函數(shù)countif()格式：countif(range,criteria)功能：計(jì)算某個(gè)區(qū)域中滿(mǎn)足給定條件單元格的數(shù)目說(shuō)明：range：需要統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域criteria：指定的表件表達(dá)式例1：計(jì)算平均成績(jī)大于等于90分的人數(shù)輸入:I12=COUNTIF(I2:I8,">=90")例2：計(jì)算平均成績(jī)大于等于80分的人數(shù)輸入：I13=COUNTIF(I2:I8,">=80")-I12練習(xí)：計(jì)算平均成績(jī)分別大于70分和60分的人數(shù)5/25/2024⑦排名函數(shù)rank()格式：rank(number,ref,order)功能：返回指定數(shù)字在一列數(shù)字中的排位說(shuō)明：number：需要排序的數(shù)值ref：排序數(shù)值所處的單元格區(qū)域(取絕對(duì)地址)order：排序方式參數(shù)(如果是“0”值或者忽略，則按降序排名；如果是非“0”值，則按升序排名)例：給學(xué)生排名輸入：=RANK(I2,$I$2:$I$8,0)5/25/2024工作表的選定操作如下表：選取范圍

方法單元格鼠標(biāo)單擊或按方向鍵多個(gè)連續(xù)單元格從選擇區(qū)域左上角拖曳至右下角；單擊選擇區(qū)域左上角單元格，按住Shift鍵，單擊選擇區(qū)域右下角單元格多個(gè)不連續(xù)單元格按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)作單元格選擇或區(qū)域選擇整行或整列單擊工作表相應(yīng)的行號(hào)和列號(hào)相鄰行或列鼠標(biāo)拖曳行號(hào)或列號(hào)整個(gè)表格單擊工作表左上角行列交叉的按鈕；選擇“編輯/全選”命令；按快捷鍵Ctrl+A單個(gè)工作表單擊工作表標(biāo)簽連續(xù)多個(gè)工作表單擊第一個(gè)工作表標(biāo)簽，然后按住Shift鍵，單擊所要選擇的最后一個(gè)工作表標(biāo)簽2、工作表的編輯：先選定后執(zhí)行5/25/2024單元格數(shù)據(jù)的編輯

單元格內(nèi)容的清除和刪除、移動(dòng)(本工作表和其他工作表)和復(fù)制工作表的編輯

工作表的插入、移動(dòng)、復(fù)制（建立副本）、刪除、重命名，隱藏和恢復(fù)，保護(hù)，設(shè)定工作表默認(rèn)個(gè)數(shù)等5/25/20243、工作表的格式化

單元格格式化①設(shè)置單元格中數(shù)據(jù)的類(lèi)型（小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)、日期數(shù)據(jù)的格式）②數(shù)據(jù)的對(duì)齊方式、合并單元格、文字的方向③邊框和底紋工作表格式化①調(diào)整列寬和行高②自動(dòng)套用格式③使用條件格式（見(jiàn)下頁(yè)）5/25/2024條件格式對(duì)學(xué)生成績(jī)表完成進(jìn)一步的格式化操作：設(shè)置標(biāo)題行高為27,姓名列寬10,其它列寬為最合適的列寬；將不及格的成績(jī)?cè)O(shè)置成紅色、加粗傾斜、淺灰色底紋，90分以上的成績(jī)?cè)O(shè)置成藍(lán)色，加雙下劃線。5/25/20245.3.3圖表制作創(chuàng)建圖表（可通過(guò)“插入/圖表”命令或單擊“常用”工具欄中的按鈕，利用圖表向?qū)?lái)創(chuàng)建圖表）

編輯圖表

調(diào)整圖表的位置和大小更改圖表的類(lèi)型添加和刪除數(shù)據(jù)修改圖表項(xiàng)修改背景墻對(duì)坐標(biāo)軸的圖案、刻度、字體、數(shù)字和文字對(duì)齊方式的設(shè)置5/25/2024圖表組成5/25/2024圖表制作根據(jù)學(xué)生成績(jī)表中姓名、各科成績(jī)產(chǎn)生一個(gè)簇狀柱形圖

5/25/20245.3.4數(shù)據(jù)管理和分析數(shù)據(jù)清單，又稱(chēng)為數(shù)據(jù)列表。是Excel工作表中單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域，即一張二維表。它與工作表的不同之處在于：數(shù)據(jù)清單中的每一行稱(chēng)為記錄，每一列稱(chēng)為字段，第一行為表頭數(shù)據(jù)清單中不允許有空行或空列；不能有數(shù)據(jù)完全相同的兩行記錄；字段名必須唯一，每一字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型必須相同；1、建立數(shù)據(jù)清單在學(xué)生成績(jī)表中，如果數(shù)據(jù)行較多，查看、修改、更新某學(xué)生的數(shù)據(jù)。要找到某數(shù)據(jù)行就有難度了。但記錄單提供了這類(lèi)操作的方便！5/25/2024（1）使用記錄單修改、刪除或增加記錄

“刪除”將刪除工作中與記錄單內(nèi)容相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)行“上一條”、“下一條”可進(jìn)行逐行數(shù)據(jù)查看。選擇“數(shù)據(jù)”|“記錄單”菜單命令，Excel就會(huì)顯示工作表的記錄單！“新建”可在數(shù)據(jù)表最后一行的下面添加一行5/25/2024（2）用數(shù)據(jù)單進(jìn)行條件查詢(xún)單擊記錄單中的“條件”就能進(jìn)行條件查詢(xún)！條件！查看姓王的學(xué)生查找系別為自動(dòng)控制數(shù)學(xué)大于或等于90分的學(xué)生5/25/20242、數(shù)據(jù)排序作用：以便于比較、查找、分類(lèi)簡(jiǎn)單排序（1個(gè)關(guān)鍵字）

單擊、按鈕

或“數(shù)據(jù)/排序”命令

復(fù)雜排序（兩個(gè)以上）

“數(shù)據(jù)/排序”命令

“排序”對(duì)話框?qū)W(xué)生成績(jī)表排序，首先按男女生排列，然后按“總分”降序排列，總分相同時(shí)再按“計(jì)算機(jī)”成績(jī)降序排列。

5/25/20243、數(shù)據(jù)篩選（1）概念數(shù)據(jù)篩選就是將數(shù)據(jù)表中所有不滿(mǎn)足條件的記錄行暫時(shí)隱藏起來(lái)，只顯示那些滿(mǎn)足條件的數(shù)據(jù)行。（2）Excel的數(shù)據(jù)篩選方式自動(dòng)篩選(數(shù)據(jù)|篩選|自動(dòng)篩選）高級(jí)篩選（數(shù)據(jù)|篩選|高級(jí)篩選）5/25/2024自動(dòng)篩選篩選學(xué)生成績(jī)表中數(shù)學(xué)系計(jì)算機(jī)成績(jī)?cè)?0~90分（包括80和90分）之間的所有記錄。5/25/2024高級(jí)篩選要篩選出數(shù)學(xué)系總分>＝200且計(jì)算機(jī)成績(jī)>＝80或自動(dòng)控制系總分<200的所有記錄5/25/2024分類(lèi)匯總

是對(duì)數(shù)據(jù)清單按某個(gè)字段進(jìn)行分類(lèi)，將字段值相同的連續(xù)記錄作為一類(lèi)，進(jìn)行求和、平均、計(jì)數(shù)等匯總運(yùn)算。分為：

簡(jiǎn)單匯總（指對(duì)數(shù)據(jù)清單的某個(gè)字