物業(yè)檔案管理制度

物業(yè)檔案管理制度總則根據(jù)物業(yè)實際情況制定本辦法。二、檔案歸檔原則按國家檔案館的整理規(guī)則，公司歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。(件：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件)。三、檔案編號細則檔案基本編號由年度編號、一級類目編號、二級類目編號、三級類目編號和流水號共5部分組成。一級類目是指將公司檔案進行第一次分類，比如分為行政、質量、項目、人事、財會、聲像、電子、實物共七大類，大類編號用類別檔案名稱拼音的聲母大寫組合表示，比如行政檔案為XZ，人事檔案為RS、財務檔案為CK，電子檔案為DZ等（詳見檔案編號圖）。二級類目是指在是對一級類目的細分，比如行政檔案分為外部文件類、內部文件類，二級類目檔案用兩位數(shù)字表示，比如11.12，依次類推不能用帶0的編號。三級類目是指最后在二級類檔案內部進行的第三次分類，采用順序號進行編號比如會計憑證類檔案分為原始憑證、記賬憑證和科目匯總表等小類，小類檔案用一到多位數(shù)字表示。4、全宗號：七星海棠項目（LS）；年度編號由年份號和一個“（）”組成，如2010年的檔案的年度編號為“（2010）”。流水號按檔案資料形成的規(guī)律性從1開始編制。將各類編號如下依次排列：全宗號（2010）ZX11·1-12，則某一檔案資料的編號就完成了。其中，“（2010”為年度編號，“ZX”為一級類目編號，“11”二級類目編號，“1”為三級類目編號，“12”為流水號。全宗號（七星海棠項目——LS；）附圖：四、行政類檔案內容1．公司重要會議原始記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、全公司的規(guī)章制度）。2．上級單位發(fā)來的與公司有關的文件材料。3．公司對外的發(fā)文與有關單位來往的文書。4．公司的請示與上級單位的批復。5．各部門的報告、總結。6．公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復。7．公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。8、其它行政類文件材料。五、人事類檔案內容1．公司人事檔案、任免文件及職工獎勵、處罰等文件。2．公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。3．公司職工培訓學習、考核等文件材料。六、項目檔案內容1、各個項目工程前期介入、工程圖紙等文件材料。2、各個項目創(chuàng)優(yōu)檔案文件。七、檔案收集、歸檔流程1、外部來文的收集辦公室接收后，由專人填寫收文登記簿，需要辦理分文、傳遞、報送等工作的，由專人負責辦理完畢后，每天下班前，把文件按類別、順序編號輸入電子《檔案清單》表格后將文件原稿收集至文件盒內備查。內部文件的收集各部門需要上報公司存檔的文件（主要包括報表、計劃、總結、考核表等）資料由辦公室專人收集后，每周星期天之前把文件按類別、順序編號輸入電子《檔案清單》表格后將文件原稿收集至文件盒內歸卷管理。2）以公司繕印發(fā)出的公文（含定稿、打印的正件、附件、批復、請示、轉發(fā)文件）一律由辦公室專人填寫發(fā)文登記簿，辦理完畢分文、傳送、報送等工作后每天下班前，把文件按類別、順序編號輸入電子《檔案清單》表格后將文件原稿、正件收集至文件盒內歸卷管理。業(yè)主檔案（業(yè)主信息、裝修、投拆記錄、登記來訪等）由客戶服務部負責收集、整理、歸卷管理。財會類檔案（會計憑證、會計賬簿、會計報表等）由財務部負責收集、整理、歸卷管理。工程類、技術類檔案（包括前期介入資料、竣工圖紙、竣工資料等）由工程部負責日常收集、整理、歸卷，如屬于項目迎優(yōu)資料的，應移送辦公室進行歸卷管理。七、辦公室負責定期檢查各部門檔案形成情況，指導各部門檔案管理人員資料整理、歸卷工作。八、檔案歸檔保存期限1、永久保存：包括公司章程、股東名冊、組織規(guī)程及管理制度、實施細則、董事會及股東會紀錄、財務報表、不動產(chǎn)所有權證及其他債權憑證資料；工程設計圖、其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2、10年：包括預算、決算書類、會計憑證、項目銷售、項目建設管理類檔案資料、其他經(jīng)核定須保存10年的文書。3、

5年：期滿或已解除的合同、協(xié)議等、其他經(jīng)核定保存5年的文書。4、1年：當年使用后無長期保存必要的。5、財務檔案管理期限應符合財政部下發(fā)的《企業(yè)財務檔案管理制度》的規(guī)定。6、需要長期保存的，由辦公室專人負責掃描制作光盤并按類別標明檔案編號后留存。九、檔案歸檔時限要求：1、歸檔時間：分上半年和下半年兩次歸檔。一般為每年12月份和次年的6月份為公司檔案歸檔時間，辦公室應在6月份完成公司上年檔案的歸卷、清理和登記造冊工作。2、工程類、財會類、業(yè)主信息等檔案資料，由相關職能部門負責進行日常歸卷，如需移交辦公室管理的，應在每年6月前整理完畢統(tǒng)一交辦公室歸檔。4、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。十、密級劃分(密級查閱權限參考)公司文件資料按保密程度分為A(絕密)、B(機密)、C(秘密)、D(普通)。1．A級文件(絕密)：指最重要的公司秘密，包括：財務分析報告；對高層管理人員的考核報告、評議等；對薪酬分配方案及所屬文件；2．B級文件(機密)：指重要的公司文件，包括：公司注冊及相關文件；各種末正式批復或采取的計劃、方案；公司尚未公開或不宜公開的來往文書，以及合同、協(xié)議文本等；3．C級文件(秘密)，包括：各種證明材料；如給領導的函件、竣工圖、竣工資料等。4．D級文件(普通)：指一般性的，可以提供給所有的員工查考利用的文件資料，包括：規(guī)章制度；一般業(yè)務工