行政事業(yè)單位內(nèi)部控制之采購(gòu)管理制度

第第頁(yè)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制之采購(gòu)管理制度行政事業(yè)單位內(nèi)部控制之采購(gòu)管理制度第一條:為規(guī)范單位名稱，辦公物資管理，明確辦公物資管理流程，保證救助站辦公物度。資合理配置，特制定本制

第二條:本制度所稱辦公物資管理指用于救助站日常辦公的非生產(chǎn)相關(guān)物資的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢、清查等一系列管理工作。

第三條辦公物資分類

單位名稱行政物資主要分為兩大類，分別為固定資產(chǎn)類和低值損耗品類。

一、固定資產(chǎn)(價(jià)值2022元以上)，如打印機(jī)、電腦、空調(diào)、投影儀等;

二、低值損耗品(價(jià)值1999元以下):

(一)價(jià)值50元—1999元的低值損耗品，如電話、傳真機(jī)、文件柜、辦公桌椅等;(二)價(jià)值49元以下的低值易耗品，其中包括部門所需品和個(gè)人所需品。

1、部門所需品:傳真紙、復(fù)(寫)印紙、打印紙、墨水、膠水、訂書機(jī)、回形針、計(jì)算器、文件欄、筆筒、文件夾等。

2、個(gè)人所需品:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、回形針、信箋紙等。

第四條管理部門

辦公室是本單位日常辦公用品的管理部門，負(fù)責(zé)辦公物資的管理工作。

第五條適用范圍

本制度適用于單位名稱全體人員。

第一章辦公物資采購(gòu)

第六條辦公物資采購(gòu)條件

以下兩種條件至少滿足一種時(shí)，應(yīng)著手辦公物資采購(gòu)相關(guān)事宜:

一、各部門需要而本單位庫(kù)房沒有備存該類辦公物品;

二、庫(kù)房該類辦公物資數(shù)量低于規(guī)定最低庫(kù)存量。第七條辦公物資采購(gòu)流程

一、在滿足物資采購(gòu)條件時(shí)，辦公室跟據(jù)庫(kù)存記錄，提出采購(gòu)申請(qǐng)，填寫《辦公物資采購(gòu)申請(qǐng)單》(詳見附件1);

(一)價(jià)值499元以下的低值損耗品，由辦公室主任審核，站長(zhǎng)審定;

(二)價(jià)值500元以上的行政物資，由辦公室主任和副職領(lǐng)導(dǎo)雙審核后站長(zhǎng)審定;

二、辦公室物資管理相關(guān)人員憑審定后的《辦公物資采購(gòu)申請(qǐng)單》交辦公室采購(gòu)相關(guān)人員聯(lián)系采購(gòu);

第八條辦公物資采購(gòu)要求

一、辦公物資一般由辦公室采購(gòu)人員向供應(yīng)商采購(gòu)。

二、辦公室應(yīng)建立辦公物資庫(kù)存量檔案，每月限定時(shí)間清查賬本，發(fā)現(xiàn)庫(kù)存物資不夠應(yīng)及時(shí)添置。

第二章辦公物資入庫(kù)第九條辦公物資入庫(kù)條件

經(jīng)檢驗(yàn)，合格的采購(gòu)物資可以辦理物資入庫(kù)手續(xù)。

第十條辦公物資入庫(kù)流程

一、辦公室采購(gòu)人員將采購(gòu)來(lái)的辦公物資交給物資管理相關(guān)人員管理;

二、物資管理人員再次清點(diǎn)《購(gòu)銷合同》和《辦公物資采購(gòu)申請(qǐng)單》上所列各項(xiàng)指標(biāo)，對(duì)照質(zhì)量和數(shù)量;

三、清點(diǎn)無(wú)誤后根據(jù)入庫(kù)物品、時(shí)間、型號(hào)等填寫《辦公物資入庫(kù)明細(xì)表》

第十一條辦公物資入庫(kù)要求

一、拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫(kù)，杜絕只見入庫(kù)單不見實(shí)物的現(xiàn)象;

二、入庫(kù)時(shí)，辦公室相關(guān)人員必須查點(diǎn)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、合格證件等項(xiàng)目，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量不合格時(shí)，不得入庫(kù)手續(xù);

三、如有多領(lǐng)的辦公物資需要退庫(kù)時(shí)，必須由物資管-理-員填寫物資入庫(kù)單，辦妥手續(xù)后方可入庫(kù);

四、人員離職時(shí)，由物資管-理-員將分派給個(gè)人的辦公物資收回入庫(kù)，如物資回收時(shí)因保管、使用不當(dāng)或故意損壞造成損失，由使用者酌情賠償。

第三章辦公物資領(lǐng)用

第十二條辦公物資領(lǐng)用依據(jù)

一、被規(guī)劃為本單位固定資產(chǎn)的辦公物資，在職工入職時(shí)按各職等對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)分管辦公室的領(lǐng)導(dǎo)審核，站長(zhǎng)審定后發(fā)放，原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的必須向辦公室提出申請(qǐng);

二、低值損耗品的領(lǐng)用可依據(jù)歷史記錄(如以過去半年耗用平均數(shù)),經(jīng)驗(yàn)法則(估計(jì)消耗時(shí)間)設(shè)定領(lǐng)用頻率(如圓珠筆每月每人發(fā)放一支),并可隨部門或人員的工作狀況隨時(shí)調(diào)整發(fā)放頻率，同時(shí)低值損耗品的領(lǐng)用實(shí)行以舊換新原則，但純消耗品不在此列(如信紙等);

第十三條辦公物資領(lǐng)用流程

一、不同價(jià)值的辦公物資的領(lǐng)用流程如下:

(一)價(jià)值在10元以下的低值損耗品，由申請(qǐng)領(lǐng)用人直接在辦公室物資領(lǐng)用登記簿上注明領(lǐng)用品名、數(shù)量、領(lǐng)用日期等即可領(lǐng)用;

(二)其它價(jià)值的辦公物資由領(lǐng)用人填寫《辦公物資領(lǐng)用申請(qǐng)單》，按同等價(jià)值辦公物資采購(gòu)報(bào)批標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)，并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)雙審核，站長(zhǎng)審定后方可領(lǐng)用，同時(shí)在領(lǐng)用登記簿上注明明細(xì);

三、辦公室將《辦公物資領(lǐng)用申請(qǐng)單》附著在《辦公物資出庫(kù)明細(xì)單》后存檔，按照物資領(lǐng)用單上所列名目向領(lǐng)用人發(fā)放行政物資。

第十四條辦公物資領(lǐng)用要求

一、本著節(jié)約與自愿的原則，可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應(yīng)盡量節(jié)約;

二、需要以舊換新的辦公物資，如發(fā)生遺失，更換時(shí)視具體情況給予一定經(jīng)濟(jì)賠償;

三、新入職職工到職時(shí)如需要領(lǐng)辦公用品的,向辦公室提出要求。

四、物品領(lǐng)用后，遵從誰(shuí)領(lǐng)用，誰(shuí)管理的原則。個(gè)人物資由申請(qǐng)者個(gè)人負(fù)責(zé)，部門物資由該部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，具體界定范圍參考本制度第三條;

五、領(lǐng)用的辦公物資嚴(yán)禁個(gè)人帶回家使用;

第四章辦公物資報(bào)修

第十五條辦公物資的報(bào)修條件

以下兩種條件同時(shí)滿足可將損壞物資交至辦公室聯(lián)系維修。

一、價(jià)值為50元以上的低值損耗品或固定資產(chǎn);

二、物資在正常工作當(dāng)中由于自然磨損等原因造成非人為損壞。

第十六條辦公物資報(bào)修流程

一、損壞物資為電腦、傳真機(jī)等電子產(chǎn)品，由物資使用人先行聯(lián)系信息部技術(shù)人員進(jìn)行初期檢查、維修、調(diào)試;

二、經(jīng)信息部調(diào)試確定為發(fā)生嚴(yán)重?fù)p壞的電子類辦公物資、非電子類辦公物資，由物資使用者向辦公室提出維修申請(qǐng)，并填寫《辦公物資報(bào)修申請(qǐng)單》，按照物資采購(gòu)相應(yīng)審批標(biāo)準(zhǔn)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定;

三、辦公室物資管理員憑審定通過的《辦公物資報(bào)修申請(qǐng)單》聯(lián)系維修單位維修，并將申請(qǐng)單存檔;

四、修理完畢后由管-理-員歸還使用人員，并做維修記錄，物資使用者在記錄單上簽字;

五、維修時(shí)如需更換零部件需報(bào)修人員按照物資采購(gòu)流程和物資領(lǐng)用流程相關(guān)手續(xù)。

第十七條辦公物資報(bào)修要求

一、由于使用不當(dāng)?shù)葌€(gè)人原因造成物資損壞的，也可報(bào)辦公室維修，但產(chǎn)生費(fèi)用須個(gè)人承擔(dān);

二、把個(gè)人辦公物資借給他人而造成損壞的，維修費(fèi)用由借出者個(gè)人承擔(dān);

三、辦公室作維修記錄時(shí)必須將《辦公物資報(bào)修申請(qǐng)單》附在維修簿上存檔，以便單位日后的物資清查管理。

第五章辦公物資報(bào)廢

第十八條辦公物資報(bào)廢條件

以下兩種條件同時(shí)滿足可辦公物資報(bào)廢:

一、被劃分為單位固定資產(chǎn)的辦公物資;

二、使用期滿并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無(wú)法修理或無(wú)維修價(jià)值。

第十九條辦公物資報(bào)廢流程

一、物資損壞部門負(fù)責(zé)人向辦公室提出物資報(bào)廢要求;

二、由辦公室物資管理員填寫《辦公物資報(bào)廢申請(qǐng)單》，詳細(xì)填寫物資分類號(hào)，編號(hào)，名稱，規(guī)格型號(hào)，單價(jià)，數(shù)量等資料;

三、物資管理員將申請(qǐng)表交至辦公室負(fù)責(zé)人處組織相關(guān)人員進(jìn)行初審，并提出報(bào)廢初審意見，有再利用價(jià)值的交還報(bào)修人員，無(wú)再利用價(jià)值的交由辦公室主任和分管領(lǐng)導(dǎo)雙審核，站長(zhǎng)審定并作報(bào)廢處理;

四、辦公室物資管理人員根據(jù)《辦公物資報(bào)廢申請(qǐng)單》所列名目，向部門收回報(bào)廢物資;

五、辦公室物資管理員憑《辦公物資報(bào)廢申請(qǐng)單》到財(cái)務(wù)處銷賬，做到帳、物同時(shí)注銷。

第二十條辦公物資報(bào)廢要求

一、為保證物資經(jīng)常處于良好狀態(tài)和賬實(shí)相符，除因無(wú)法妥善存放的物資專項(xiàng)報(bào)廢外，物資報(bào)廢每年年終進(jìn)行一次;

二、固定資產(chǎn)報(bào)廢必須由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員、辦公室主任、財(cái)務(wù)人員等相關(guān)人員會(huì)同鑒定，按照物資報(bào)廢流程嚴(yán)格執(zhí)行;

三、因個(gè)人或部門保管、保養(yǎng)不善造成的物資報(bào)廢，應(yīng)由個(gè)人或部門負(fù)責(zé)人寫出詳細(xì)報(bào)告并根據(jù)損失程度承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償;

四、報(bào)廢物資一經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢，必須將實(shí)物交回辦公室處理，不得隨意丟棄;

五、凡有修舊利廢價(jià)值的，應(yīng)充分實(shí)現(xiàn)其再利用價(jià)值，進(jìn)行物資維修工作，不得隨意做報(bào)廢處理。

第六章辦公物資清查

第二十一條辦公物資清查條件

單位應(yīng)對(duì)價(jià)值100元以上的辦公物資做定期清查核算。

第二十二條辦公物資清查流程

一、在辦公物資清查工作開始之前，由辦公室負(fù)責(zé)人布置清查工作，確定清查范圍、時(shí)間和應(yīng)達(dá)到的要求;

二、辦公室相關(guān)人員從臺(tái)帳上將所有符合清查條件的辦公物資與實(shí)際物資進(jìn)行核對(duì)，并跟據(jù)《辦公物資領(lǐng)用申請(qǐng)單》、《辦公物資入庫(kù)明細(xì)單》和《辦公物資出庫(kù)明細(xì)單》做具體校對(duì)，同時(shí)物資管理人員應(yīng)停止辦公物資的收發(fā)活動(dòng)，將物資分類擺放有序，嚴(yán)禁實(shí)物流動(dòng);

三、物資清查中發(fā)現(xiàn)帳實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，以書面形式給出相應(yīng)處理意見，并按照價(jià)格根據(jù)物資采購(gòu)報(bào)批標(biāo)準(zhǔn)上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定;

四、由審定人確定差異處理決定和對(duì)相關(guān)責(zé)任人的處置決定。

第二十三條辦公物資清查要求

一、辦公室負(fù)責(zé)人每月月末進(jìn)行行政物資清查，每年年末會(huì)同物資使用部門、財(cái)務(wù)部等部門進(jìn)行年度盤點(diǎn)，并將工作記錄裝訂成冊(cè)保管存檔;

二、清查過程中要分配專人負(fù)責(zé)清點(diǎn)、專人負(fù)責(zé)記錄、專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。清查過程中，除了要保證清點(diǎn)數(shù)量準(zhǔn)確外，還要關(guān)注各類辦公物資的價(jià)值有無(wú)減損、有無(wú)超儲(chǔ)積壓、浪費(fèi)等現(xiàn)象;

三、清查過程中如有固定資產(chǎn)需作報(bào)廢處理的，必須按審批程序經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才可處理，否則一律不準(zhǔn)自行調(diào)整;

四、清查中若遇固定資產(chǎn)缺失