F4ERP新版GSP計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件管理控制詳解

PAGEPAGE2計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件管理控制詳解第一部分雨人F4ERP醫(yī)藥版計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的概況 41.1 合法性、真實(shí)性、可運(yùn)行性、可調(diào)整性 41.2 公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)硬件設(shè)施的配置、應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的概況 41.2.1 有支持系統(tǒng)正常運(yùn)行的服務(wù)器和終端機(jī) 41.2.2 有實(shí)現(xiàn)部門之間、崗位之間信息傳輸和數(shù)據(jù)共享的局域網(wǎng) 51.2.3 有安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，有固定接入互聯(lián)網(wǎng)的方式和安全可靠的信息平臺(tái) 51.2.4 有符合本規(guī)范要求及公司管理實(shí)際需要的應(yīng)用軟件和相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù) 51.2.5 滿足藥品電子監(jiān)管的實(shí)施條件 61.2.6 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要求控制 61.3 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)方面的管理文件 71.3.1 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理制度。 71.3.2 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作規(guī)程： 71.3.3 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理部門的職責(zé) 81.3.4 質(zhì)量管理部門涉及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的職責(zé) 81.4 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的權(quán)限管理要求及數(shù)據(jù)管理要求 81.4.1 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)登錄權(quán)限及數(shù)據(jù)權(quán)限 81.4.2 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)生成記錄的數(shù)據(jù)權(quán)限 91.5 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理 9第二部分雨人F4ERP醫(yī)藥版計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用說(shuō)明 92.1 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)基礎(chǔ)功能 92.1.1 數(shù)據(jù)安全性能： 92.1.2 帳戶及權(quán)限管理功能： 102.1.3 操作日志管理功能： 102.1.4 時(shí)間保護(hù)功能： 102.1.5 備份功能： 102.2 質(zhì)量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理 112.2.1 首營(yíng)資料的審批管理 112.2.2 供貨單位質(zhì)量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理 112.2.3 供應(yīng)商業(yè)務(wù)員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理 152.2.4 品種資料質(zhì)量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理 172.2.5 購(gòu)貨單位質(zhì)量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理 192.3 采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理控制管理 222.3.1 采購(gòu)環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)管控的項(xiàng)目 222.3.2 采購(gòu)環(huán)節(jié)預(yù)警項(xiàng)目 232.3.3 ERP程序示例 232.4 收貨環(huán)節(jié)的管理控制管理 242.4.1 收貨環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)管控的項(xiàng)目 242.5 驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理控制管理 252.5.1 驗(yàn)收環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)管控的項(xiàng)目 252.5.2 驗(yàn)收暫存待處理藥品的管理： 252.5.3 驗(yàn)收環(huán)節(jié)的其他業(yè)務(wù)說(shuō)明 252.5.4 ERP程序示例 262.6 入庫(kù)環(huán)節(jié)的管理控制 282.6.1 保管員入庫(kù)管理 282.6.2 ERP示例 282.7 入庫(kù)退回環(huán)節(jié)的管理控制 282.7.1 入庫(kù)退回的管理流程 282.7.2 入庫(kù)退回的管理控制流程 292.7.3 ERP示例 292.8 批次檢驗(yàn)報(bào)告的管理控制 292.8.1 批次檢驗(yàn)報(bào)告的傳遞形式 292.8.2 ERP示例 302.9 采購(gòu)發(fā)票及付款的管理控制 312.9.1 采購(gòu)發(fā)票的管理控制流程 312.9.2 采購(gòu)付款的管理控制流程 312.9.3 ERP示例： 322.10 銷售環(huán)節(jié)的管理控制 332.10.1 銷售環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)管控的項(xiàng)目 332.10.2 銷售開單環(huán)節(jié)的預(yù)警項(xiàng)目 342.10.3 銷售開單環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)說(shuō)明 342.10.4 ERP示例 352.11 出庫(kù)及復(fù)核的管理控制 362.11.1 企業(yè)銷售揀貨復(fù)核流程簡(jiǎn)介 362.11.2 銷售出庫(kù)復(fù)核管理控制 362.11.3 ERP示例 372.12 銷售出庫(kù)運(yùn)輸?shù)墓芾砜刂?372.12.1 銷售出庫(kù)運(yùn)輸管理的主要內(nèi)容 372.12.2 ERP示例： 382.13 銷售退回的管理控制 382.13.1 企業(yè)銷售退回的流程簡(jiǎn)介 382.13.2 ERP示例 392.14 藥品養(yǎng)護(hù)環(huán)節(jié)的管理控制 402.14.1 養(yǎng)護(hù)管理簡(jiǎn)介 402.14.2 養(yǎng)護(hù)工作過(guò)程 412.14.3 ERP示例 412.15 電子監(jiān)管碼的管理控制 422.15.1 電子監(jiān)管碼的收集過(guò)程 422.15.2 ERP示例 432.16 藥品的效期管理與控制 432.16.1 驗(yàn)收環(huán)節(jié)的效期管理 432.16.2 銷售環(huán)節(jié)的效期管理 442.16.3 購(gòu)進(jìn)退回環(huán)節(jié)的效期管理 452.16.4 銷售退回環(huán)節(jié)的效期管理 452.16.5 在庫(kù)藥品的效期管理 452.17 質(zhì)量疑問藥品的管理控制 472.17.1 質(zhì)量疑問品種處理流程 472.17.2 不可售藥品的鎖庫(kù)、解庫(kù) 482.17.3 不合格品的來(lái)源與管理控制 482.17.4 不合格藥品的ERP管理流程 49

第一部分雨人F4ERP醫(yī)藥版計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的概況合法性、真實(shí)性、可運(yùn)行性、可調(diào)整性雨人F4ERP醫(yī)藥版計(jì)算機(jī)管理軟件是在合法性、真實(shí)性、可運(yùn)行性、可調(diào)整性的原則及要求下建立并應(yīng)用的。合法性：計(jì)算機(jī)管理軟件所涉及的藥品管理符合現(xiàn)行的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定。真實(shí)性：計(jì)算機(jī)管理軟件保證了所有藥品記錄的真實(shí)性。軟件的使用人員（包括系統(tǒng)管理員）不能任意更改藥品的記錄。所有合理的修改有修改記錄可查。系統(tǒng)中設(shè)置了各經(jīng)營(yíng)流程質(zhì)量控制的功能，ERP涉及的采購(gòu)、銷售以及收貨、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、養(yǎng)護(hù)、出庫(kù)復(fù)核、運(yùn)輸?shù)认到y(tǒng)功能形成內(nèi)嵌式結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)之間自動(dòng)流轉(zhuǎn)，不可以二次錄入?？蛇\(yùn)行性：企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各崗位都配備了計(jì)算機(jī)，并安裝了雨人G3-ERP軟件，通過(guò)本企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行，軟件都能正常、穩(wěn)定、有效的運(yùn)行?？烧{(diào)整性：雨人F4ERP醫(yī)藥版計(jì)算機(jī)管理軟件是平臺(tái)化的系統(tǒng)，并與軟件公司簽訂了服務(wù)合同，可以保證隨著企業(yè)的發(fā)展和國(guó)家新法律、法規(guī)、政策的頒布，確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)、改造或調(diào)整。公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)硬件設(shè)施的配置、應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的概況有支持系統(tǒng)正常運(yùn)行的服務(wù)器和終端機(jī)服務(wù)器：公司按照經(jīng)營(yíng)規(guī)模，需要處理的數(shù)據(jù)量、用戶數(shù)量、實(shí)時(shí)應(yīng)用的人數(shù)等，選擇了DELLR720數(shù)據(jù)服務(wù)器。并在遠(yuǎn)離機(jī)房的勞資信息科配備了E3400微機(jī)作為數(shù)據(jù)備份機(jī)器。雨人軟件系統(tǒng)可以每天自動(dòng)備份，并且系統(tǒng)管理員每天對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行異地備份。終端機(jī)：公司根據(jù)經(jīng)營(yíng)需求，在藥品采購(gòu)、收貨、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、養(yǎng)護(hù)、出庫(kù)復(fù)核、銷售、財(cái)務(wù)、物價(jià)、運(yùn)輸、以及質(zhì)量管理等崗位配備了專用電腦，也配置了PDA、針式打印機(jī)、掃描儀、無(wú)線基站等其他相關(guān)設(shè)備。每個(gè)終端設(shè)備都能夠與服務(wù)器連接。其他管理部門根據(jù)需要配備了共用或?qū)Ｓ玫慕K端機(jī)。為了保證設(shè)備系統(tǒng)的正常運(yùn)行，公司還配備了UPS（不間斷電源）、電池組等保證斷電可以運(yùn)行的預(yù)案。有實(shí)現(xiàn)部門之間、崗位之間信息傳輸和數(shù)據(jù)共享的局域網(wǎng)局域網(wǎng)：為了確保質(zhì)量管理部、采購(gòu)部、銷售部、財(cái)務(wù)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、運(yùn)輸?shù)人邢嚓P(guān)崗位的軟件都能進(jìn)行ERP操作，公司內(nèi)部建立了局域網(wǎng)，聯(lián)網(wǎng)的節(jié)點(diǎn)涉及公司的各個(gè)部門和崗位。操作崗位主要包含：質(zhì)量管理員、質(zhì)管部經(jīng)理、質(zhì)量副總、總經(jīng)理；采購(gòu)員、采購(gòu)經(jīng)理；保管員(收貨員)、驗(yàn)收員；銷售開票員、銷售經(jīng)理、收款員；財(cái)務(wù)出納員、財(cái)務(wù)經(jīng)理；勞資信息部經(jīng)理；復(fù)核員、養(yǎng)護(hù)員、運(yùn)輸管理員等。有安全、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，有固定接入互聯(lián)網(wǎng)的方式和安全可靠的信息平臺(tái)公司以固定IP地址的光纖的方式接入互聯(lián)網(wǎng)，在每臺(tái)終端機(jī)上安裝了“360殺毒軟件”保障了信息的安全。信息平臺(tái)：為了公司相關(guān)資料的查詢、通知的發(fā)布等工作，除了通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)還建立了OA辦公軟件或QQ群確保資料的查詢、信息的及時(shí)發(fā)布。公司針對(duì)斷電、服務(wù)器死機(jī)等情況配備了UPS保證斷電環(huán)境下可以正常運(yùn)行的應(yīng)急預(yù)案。公司配備了專業(yè)的信息管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行維護(hù)。有符合本規(guī)范要求及公司管理實(shí)際需要的應(yīng)用軟件和相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用軟件：雨人F4ERP醫(yī)藥版計(jì)算機(jī)管理軟件主要涵蓋了公司的采購(gòu)管理、驗(yàn)收入庫(kù)管理、采購(gòu)發(fā)票管理、采購(gòu)付款管理、銷售管理、發(fā)貨及復(fù)核管理、銷售發(fā)票管理、銷售回款管理、運(yùn)輸管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理、庫(kù)存管理等公司的各個(gè)流程環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)庫(kù)：根據(jù)《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范》要求并結(jié)合公司管理實(shí)際選擇了SQL-Server數(shù)據(jù)庫(kù)。滿足藥品電子監(jiān)管的實(shí)施條件公司配置了電子監(jiān)管碼信息采集設(shè)備。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能滿足藥品監(jiān)督管理部門藥品電子監(jiān)管、藥品遠(yuǎn)程監(jiān)管的實(shí)施要求，具備在入庫(kù)、出庫(kù)過(guò)程中掃描、采集、上傳藥品電子監(jiān)管碼的功能?？梢詫?shí)現(xiàn)藥品監(jiān)管部門對(duì)藥品進(jìn)銷存、溫濕度數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)遠(yuǎn)程監(jiān)控。ERP系統(tǒng)有相應(yīng)的接口程序。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要求控制內(nèi)嵌式結(jié)構(gòu)：雨人F4ERP醫(yī)藥版計(jì)算機(jī)管理軟件在公司藥品采購(gòu)、銷售、收貨、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、運(yùn)輸這些環(huán)節(jié)的管理是一體化的，不能分拆，前后環(huán)節(jié)之間，數(shù)據(jù)是自動(dòng)流轉(zhuǎn)的，有嚴(yán)格的鉤稽關(guān)系。例如：采購(gòu)收貨：【采購(gòu)訂單】是采購(gòu)收貨的“供應(yīng)商、品種、數(shù)量”控制依據(jù)，沒有采購(gòu)訂單，軟件不允許進(jìn)行收貨操作。例如：銷售退回驗(yàn)收：【銷售退回申請(qǐng)】生成的【銷售退回驗(yàn)收通知單】是銷退收貨的“客戶、品種、數(shù)量、批號(hào)”的控制依據(jù)，銷售退回驗(yàn)收通知單中沒有列出的品種及批號(hào)數(shù)量，軟件不允許進(jìn)行銷售退回驗(yàn)收操作。例如：采購(gòu)發(fā)票：嚴(yán)格鉤稽采購(gòu)入庫(kù)單，沒有入庫(kù)單，不能形成采購(gòu)發(fā)票。控制功能的實(shí)時(shí)和有效：根據(jù)設(shè)置的管控條件，在快到期限的時(shí)候預(yù)警相關(guān)人員，在達(dá)到控制條件時(shí)，系統(tǒng)直接“阻擋”。例如：采購(gòu)驗(yàn)收：沒有采購(gòu)訂單的不能驗(yàn)收，驗(yàn)收合格數(shù)量不能超過(guò)訂單數(shù)量；如果是進(jìn)口藥品，沒有批次檢驗(yàn)報(bào)告單，不能驗(yàn)收下行；如果是需要雙人驗(yàn)收商品，第二驗(yàn)收人員沒有操作不能下行；不符合公司效期規(guī)定的記錄進(jìn)入驗(yàn)收待查內(nèi)，等待采購(gòu)部門確認(rèn)等等。例如：銷售退回：【銷售退回申請(qǐng)】只能從歷史銷售記錄內(nèi)引入形成，并且不能超過(guò)原銷售數(shù)量；銷售退回驗(yàn)收通知只能由【銷售退回申請(qǐng)單】生成，并且驗(yàn)收時(shí)自能按通知的批號(hào)收貨驗(yàn)收、數(shù)量不能超過(guò)通知的數(shù)量等等；自動(dòng)識(shí)別及控制：軟件根據(jù)設(shè)置的管控條件在藥品的采購(gòu)、銷售、收貨、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、運(yùn)輸這些環(huán)節(jié)自動(dòng)判斷是否超出范圍經(jīng)營(yíng)、證照過(guò)期自動(dòng)控制、藥品過(guò)期自動(dòng)控制等例如：采購(gòu)訂單：超出供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)范圍的品種，不允許購(gòu)進(jìn)；超出供應(yīng)商業(yè)務(wù)員授權(quán)委托書期限的，不允許購(gòu)進(jìn)；無(wú)質(zhì)量保證協(xié)議或質(zhì)量保證協(xié)議過(guò)期的，不允許購(gòu)進(jìn)；供應(yīng)商證照（藥品經(jīng)營(yíng)許可證或藥品生產(chǎn)許可證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及年檢期限、組織機(jī)構(gòu)代碼證年檢期限、GSP證書）過(guò)期的，不允許購(gòu)進(jìn)；生產(chǎn)企業(yè)的，對(duì)應(yīng)品種的GMP證書、批準(zhǔn)文號(hào)批件期限等過(guò)期的，不允許購(gòu)進(jìn)；例如：銷售開單：超出客戶經(jīng)營(yíng)范圍的品種，不允許銷售；客戶證照（醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可證、藥品經(jīng)營(yíng)許可證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及年檢期限、組織機(jī)構(gòu)代碼證年檢期限）過(guò)期的，不允許銷售；攔截：軟件能夠自動(dòng)阻擋流程的下行。例如：證照過(guò)期的，不能下行；進(jìn)口藥品沒有批次檢驗(yàn)報(bào)告，不能驗(yàn)收下行；過(guò)期失效商品、不合格品在銷售開單時(shí)可以攔截；鎖庫(kù)庫(kù)存可以攔截等報(bào)警：軟件有對(duì)在進(jìn)行相關(guān)操作或以整體的形式自動(dòng)提醒的功能，例如“藥品近效期提醒、證照快到失效期提醒、溫濕度達(dá)到預(yù)警設(shè)置提醒等。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)方面的管理文件計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理制度?！端幤方?jīng)營(yíng)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理制度》和計(jì)算機(jī)管理職責(zé)是公司ERP系統(tǒng)正常穩(wěn)定運(yùn)行的保障計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作規(guī)程：計(jì)算機(jī)操作規(guī)程是公司各崗位人員操作計(jì)算的規(guī)范，在符合GSP要求規(guī)范的前提下結(jié)合公司的實(shí)際工作流程、結(jié)合ERP系統(tǒng)功能編寫的。企業(yè)流程更改、ERP功能更改后，及時(shí)更新操作規(guī)程。公司在藥品采購(gòu)、收貨、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、養(yǎng)護(hù)、銷售、出庫(kù)復(fù)核、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)程序文件中制訂了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作規(guī)程?，F(xiàn)行操作規(guī)程文件各相關(guān)部門可以隨時(shí)調(diào)閱。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理部門的職責(zé)負(fù)責(zé)企業(yè)硬件和軟件的安裝、調(diào)試。負(fù)責(zé)企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)，保證內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的安全穩(wěn)定。與質(zhì)量管理部門一起，編制各環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作規(guī)程及相應(yīng)管理制度。負(fù)責(zé)培訓(xùn)、指導(dǎo)各崗位人員使用ERP。負(fù)責(zé)企業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)管理。負(fù)責(zé)企業(yè)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的安全管理。負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作日志的管理，保證日志的完整性。負(fù)責(zé)建立計(jì)算機(jī)的硬件和軟件管理檔案。負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)備份及備份數(shù)據(jù)的保管。質(zhì)量管理部門涉及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的職責(zé)負(fù)責(zé)指導(dǎo)設(shè)置計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的的質(zhì)量控制功能。負(fù)責(zé)軟件功能完善需求的審核，保證新功能需求符合質(zhì)量管理要求。負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)操作權(quán)限的審核，并負(fù)責(zé)功能權(quán)限的跟蹤檢查。指導(dǎo)和監(jiān)督各崗位人員嚴(yán)格按規(guī)定流程要求操作ERP系統(tǒng)。負(fù)責(zé)質(zhì)量管理控制要求的基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù)的審核、錄入、修改及鎖定。負(fù)責(zé)審核業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的修改申請(qǐng)，符合規(guī)定要求的，方可按程序修改。對(duì)系統(tǒng)中涉及藥品質(zhì)量的相關(guān)問題進(jìn)行處理。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的權(quán)限管理要求及數(shù)據(jù)管理要求計(jì)算機(jī)系統(tǒng)登錄權(quán)限及數(shù)據(jù)權(quán)限各操作崗位通過(guò)輸入用戶名及密碼等身份確認(rèn)方式登錄后，方可在權(quán)限范圍內(nèi)錄入、查詢數(shù)據(jù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得修改數(shù)據(jù)信息。只有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)管理預(yù)先建立并通過(guò)口令認(rèn)證的用戶才能進(jìn)入系統(tǒng)操作已經(jīng)發(fā)生的數(shù)據(jù)記錄，不允許在原始記錄上直接修改，只允許紅沖留痕后重新錄入。保留5年數(shù)據(jù)以便追溯。各類業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)不允許修改，出現(xiàn)操作失誤造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤時(shí)，操作人員在職責(zé)范圍內(nèi)提出申請(qǐng)，經(jīng)質(zhì)量管理人員審核批準(zhǔn)后，方可通過(guò)單據(jù)方式調(diào)整，調(diào)整原因和過(guò)程在系統(tǒng)中記錄；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)生成記錄的數(shù)據(jù)權(quán)限系統(tǒng)對(duì)各崗位操作人員姓名的記錄，根據(jù)專有的用戶名及密碼自動(dòng)生成，非手工編輯或菜單選擇等方式錄入。也即單據(jù)的操作人員、審核人員、記賬人員等，不允許手工編輯、或者菜單選擇的方式錄入。系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)記錄的日期和時(shí)間由系統(tǒng)自動(dòng)生成，非手工編輯、菜單選擇等方式錄入。保證數(shù)據(jù)的原始性、可追溯。各崗位職責(zé)及對(duì)應(yīng)的軟件系統(tǒng)授權(quán)范圍一致；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理系統(tǒng)各類記錄和數(shù)據(jù)包含采購(gòu)記錄、收貨記錄、驗(yàn)收記錄、銷售記錄、出庫(kù)復(fù)核記錄、銷售退回記錄、銷售退回驗(yàn)收記錄、購(gòu)進(jìn)退出記錄、養(yǎng)護(hù)記錄、運(yùn)輸記錄等。公司配備了獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)備份系統(tǒng)，做到每日備份、異地存儲(chǔ)（獨(dú)立設(shè)備）、硬件可靠、系統(tǒng)穩(wěn)定、智能預(yù)警、嚴(yán)格加密、快速恢復(fù)；公司的任何電子數(shù)據(jù)檔案保留5年。第二部分雨人F4ERP醫(yī)藥版計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用說(shuō)明計(jì)算機(jī)系統(tǒng)基礎(chǔ)功能數(shù)據(jù)安全性能：經(jīng)過(guò)確認(rèn)，軟件任何使用者不能通過(guò)軟件內(nèi)置的操作（包括公開的和未公開的）或其他簡(jiǎn)單操作達(dá)到修改有效數(shù)據(jù)的目的。登陸ERP系統(tǒng)必須用口令密碼。經(jīng)過(guò)確認(rèn)，雨人F4ERP密碼數(shù)據(jù)是以加密的形式存儲(chǔ)，沒有任何形式顯示明碼展現(xiàn)（包括直接查詢數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)）。系統(tǒng)可以防止密碼泄露，被非本人盜用，以限制非有權(quán)限人員登錄修改數(shù)據(jù)。帳戶及權(quán)限管理功能：我公司為軟件的每個(gè)使用者設(shè)置了不同的帳號(hào)，每個(gè)使用者只能使用自己的帳號(hào)登錄系統(tǒng)，未登錄前不能做該帳號(hào)的任何操作。每個(gè)帳號(hào)有明確的崗位或操作權(quán)限，并與實(shí)際分工相適應(yīng)。經(jīng)檢測(cè)未設(shè)置密碼的帳號(hào)不能登錄。密碼不能為空。企業(yè)設(shè)置了賬號(hào)授權(quán)更改的審批流程，由質(zhì)量管理部門進(jìn)行授權(quán)審批。經(jīng)測(cè)試，帳號(hào)建立后不能更改或刪除，可以禁用。帳號(hào)按照實(shí)際的崗位進(jìn)行了分組管理，可以按賬戶組、按賬戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。操作日志管理功能：經(jīng)檢查，軟件對(duì)每個(gè)帳號(hào)的建立和登錄、退出時(shí)間進(jìn)行了自動(dòng)記錄。經(jīng)檢查，軟件的任何有效數(shù)據(jù)更新操作都有自動(dòng)的操作記錄，生成并記錄了操作員的帳號(hào)、操作的時(shí)間、操作的具體內(nèi)容等。有效數(shù)據(jù)的操作記錄是可查詢的。操作記錄無(wú)修改功能，有導(dǎo)出備份等功能。有效數(shù)據(jù)是指涉及藥品的審核、審批、購(gòu)銷存等各方面的操作數(shù)據(jù)。更新操作包括增加、修改、刪除等導(dǎo)致數(shù)據(jù)變化的操作（不包括查詢、導(dǎo)出等不影響數(shù)據(jù)的操作）。所有操作記錄按照法律法規(guī)或《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范》的規(guī)定保留。時(shí)間保護(hù)功能：軟件的所有記錄默認(rèn)按照自然時(shí)鐘記錄時(shí)間，按操作時(shí)間順序排序。軟件記錄每次軟件運(yùn)行的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。含有日期時(shí)間的單據(jù)，單據(jù)時(shí)間不允許手工改動(dòng)。備份功能：軟件提供整體數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能。企業(yè)每天進(jìn)行異地存儲(chǔ)備份數(shù)據(jù)。質(zhì)量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理首營(yíng)資料的審批管理公司結(jié)合實(shí)際工作流程在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置逐級(jí)審批首營(yíng)資料的流程。系統(tǒng)對(duì)審批后的下一級(jí)審批進(jìn)行提示。審批流程如下：本公司的首營(yíng)供應(yīng)商審批流程是：采購(gòu)員發(fā)起，采購(gòu)部經(jīng)理審核、質(zhì)量管理部經(jīng)理審核、質(zhì)量副總審批并最終審核通過(guò)后，方可發(fā)生業(yè)務(wù)的審批流程本公司的首營(yíng)商品審批流程是：采購(gòu)員發(fā)起，采購(gòu)經(jīng)理審批、物價(jià)人員審批、質(zhì)量管理員審批、質(zhì)管部長(zhǎng)審批并最終審核通過(guò)后，方可發(fā)生業(yè)務(wù)的審批流程本公司的首營(yíng)供應(yīng)商審批流程是：銷售內(nèi)勤發(fā)起，銷售經(jīng)理審批、質(zhì)量管理員審批、質(zhì)管部長(zhǎng)審批并最終審核通過(guò)后，方可發(fā)生業(yè)務(wù)的審批流程審批通過(guò)的供貨單位信息打印輸出，作為供應(yīng)商檔案的封皮供貨單位質(zhì)量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理首營(yíng)供應(yīng)商需要存檔的相關(guān)資料首營(yíng)供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)加蓋其公章原印章的以下資料，確認(rèn)真實(shí)、有效：《藥品生產(chǎn)許可證》或《藥品經(jīng)營(yíng)許可證》復(fù)印件；《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》及其年檢證明復(fù)印件；《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》認(rèn)證證書或《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范》認(rèn)證證書復(fù)印件；相關(guān)印章、隨貨同行單（票）樣式；開戶戶名、開戶銀行及賬號(hào)；《稅務(wù)登記證》和《組織機(jī)構(gòu)代碼證》復(fù)印件。供應(yīng)商未首營(yíng)審批的控制首營(yíng)企業(yè)審核由采購(gòu)部（采購(gòu)員）提出，采購(gòu)部經(jīng)理審核、質(zhì)量管理部經(jīng)理審核、質(zhì)量副總審批流程。未經(jīng)首營(yíng)企業(yè)審核的企業(yè)不可以作為供貨企業(yè)，系統(tǒng)具有對(duì)供貨企業(yè)資質(zhì)過(guò)期自動(dòng)鎖定的功能。供應(yīng)商當(dāng)前啟用的證照期限的相關(guān)控制《藥品生產(chǎn)許可證》或《藥品經(jīng)營(yíng)許可證》的到期期限。采購(gòu)藥品時(shí)，證照到期后系統(tǒng)自動(dòng)鎖定。預(yù)到期提醒?！督M織機(jī)構(gòu)代碼證》、《質(zhì)量保證協(xié)議》、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及其年檢證明的到期期限。采購(gòu)時(shí)，如果證照到期后系統(tǒng)自動(dòng)鎖定。預(yù)到期提醒?！端幤飞a(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》認(rèn)證證書或《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范》認(rèn)證證書的到期期限。采購(gòu)藥品時(shí)，證照到期后自動(dòng)鎖定。預(yù)到期提醒?！豆?yīng)商業(yè)務(wù)員授權(quán)委托書》期限控制。采購(gòu)藥品時(shí)，委托書期限到期后自動(dòng)鎖定。預(yù)到期提醒。如果供應(yīng)商是生產(chǎn)企業(yè)，按供應(yīng)商業(yè)務(wù)員的授權(quán)品種范圍信息，關(guān)聯(lián)品種檢測(cè)品種的《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》認(rèn)證證書期限，檢測(cè)品種的批準(zhǔn)文號(hào)批件期限，超期時(shí)，采購(gòu)自動(dòng)鎖定。供應(yīng)商當(dāng)前啟用的經(jīng)營(yíng)范圍設(shè)置，超范圍采購(gòu)控制供貨單位是批發(fā)企業(yè)的，根據(jù)其經(jīng)營(yíng)范圍自動(dòng)識(shí)別經(jīng)營(yíng)的品種類別，拒絕其超范圍供應(yīng)商品；設(shè)置了供應(yīng)商業(yè)務(wù)員的授權(quán)品種范圍，如果超供應(yīng)商業(yè)務(wù)員的授權(quán)品種范圍，采購(gòu)時(shí)自動(dòng)鎖定超范圍品種。供應(yīng)商相關(guān)信息的圖片及驗(yàn)證管理供貨單位的原始資料實(shí)現(xiàn)了圖片化存儲(chǔ)，方便查閱針對(duì)需要驗(yàn)證的資料（例如印章、隨貨通行單樣式、商品的包裝信息），設(shè)置了驗(yàn)證圖片，在收貨驗(yàn)收等環(huán)節(jié)直接調(diào)取驗(yàn)證倉(cāng)庫(kù)地址：在“采購(gòu)收貨”工作時(shí)，可以核對(duì)供應(yīng)商的“倉(cāng)庫(kù)地址”，便于判斷供應(yīng)商的運(yùn)途時(shí)間、送貨情況是否虛假。供應(yīng)商基礎(chǔ)資料內(nèi)管理的其他相關(guān)信息檔案編號(hào)：是為了與“實(shí)物檔案編號(hào)”對(duì)應(yīng)，便于查找原始資料。經(jīng)營(yíng)范圍：與商品信息的“GSP類別”對(duì)應(yīng)，是重要的控制項(xiàng)。不在經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)的商品，不允許制作采購(gòu)訂單。電子監(jiān)管號(hào)：為了電子監(jiān)管碼的自動(dòng)上傳。開戶許可證、開戶戶名、開戶銀行及賬號(hào)。便于付款時(shí)按賬號(hào)付款。質(zhì)量負(fù)責(zé)人信息：便于判斷供貨單位的質(zhì)量管理體系的完整性。系統(tǒng)提供公司可以“自主增加自定義信息”的功能，便于精細(xì)化管理的需求。供應(yīng)商基礎(chǔ)資料的變更管理供應(yīng)商資料的變更、調(diào)整，可以記錄歷史變化過(guò)程。主要記錄證照期限變更信息，記錄企業(yè)更名等相關(guān)信息。供應(yīng)商業(yè)務(wù)員變化時(shí)，原供應(yīng)商業(yè)務(wù)員可以禁用，不能刪除ERP界面示例基礎(chǔ)資料信息供應(yīng)商圖片資料管理供應(yīng)商業(yè)務(wù)員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理經(jīng)營(yíng)企業(yè)的供應(yīng)商業(yè)務(wù)員的品種授權(quán)范圍，是根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍授權(quán)的。如果是按品種授權(quán)的，需要嚴(yán)格控制品種。系統(tǒng)根據(jù)其身份證號(hào)，檢測(cè)一個(gè)銷售人員不能同時(shí)被兩家藥品企業(yè)委托；系統(tǒng)支持一個(gè)供應(yīng)商多個(gè)業(yè)務(wù)員的情形存在，制作采購(gòu)訂單時(shí)，需要捆綁供應(yīng)商業(yè)務(wù)員，便于超期控制。供應(yīng)商業(yè)務(wù)員的授權(quán)期限管理授權(quán)期限包含“起始日期、結(jié)束日期”，超期后，采購(gòu)過(guò)程中自動(dòng)鎖定。ERP示例品種資料質(zhì)量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理首營(yíng)品種審核由采購(gòu)部（采購(gòu)員）提出，采購(gòu)部經(jīng)理審核、物價(jià)管理員審核、質(zhì)量管理部經(jīng)理審核、質(zhì)量副總審批流程。未經(jīng)審核的首營(yíng)品種系統(tǒng)具有自動(dòng)鎖定功能。商品基礎(chǔ)資料內(nèi)包含以下相關(guān)控制條件，以便相應(yīng)控制如果從生產(chǎn)企業(yè)購(gòu)進(jìn)的藥品，需要登記GMP認(rèn)證的到期期限；批準(zhǔn)文號(hào)的注冊(cè)批件期限。采購(gòu)時(shí)，如果從生產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)的品種，以上這些證照到期后系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)鎖定。預(yù)到期提醒。商品基礎(chǔ)資料內(nèi)設(shè)置相應(yīng)類別，以便采購(gòu)和銷售控制時(shí)能夠按品類進(jìn)行“GSP類別”字段：與“供應(yīng)商、客戶”的“經(jīng)營(yíng)范圍”對(duì)應(yīng)，控制超范圍經(jīng)營(yíng)。藥品屬性，與“供應(yīng)商、客戶”的“相應(yīng)證照期限”對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)超期控制。商品基礎(chǔ)資料內(nèi)需要管理的其他信息“重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)標(biāo)志”，在庫(kù)存養(yǎng)護(hù)中，可以直接看到，這些品種按月生成養(yǎng)護(hù)計(jì)劃。養(yǎng)護(hù)理由、養(yǎng)護(hù)措施：主要提醒養(yǎng)護(hù)員如何養(yǎng)護(hù)儲(chǔ)存條件：特殊、冷藏、陰涼、常溫等。與“默認(rèn)倉(cāng)庫(kù)、默認(rèn)貨區(qū)”對(duì)應(yīng)：收貨驗(yàn)收時(shí)提醒操作人員把商品放到正確的倉(cāng)庫(kù)位置“進(jìn)口藥品標(biāo)志”字段：驗(yàn)收時(shí)，沒有批次檢驗(yàn)報(bào)告，不能驗(yàn)收。雙人驗(yàn)收品種標(biāo)志：驗(yàn)收時(shí)，需要第二驗(yàn)收人確認(rèn)，才可以下行。出庫(kù)復(fù)核時(shí)，只有雙人復(fù)核后才可以下行低溫標(biāo)志：收貨時(shí)，需要制作“低溫品種收貨記錄”；出庫(kù)時(shí)，需要制作“低溫品種運(yùn)輸記錄”。效期必錄字段：驗(yàn)收時(shí)嚴(yán)格控制效期、生產(chǎn)日期的錄入，減少錄入差錯(cuò)。商品有效期：為“近效期藥品報(bào)表”提供依據(jù)。ERP示例購(gòu)貨單位質(zhì)量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理客戶的分類管理：客戶主要分生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)型（批發(fā)、零售）；使用型單位（醫(yī)院、診社區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)等）。ERP系統(tǒng)需要根據(jù)客戶類型、控制某些品類的銷售流向例如：除胰島素外，不得將蛋白同化制劑或者其它肽類激素類品種銷售給藥品零售企業(yè)；例如：終止妊娠藥品不得銷售給藥品零售企業(yè)?？蛻艋A(chǔ)資料內(nèi)包含以下相關(guān)控制條件，以保證相應(yīng)控制客戶資料：管理客戶各種證照的號(hào)碼和期限（為銷售管控用）、客戶經(jīng)營(yíng)范圍（為銷售管控用）、客戶采購(gòu)員信息等?？蛻魳I(yè)務(wù)員資料：管理本企業(yè)銷售員，“做為下游客戶的供應(yīng)商銷售員身份”的授權(quán)委托書期限，提醒企業(yè)自己及時(shí)提供給客戶?！端幤飞a(chǎn)許可證》或《藥品經(jīng)營(yíng)許可證》的到期期限。銷售藥品時(shí)，證照到期后系統(tǒng)自動(dòng)鎖定。預(yù)到期提醒?！督M織機(jī)構(gòu)代碼證》、《質(zhì)量保證協(xié)議》、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及其年檢證明的到期期限。銷售時(shí)，如果證照到期后系統(tǒng)自動(dòng)鎖定。預(yù)到期提醒?！端幤飞a(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》認(rèn)證證書或《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范》認(rèn)證證書的到期期限。銷售藥品時(shí)，證照到期后系統(tǒng)自動(dòng)鎖定。預(yù)到期提醒?？蛻艋A(chǔ)資料內(nèi)設(shè)置經(jīng)營(yíng)范圍，以便實(shí)現(xiàn)超范圍銷售控制客戶是批發(fā)企業(yè)的，根據(jù)其經(jīng)營(yíng)范圍自動(dòng)識(shí)別經(jīng)營(yíng)的品種類別，拒絕超范圍銷售藥品；客戶是使用單位的，根據(jù)其診療范圍自動(dòng)識(shí)別允許為其供應(yīng)的品種類別，拒絕超范圍銷售藥品；針對(duì)毒性藥品、麻醉藥品、精神類藥品，客戶的經(jīng)營(yíng)范圍還需要與客戶采購(gòu)員的授權(quán)范圍信息關(guān)聯(lián)，可自動(dòng)鎖定超范圍品種?？蛻艋A(chǔ)資料內(nèi)需要管理的其他信息倉(cāng)庫(kù)地址：也是是客戶的送貨地址。同時(shí)在“運(yùn)輸管理”工作時(shí)，便于判斷客戶的運(yùn)途時(shí)間，提醒工作人員實(shí)現(xiàn)“蓄冷劑”型冷鏈運(yùn)輸?shù)念A(yù)警管理檔案編號(hào)：是為了與“實(shí)物檔案編號(hào)”對(duì)應(yīng)，便于查找原始資料經(jīng)營(yíng)范圍：與商品信息的“GSP類別”對(duì)應(yīng)，是重要的控制項(xiàng)。不在經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)的商品，不允許銷售?？蛻舨少?gòu)員：針對(duì)一些特殊藥品需要獨(dú)立的授權(quán)書，填寫此處，超期會(huì)控制。質(zhì)量負(fù)責(zé)人信息：便于判斷供貨單位的質(zhì)量管理體系的完整性系統(tǒng)應(yīng)該提供用戶可以“自主增加自定義信息”的功能，便于企業(yè)精細(xì)化管理的需求?？蛻糍Y料的變更、調(diào)整，應(yīng)該記錄歷史變化過(guò)程。ERP示例客戶資料的基本內(nèi)容采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理控制管理采購(gòu)環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)管控的項(xiàng)目未經(jīng)過(guò)首營(yíng)企業(yè)審批的供應(yīng)商、未經(jīng)過(guò)首營(yíng)品種審批的商品，無(wú)法制作采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單的品種，不允許超出供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)范圍。采購(gòu)訂單的品種，不允許超出供應(yīng)商業(yè)務(wù)員的授權(quán)范圍。制作采購(gòu)訂單時(shí)，如果供應(yīng)商的“營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、質(zhì)量保證協(xié)議”等證照期限過(guò)期或者年檢期限過(guò)期的，不允許采購(gòu)。制作采購(gòu)訂單時(shí)，如果供應(yīng)商的“藥品生產(chǎn)（經(jīng)營(yíng)）許可證、《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》認(rèn)證證書或《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范》認(rèn)證證書期限過(guò)期的，對(duì)應(yīng)的品類不允許采購(gòu)。制作采購(gòu)訂單時(shí)，如果供應(yīng)商是生產(chǎn)企業(yè)的，需要檢查藥品的“GMP證書及期限、批準(zhǔn)文號(hào)及批準(zhǔn)文號(hào)批件效期”。期限過(guò)期的，不允許采購(gòu)。制作采購(gòu)訂單時(shí)，如果供應(yīng)商業(yè)務(wù)員的“授權(quán)委托書過(guò)期”，不允許采購(gòu)。制作采購(gòu)訂單時(shí)，如果供應(yīng)商是商業(yè)供應(yīng)商，針對(duì)“含甘草合劑等需要控制客戶類型范圍藥品”，可以按批次設(shè)置銷售范圍，防止超范圍銷售采購(gòu)環(huán)節(jié)預(yù)警項(xiàng)目在制作采購(gòu)訂單時(shí)，供應(yīng)商證照提醒差30天到期，提醒采購(gòu)員及時(shí)索要證照。管理采購(gòu)訂單的“訂單有效期、訂單預(yù)到貨日期”，這樣便于考核供應(yīng)商的訂單滿足率、到貨及時(shí)率，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系考核。采購(gòu)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)說(shuō)明采購(gòu)員需要用自己的密碼登錄系統(tǒng)，單據(jù)自動(dòng)記錄操作員。采購(gòu)訂單確定后，自動(dòng)生成采購(gòu)記錄。ERP程序示例收貨環(huán)節(jié)的管理控制管理收貨環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)管控的項(xiàng)目采購(gòu)收貨時(shí)，沒有采購(gòu)訂單不能收貨，收貨數(shù)量必須小于或等于采購(gòu)訂單數(shù)量。進(jìn)行收貨登記時(shí)，同時(shí)記錄供應(yīng)商的運(yùn)輸狀態(tài)。收貨時(shí)，可以直接拒收。收貨時(shí)，可以直接點(diǎn)擊“供應(yīng)商圖片”，核對(duì)隨貨通行單的格式與備案的印章印模。收貨記錄需要記錄的相關(guān)內(nèi)容發(fā)運(yùn)地點(diǎn)：直接從供應(yīng)商的“倉(cāng)庫(kù)地址”攜帶。主要用于判斷運(yùn)途時(shí)間是否合理承運(yùn)單位：如果是供應(yīng)商自己送貨，記錄供應(yīng)商；如果是是委托第三方物流運(yùn)輸，此時(shí)輸入物流公司名稱。運(yùn)輸車輛、駕駛員：主要用于以后的問題追查。針對(duì)冷藏、冷凍藥品收貨：記錄其運(yùn)輸設(shè)備、藥品環(huán)境溫度、運(yùn)輸時(shí)間、到達(dá)時(shí)溫度情況；ERP示例驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理控制管理驗(yàn)收環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)管控的項(xiàng)目采購(gòu)驗(yàn)收時(shí)，沒有采購(gòu)訂單不能驗(yàn)收，驗(yàn)收數(shù)量必須小等于采購(gòu)訂單數(shù)量。驗(yàn)收時(shí)，查驗(yàn)供應(yīng)商的備案印章印模。驗(yàn)收時(shí)，控制進(jìn)口藥品注冊(cè)證的相關(guān)信息，沒有批次檢驗(yàn)報(bào)告單不能驗(yàn)收。驗(yàn)收后，直接按設(shè)置的默認(rèn)貨區(qū)、貨位存放，實(shí)現(xiàn)按儲(chǔ)存條件，提醒保管員正確放置儲(chǔ)存?zhèn)}庫(kù)。驗(yàn)收時(shí)，可以點(diǎn)擊“供應(yīng)商圖片、商品圖片”，直接核對(duì)備案資料圖片，進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)證。驗(yàn)收時(shí)，可以直接拒收。驗(yàn)收時(shí)，涉及需要雙人驗(yàn)收的商品，控制第二驗(yàn)收員不輸入，不能驗(yàn)收入庫(kù)。出現(xiàn)提示后，第二驗(yàn)收員在獨(dú)立的程序界面內(nèi)執(zhí)行“復(fù)核復(fù)查”，實(shí)現(xiàn)雙人驗(yàn)收控制。驗(yàn)收時(shí)可以直接現(xiàn)場(chǎng)收集電子監(jiān)管碼。過(guò)期藥品可以直接控制阻擋，不允許驗(yàn)收入庫(kù)。驗(yàn)收暫存待處理藥品的管理：針對(duì)無(wú)訂單的到貨，驗(yàn)收人員不能收貨驗(yàn)收，如果采購(gòu)人員制作了采購(gòu)訂單，可以收貨驗(yàn)收，否則拒收。針對(duì)沒有批次檢驗(yàn)報(bào)告單的，驗(yàn)收人員不能收貨驗(yàn)收，等供應(yīng)商送來(lái)后方可驗(yàn)收。驗(yàn)收不合格品管理的業(yè)務(wù)說(shuō)明驗(yàn)收時(shí)，直接登記拒收信息，自動(dòng)形成記錄。對(duì)驗(yàn)收不合格的，記錄注明原因及處置措施。如果不能拒收的，軟件系統(tǒng)自動(dòng)鎖定，避免銷售出庫(kù)。驗(yàn)收環(huán)節(jié)的其他業(yè)務(wù)說(shuō)明驗(yàn)收員需要用自己的密碼登錄，“驗(yàn)收員”處只能顯示自己的名字。藥品驗(yàn)收記錄，包括通用名稱、劑型、規(guī)格、批準(zhǔn)文號(hào)、批號(hào)、生產(chǎn)日期、有效期、生產(chǎn)廠商、供貨單位、到貨數(shù)量、到貨日期、驗(yàn)收合格數(shù)量、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)果和驗(yàn)收人員等內(nèi)容。中藥材驗(yàn)收記錄包括品名、產(chǎn)地、到貨數(shù)量、驗(yàn)收合格數(shù)量、驗(yàn)收不合格數(shù)量、供貨單位等內(nèi)容。中藥飲片驗(yàn)收記錄包括品名、規(guī)格、批號(hào)、生產(chǎn)日期、產(chǎn)地、生產(chǎn)廠商、數(shù)量、供貨單位等內(nèi)容，實(shí)施批準(zhǔn)文號(hào)管理的中藥飲片還應(yīng)當(dāng)記錄批準(zhǔn)文號(hào)。ERP程序示例驗(yàn)收員需要用自己的密碼登錄，“驗(yàn)收員”處只能顯示自己的名字。驗(yàn)收時(shí)，涉及需要雙人驗(yàn)收的商品，控制第二驗(yàn)收員不輸入，不能驗(yàn)收入庫(kù)。出現(xiàn)提示后，第二驗(yàn)收員就在【特殊藥品雙人驗(yàn)收復(fù)核】?jī)?nèi)執(zhí)行“復(fù)核復(fù)查”，實(shí)現(xiàn)雙人驗(yàn)收控制。入庫(kù)環(huán)節(jié)的管理控制保管員入庫(kù)管理為了保證入庫(kù)藥品的準(zhǔn)確，利用ERP系統(tǒng)的貨位管理設(shè)置保管員入庫(kù)確認(rèn)環(huán)節(jié)藥品設(shè)置存放的倉(cāng)庫(kù)、貨區(qū)、貨位，保障藥品按儲(chǔ)存條件準(zhǔn)確存放。入庫(kù)時(shí)，可以確認(rèn)“批次貨位”，方便發(fā)貨時(shí)快速揀貨。ERP示例入庫(kù)退回環(huán)節(jié)的管理控制入庫(kù)退回的管理流程采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)?fù)嘶厣暾?qǐng)打印《藥品退貨申請(qǐng)單》廠商人員或者本企業(yè)的送貨員根據(jù)《藥品退貨申請(qǐng)單》到倉(cāng)庫(kù)提貨，提貨時(shí)，提貨人在單據(jù)上簽字，保管員留存。保管員在ERP內(nèi)進(jìn)行“采購(gòu)?fù)顺龀鰩?kù)確認(rèn)”入庫(kù)退回的管理控制流程采購(gòu)人員根據(jù)購(gòu)進(jìn)的供應(yīng)商來(lái)源，引入當(dāng)前庫(kù)存信息，制作采購(gòu)?fù)嘶厣暾?qǐng)。如果退回的是“不合格品”，需要質(zhì)量管理部門高級(jí)審核通過(guò)后，方可退回。入庫(kù)退貨申請(qǐng)直接生成倉(cāng)庫(kù)的退貨通知，保管員直接確認(rèn)，形成入庫(kù)退回單。保管員進(jìn)行入庫(kù)退貨確認(rèn)時(shí)，掃描電子監(jiān)管碼。供應(yīng)商取貨時(shí)，進(jìn)行出庫(kù)確認(rèn)。ERP示例入庫(kù)退回申請(qǐng)的制作：從庫(kù)存內(nèi)引入，并嚴(yán)格控制供應(yīng)商來(lái)源。保管員在ERP內(nèi)進(jìn)行“采購(gòu)?fù)顺龀鰩?kù)確認(rèn)”批次檢驗(yàn)報(bào)告的管理控制批次檢驗(yàn)報(bào)告的傳遞形式企業(yè)啟用了雨人的以下幾種形式管理批次檢驗(yàn)報(bào)告。針對(duì)進(jìn)口藥品，如果批次檢驗(yàn)報(bào)告單的注冊(cè)證過(guò)期了，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)控制鎖定。采購(gòu)驗(yàn)收時(shí)，一般是先蓋章、后掃描的形式，掃描藥品的批次檢驗(yàn)報(bào)告，形成圖片，掛接到系統(tǒng)內(nèi)，可以隨時(shí)檢索打印。銷售出庫(kù)復(fù)核后，可以直接打印批次檢驗(yàn)報(bào)告單。針對(duì)接收電子圖片形式的客戶，采用電子數(shù)據(jù)傳遞，是以郵件等方式傳遞給客戶的ERP示例批次檢驗(yàn)報(bào)告單圖片掛接銷售出庫(kù)復(fù)核后的圖片打印和郵件發(fā)送采購(gòu)發(fā)票及付款的管理控制采購(gòu)發(fā)票的管理控制流程采購(gòu)可以核銷入庫(kù)明細(xì)，允許一次入庫(kù)多次到發(fā)票采購(gòu)付款的管理控制流程采購(gòu)付款時(shí)，付款流向應(yīng)與供貨單位作為首營(yíng)企業(yè)審核時(shí)檔案中留存的開戶行和賬號(hào)相一致。針對(duì)麻精類、含特殊成分等藥品，軟件設(shè)置了不允許現(xiàn)金付款的控制程序付款時(shí)可以預(yù)警提醒證照期限，提醒供應(yīng)商及時(shí)更新資料。ERP示例：

銷售環(huán)節(jié)的管理控制銷售環(huán)節(jié)計(jì)算機(jī)管控的項(xiàng)目未經(jīng)過(guò)首營(yíng)企業(yè)審批的客戶，無(wú)法進(jìn)行銷售開單，無(wú)法制作銷售訂單。銷售開單時(shí)，超出客戶的經(jīng)營(yíng)范圍的品種自動(dòng)控制銷售開單時(shí)，如果客戶的“營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、質(zhì)量保證協(xié)議”等證照期限過(guò)期或者年檢期限過(guò)期的，不允許銷售開單。針對(duì)麻醉精神類藥品，軟件設(shè)置了獨(dú)立的倉(cāng)庫(kù)，并進(jìn)行了數(shù)據(jù)授權(quán)，只有專人才可以開銷售票據(jù)。銷售開單時(shí)，如果供應(yīng)商的“藥品生產(chǎn)（經(jīng)營(yíng)）許可證、《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》認(rèn)證證書或《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范》認(rèn)證證書期限過(guò)期的，“藥品”不允許銷售開單。麻醉精神類、含特殊藥品復(fù)方制劑、含易制毒成分等特殊藥品，銷售開單時(shí)，不允許使用現(xiàn)金結(jié)賬。銷售藥品類易制毒化學(xué)品：具有經(jīng)營(yíng)藥品類易制毒化學(xué)品資質(zhì)的藥品批發(fā)企業(yè)只能將該藥品銷售給本省（直轄市、自治區(qū)）行政區(qū)域內(nèi)取得《藥品類易制毒化學(xué)品購(gòu)用證明》的單位，藥品類易制毒化學(xué)品經(jīng)營(yíng)企業(yè)之間不得購(gòu)銷藥品類易制毒化學(xué)品原料藥。啟用了軟件的“商品的銷售區(qū)域控制”設(shè)置，超出本省市區(qū)域的客戶不允許銷售開單銷售終止妊娠藥品：具有經(jīng)營(yíng)終止妊娠藥品資質(zhì)的藥品批發(fā)企業(yè)只能將終止妊娠藥品銷售給計(jì)劃生育管理部門指定的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，嚴(yán)禁將終止妊娠藥品銷售給藥品零售企業(yè)。啟用了ERP“商品的銷售客戶類型控制”的設(shè)置，設(shè)置為不允許給“客戶類型=零售企業(yè)”的客戶銷售開單含特殊藥品復(fù)方制劑的品種，從經(jīng)營(yíng)企業(yè)供應(yīng)商采購(gòu)的，只能銷售給本省市的醫(yī)療機(jī)構(gòu)或零售企業(yè)，不允許銷售給其他批發(fā)企業(yè)。品種包括：含麻黃堿類復(fù)方制劑、含可待因復(fù)方口服溶液、復(fù)方地芬諾酯片和復(fù)方甘草片；啟用了軟件的“商品的銷售區(qū)域控制”設(shè)置，設(shè)置為本省市區(qū)域的醫(yī)療機(jī)構(gòu)或零售企業(yè)。超范圍不允許開單銷售開單環(huán)節(jié)的預(yù)警項(xiàng)目銷售開單時(shí)，批次執(zhí)行原則為“先產(chǎn)先銷、按批號(hào)開票”的原則開票；在銷售開單時(shí)，客戶證照差30天到期時(shí)提醒，提醒銷售員及時(shí)索要證照。針對(duì)有些客戶對(duì)生產(chǎn)日期、批次效期有要求的，在客戶基礎(chǔ)資料設(shè)置后，銷售開單時(shí)，自動(dòng)過(guò)濾不符合客戶需求的批次，防止因?yàn)樾趩栴}客戶退貨。系統(tǒng)不允許負(fù)庫(kù)存銷售,對(duì)于超出庫(kù)存進(jìn)行攔截并提示銷售開單時(shí)，自動(dòng)攜帶“客戶送貨地址”，便于確保藥品送達(dá)購(gòu)買方《藥品經(jīng)營(yíng)許可證》所載明的倉(cāng)庫(kù)地址、藥品零售企業(yè)注冊(cè)地址或醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥庫(kù)。銷售開單（銷售訂單）單保存后系統(tǒng)自動(dòng)生成銷售記錄，銷售記錄包含：商品通用名稱、生產(chǎn)企業(yè)、規(guī)格、單位、劑型、批號(hào)、有效期、購(gòu)貨單位、銷售數(shù)量、含稅價(jià)、含稅金額、銷售日期等信息；銷售開單環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)說(shuō)明銷售開票員需要用自己的密碼登錄系統(tǒng)，單據(jù)自動(dòng)記錄操作員。打印票據(jù)：低溫品種、特殊藥品等系統(tǒng)自動(dòng)分單打印，方便揀貨。二類精神藥品、低溫儲(chǔ)存藥品銷售時(shí)，單獨(dú)打印單據(jù)。藥品等單據(jù)格式：?jiǎn)螕?jù)上的內(nèi)容包括“日期、客戶名稱、送貨地址、通用名稱、劑型、規(guī)格、生產(chǎn)企業(yè)、單位、數(shù)量、批號(hào)、生產(chǎn)日期、有效期、單價(jià)、金額”等內(nèi)容中藥材單據(jù)格式：?jiǎn)螕?jù)上的內(nèi)容包括“日期、客戶名稱、送貨地址、商品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額”等內(nèi)容中藥飲片單據(jù)格式：?jiǎn)螕?jù)上的內(nèi)容包括“日期、客戶名稱、送貨地址、商品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、生產(chǎn)企業(yè)、單位、數(shù)量、批號(hào)、生產(chǎn)日期、有效期（存在效期管理品種需要管理）、單價(jià)、金額”等內(nèi)容ERP示例銷售過(guò)程中，可以控制經(jīng)營(yíng)范圍、可以控制藥品效期；特殊藥品的銷售客戶類型及區(qū)域控制：銷售藥品類易制毒化學(xué)品，控制客戶區(qū)域?yàn)椤氨臼　钡摹ｄN售終止妊娠藥品，控制客戶類型為“醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)或醫(yī)療機(jī)構(gòu)”的。設(shè)置商品的銷售范圍后，銷售開單時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)控制特殊藥品的批次客戶范圍控制對(duì)“對(duì)含可待因復(fù)方口服溶液、復(fù)方甘草片、復(fù)方地芬諾酯片”等藥品，從生產(chǎn)企業(yè)直接購(gòu)進(jìn)上述藥品的批發(fā)企業(yè)，可以將藥品銷售給其他批發(fā)企業(yè)、零售企業(yè)和醫(yī)療機(jī)構(gòu)；從批發(fā)企業(yè)購(gòu)進(jìn)的，只能銷售給本?。▍^(qū)、市）的零售企業(yè)和醫(yī)療機(jī)構(gòu)?？梢栽诓少?gòu)訂單時(shí)，直接設(shè)置控制范圍。也可以在到貨后設(shè)置控制范圍。需要按批次設(shè)置客戶的區(qū)域、類型范圍，防止超范圍、超類型銷售。出庫(kù)及復(fù)核的管理控制企業(yè)銷售揀貨復(fù)核流程簡(jiǎn)介銷售開票員開單直接打印單據(jù)，單據(jù)分拆，傳遞給各自保管員，保管員按單發(fā)貨。貨物配好后，統(tǒng)一拿到“待復(fù)核區(qū)”，等待復(fù)核員復(fù)核、裝箱等運(yùn)輸時(shí)客戶的隨貨通行單據(jù)不再打印，直接以銷售開單時(shí)單據(jù)為準(zhǔn)。藥品發(fā)完后保管員在銷售單上標(biāo)記本人工號(hào)，便于后期的責(zé)任追溯，績(jī)效考核。發(fā)貨過(guò)程中發(fā)現(xiàn)賬貨差異的批次、發(fā)現(xiàn)質(zhì)量有疑問的批次，保管員及時(shí)制作“批次不可售鎖庫(kù)”，防止不合格品出庫(kù)。等待質(zhì)量檢查后，再進(jìn)行后續(xù)處理。銷售出庫(kù)復(fù)核管理控制出庫(kù)復(fù)核員需要用自己的密碼登錄系統(tǒng)，單據(jù)自動(dòng)記錄復(fù)核員。針對(duì)需要雙人復(fù)核的藥品，ERP系統(tǒng)自動(dòng)提醒和控制。第二復(fù)核員使用密碼登陸的方式確認(rèn)復(fù)核。出庫(kù)復(fù)核時(shí)，ERP自動(dòng)提醒掃描電子監(jiān)管碼。ERP示例銷售出庫(kù)運(yùn)輸?shù)墓芾砜刂其N售出庫(kù)運(yùn)輸管理的主要內(nèi)容本公司不允許委托配送。本公司低溫品種運(yùn)輸時(shí)，建立藥品運(yùn)輸記錄，主要記錄運(yùn)輸工具、起運(yùn)時(shí)間、收貨單位、收貨地址、貨單號(hào)、藥品件數(shù)、運(yùn)輸方式、承運(yùn)單位，采用車輛運(yùn)輸?shù)?，記錄車牌?hào)、駕駛員姓名、在途溫度、到貨時(shí)間、溫度監(jiān)測(cè)裝置編號(hào)、冷藏方式、預(yù)警時(shí)長(zhǎng)、車輛狀況、運(yùn)輸人員、起運(yùn)時(shí)溫度、起運(yùn)時(shí)環(huán)境溫度等信息，便于出現(xiàn)異常情況時(shí)，及時(shí)溝通。當(dāng)超出預(yù)警時(shí)間的時(shí)候，ERP有提醒。ERP示例：運(yùn)輸記錄形成過(guò)程分為2部分“裝車發(fā)運(yùn)登記”和“運(yùn)達(dá)后回執(zhí)登記”針對(duì)使用“蓄冷劑”方式的保溫箱，需要嚴(yán)格按照驗(yàn)證結(jié)果設(shè)置“預(yù)警時(shí)間”，超過(guò)預(yù)警時(shí)間沒有運(yùn)達(dá)的，應(yīng)及時(shí)追蹤，按規(guī)定方式處理。銷售退回的管理控制企業(yè)銷售退回的流程簡(jiǎn)介銷售部門制作“銷售退回申請(qǐng)”，制作時(shí)，只能從原來(lái)已經(jīng)出庫(kù)的銷售單內(nèi)引入原單，并且批號(hào)、效期等不允許修改，銷售退回申請(qǐng)單的“申退數(shù)量”只能在原單數(shù)量之內(nèi)修改。數(shù)量只允許改小，不允許改大。銷售退回申請(qǐng)生成“銷售退回驗(yàn)收通知單”，倉(cāng)庫(kù)經(jīng)理見到銷售部門的“銷售退回驗(yàn)收通知單”，按通知單上的“商品、批號(hào)、數(shù)量”進(jìn)行接收退回的藥品。收貨人員先進(jìn)行“銷售退回收貨”，銷售退回的收貨數(shù)量不能超過(guò)銷售退回申請(qǐng)的數(shù)量。銷后退回藥品實(shí)物信息一致的方可驗(yàn)收，驗(yàn)收后自動(dòng)形成銷后退回驗(yàn)收記錄驗(yàn)收人員根據(jù)驗(yàn)收合格與否，進(jìn)行入庫(kù)的后續(xù)處理。驗(yàn)收時(shí)遇到需要掃描電子監(jiān)管碼的藥品時(shí)，先掃碼再進(jìn)行驗(yàn)收。ERP示例銷售退回申請(qǐng)銷售退回驗(yàn)收：如果遇到不合格品的退回，系統(tǒng)自動(dòng)鎖庫(kù)，防止銷售可以進(jìn)行條碼驗(yàn)收。藥品養(yǎng)護(hù)環(huán)節(jié)的管理控制養(yǎng)護(hù)管理簡(jiǎn)介系統(tǒng)對(duì)儲(chǔ)存條件有特殊要求的、近效期、短效期、特殊管理的品種設(shè)置為重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)；對(duì)于養(yǎng)護(hù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有問題的藥品，進(jìn)行不可售的鎖定，防止藥品的銷售。質(zhì)量管理部門現(xiàn)場(chǎng)檢查后，進(jìn)行“不合格品狀態(tài)”處理；按特性對(duì)中藥材和中藥飲片采取有效方法進(jìn)行養(yǎng)護(hù)并記錄，養(yǎng)護(hù)方法應(yīng)當(dāng)避免對(duì)藥品造成污染重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種按照制度規(guī)定每月進(jìn)行重點(diǎn)檢查。循環(huán)養(yǎng)護(hù)檢查按季度進(jìn)行，每季度循環(huán)檢查一次。購(gòu)進(jìn)藥品在入庫(kù)后三個(gè)月起進(jìn)行第一次庫(kù)存藥品的檢查。ERP自動(dòng)給出養(yǎng)護(hù)計(jì)劃。系統(tǒng)依據(jù)質(zhì)量管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和養(yǎng)護(hù)制度，對(duì)庫(kù)存藥品生成養(yǎng)護(hù)工作計(jì)劃，養(yǎng)護(hù)人員對(duì)庫(kù)存藥品進(jìn)行有序、合理的養(yǎng)護(hù)。養(yǎng)護(hù)工作過(guò)程質(zhì)量管理人員進(jìn)行重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)藥品的品種設(shè)置，按需要選擇品種建立養(yǎng)護(hù)檔案ERP養(yǎng)護(hù)方案的條件：重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種，每月養(yǎng)護(hù)一次。有效期少于180天的，每月養(yǎng)護(hù)一次。在庫(kù)時(shí)間超過(guò)2年以上的，每月養(yǎng)護(hù)一次。普通品種，3個(gè)月養(yǎng)護(hù)一次ERP操作重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種：過(guò)濾“重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種=1，并且上次養(yǎng)護(hù)時(shí)間大于1個(gè)月的”批次庫(kù)存記錄，生成養(yǎng)護(hù)計(jì)劃。近效期品種：過(guò)濾“有效期小于180天的，并且上次養(yǎng)護(hù)時(shí)間大于1個(gè)月的”批次庫(kù)存記錄，生成養(yǎng)護(hù)計(jì)劃。普通藥品的養(yǎng)護(hù)養(yǎng)護(hù)方案建立：過(guò)濾“在庫(kù)時(shí)間大于90天的，并且上次養(yǎng)護(hù)時(shí)間大于3個(gè)月的”批次庫(kù)存記錄，生成養(yǎng)護(hù)計(jì)劃。養(yǎng)護(hù)計(jì)劃生成后，按養(yǎng)護(hù)計(jì)劃養(yǎng)護(hù)批次藥品，養(yǎng)護(hù)后，在養(yǎng)護(hù)計(jì)劃內(nèi)填寫“養(yǎng)護(hù)數(shù)量、質(zhì)量狀況、養(yǎng)護(hù)結(jié)論”等內(nèi)容。ERP示例根據(jù)庫(kù)齡、上次養(yǎng)護(hù)時(shí)間、重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)標(biāo)志生成養(yǎng)護(hù)計(jì)劃根據(jù)庫(kù)齡、上次養(yǎng)護(hù)時(shí)間、重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)標(biāo)志生成養(yǎng)護(hù)計(jì)劃根據(jù)養(yǎng)護(hù)結(jié)果填寫?zhàn)B護(hù)結(jié)果，審核后生成養(yǎng)護(hù)記錄，及相關(guān)養(yǎng)護(hù)檔案根據(jù)養(yǎng)護(hù)結(jié)果填寫?zhàn)B護(hù)結(jié)果，審核后生成養(yǎng)護(hù)記錄，及相關(guān)養(yǎng)護(hù)檔案電子監(jiān)管碼的管理控制電子監(jiān)管碼的收集過(guò)程本公司啟用了雨人的電子監(jiān)管碼收集程序。需要收集電子監(jiān)管碼的藥品，在基礎(chǔ)資料進(jìn)行設(shè)置在采購(gòu)驗(yàn)收時(shí)，遇到需要收集電子監(jiān)管碼的藥品，軟件自動(dòng)提醒。監(jiān)管碼收集時(shí)，與驗(yàn)收數(shù)量進(jìn)行匹配，數(shù)量不一致不允許下行，收集監(jiān)管碼的不遺漏。購(gòu)進(jìn)退出，在保管員確認(rèn)出庫(kù)時(shí)掃描電子監(jiān)管碼，與購(gòu)進(jìn)退出數(shù)量進(jìn)行匹配，數(shù)量不一致不允許下行，收集監(jiān)管碼的不遺漏。銷售出庫(kù)復(fù)核時(shí)掃描電子監(jiān)管碼，與出庫(kù)數(shù)量進(jìn)行匹配，數(shù)量不一致不允許下行，收集監(jiān)管碼的不遺漏。銷售退回入庫(kù)驗(yàn)收時(shí)掃描電子監(jiān)管碼，與銷售退回?cái)?shù)量進(jìn)行匹配，數(shù)量不一致不允許下行，收集監(jiān)管碼的不遺漏。在