淺談如何做好辦公室日常行政事務(wù)

淺談如何做好辦公室日常行政事務(wù)〔內(nèi)容摘要〕行政事務(wù)部門是一個(gè)單位的樞紐，起著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障作用。其工作非常重要，責(zé)任非常重大，矛盾較為突出，工作非常難干。本文圍繞如何做好辦公室日常行政事務(wù)，闡述了其工作的基本要素、工作的總體思路和日常行政事務(wù)的精細(xì)化管理，以充分發(fā)揮行政事務(wù)部門的工作職能，保障單位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)?！碴P(guān)鍵詞〕行政事務(wù)要素思路管理

行政事務(wù)部門的工作職能是：協(xié)助管理單位機(jī)關(guān)日常工作；負(fù)責(zé)有關(guān)重要會(huì)議、綜合性事務(wù)的組織、文件的起草、文電處理、文檔、保密、保衛(wèi)、接待；負(fù)責(zé)信息綜合、科技交流、新聞宣傳。行政事務(wù)部門工作非常重要，責(zé)任非常重大，矛盾較為突出，工作非常難干。行政事務(wù)部門承擔(dān)著機(jī)關(guān)的日常行政事務(wù)，工作默默無(wú)聞、十分平凡，但不要小看上傳下達(dá)、公文處理等工作，正是這些平凡的工作保證了機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。下面，本人結(jié)合自己的工作體會(huì)，談?wù)勅绾巫龊棉k公室日常行政事務(wù)。一、工作的基本要素行政事務(wù)部門是一個(gè)單位的樞紐，起著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障作用。由于行政事務(wù)部門工作的重要性，對(duì)行政事務(wù)部門工作人員提出了非常的要求。要高水平、高質(zhì)量、高效率地做好行政事務(wù)部門的工作，就必須做到“素質(zhì)高、作風(fēng)正、原則強(qiáng)、服務(wù)優(yōu)”。（一）強(qiáng)質(zhì)高人生有限，學(xué)海無(wú)涯。行政事務(wù)部門工作人員要把加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高素質(zhì)作為履行工作職責(zé)的基本前提。單位管理政策規(guī)定出臺(tái)多、變化快、政策性強(qiáng)，如何滿足工作需要，學(xué)以致用，就是要做到“四個(gè)堅(jiān)持”，這恰恰是做好行政事務(wù)部門工作的基本要求。一是堅(jiān)持學(xué)習(xí)的針對(duì)性。立足于管用、能用，精心選擇學(xué)習(xí)內(nèi)容，對(duì)重要的知識(shí)，尤其是單位新規(guī)和基礎(chǔ)知識(shí)，要學(xué)得深，研究得透，掌握得牢，絕不能滿足于一知半解，要抓住一切可利用的時(shí)間和機(jī)會(huì)，深入了解、準(zhǔn)確把握各項(xiàng)工作進(jìn)展。二是堅(jiān)持學(xué)習(xí)的廣泛性。盡可能多地涉獵知識(shí)，拓寬視野，不強(qiáng)求門門精，但必須做到樣樣通。三是堅(jiān)持學(xué)習(xí)的創(chuàng)新性。向領(lǐng)導(dǎo)和同事學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處，要化被動(dòng)為主動(dòng)，充分利用直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的優(yōu)勢(shì)，善于學(xué)習(xí)和總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)和思維方式，學(xué)習(xí)站在領(lǐng)導(dǎo)的高度、全局的高度研究和思考問(wèn)題，不斷豐富新思路、新途徑、新辦法。四是堅(jiān)持學(xué)習(xí)的經(jīng)常性。“在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中工作”，通過(guò)堅(jiān)持不懈地刻苦學(xué)習(xí)和實(shí)踐鍛煉，達(dá)到張口能講、提筆能寫(xiě)、遇事能辦、無(wú)事能思。（二）作風(fēng)正行政事務(wù)部門工作較苦較累，也因?yàn)槿绱?，造就了一批又一批人才。在行政事?wù)部門這個(gè)艱苦的工作環(huán)境中磨煉，要保持共產(chǎn)黨員的先進(jìn)性，提高思想覺(jué)悟，養(yǎng)成良好地工作作風(fēng)。第一，要勇挑重?fù)?dān)。面對(duì)辦公室工作的繁雜，要勇于面對(duì)，敢于挑戰(zhàn)。對(duì)一名同志來(lái)講是一種榮譽(yù)，凝結(jié)著對(duì)這名同志素質(zhì)的肯定，也是更快地成長(zhǎng)的前提。第二，要勤于思考。不要人云亦云，要有自己的見(jiàn)解，要勤于思考，干工作不能搞草上飛。每次接受一項(xiàng)任務(wù)，都要獨(dú)立思考，把問(wèn)題分析透、分析實(shí)。通過(guò)艱苦的腦力勞動(dòng)，寫(xiě)出來(lái)的東西才有可能成為精品，才能使領(lǐng)導(dǎo)、同志們都滿意。辦文如此，辦會(huì)、辦事也應(yīng)如此。第三，要樂(lè)于奉獻(xiàn)。既然到了這個(gè)崗位，就要愛(ài)崗敬業(yè)、樂(lè)于奉獻(xiàn)，增強(qiáng)責(zé)任心和事業(yè)心，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好每項(xiàng)工作。要培養(yǎng)工作興趣，把工作看成一種享受，再去投入到繁瑣的工作，才能體現(xiàn)出積極性、主動(dòng)性。（三）原則強(qiáng)行政事務(wù)部門是個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門，是對(duì)內(nèi)、對(duì)外的窗口，也是矛盾突出的部門，工作總是很難讓人滿意，總是很容易得罪人。工作的性質(zhì)決定了行政事務(wù)部門工作人員必須要有大局意識(shí)，胸懷全局，注重協(xié)調(diào)。做人、辦事都要講原則，行政管理工作要公開(kāi)、透明、規(guī)范，對(duì)事不對(duì)人，才能做得正、行得順，才能減少工作矛盾，積極爭(zhēng)取讓大家滿意。一是心正。踏踏實(shí)實(shí)，吃素質(zhì)飯。一心一意干工作，不求利益，不求榮譽(yù)。二是坦誠(chéng)。不能玩弄政治、任何權(quán)術(shù)、鉆營(yíng)都只能是雕蟲(chóng)小技，真正的高層次、大境界只能是光明磊落、公道正派。三是嚴(yán)謹(jǐn)。工作作風(fēng)要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，處處嚴(yán)于自律，各項(xiàng)工作要按規(guī)定辦事，不搞特殊化，以誠(chéng)待人，一視同仁。四是協(xié)作。堅(jiān)持行政事務(wù)服從單位中心工作，各部門工作服從單位整體工作，在具體工作中，部門內(nèi)部之間、與相關(guān)部門之間提倡同甘共苦，團(tuán)結(jié)協(xié)作，共同進(jìn)步，一起將工作做好。（四）服務(wù)優(yōu)辦公室日常行政管理工作，集中起來(lái)就是“服務(wù)”二字。行政事務(wù)部門的同志一定要牢固樹(shù)立服務(wù)的宗旨意識(shí)，努力提高服務(wù)的質(zhì)量和水平。一要提高智力服務(wù)水平。行政事務(wù)部門為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，就要模擬領(lǐng)導(dǎo)想問(wèn)題。要學(xué)會(huì)全面地看問(wèn)題，辯證地分析問(wèn)題，要積極主動(dòng)、創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，及時(shí)了解新問(wèn)題、掌握新情況，努力增強(qiáng)工作的預(yù)見(jiàn)性、系統(tǒng)性、全局性，要使出最大力氣，出手的事情要體現(xiàn)自己的最高水平。二要提高辦事的效率。要樹(shù)立時(shí)間觀念，提高辦事效率，及時(shí)妥善地處理好每一項(xiàng)工作，當(dāng)天能辦的事當(dāng)天辦，絕不拖拉、推諉，造成整個(gè)工作的延誤。要增強(qiáng)工作的節(jié)奏感，踩準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)奏。也就是說(shuō)，工作不能讓領(lǐng)導(dǎo)來(lái)催著辦，不能讓領(lǐng)導(dǎo)推動(dòng)我們開(kāi)展工作。三要增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性。要主動(dòng)了解各項(xiàng)工作的具體情況，了解工作面臨的重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)，了解領(lǐng)導(dǎo)正在思考的問(wèn)題。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)部署的事情，行政事務(wù)部門要主動(dòng)追蹤，督查落實(shí)，并主動(dòng)發(fā)現(xiàn)、分析問(wèn)題，主動(dòng)反映問(wèn)題。二、工作的總體思路要做好行政事務(wù)部門工作,必須與時(shí)俱進(jìn),開(kāi)拓創(chuàng)新,積極探索新思路、新辦法,以嶄新的思想境界和精神風(fēng)貌，開(kāi)創(chuàng)日常行政事務(wù)的新局面?？偟木褪且o緊圍繞工作大局，牢固樹(shù)立精細(xì)化管理的理念，圍繞一個(gè)主題，推進(jìn)三個(gè)轉(zhuǎn)變，妥處四個(gè)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)五個(gè)突破，努力打造“科學(xué)、規(guī)范、有序、效率”的強(qiáng)有力的辦公室，充分發(fā)揮行政事務(wù)部門的綜合協(xié)調(diào)、參謀決策和后勤保障職能，為全面提升單位的各項(xiàng)工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。（一）圍繞“一個(gè)主題”緊緊圍繞綜合協(xié)調(diào)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)這一主題，創(chuàng)新工作思路，強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)，提升服務(wù)水平，確保行政事務(wù)部門工作快速、高效、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，確保單位各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)。（二）推進(jìn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”一是在工作重心上轉(zhuǎn)變。緊貼全局總體目標(biāo)，前瞻思考，精心謀劃，統(tǒng)籌安排，努力當(dāng)好參謀助手。二是在工作方法上轉(zhuǎn)變。堅(jiān)持抓大放小，突出重點(diǎn)，全面協(xié)調(diào)，認(rèn)真督查，狠抓落實(shí)。三是在組織協(xié)調(diào)上轉(zhuǎn)變。注重統(tǒng)籌兼顧，多方協(xié)調(diào)。計(jì)每臺(tái)車輛的維修費(fèi)用上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)。安全管理：按照市車輛管理部門的要求，在規(guī)定的時(shí)間完成駕駛證、車輛的年審工作，并加強(qiáng)對(duì)駕駛?cè)藛T的交通安全教育工作，嚴(yán)禁酒后駕車，保證行車安全。（七）辦公用品采購(gòu)、管理和發(fā)放市場(chǎng)采購(gòu)：根據(jù)辦公和勞保需要，科學(xué)編制采購(gòu)計(jì)劃，按照貨比三家、物美價(jià)廉的原則進(jìn)行采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)：準(zhǔn)確核對(duì)物品的數(shù)量、價(jià)格是否與發(fā)票相符，確定無(wú)誤后，入庫(kù)擺放整齊。用品保管：入庫(kù)物品要做好防蟲(chóng)、防霉處理。用品領(lǐng)用：各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)物品領(lǐng)用單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，送行政事務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。用品出庫(kù):辦公用品管理員認(rèn)真核對(duì)物品領(lǐng)物單所領(lǐng)物品的規(guī)格、數(shù)量，按照簽批的數(shù)量發(fā)放物品出庫(kù)。（八）印章管理工作印章應(yīng)由專人管理。發(fā)現(xiàn)印章有異常情況或丟失，應(yīng)查明情況，及時(shí)處理。必要時(shí)，應(yīng)報(bào)告公安機(jī)關(guān)。使用印章，要嚴(yán)格手續(xù)。凡文件用印，要查看原稿上是否有領(lǐng)導(dǎo)簽名，領(lǐng)導(dǎo)未簽字的文件不得用印。文件要與制發(fā)文件的相關(guān)相一致。文件以外用印，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，重要材料要經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。文件以外用印，要建立用印登記本，記錄備查。（九）精神文明創(chuàng)建工作制定方案：對(duì)照單位的相關(guān)要求，認(rèn)真研究分析，結(jié)合自身實(shí)際制定方案，對(duì)市下達(dá)的指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化量化，確保內(nèi)容清晰，職責(zé)分明。組織實(shí)施：認(rèn)真落實(shí)文明創(chuàng)建文件精神，提示領(lǐng)導(dǎo)定期聽(tīng)取各部門負(fù)責(zé)人關(guān)于創(chuàng)建工作情況匯報(bào)。監(jiān)督檢查：對(duì)文明創(chuàng)建工作中出現(xiàn)的新情況，及時(shí)研究分析，及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，及時(shí)協(xié)調(diào)指示；對(duì)工作中的不足，及時(shí)糾正，督促整改。匯報(bào)總結(jié)：對(duì)創(chuàng)建工作中出現(xiàn)的好做法、好典型，及時(shí)提煉總結(jié)；對(duì)工作中的不足和問(wèn)題，不回避、不遮丑，敢于面對(duì)，盡力解決。迎檢備查：注重日常創(chuàng)建工作材料的保存，認(rèn)真進(jìn)行備查檔案材料的整理。（十）保密工作組織領(lǐng)導(dǎo)：成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)保密工作的領(lǐng)導(dǎo)，定期研究分析工作。落實(shí)工作職責(zé)：保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組與涉密科室（單位）簽訂保密責(zé)任書(shū)，保密科室、單位負(fù)責(zé)人與其工作人員簽訂保密責(zé)任書(shū)等，確保各項(xiàng)工作職責(zé)落到實(shí)處。加強(qiáng)保密教育：切實(shí)加強(qiáng)經(jīng)常性保密知識(shí)教育，組織學(xué)習(xí)保密文件，傳閱保密雜志，觀看保密教育片及不定期通報(bào)泄密等多種方式，提高保密意識(shí)。日常監(jiān)督檢查：領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室不定期對(duì)保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息及測(cè)繪圖件資料等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。匯報(bào)總結(jié)：對(duì)保密工作及時(shí)總結(jié)，認(rèn)真準(zhǔn)備迎接上級(jí)保密委的檢查指導(dǎo)。（十一）治安綜合治理工作制定方案：認(rèn)真研究分析形勢(shì)，由治安綜合治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組召開(kāi)會(huì)議，制定年度工作計(jì)劃。目標(biāo)管理：?jiǎn)挝环止茴I(lǐng)導(dǎo)與部門負(fù)責(zé)同志簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)，明確目標(biāo)管理任務(wù)。日常監(jiān)督檢查：對(duì)綜治工作中出