淺析會議溝通效率低下問題及改進措施

淺析會議溝通效率低下問題及改進措施——以某社團會議為例2013級國審4班張芳菲13020239【摘要】會議是管理溝通的重要方式，也是組織中最常見也是最必要的一種溝通方式，然而會議溝通卻常常無法發(fā)揮它應(yīng)有的作用、達到它的原先的目的。本文以某社團舉辦活動前的會議為例，分析會議溝通的問題及失敗原因，在此基礎(chǔ)上提出對會議進行有效的管理與規(guī)劃的建議，從而提高會議溝通效率?！娟P(guān)鍵詞】會議溝通、溝通效率、管理、改進措施我們每個人都參加過大大小小的會議，會議是群體或組織中相互交流意見的一種形式，有著發(fā)布信息、解決問題、做出決策、分配任務(wù)等作用，是組織中正式溝通與協(xié)調(diào)的重要形式。但一提起會議，大多數(shù)人都或多或少有厭煩的情緒。與會人員在一個缺乏架構(gòu)、無法溝通、冗長的會議中，不僅對所達成的決議漠不關(guān)心和抱怨，甚至對組織也會產(chǎn)生某種不認(rèn)同心態(tài)。因此，如何提高會議效率是任何組織都必須重視得問題。以下將以筆者所經(jīng)歷的社團會議為例討論會議溝通效率問題。一、案例描述本社團名為對外交流協(xié)會，計劃于四月中旬舉辦一次有特色的活動，社長原計劃活動前第一次會議決定要舉辦的活動并討論出具體方案，第二次會議分配活動當(dāng)天任務(wù)及考慮可能的問題，此次活動即準(zhǔn)備就緒。結(jié)果活動前第一次會議到會的活動組織人員有五分之二都缺席，還有同學(xué)遲到，士氣較低。當(dāng)社長問到我們應(yīng)當(dāng)舉辦什么樣的活動時，一開始很長一段時間大家都默不做聲，社長只好詢問起個別同學(xué)，有人說辦英文歌比賽，有人說舉辦留學(xué)指導(dǎo)講座，還有人說和外校學(xué)生一起野營?；顒蛹葲]有具體方向，又沒有特定的程序?qū)σ烟岢龅狞c子進行評價，只是偶爾有人對某些活動的吸引力提出質(zhì)疑，就這樣一會兒蹦出來一個新點子，有些同學(xué)從頭到尾都保持沉默，一個半小時過去了，最后也沒有討論出我們到底舉辦什么活動，更別說具體環(huán)節(jié)。最后社長說由于還有同學(xué)沒出席，征求不到他們的意見，讓我們回去再想一想有什么更好的點子，兩天之后再舉行一次會議。會后有一名財務(wù)部同學(xué)私下向我抱怨，說想點子這樣的事與其無關(guān)，浪費了她的時間。第二次會議確認(rèn)了大家都有空才舉行，會長也在會上傳達了一個很棒的想法，具體方案也由她想好了。方案一提出，一些成員你一言我一語開始對此方案表示贊同，有一位骨干成員甚至分析了前一次活動與其做對比，過了很長時間社長才說“好，那我們就確定辦這個活動了”，才進入下一項議程。由于有點晚了，我事先準(zhǔn)備好的方案也就沒說。會議分配了秘書部實地勘察、策劃編寫等任務(wù)，還算圓滿。第三次會議會長依據(jù)寫好的策劃分配宣傳部、外聯(lián)部、組織部任務(wù)，但又有不少同學(xué)缺席，會長又將任務(wù)在QQ群里重復(fù)并單獨聯(lián)系了缺席人員?！緝纱螘h就可解決的問題用了五次會議，活動也推遲到了四月末。二、會議溝通效率評價及原因分析第一次會議溝通顯然是效率低下的，首先會議的目標(biāo)——決定要舉辦的活動并討論出具體方案沒有達成，并沒有做出決策；其次時間冗長，對于與會人員來說也并沒有實質(zhì)性的收獲，引起了不滿的情緒。第二次會議溝通也存在很多不足的地方。那么為什么會議的效率會如此低下呢？1.會議前的準(zhǔn)備工作做得不到位。第一次會議前社長發(fā)通知時雖然通知了會議討論的議題，但既沒有讓我們具體想細節(jié)形成方案，也沒有設(shè)定程序如何在眾多備選想法中選出最后方案，即決策程序，很多時間都浪費在了思考和沉默上，預(yù)期的頭腦風(fēng)暴并沒有到來。會議的時間選擇不合理，會議選在周一晚上19:00召開，即使晚上沒有課，同學(xué)們也會因為一天繁重的課業(yè)而選擇缺席會議。與會對象有的與討論的議題無關(guān)，沒有經(jīng)過仔細篩選。2.與會成員有厭煩或不安緊張的情緒。有很多原因?qū)е氯藗冊陂_會前或開會時有排斥情緒:有些人有“發(fā)言焦慮”心理[1]，他們非常害怕在會議上發(fā)言，整個會議都在為自己的發(fā)言擔(dān)心，無法傾聽別人的話語；他們有不公平感，自己一直以來處于團隊的邊緣，容易被有影響力和控制力的人所忽略，那些潛在的貢獻者會因為他們沒有被重視而受到挫傷[2]；他們個人有比會議更重要的事要做；他們明白會議后,他們的工作量會提高,或?qū)⒁邮芤恍┏鏊麄兡芰Ψ秶娜蝿?wù)。比如，我在第二次會議時因準(zhǔn)備說出自己的方案而時時心跳加速，因為最終沒能說出自己用心思考的方案而倍感遺憾無心傾聽傳、實地勘察、聯(lián)系外國留學(xué)生、拉外聯(lián)等任務(wù)給各個部門，也規(guī)定了任務(wù)截止時間，這是成功的一點。五．結(jié)語提高會議溝通效率是一個復(fù)雜的工作，會議組織者只有對會前、會中、會后各個環(huán)節(jié)通盤考量，各個細節(jié)加以關(guān)注，才能在最大程度上減少和避免組織管理過程中出現(xiàn)的瑕疵，對實現(xiàn)高效會議提供有利環(huán)境。開真正有意義的會議，開與會者樂意參加的會議。發(fā)揮好會議這個溝通渠道的作用對任何組織的效率都會起到促進作用。參考文獻:[1]夏玲,王芳.如何進行有效的會議規(guī)劃與管理[N].吉林省經(jīng)濟管理干部學(xué)院學(xué)報,2006年10月(5)[2]王葉.論會議溝通[J].市場周刊·理論研究,2008,(8):35-49[3](英)霍爾默斯，(英)里奇．個人與團隊管理(第二版)［M］．天向互動教育中心編譯．北京:清華大學(xué)出版社，2008．[4]陳敏.皮格馬利翁效應(yīng)[M].北京工業(yè)大學(xué)出版社，2005.[5]肖麗華.高效會議的十大原則[J].企業(yè)管理,2012,(4):18-19[6]周雅琴.淺談提高會議效率的管理對策[N].湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2012年1月(1).[7]張巖松侯曉霞李健劉思堅張銘.現(xiàn)代管理溝通實務(wù)與案例[M].清華大學(xué)出版社,2013.[8]馬濤,鄭鑫.