企業(yè)檔案信息化建設存在的問題分析及對策措施

0引言隨著信息技術的快速發(fā)展,現代信息技術在企業(yè)檔案管理中的應用也越來越廣泛。在企業(yè)檔案管理中,信息技術的應用能夠科學、規(guī)范地對檔案信息資源進行處置和管理,實現檔案管理的現代化建設。但是,當前企業(yè)檔案信息化建設中仍存在著一些問題,嚴重阻礙了企業(yè)檔案管理的發(fā)展。對此,研究企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題及對策措施具有重要的現實意義。1企業(yè)檔案信息化的概念企業(yè)檔案信息化建設由以下幾個關鍵詞組成:分別是企業(yè)檔案、檔案的信息化、企業(yè)檔案的信息化,通過對三個關鍵詞的解釋,可使企業(yè)檔案信息化的概念界定更加清晰。1.1企業(yè)檔案在企業(yè)的運營過程中形成的關于企業(yè)產品的研發(fā)、生產、經營管理、銷售等直接整合而成的信息,包括文字、圖像聲音等不同的形式,是一種具有憑證作用的檔案材料。1.2檔案的信息化檔案的信息化就是在部門統(tǒng)一管理下,進行組織和規(guī)劃,利用先進的信息技術,對所獲取的信息資源進行處理,以實體的文件資料為基礎,讓現有的檔案管理模式向數字化的管理模式轉變,向社會提供優(yōu)質的服務。1.3企業(yè)檔案的信息化企業(yè)檔案的信息化,是指企業(yè)運用科學的組織管理辦法,在符合市場需求的前提下,利用先進的技術、設備,對企業(yè)的實體文件資料進行挖掘、整合,實現信息從獲取、傳輸再到應用上的數字化,最終達到企業(yè)內部資源的共享,進而提高企業(yè)檔案信息的利用率,帶動企業(yè)整體物流的轉動,實現企業(yè)科學化的管理,實現企業(yè)自動化的生產流程,在提高企業(yè)的生產效率和生產效益的同時,為企業(yè)和社會的發(fā)展做出貢獻。2企業(yè)檔案信息化建設存在的問題在社會信息技術快速發(fā)展的今天,企業(yè)的信息化建設已經成為其經營成功或失敗的關鍵,這也要求企業(yè)內部的檔案管理工作必須做出相應的變革才能適應時代發(fā)展的要求,雖然大眾的信息觀念逐漸深厚,某些企業(yè)已經跟隨時代的潮流將檔案的信息化建設定為企業(yè)長期發(fā)展的目標,并且取得了不錯的成效,但是在我國企業(yè)檔案信息化建設的長期發(fā)展過程中,優(yōu)秀的企業(yè)雖然做了表率作用,但企業(yè)在檔案信息化建設的過程中依然存在較多尚未解決的問題,對檔案信息資源的利用率有待加強。2.1企業(yè)的檔案信息化建設發(fā)展不平衡首先是大企業(yè)與小企業(yè)的差異,擁有雄厚的資金背景的大企業(yè),具備充足的實力,在對企業(yè)檔案信息化建設上的投入比重較大,而那些實力相對不足的小企業(yè)沒有足夠的背景去支撐企業(yè)的檔案信息化建設,因此對檔案信息化建設上的投入相對不足。企業(yè)檔案信息化建設不僅需要先進的技術,更需要專業(yè)的人才,以及相配套的服務設備才能建立一個完善的檔案信息數據庫,才能將實體的文件資料數字化,但無論是軟件的開發(fā)還是硬件的要求,或者是企業(yè)整體上的網絡建設都需要企業(yè)投入大量的資金,只有這樣才能實現企業(yè)檔案信息管理的實質飛躍,才能提高企業(yè)檔案管理工作的效率和規(guī)范性,為企業(yè)和社會帶來更多的效益。但是目前的很多中小型企業(yè)還未擁有這樣的實力去進行完善的企業(yè)檔案信息化建設,甚至有的企業(yè)連生存都岌岌可危,根本沒有精力去顧及企業(yè)檔案的管理工作。2.2企業(yè)檔案信息化建設尚未形成統(tǒng)一的規(guī)劃很多企業(yè)在檔案建設之始沒有初步的規(guī)劃,缺乏統(tǒng)一的管理,沒有從實際出發(fā)引進適合企業(yè)發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng),使企業(yè)的檔案信息管理工作處于一種尷尬的境地,已有的檔案信息管理工作無法符合實際的生產工作,導致整個企業(yè)的工作效率降低,企業(yè)的各個系統(tǒng)無法融合,對整體資源的把控能力不夠,導致了很多機會的流逝。2.3企業(yè)的檔案管理人員能力不足由于信息技術的大量使用,大多企業(yè)開始實現了辦公設備的自動化,企業(yè)文件將會被越來越多形式的載體呈現出來,不同類型的檔案資源不斷涌現。這些客觀條件的變化導致對檔案管理工作人員的要求越來越高,檔案管理人員的技術能力、知識儲備都必須更新。但是在如今的企業(yè)中,檔案管理工作一般都交給計算機工作人員操作,他們只是把檔案管理工作當成一種機械化的操作,這就與企業(yè)對檔案信息管理的初衷相背離。檔案管理工作人員不僅要有技術上的能力,還需要具備信息處理和管理能力。2.4企業(yè)檔案信息化缺乏有效的安全保障企業(yè)檔案信息化建設最終是要形成一個完整而又統(tǒng)一的檔案管理工作模式,由于當前企業(yè)的紙質檔案本身就出現質量上的問題,導致數字化之后的企業(yè)檔案也存在缺陷和不足,檔案信息化的管理工作更是缺乏一個統(tǒng)一的標準,使得檔案在網絡化過程中受到不同程度的制約。而且企業(yè)檔案中不僅記錄了整個企業(yè)的成長歷史,更是包含很多企業(yè)的機密文件和客戶隱私,這種帶有私密性的檔案本身就有使用的限制,一旦電腦受到黑客的攻擊,很容易造成文件的丟失、損壞,造成企業(yè)的私密信息泄露;企業(yè)內部的工作人員要是不具備該有的安全意識,在進行電腦操作的過程中也會很容易造成企業(yè)信息的泄露。在這個網絡飛速發(fā)展的時代,一旦出現信息的泄露,會對企業(yè)造成嚴重的影響。3企業(yè)檔案信息化建設的可行性對策措施3.1強化企業(yè)信息管理,構建檔案信息化建設模式為了實現企業(yè)的檔案信息化,提高企業(yè)的信息技術水平,就必須要加強對硬件等基礎設施的建設,充分發(fā)揮計算機的功能,建立企業(yè)檔案信息數據庫,同時還要及時進行各項系統(tǒng)的更新,在分析紙質版檔案記錄的弊端上,利用先進的信息技術實現企業(yè)檔案資源的高度共享。實力不同的企業(yè)更要學會充分利用現有的多媒體設備,中小型企業(yè)雖然無法投入大量的資金進行企業(yè)檔案信息的建設,但可以結合企業(yè)發(fā)展的實際,配置相應的計算機,優(yōu)化處理企業(yè)現有的信息資料,根據材料的特點將文件進行分類整理。企業(yè)檔案信息化的建設可以在現有的人員儲備上花費更多的時間和精力去維護和保養(yǎng)系統(tǒng),才能實現優(yōu)質資源的網絡性和共享性,適時地整理企業(yè)的重要信息資源這是一個企業(yè)長期發(fā)展所必須采納的重要措施,這也是目前中小型企業(yè)發(fā)展所需要借鑒的方式。3.2加強企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和標準化建設時代的發(fā)展要求企業(yè)的檔案管理工作必須更加完善,在加強相應的規(guī)章制度建設的同時,促進企業(yè)的檔案信息化建設,保證企業(yè)檔案管理工作的有效開展。企業(yè)在加強信息技術的投入之時還需要有一個標準來銜接檔案工作中的各項業(yè)務和流程的開展,為企業(yè)的良好發(fā)展打下基礎。與此同時,企業(yè)檔案信息化建設的規(guī)范性也是一個企業(yè)所必需得,規(guī)范化的制度才能保證整個管理工作的正常運營,這也是一個企業(yè)進行檔案信息化建設創(chuàng)新的基礎和前提。3.3強化企業(yè)檔案管理人員的綜合素質隨著社會的進步,擁有技術性的人才也越來越多,但是單純擁有技術的工作人員還不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求,技術型人才的綜合素質也應該列入企業(yè)選擇員工的標準,企業(yè)檔案的信息化建設不僅僅需要一個檔案信息的守護者,更需要一個善于發(fā)掘信息的管理者,只有這樣才能最終實現企業(yè)檔案信息化建設。因此,企業(yè)可以通過開展培訓、講座、研討會等形式提高技術人員的能力,提升綜合素質,培養(yǎng)技術人員的創(chuàng)新意識,為企業(yè)未來的檔案信息管理工作的創(chuàng)新儲備資源,只有一支擁有創(chuàng)新意識的信息化人才隊伍才是符合企業(yè)發(fā)展潮流的真正力量。3.4加強企業(yè)檔案信息的安全性信息安全一直是企業(yè)管理工作中必須考慮的重點問題之一,信息技術的發(fā)展伴隨著信息安全的問題受到更多人的關注。一般來說,企業(yè)的信息化檔案管理中都會增加安全軟件來確保企業(yè)信息的安全,但是這還不能解決企業(yè)的信息仍然存在信息安全的問題,企