文件管理制度范本

文件管理制度(一) 機(jī)要文件管理制度 機(jī)要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、省政府密級較高的文件，機(jī)要文件的管理要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。 一、辦理程序 (一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報(bào)、急件隨到隨處理。 (二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。 (三)需辦理的，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。 (四)歸檔，交上級部門。 二、傳閱 (一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。 (二)機(jī)要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。 (三)對局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機(jī)要文件管理，防止文件丟失。 三、保密 (一)機(jī)要人員要忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定，做到不該說的不說。 (二)對于機(jī)要文件，要單獨(dú)存放，嚴(yán)加保管。 (三)借閱機(jī)密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 (四)各級領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。 (五)涉密文件，不得復(fù)制或摘抄。 四、歸檔 (一)傳閱和辦理完畢的文件，應(yīng)及時(shí)清理收回，分類整理，持續(xù)整潔、清潔。 (二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時(shí)送交機(jī)要室登記歸檔。 (三)干部出差、調(diào)動(dòng)工作或離退休時(shí)務(wù)必將自己使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。 (四)機(jī)要人員按上級要求及時(shí)將機(jī)要文件收回。文件管理制度(二) 電子技術(shù)文件管理制度 一、總則 1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上持續(xù)強(qiáng)勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。 2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。 3、適用范圍：適用于本廠的技術(shù)文件的管理。 二、技術(shù)文件的編制 1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。 具體包括： 1)開發(fā)計(jì)劃階段：方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。 2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評審記錄表。 3)產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。 4)產(chǎn)品維護(hù)階段：設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。 2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等務(wù)必貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。 3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。 三、技術(shù)文件的提交 1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員務(wù)必按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。 2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都務(wù)必按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都務(wù)必重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。 3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。 4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。 四、技術(shù)文件的歸檔 1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。 2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。 3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。 4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。 5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。 6、歸檔文件時(shí)，須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。 五、技術(shù)文件的借閱 1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法持續(xù)不具權(quán)限的文件。 2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然后方可透過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。 3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。 4、如有特殊狀況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。 六、職責(zé)追究 各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。文件管理制度(三) 1、目的 為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。 2、職責(zé) 2、1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對外發(fā)文審批。 2、2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號的管理工作。 2、3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。 2、4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。 3、文件種類 3、1上行文：請示，報(bào)告，計(jì)劃，總結(jié); 3、2下行文：批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào)，制度，規(guī)定; 3、3平行文：信函，會議紀(jì)要。 4、文件格式 4、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。 4、2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。 4、3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。 4、4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚： 4、5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置; 4、6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續(xù)一致。每段開頭空兩個(gè)字;要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則; 4、7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料：如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件：__X"字樣;如果附件較多，還須編上序號;文件無附件的，無須注明; 4、8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名：落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置;如果正文恰好占滿全頁，落款務(wù)必放在另頁空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行"(此頁無正文)"字樣;落款字體與正文相同。 4、9日期： 4、9、1一般應(yīng)寫發(fā)文日期; 4、9、2制度或會議透過的文件應(yīng)寫透過的日期; 4、9、3重要的文件寫簽發(fā)的日期; 5、文號 5、1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號;具體文號編制規(guī)則見附件。 5、2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理; 5、3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。 6、用印 6、1用印是發(fā)文單位對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。 6、2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記; 6、3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。 7、文件管理 7、1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作： 7、2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對審核。 7、3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé)，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是地?cái)M寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫; 7、4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。 7、5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。 7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括：流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理狀況、備注等。 7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。 7、8保存。文件辦理完畢后，由最后處理部門人員進(jìn)行保管。 7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。 8、相關(guān)文檔 8、1文號編碼規(guī)則 8、2《文件編號使用登記表》 8、3《對外發(fā)文登記表》 8、4《對內(nèi)發(fā)文登記表》 8、5《收文登記表》 8、6《文件處理單》 8、7《傳閱單》 8、8《用印登記表》 8、9對外發(fā)文格式 8、10對內(nèi)發(fā)文格式 8、11報(bào)告總結(jié)格式 8、12會議紀(jì)要格式 8、13會議記錄格式 9、修訂及實(shí)施 9、1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。 9、2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。 9、3本規(guī)定從二零零四年五月一日實(shí)行。文件管理制度(四) 第一條管理要點(diǎn) 1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。 2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。 3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、資料等信息;措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。 4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進(jìn)行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。 第二條制度規(guī)范 1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。 2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。 3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。 4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。 5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。 6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。 7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。 8、按時(shí)間、資料、部門、名稱等資料分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。 9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。 第三條文件管理流程設(shè)計(jì) 1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔 2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀 3、借閱流程:提出申請，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀 (二)文書管理制度 第一條管理要點(diǎn) 1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。 2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報(bào))、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。 3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務(wù)必標(biāo)有頁眉頁腳，文本資料可根據(jù)文書具體資料進(jìn)行調(diào)整。 4、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書進(jìn)行歸檔整理，持續(xù)紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。 第二條制度規(guī)范 1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。 2、按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。 3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。 4、按時(shí)間、資料等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。 5、根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對文書進(jìn)行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。 6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一職責(zé)人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員務(wù)必查明原因，如實(shí)向主管部門報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。 7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。 第三條流程設(shè)計(jì) 起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀 (三)檔案管理制度 第一條管理要點(diǎn) 1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時(shí)分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。 2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。 3、根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。 第二條制度規(guī)范 1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。 2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。 3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。 4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核透過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。 5、檔案管理人員務(wù)必遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，個(gè)性是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。 6、檔案接收、移交，務(wù)必根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。 第三條流程設(shè)計(jì) 根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退 二、辦公用品管理制度 第一條管理要點(diǎn) 1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。 2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。 3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原則。 4、辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。 第二條制度規(guī)范 1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。 2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報(bào)至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量，做出采購計(jì)劃，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但務(wù)必經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。 3、根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫時(shí)間等，做到賬物相符。 4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄;因特殊狀況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補(bǔ)填。 5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。 6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。 7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。 8、管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤查，核實(shí)庫存，保證出入庫等量。文件管理制度(五) 九年制學(xué)校規(guī)范性文件管理制度 第一條為了促進(jìn)依法行政，使本校起草制定規(guī)范性文件的工作規(guī)范化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，制定本制度。 第二條本制度適用于本校起草制定規(guī)范性文件的工作。 規(guī)范性文件是指本校制定或聯(lián)合其他部門制定的在全學(xué)區(qū)圍內(nèi)進(jìn)行行政管理、規(guī)范教學(xué)工作的文件。 第三條規(guī)范性文件應(yīng)當(dāng)以“康縣豆壩鄉(xiāng)九年一貫制學(xué)校文件”的字樣發(fā)布，根據(jù)內(nèi)容使用“規(guī)定”、“辦法”、“細(xì)則”、“通知”、“決定”等規(guī)范的名稱。 第四條制定規(guī)范性文件必須遵守法律、法規(guī)、規(guī)章和國家政策規(guī)定，符合法定權(quán)限和程序. 第五條本校規(guī)范性文件的管理工作由辦公室負(fù)責(zé)，主要內(nèi)容包括: (一)組織起草調(diào)整規(guī)范性文件; (二)負(fù)責(zé)本辦規(guī)范性文件的公布工作; (三)負(fù)責(zé)本辦規(guī)范性文件的解釋; (四)負(fù)責(zé)規(guī)范性文件的清理工作; 第六條下列事項(xiàng)，本辦可制定規(guī)范性文件：1 (一)實(shí)施人防法規(guī)、規(guī)章的具體措施和方案，需要制定規(guī)范性文件組織實(shí)施的; (二)實(shí)施人防法規(guī)、規(guī)章的程序，需要制定規(guī)范性文件確定的; (三)調(diào)整本辦機(jī)關(guān)對外的行政行為需要制定規(guī)范性文件的。 第七條規(guī)范性文件制定項(xiàng)目，由辦公室擬定項(xiàng)目建議書后提交主任批準(zhǔn)。 第八條制定規(guī)范性文件，應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，廣泛聽取有關(guān)機(jī)關(guān)、組織和公民的意見，注重本區(qū)的實(shí)際情況。具體工作由辦公室負(fù)責(zé)。 第九條起草的規(guī)范性文件涉及公民、法人或者其他組織切身利益，有關(guān)機(jī)關(guān)、組織或者公民對其有重大意見分歧的，應(yīng)當(dāng)向社會公布，征求社會各界的意見。也可以舉行聽證會。 起草專業(yè)性強(qiáng)的規(guī)范性文件，應(yīng)當(dāng)征求有關(guān)機(jī)構(gòu)及專家的意見。規(guī)范性文件的內(nèi)容與其他部門工作關(guān)系緊密的，規(guī)范性文件草案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行會簽，或者與有關(guān)部門聯(lián)合起草。 第十條規(guī)范性文件草案在主任審批通過后，上報(bào)區(qū)政府法制辦，由區(qū)政府法制辦按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查。 第十一條區(qū)政府法制辦審查規(guī)范性文件時(shí)，需要本辦進(jìn)一步說明情況的，本辦應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)予以說明。 第十二條經(jīng)區(qū)政府法制辦合法性審查后，由主任簽署，經(jīng)統(tǒng)一登記、編號發(fā)布施行。 第十三條本制度自20__年1月1日起施行文件管理制度(六) 文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標(biāo)識明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽字齊全、規(guī)范,內(nèi)容正確。 1、收發(fā)文件管理制度 1)對外發(fā)文應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。 2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。 3)外發(fā)文件的具體要求 公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標(biāo)識發(fā)放文件編號。 4)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求 (1)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。 (2)建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對公司的發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并及時(shí)上報(bào)公司經(jīng)理,由公司經(jīng)理簽署意見。 (3)建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項(xiàng)目部的發(fā)文,由項(xiàng)目部接收,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽署意見,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)具體情況上報(bào)公司。 (4)項(xiàng)目發(fā)放施工隊(duì)的文件規(guī)定: 發(fā)放施工隊(duì)的文件、通知(不含技術(shù)交底),均在項(xiàng)目備案,同時(shí)由發(fā)放責(zé)任人保存原件和發(fā)放記錄。 2、竣工資料 1)項(xiàng)目經(jīng)理部按竣工驗(yàn)收條件的規(guī)定,認(rèn)真整理工程竣工資料。 2)竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括:工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗(yàn)評定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應(yīng)交資料。 3)竣工資料的整理應(yīng)符合下列要求: (1)工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,真實(shí)記錄施工全過程,可按形成規(guī)律收集,采用表格方式分類組卷。 (2)工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點(diǎn),根據(jù)工程的內(nèi)在要求,進(jìn)行分類組卷 (3)工程檢驗(yàn)評定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程劃分順序,進(jìn)行分類組卷。 (4)竣工圖的整理應(yīng)區(qū)別情況按竣工驗(yàn)收的要求組卷。 4)交付竣工驗(yàn)收的施工項(xiàng)目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時(shí),檢查驗(yàn)證手續(xù)必須完備。 3、文件、資料保密規(guī)定 1)公司全體員工要樹立愛護(hù)公司資料,保守公司秘密的觀念。 2)未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意,任何人不得私自拷備或復(fù)印資料,轉(zhuǎn)借他人使用酌情給予處罰。 3)歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;文件管理制度(七) 工廠管理文件和資料控制程序 1.目的 規(guī)定了質(zhì)量體系管理文件在運(yùn)行過程中的控制要求,以確保質(zhì)量體系運(yùn)行的各場合都能得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。 2.適用范圍 適用于本廠質(zhì)量體系運(yùn)行中的管理文件和資料的控制活動(dòng)。 3.定義 文件和資料的管理:指與質(zhì)量體系有關(guān)文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過程管理。 4.職責(zé) 4.1質(zhì)保部質(zhì)管室負(fù)責(zé)質(zhì)量體系管理文件的控制和管理。 4.2各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)的管理性文件的編寫,并負(fù)責(zé)各自專用文件及資料的管理。 5.工作程序 5.1文件的分類 5.1.1工廠的質(zhì)量體系文件分為四個(gè)層次: a.第一層次為《質(zhì)量手冊》; b.第二層次為《程序文件》; c.第三層次為《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等; d.第四層次為《質(zhì)量記錄》。 5.1.2文件和資料分為內(nèi)、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。 5.2文件的編制 5.2.1《質(zhì)量手冊》在管理者代表領(lǐng)導(dǎo)下由質(zhì)保部負(fù)責(zé)編制。 5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負(fù)責(zé)編制。 5.2.3《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由技術(shù)開發(fā)部或有關(guān)部門負(fù)責(zé)編制。 5.2.4《質(zhì)量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。 5.2.5其它管理文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。 5.2.6《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》、《質(zhì)量記錄》的編制格式和標(biāo)識按照《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》要求執(zhí)行。 5.3文件的審批權(quán)限 5.3.1文件和資料在發(fā)布前由授權(quán)人員審批其適用性。 a.《質(zhì)量手冊》由管理者代表審核、廠長批準(zhǔn); b.《程序文件》由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、管理者代表批準(zhǔn); c.《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》等由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審定; d.其它管理文件,屬部門級工作文件由各部門主管審核,部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),屬工廠級文件由部門領(lǐng)導(dǎo)審核、廠長批準(zhǔn)。 5.3.2批準(zhǔn)后的文件由質(zhì)保部發(fā)布。 5.4文件的發(fā)放和使用 5.4.1文件管理部門負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識,文件受控目錄由文件管理部門提出,管理者代表批準(zhǔn),受控文件加蓋'受控文件'印章,并注分發(fā)號。 5.4.2文件的發(fā)放 a.《質(zhì)量手冊》按審批的范圍發(fā)放; b.《程序文件》按審批的范圍發(fā)放; c.其他文件的發(fā)放,按編制部門建議的范圍經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)放。 d.文件的發(fā)放由文件管理人員填寫《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》,按批準(zhǔn)發(fā)放范圍發(fā)放文件。 5.4.3文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》上簽名。領(lǐng)取具有唯一分發(fā)號和加蓋'受控文件'印章的文件,便于控制。 5.4.4工廠內(nèi)不得使用擅自復(fù)印的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理人員收回銷毀。 5.4.5當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時(shí),文件使用人填寫《文件領(lǐng)用申請表》到文件管理部門辦理更新手續(xù),文件管理員負(fù)責(zé)將破損文件銷毀,并做好記錄。 5.4.6當(dāng)文件使用人將文件丟失,必須重新辦理文件領(lǐng)出手續(xù),但必須在領(lǐng)用中 做出說明(必要時(shí)作出檢討),文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時(shí),注明丟失文件作廢,必要時(shí)文件管理員通知有關(guān)使用部門,防止誤用。 5.4.7對使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁另外保存,如對文件理解不清時(shí),由該文件的編制部門負(fù)責(zé)解釋。 5.5文件的更改 5.5.1如文件需要更改時(shí),應(yīng)由文件更改提出人或提出部門負(fù)責(zé)填寫《文件更改申請單》,說明更改原因,對重要的更改(如技術(shù)參數(shù))還應(yīng)附有充分的證明材料。 5.5.2文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批部門進(jìn)行,若指定其他部門審批時(shí),該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。 5.5.3文件更改申請批準(zhǔn)后,由文件管理員根據(jù)批準(zhǔn)的《文件更改申請單》意見實(shí)施更改,并按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件,同時(shí)收回作廢的舊文件,以確保各部門所使用的文件均為有效版本。 5.6文件的換版與作廢 5.6.1文件更改一般以換頁形式進(jìn)行,但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號;文件需進(jìn)行大幅度的修改,應(yīng)進(jìn)行換版,原版本文件作廢,換發(fā)新版本。 5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》收回并記錄,作廢文件加蓋'作廢'印章。需銷毀的作廢文件,由文件管理員填寫《文件銷毀申請表》,文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件,申請人填寫《文件留用申請單》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,由文件管理員加蓋'作廢留用'印章可留用。 5.7文件的管理 5.7.1文件經(jīng)編制審核批準(zhǔn)后,由文件管理員列入《質(zhì)量體系文件清單》并填寫《歸檔文件資料目錄臺帳》,存檔保管,存入軟盤的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標(biāo)識。為防止文件的丟失,所有存入軟盤的文件均應(yīng)有備份,每月檢查一次。 5.7.2需臨時(shí)借閱文件的人員,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可借閱文件,借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件,到期不歸還者由文件管理員追回驗(yàn)收,原版文件一律不準(zhǔn)外借,以防止丟失或缺損。 5.7.3文件編制部門的負(fù)責(zé)人每年進(jìn)行一次適宜性審核(外來文件的審核,由技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé))。文件管理員應(yīng)每半年全面檢查各類在用文件的有效性,對于各使用者手中的文件,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。 5.8文件的保存 文件的保存按規(guī)定的地點(diǎn)和方式有序存放,以便存取,質(zhì)量文件的保存應(yīng)嚴(yán)格管理,存放地點(diǎn)應(yīng)具有防水、防火、防盜設(shè)施,以確保文件的完整性。 6.相關(guān)文件和記錄 qr/sh05.01-01《質(zhì)量體系文件清單》 qr/sh05.01-02《文件更改申請單》 qr/sh05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺帳》 qr/sh05.01-04《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》 qr/sh05.01-05《文件銷毀申請單》 qr/sh05.01-06《文件留用申請單》 qr/sh05.01-07《文件領(lǐng)用申請表》文件管理制度(八) 技術(shù)文件管理制度 1、目的 明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理。 2、適用范圍 適用于公司的技術(shù)文件的管理。 3、職責(zé) 3.1副總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件(工藝、檢驗(yàn)規(guī)范)的編制、更改，審核。 3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)對技術(shù)文件的適宜性進(jìn)行審批。 3.3辦公室負(fù)責(zé)技術(shù)文件的歸檔管理、發(fā)放等管理工作。 4、工作程序 4.1生產(chǎn)設(shè)備科針對產(chǎn)品的要求，通過策劃，確定應(yīng)有的技術(shù)文件(包括配方、工藝、檢驗(yàn)規(guī)范等)。 4.2根據(jù)技術(shù)文件的要求相應(yīng)落實(shí)到有關(guān)人員，收集有關(guān)資料，作為開發(fā)產(chǎn)品的依據(jù)，這些資料應(yīng)由副總經(jīng)理對其適宜性進(jìn)行評審。 4.3通過評審，由開發(fā)人員對產(chǎn)品進(jìn)行開發(fā)，編制相應(yīng)的技術(shù)