綜合項目推介會詳細專業(yè)策劃專項方案

ＸＸＸ項目推介會策劃一、活動背景（也能夠是XXX企業(yè)介紹）二、活動目標1、借助XXX推介會召開，使其成為行業(yè)間熱議話題，深入提升XXX整體品牌形象。2、增強用戶信心,挖掘潛在品牌用戶。3、鞏固和豐富XXX品牌形象,借勢提升其未來行業(yè)關鍵競爭力。三、活動專題簡約時尚吸引眼球四、活動時間注意時間安排要錯開受邀人員正常上班時間五、活動地點結合會議規(guī)模，合理安排六、組織結構主辦單位協(xié)辦單位承接單位法律顧問七、會議邀請對象1、用戶：項目方新老用戶工委會員2、嘉賓：政府相關領導工委相關領導XXX企業(yè)相關領導相關當?shù)厣虝靶袠I(yè)協(xié)會領導3、媒體：專業(yè)媒體（待落實）八、會議活動內(nèi)容九、推介目標訴求關鍵：投資實力、發(fā)展前景、需求項目、合作形式。十、會議前期籌備工作1、制訂工作時間表（倒計時），該表有工作項目、完成標準和要求、完成時間、跟進責任人、審核審批人等欄目。2、由XXX部負責參會人員邀約工作。（結合工委會員基礎，安排活動）3、會議相關合作方簽約。4、成立工作組，明確責任分工，具體職責分工以下：①用戶邀請組（關鍵跟進用戶邀請，落實用戶到會正確信息，和酒店檔次確定和坐席排位）②用戶接待組（關鍵跟進用戶接送、酒店住宿安排、車輛安排、VIP用戶尤其接待、禮品及宣傳品派送、和用戶臨時需求處理）③媒體邀請組（關鍵跟進各專業(yè)媒體邀請和到會落實，和新聞報道通稿落實）④策劃包裝組（關鍵跟進和外包策劃包裝制作企業(yè)步驟對接、現(xiàn)場部署方案、物料、燈光、音響、視頻、宣傳品訂制等落實）⑤節(jié)目組（關鍵跟進節(jié)目、主持人、禮儀、講話稿、串場詞落實）⑥后勤保障組（關鍵跟進會場確實定、酒席餐食和酒水標正確實定、各類車輛租賃、為會議服務所需物品采購和運輸，其中關鍵是禮品、酒水、餐前小食品采購、幫助策劃包裝組會議現(xiàn)場部署，和撤場車輛人員保障）⑦工程保障組（關鍵跟進會議現(xiàn)場電路保障、幫助策劃包裝組會場部署及撤場保障）⑧安保應急組（關鍵跟進會議現(xiàn)場人員人身安全、物資防盜安全保障、遺失物品招領、會場消防安全、及車輛引導停放指揮、和當?shù)毓矙C關取得聯(lián)絡，做到會議活動提前申報）序號事項完成時間負責部門1會議時間最終確定會議召開前30天最好具體到人2和會議活動合作單位簽約會議召開前30天3會議地點最終確定會議召開前30天4請柬準備會議召開前30天5發(fā)出會議前期邀請信息，初步統(tǒng)計參與會議人數(shù)會議召開前30天6電話和酒店溝通，下訂金預訂場地和住宿房間會議召開前30天7正式發(fā)出會議邀請會議召開前25天9禮品、接待服務項目籌備會議召開前25天10邀請領導出席會議會議召開前25天11招商說明會向用戶公布政策確實定會議召開前20天12招商說明會多媒體演示文件會議召開前20天13邀請新聞媒體會議召開前20天14攝影攝相人員邀請會議召開前20天15新聞通稿、講話稿會議召開前20天16電腦及視聽設備會議召開前20天17展架及展示內(nèi)容會議召開前20天18會議物料、項目宣傳資料、會場部署物料籌備會議召開前20天19禮儀人員及相關禮儀用具(胸花、胸卡、簽字筆、協(xié)議書、香檳酒等)會議召開前10天20派發(fā)禮品準備會議召開前10天結合需要進行部署十一、會議活動內(nèi)容步驟安排（根據(jù)時間次序，安排整個活動間步驟）簽到步驟會場門口設簽到背景板、簽到臺；禮儀小姐接待貴賓簽到，貴賓在簽到簿上題名；簽到完成，禮儀小姐向貴賓派贈精美禮品，留念此次活動。中場酒會（例）早晨集中推介會議結束，主持人請貴賓移步到酒會現(xiàn)場，參與奧萊酒會。名貴紅酒、七彩雞尾酒、精巧西式糕點等禮遇貴賓，讓貴賓享受芭蕾雨輕松愉快時刻，發(fā)明更多機會?，F(xiàn)場整體部署構想酒會現(xiàn)場擺設圓腳高吧臺，飾以紗綢，營造高雅氣氛；酒會側(cè)邊安排座椅，供貴賓稍作歇息；清楚指示系統(tǒng)，方便貴賓參與活動各個步驟。十二、具體要求（例）序號項目1統(tǒng)一印制請柬，并提前20天送至嘉賓，在會議活動前一天電話邀請確定。2相關邀請人員須于會議開始前30分鐘在進口處迎接嘉賓并陪同。（為嘉賓佩帶胸花、胸牌、并發(fā)放禮品領取證）3全部受邀嘉賓禮品發(fā)放由邀請人憑請柬領取4嘉賓禮品為價值200元左右奧特萊斯企業(yè)水晶紀念品（1個/人），項目宣傳資料（1套/人）5接待處設置在大堂進出口處注：對于比較關鍵關鍵步驟進行要求提醒十三、部門協(xié)作和工作分解（例）（佛山項目負責，各部門親密配合實施，借用酒店人力資源或和活動企業(yè)合作，共同完成會議活動）序號項目負責分管部門配置工作人員數(shù)目（各部門穿插換場使用）1嘉賓接待2宴席安排3貴賓名單4現(xiàn)場秩序和控制5現(xiàn)場控制、請柬設計、宣傳品設計6講話稿7防雨準備、請柬制作、禮品采購、文具、宣傳品印刷8禮賓花9現(xiàn)場保潔10宣傳資料11車輛、水、飲料、香檳12宴會廳、酒店部署13電器電源14現(xiàn)場禮儀、部署、舞臺、媒體、攝影師跟蹤15其它部門人員隨時接收現(xiàn)場工作人員機動安排16現(xiàn)場安全由酒店保安、物業(yè)部協(xié)同負責維持現(xiàn)場秩序十四、會議后期工作序號事項負責部門１招商意向洽談跟進２跟進媒體會議新聞報道情況，提供相關資料３會后總結十五、物料清單（例）序號事項需要數(shù)量１企業(yè)宣傳資料套裝（項目專題宣傳片、項目宣傳資料）400套2會議場地部署物料3驅(qū)風清涼油、仁丹5盒十六、費用支出（例）種類名稱說明單位數(shù)量單價小計備注餐飲、場租布場費用酒店方收取,項11250012500按4小時計算會議場租酒店方收取席12500025000按4小時計算餐費雞尾酒會（每位168元）+自助餐（每位138元）項400306122400此費用按400人用餐計算物料制作簽到背板6*3.5MH,桁架繃高精噴繪項130003000尺寸待最終確定紅地毯部署全場走道鋪設紅地毯項130003000尺寸待最終確定舞臺主背景10*4MH,木結構設計特殊造型，中間鏤空放置LED項11500015000尺寸待最終確定采訪背景板6*3.5MH,桁架繃高精噴繪項130003000晚宴主背景6*3.5MH,木結構設計特殊造型，中間鏤空放置投影項180008000簽到物料簽到本、筆一套，項110001000簽約本簽約本20本本2040800簽約筆簽約筆10支支101201200領導胸花胸花30朵個3012360關鍵領導佩戴胸花臺花臺花七盆盤72201540臺花為簽到臺一盆；領導席三盆；主持臺一盆；簽約臺盆花2盆證件工作證、停車證各30張等套608.5510邀請函份2007.51500只給關鍵領導，其它給電子邀請函租賃物料舞臺LED6*3.4MH,高清屏幕，租賃平方24180043200晚宴投影180寸投影幕+10000流明投影儀項11000010000人員費用主持人男女主持各一名人21500030000趙榮+俎江濤或羅潔+王鵬攝影現(xiàn)場拍照人員人21000攝像全程錄像，現(xiàn)場同時，高清攝像機項1113人攝像禮儀含服裝人835028002名禮儀為領導佩戴胸花，2名引導；2名在嘉賓休息室；2名在會場工作人員工作人員勞務費人152003000工作人員有：統(tǒng)籌、跟主持、催場、音頻視頻播放、物料統(tǒng)籌等工作人員餐飲項115001500其它運輸費含2臺大巴，從珠江新城接送嘉賓到會場項11000010000包含現(xiàn)場設備運輸?shù)?13310活動企業(yè)費用會議活動整體設計、活動實施費總費用15%項114341021511.5稅費總費用10%項10.0%33482總合計368303.5以上費用未包含住宿費備注：因為場地還未實際測量過，此報價包含具體大小尺寸，和實際內(nèi)容全部會有調(diào)整，落實場地后報價費用將會有15%上下幅度調(diào)整，特此知會。備注：1、因為場地還未實際測量過，此報價包含具體大小尺寸，和實際內(nèi)容全部會有調(diào)整，落實場地后報價費用將會有15%上下幅度調(diào)整，特此知會。附件１：安保預案為保障會議活動順利舉行，有需要對會議準備、召開、善后各項工作進行全方面人員保護和會場安全保障。我們一直堅持“安全第一，預防為主”方針和“誰主管，誰負責”標準全方面加強安保崗位責任制。圍繞防斷電、防火災、防外勤車輛交通事故、會場內(nèi)外正常秩序維護為關鍵，充足考慮多種可能突發(fā)情況，認真制訂應急預案，確保能高效完成此次大會安保工作。一、認真落實安保責任制根據(jù)“誰主管，誰負責”標準，明確各崗位責任，把各項責任目標進行量化、細化、深化，層層分解，目標到人，并納入到會后總結考評之中。二、人員編制依據(jù)此次會議內(nèi)容和規(guī)模，分成工作內(nèi)容不一樣若干小組：1、防斷電、火災小組職責：①聯(lián)絡會場物管方和電力局，確定會議當日供電情況（有沒有斷電安排）。會議召開前一周，再次和供電局確定有沒有供電改變。②會議召開前十天，進入現(xiàn)場查看電源總開關有沒有安全隱患。并和會場方協(xié)商會議當日，派專員看管會場電源總閘，預防意外或人為原因造成斷電情況。③會議召開前十天，查看會場備用電源情況，如配電房、備用電能、后備發(fā)電機、和安全通道、應急照明燈等設備設施完好情況（取得會場室內(nèi)平面圖）。④會議召開前十天，現(xiàn)場查看安全火災安全隱患，現(xiàn)場有沒有易燃、易爆、有毒等化學品?，F(xiàn)場滅火器材配置數(shù)量是否短缺，是否過期，消防栓、消防斧等是否損壞。⑤安排一位工作人員負責堅守安全通道大門，正常情況下可配合維持現(xiàn)場秩序，緊急情況時負責安全通道通暢及人員疏散時秩序。（在該名工作人員順手處放置一臺干粉滅火器）2、會場外圍秩序疏導組①企業(yè)邀請交通管理部門，在會場四面主干道路口增設交通安全管理人員。②組織2-3名同事幫助會場方保安，確保參與會議活動車輛能夠安全、立即地停放至指定停車位，最好能人車分離。嚴防車輛擦刮、碰撞、甚至人員傷亡事故，以免現(xiàn)場擁堵或混亂。3、人員安保組分人群、分時間段提供各類用戶安全保障服務。三、來賓住宿期間保護范圍赴會各界嘉賓，依據(jù)來賓等級，安排不一樣檔次房間居住。安保人員遵從以下幾點保障來賓住宿安全：①和酒店保安部門建立聯(lián)絡，確保