綜合臺帳管理新規(guī)制度

綜合臺帳管理制度第一章總則第一條、為提升企業(yè)管理水平，建立科學(xué)規(guī)范臺賬管理機制，確保臺賬資料完整、統(tǒng)一，提升綜合臺賬利用效率，依據(jù)企業(yè)經(jīng)理辦公會相關(guān)在全企業(yè)推行臺賬管理相關(guān)精神制訂本制度。第二條、臺賬管理基礎(chǔ)要求是重視實用、內(nèi)容完整、簡明扼要。具體要求是工作任務(wù)量化，責(zé)任單位明確，時間節(jié)點具體，操作簡單輕易。第三條、綜合臺賬包含協(xié)議管理、固定資產(chǎn)管理、應(yīng)收應(yīng)付款管理等第四條、各企業(yè)辦公室、財務(wù)、業(yè)務(wù)人員負責(zé)綜合臺賬編制、匯總、反饋工作。在臺帳資料統(tǒng)計、整理和積累過程中起到自我督促、強化管理作用。第五條、臺賬運作程序：（一）臺賬建立。各部門依據(jù)企業(yè)提供臺賬模板建立對應(yīng)本部門工作臺賬，全方面推行臺賬管理。（二）臺賬督查。按職責(zé)分工對臺賬相關(guān)事項實施跟蹤督辦，周督辦、月提醒、季度檢驗、六個月點評、年底總結(jié)。對關(guān)鍵工作、關(guān)鍵工程、關(guān)鍵項目，適時組織相關(guān)部門開展聯(lián)合督查，立即公開督查結(jié)果。（三）臺賬反饋。按職責(zé)分工對臺賬相關(guān)工作進展情況按月進行登記，并進行結(jié)果認定。每個月5日前將結(jié)果認定情況匯總至綜合事業(yè)部。每個季度進行一次通報。第二章協(xié)議臺賬管理制度第六條、凡以各企業(yè)或集團名義簽署協(xié)議，均應(yīng)由專職或兼職協(xié)議管理人員依據(jù)本制度建立協(xié)議臺賬，并向企業(yè)綜合事業(yè)部立案。第七條、專職或兼職協(xié)議管理人員負責(zé)協(xié)議分類歸檔、臺賬登記、資料搜集、保管等工作。同時負責(zé)對本部門協(xié)議簽署、推行進行監(jiān)督，對協(xié)議推行過程中出現(xiàn)質(zhì)量、價格、數(shù)量、交貨期等關(guān)鍵條款實質(zhì)性變更情況，要立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,關(guān)鍵情況應(yīng)同時向相關(guān)部門通報。第八條、專職或兼職協(xié)議管理人員應(yīng)在協(xié)議簽署生效后三日內(nèi)建立協(xié)議臺賬，并對重大協(xié)議進行立案審查。第九條、協(xié)議臺帳應(yīng)包含以下內(nèi)容： （一）協(xié)議名稱；（二）協(xié)議主體；（三）協(xié)議內(nèi)容（含標、數(shù)量、價款或酬金、推行期限、地點和方法、違約責(zé)任、處理爭議方法及其它須注明事項）；（四）協(xié)議推行情況（有沒有違約、爭議、訴訟等情況及協(xié)議推行完成時間）；（五）協(xié)議所附資料；（六）其它應(yīng)該記載關(guān)鍵內(nèi)容。第十條、協(xié)議臺帳應(yīng)附以下資料：1.協(xié)議正本或副本；2.對方《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》和資質(zhì)等級證實等資料復(fù)印件；3.對方法定代表人身份證實和委托代理人授權(quán)委托書及代理人身份證實；4.補充協(xié)議、會議紀要、往來函電；5.相關(guān)關(guān)鍵資料。第十一條、專職或兼職協(xié)議臺帳管理人員有權(quán)對協(xié)議及所附資料進行審查，發(fā)覺程序不符、內(nèi)容有誤、資料不全、顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴重損害我方利益等問題時，應(yīng)立即要求協(xié)議簽署人員采取方法給予糾正或補充資料，以確保協(xié)議簽署和推行正當有效。第十二條、使用或借用協(xié)議臺帳資料，應(yīng)該辦理使用或借用手續(xù)，使用人或借用人應(yīng)妥善保管協(xié)議資料，不得損壞或遺失，更不得私自涂改或更換；辦理結(jié)束后，應(yīng)立即將使用或借用協(xié)議資料歸還協(xié)議臺帳管理人員。若違反前款要求給企業(yè)造成不良后果，將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第十三條、財務(wù)部門為協(xié)議金額結(jié)算部門及控制部門（一）對包含金額結(jié)算協(xié)議應(yīng)嚴格根據(jù)協(xié)議內(nèi)容及要求進行結(jié)算，嚴禁沒有協(xié)議而向其它單位、個人等進行付款。（二）對協(xié)議推行情況進行監(jiān)督并嚴格根據(jù)實際推行情況和協(xié)議內(nèi)容、條件進行結(jié)算，對協(xié)議檔案進行管理并建立對應(yīng)協(xié)議臺帳。（三）凡不按協(xié)議要求結(jié)算方法辦理收款或付款手續(xù)，財務(wù)部門有權(quán)拒絕辦理。（四）付款或收款單位和協(xié)議對方當事人名稱不一致，財務(wù)部門應(yīng)該要求承接部門索要對方當事人出具相關(guān)證實。（五）和非法人單位或一人企業(yè)簽署協(xié)議時，不得有預(yù)付款約定；和法人單位簽署協(xié)議標準上預(yù)付款、進度款等標交付前支付款項不得超出其注冊資本30%。特殊情況應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意或提供擔(dān)保。（六）對于下列協(xié)議須由對方提供不低于協(xié)議金額10%履約確保金（現(xiàn)金、現(xiàn)金支票或銀行履約保函形式）：1.大宗材料訂購協(xié)議；2.大型工程協(xié)議；3.其它標金額較大、存在履約風(fēng)險協(xié)議。第十四條、協(xié)議管理中須注意事項（一）各企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟往來，除標額在3000元以下且能立即清結(jié)外，均需簽署書面協(xié)議；雖能立即清結(jié)，但屬批量交易、交易額較大或當初難以檢測產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能，極易引發(fā)糾紛或潛在風(fēng)險較大交易也應(yīng)簽署書面協(xié)議。集團企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟往來亦應(yīng)簽署協(xié)議。和協(xié)議相關(guān)文書、圖表、傳真件等均為協(xié)議關(guān)鍵資料。（二）簽署協(xié)議應(yīng)該使用政府相關(guān)部門、企業(yè)制訂統(tǒng)一協(xié)議文本或參考文本。具體份數(shù)按實際情況確定，但我方最少留存三份，綜合事業(yè)部一份、各企業(yè)財務(wù)部門一份、承接部門一份。（三）簽署協(xié)議必需使用協(xié)議專用章。（四）法律要求需經(jīng)國家專門機關(guān)同意協(xié)議，協(xié)議簽署后應(yīng)由承接部門承接人辦理審批手續(xù)；通常法律要求需經(jīng)國家專門機關(guān)相關(guān)部門登記或立案協(xié)議，必需向要求機關(guān)申請登記或立案。（五）雙方對協(xié)議達成一致意見后，由對方先蓋章，然后由協(xié)議承接人到綜合事業(yè)部辦理協(xié)議審批表并加蓋協(xié)議章。（六）未經(jīng)同意不得先發(fā)生經(jīng)濟行為后簽署協(xié)議。因緊急情況確需后補協(xié)議，應(yīng)在采購行為發(fā)生前經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并在發(fā)生之日起5日內(nèi)出具書面說明報企業(yè)總經(jīng)理指示，補辦協(xié)議審批手續(xù)。第十五條、專職或兼職協(xié)議管理人員應(yīng)做好簡便有效協(xié)議推行督促檢驗工作，定時對到期協(xié)議推行情況進行檢驗。每個月5日之前將上月協(xié)議推行情況書面匯總并制訂表格，報部門領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)相關(guān)部門。第三章應(yīng)收賬款臺賬管理制度第十六條、應(yīng)收帳款管理目標1．有效控制在途應(yīng)收帳款額度，實現(xiàn)合理鋪貨，加緊資金周轉(zhuǎn)。2．降低應(yīng)收帳款管理成本，提升銷售利潤。第十七條、應(yīng)收賬款日常管理1．做好應(yīng)收帳款日常統(tǒng)計。2．做好用戶基礎(chǔ)信息搜集（地址、電話、責(zé)任人、資金情況、相關(guān)負債等情況，如本部人力有限則要求用戶親自填寫）；法律憑證搜集（要求一切原始憑證，關(guān)鍵是協(xié)議、退貨申請單等，因為包含以后法律糾紛，要求銷售部門有一份留檔）。3．發(fā)貨之日起10日內(nèi)，立即做好發(fā)貨情況核查工作，并做好臺帳統(tǒng)計，月度歸檔管理。第十八條、業(yè)務(wù)人員應(yīng)建立銷售及應(yīng)收賬款明細臺賬：（一）業(yè)務(wù)部門按用戶設(shè)置應(yīng)收賬款臺賬，具體統(tǒng)計應(yīng)收賬款基礎(chǔ)資料。包含每個用戶用戶類別、用戶名稱及聯(lián)絡(luò)資料、信用額度、信用期限、每筆業(yè)務(wù)訂單編號、協(xié)議編號、經(jīng)辦人員、同意人員，項目明細、產(chǎn)品明細、貨款明細、發(fā)貨單編號、貨物簽收情況、發(fā)票編號、貨款回籠情況和對賬、催收統(tǒng)計和上述相關(guān)發(fā)生日期等。（二）銷售及應(yīng)收賬款臺賬應(yīng)以數(shù)據(jù)庫格式或Excel表格格式建立。凡賬齡在30天以上應(yīng)收賬款即登入臺賬。（三）應(yīng)收賬款臺賬，按用戶分類管理，第十九條、業(yè)務(wù)人員對應(yīng)收賬款管理責(zé)任（一）業(yè)務(wù)人員對其經(jīng)辦應(yīng)收賬款全程負責(zé)，并對用戶經(jīng)營情況、催付能力進行追蹤分析，立即了解用戶資金持有量和調(diào)劑程度，確保應(yīng)收賬款回收。（二）業(yè)務(wù)人員應(yīng)對應(yīng)收賬款用戶分類管理，賬期內(nèi)應(yīng)收賬款應(yīng)在到期前30天立即提醒用戶按約付款，在到期前10天傳真提醒用戶按約付款；逾期應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)人員提交分析說明及清收方法交部門領(lǐng)導(dǎo)審閱，并向用戶寄、送催款書。（三）業(yè)務(wù)人職員作調(diào)動，該銷售業(yè)務(wù)人員經(jīng)辦或接管應(yīng)收賬款應(yīng)作為關(guān)鍵內(nèi)容逐筆進行交接，后任業(yè)務(wù)人員必需接任應(yīng)收賬款清欠責(zé)任，發(fā)生逾期呆賬、壞賬，應(yīng)依據(jù)具體情況同時追究前任、后任銷售人員責(zé)任。（四）業(yè)務(wù)人員應(yīng)定時和用戶對賬，對賬結(jié)果可使用詢證函或?qū)~確定書加以確定。詢證函或?qū)~確定書應(yīng)由雙方蓋章，并立即交財務(wù)部門，確保債權(quán)明確有效。雙方對賬有問題，必需時由財務(wù)部門提供對賬支持，和業(yè)務(wù)人員共同和用戶對賬。第二十條、財務(wù)人員對應(yīng)收賬款管理責(zé)任（一）財務(wù)部門按用戶設(shè)置應(yīng)收賬款明細賬，立即反應(yīng)每一用戶應(yīng)收賬款發(fā)生，余額增減變動，監(jiān)督信用政策實施情況。（二)財務(wù)部門負責(zé)編制應(yīng)收賬款明細表，并對應(yīng)收賬款賬齡進行分析，提供給銷售部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，依據(jù)信用政策對應(yīng)收賬款數(shù)額過大或超出信用期、賬齡延長等情況提供預(yù)警信息反饋。根據(jù)企業(yè)核定下達應(yīng)收賬款合理額度和周轉(zhuǎn)率催收管理。月度對臺帳統(tǒng)計進行整理、歸檔。（三）財務(wù)部門在清查應(yīng)收賬款時，相對應(yīng)應(yīng)付款項應(yīng)該一并清查。對現(xiàn)有債權(quán)又有債務(wù)同一債權(quán)人，應(yīng)由銷售部門、采購部門共同說明情況，經(jīng)銷售部門、采購部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門進行賬務(wù)抵扣處理，以確定應(yīng)收賬款真實數(shù)額。（四）財務(wù)部門于每個月底要對往來帳目進行查對。，對當月發(fā)貨情況進行對帳核實，發(fā)出對帳單。集團內(nèi)部單位形成應(yīng)收賬款，財務(wù)部門也應(yīng)定時對賬。定時清收。（五）財務(wù)部門負責(zé)核定應(yīng)收賬款占用額、賬齡結(jié)構(gòu)和周轉(zhuǎn)期，并分解到各業(yè)務(wù)分部，和銷售額、回款率一并考評。第二十一條、應(yīng)收賬款催收管理（一）關(guān)鍵經(jīng)過電話、傳真等方法，由業(yè)務(wù)部門專員負責(zé)催收工作。依據(jù)企業(yè)催收工作程序，每3－4天催收1次，并做好日常催收臺帳統(tǒng)計。（二）做好月度催收匯報工作。由催收人員編寫催收書面匯報書，交部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈報營銷副總經(jīng)理。（三）對催收無效逾期應(yīng)收帳款，由催收人員編寫催收書面匯報書并提出相關(guān)處理意見（停滯發(fā)貨、計罰利息等），交部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈報總經(jīng)理審定。（四）對有以下情況之一者，列入關(guān)鍵催收對象，派員深入核查，并提出催收意見書。1.貨款逾期，經(jīng)數(shù)次催收仍不回款。2.拖欠、挪用貨款。3.發(fā)覺債務(wù)人有破產(chǎn)、解散跡象，可能形成破產(chǎn)債權(quán)。4.發(fā)覺債務(wù)人有騙貨、逃債跡象，可能形成很債權(quán)。（五）每個月5日之前將上月應(yīng)收賬款催款情況書面匯總并制訂表格，報部門領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)相關(guān)部門。第四章固定資產(chǎn)臺賬管理制度第二十二條、法定全部權(quán)屬于企業(yè)固定資產(chǎn)，不管其存放在何處，全部應(yīng)作為企業(yè)固定資產(chǎn)，納入固定資產(chǎn)臺賬管理范圍。第二十三條、辦公室為固定資產(chǎn)管理部門，財務(wù)部負責(zé)固定資產(chǎn)帳務(wù)管理，各資產(chǎn)使用部門負責(zé)固定資產(chǎn)合理使用、維護、保管。第二十四條、各類固定資產(chǎn)歸口管理分工，本著有利于組織領(lǐng)導(dǎo)、有利于落實責(zé)任制標準，結(jié)合機構(gòu)設(shè)置具體情況確定各部門分工以下：（一）財務(wù)部門負責(zé)固定資產(chǎn)綜合核實，全方面掌握固定資產(chǎn)增減改變情況，和正確計提折舊等財務(wù)核實。（二）房屋及建筑物、辦公家俱及設(shè)備、計算機及隸屬設(shè)備歸口管理部門為辦公室。（三）運輸工具歸口管理部門為貨運部。（四）機器設(shè)備歸口管理部門為生產(chǎn)管理部門。第二十五條、企業(yè)固定資產(chǎn)實施由使用部門、歸口管理部門、財務(wù)部門分工負責(zé)標準，使用部門、歸口管理部門負實物直接管理責(zé)任，財務(wù)部門負核實、監(jiān)督和檢驗管理責(zé)任。各部門職責(zé)以下：（一）使用部門1.建立和落實固定資產(chǎn)使用，保管責(zé)任制度。2.建立臺帳立即反應(yīng)固定資產(chǎn)增、減變動等情況，做到帳（卡）、物一致。3.正確使用固定資產(chǎn)，做好維護保養(yǎng)。4.定時進行清查盤點，并提出盤點匯報。（二）歸口管理部門1.建立固定資產(chǎn)臺賬，做到財務(wù)、分管，使用三賬一致，明細賬、臺賬、實物一致，并按期填報相關(guān)業(yè)務(wù)報表。2.正確立即辦理增加、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、報廢等手續(xù)。3.對使用部門進行固定資產(chǎn)維護、管理和使用情況檢驗和指導(dǎo)。4.定時組織清查盤點，提出盤點匯報。5.負責(zé)編制分管固定資產(chǎn)大修理計劃。6.健全檔案資料，組織編號釘牌。（三）財務(wù)部門1.負責(zé)企業(yè)固定資產(chǎn)統(tǒng)一核實，建立健全固定資產(chǎn)核實憑證、明細賬和臺賬，正確填報相關(guān)會計報表。2.辦理固定資產(chǎn)增加、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、盈虧報廢等財務(wù)手續(xù)。3.正確計提折舊。正確反應(yīng)類別、單個固定資產(chǎn)原值、累計折舊、凈值。4.組織并參與管理部門清查盤點工作。第二十六條、固定資產(chǎn)臺帳是不作為財務(wù)帳明細帳，是對財務(wù)帳補充，比財務(wù)帳更明細。財務(wù)部門負責(zé)企業(yè)固定資產(chǎn)統(tǒng)一核實。正確填報相關(guān)會計報表。財務(wù)部門建立固定資產(chǎn)管理臺帳應(yīng)包含以下內(nèi)容：（一）固定資產(chǎn)名稱（二）單位、數(shù)量、類別、規(guī)格型號（三）原值、殘值率（四）開始使用日期、使用年限、使用部門（五）月折舊額、累計折舊數(shù)（六）當期累計折舊數(shù)第二十七條、使用部門、歸口管理部門建立各類固定資產(chǎn)臺賬，本著有利于落實責(zé)任制標準，結(jié)合固定資產(chǎn)類別具體情況而定。使用部門、歸口管理部門建立固定資產(chǎn)保管臺帳應(yīng)包含以下內(nèi)容：（一）固定資產(chǎn)編號、名稱（二）規(guī)格型號、類別（三）購置日期、使用日期（四）資產(chǎn)原值（計量單位、數(shù)量、單價）（五）出入庫登記（入庫單編號、入庫日期、出庫編號、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人）（六）存放地點、使用部門、使用人第二十八條、固定資產(chǎn)每十二個月最少全方面盤點一次，為確保報表真實可靠，年度內(nèi)可依據(jù)需要進行盤點。