七、準(zhǔn)備會議用品和設(shè)施

七、準(zhǔn)備會議用品和設(shè)施1、會議用品和設(shè)施的種類2、準(zhǔn)備會議用品與設(shè)備的要求1、會議用品和設(shè)施的種類

1）必備用品文具用品：紙、筆、本冊等桌椅、臺布茶具擴音制備、照明設(shè)備、通風(fēng)空調(diào)設(shè)備等

2）特殊用品

不同性質(zhì)的會議對用品的準(zhǔn)備的要求不同。2、準(zhǔn)備會議用品與設(shè)備的要求1）會前制定計劃：所需物品和設(shè)備的清單，包括名稱、型號、數(shù)量物品和設(shè)備的來源，如租借、調(diào)用、采購預(yù)算所需的費用2）落實專人負(fù)責(zé)。提前準(zhǔn)備到位以實用、節(jié)約為原則。案例：會前準(zhǔn)備應(yīng)如何做？

波楊公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型新產(chǎn)品訂貨會，參加會議的有全國各地人員。

總經(jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會上要放映資

料電影，進行產(chǎn)品操作演示。公司沒有放映

機，租借任務(wù)就交給了秘書小劉。會議召開

時間是8月9日上午10點整，資料放映是10：15。小劉打電話給租賃公司要求在9日上午9：45必須準(zhǔn)時把放映機送到黎明大廈會議廳。

9日上午，會議開幕前，大家正緊張地作最后的準(zhǔn)備工作。小劉一看手表，呀，已經(jīng)9：50了，放映機還沒有送到。小劉立即打電話去問，對方回答機器已送出。眼看各地來賓已陸續(xù)進場，小劉心急如焚??會務(wù)準(zhǔn)備要細(xì)致、周密

某地召開黨代會，會務(wù)組會前起草的“大會開幕式程序”中列有“播放國際歌”一項。審稿時改為放在閉幕式進行，最后定稿時領(lǐng)導(dǎo)把此處改為“奏國歌”。會務(wù)組負(fù)責(zé)人憑印象只記得已刪掉了此項程序，對開幕式上“奏國歌”一項未作準(zhǔn)備。

當(dāng)主持人在大會上宣布“奏國歌”時，無法播放，一時形成冷場。推遲的大會開幕式

某市精神文明表彰大會還有15分鐘即將召開。主席臺上擺滿了鮮花，與會者陸續(xù)到達，領(lǐng)導(dǎo)也到

休息室等候。負(fù)責(zé)這次會議的市政府辦公室田主

任習(xí)慣性地在周圍巡視者，一位記者建議說主席

臺的背景兩側(cè)應(yīng)插上紅旗才顯得莊重。田主任一想“有道理”。于是立即將全體會務(wù)人員調(diào)到主席臺上，要求重新布置，搬走部分鮮花，在背景

兩側(cè)各插上三面紅旗。有人提出時間恐怕來不及。田主任自信地說“時間是夠用的，干吧！”主席臺大幕被重新拉上了，只聽見里面響起一陣雜亂的搬動聲。

15分鐘過去了，主席臺并沒有像田主任估計的重新布置好。大會被推遲了20分鐘才開幕。市政府領(lǐng)導(dǎo)對此很不滿意，批評了田主任，這件事在與會者中也造成了不良的影響。例題分析：

1、公司要召開一次小型會議，決定工作小組領(lǐng)導(dǎo)人的換屆選舉，請根據(jù)會議需要準(zhǔn)備會議用品。會議必備物品的準(zhǔn)備：文具用品。如紙筆本冊等桌椅、臺布茶具擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備等

會議特殊用品的準(zhǔn)備：選舉用的投票箱、選票

會議裝飾用品：如會標(biāo)等例題分析：

2、某公司要召開一次新聞發(fā)布會，作為秘書應(yīng)如何準(zhǔn)備會議用品？會議必備物品的準(zhǔn)備：文具用品:如紙筆本冊等桌椅、臺布茶具擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備等

會議特殊用品的準(zhǔn)備：錄音錄像設(shè)備會議裝飾用品如會標(biāo)、標(biāo)語、花卉等回家作業(yè)

X公司年終召開先進個人和先