文件與資料管理程序

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程

序

文

件

(依據(jù)ISO/TS16949:2022標準)

批準

審核

編制

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修改內(nèi)容

修改人

備注

確保本公司質(zhì)量體系文件按國際標準的要求建立、制定、執(zhí)行，以便文件、資料的管理和掌握，保證體系運行的各個活動場所均運用相應(yīng)的有效文件。2、適用范圍

本程序規(guī)定了質(zhì)量體系文件和資料的編制、批準、運用、更改、歸檔、保管的掌握要求，適用于質(zhì)量體系運行各個場所的文件和資料掌握。也包括須要的外來文件及顧客提供的資料掌握。3、職責

3.1各部門負責編寫本部門所需要的文件，一、二、三級文件由管理者代表負責審核，總經(jīng)理批準；

3.2行政部負責行政管理文件的發(fā)放、回收、存檔、銷毀的管理。3.3技質(zhì)部負責技術(shù)質(zhì)量管理文件的發(fā)放、回收、存檔、銷毀的管理。

3.4各部門主管負責接收、保管、傳遞本部門的全部文件、資料并實施掌握，在實施過程中負責本部門文件的更改申請。4、定義

4.1一級文件：指質(zhì)量手冊。是制定本公司的質(zhì)量方針、目標及說明公司各項程序的指導(dǎo)綱要和系統(tǒng)要素的關(guān)聯(lián)的文件。

4.2二級文件：指程序文件。說明部門之間、各工序之接口，以及各道工序的作業(yè)狀況、執(zhí)行狀況和工作進度〔何事何時由何人去做〕。

4.3三級文件：包括操作指導(dǎo)書、工藝文件、企業(yè)標準、檢驗規(guī)范、公司規(guī)章等，是補充說明二級文件的詳細執(zhí)行狀況〔如何做〕。4.4四級文件：各類表單和記錄。

4.5技術(shù)文件：包括圖紙、工藝文件、相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書、產(chǎn)品及材料相關(guān)標準等。4.6體系文件：如：質(zhì)量手冊、程序、指導(dǎo)書、標準、公司規(guī)章、表單。

4.7外來文件及資料：如：國家標準、設(shè)備操作手冊、外來傳真、外來技術(shù)資料、法律法規(guī)。4.8參考文件：如：產(chǎn)品目次、公司簡介、工具書、品質(zhì)簡介等。此文件一般不受控。

文件與資料管理程序5.流程圖流程圖：流程圖責任行政部相關(guān)部門NG

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流程1.文件收集與編制1.1外來文件∧∧∧∧∧

輸入/輸出輸入輸出體系文件管理文件經(jīng)營文件合同/協(xié)議外來文件

注解1.行政部負責組織，各相關(guān)部門進行文件的收集

編寫。生產(chǎn)部、銷售部負責對合同/協(xié)議和計劃等文件的編制，技術(shù)部、工藝科負責技術(shù)文件的編制。對外來技術(shù)文件進行評審，評審時間不超過兩個工作周，外來產(chǎn)品圖紙和合同協(xié)議應(yīng)單獨建立目次，由特地的技術(shù)人員和營銷人員進行管理。2.行政部組織相關(guān)人員進行體系文件、規(guī)章制度審核、批準。對于一次性(或有限運用)的文件(如計劃、決議、通知等)執(zhí)行一般掌握，由各部門主管批準實施。3.對核準后的文件進行編號，并建立目次進行管理。4.由行政部文件管理員把有效的文件發(fā)放到各相關(guān)運用部門，并在《文件和資料發(fā)放/回收登記表》上作好發(fā)放記錄。5.文件運用部門建立部門文件清單，做好對相關(guān)文件的保管，規(guī)范填寫質(zhì)量記錄，并做好質(zhì)量記錄的保存。6.文件運用部門或人員，在運用過程中發(fā)覺文件需要更改，不能任意更改，需要填寫《文件資料更改/申請通知單》并存檔。7.相關(guān)部門組織相關(guān)人員進行審核，主管批準后實施。8.相關(guān)部門對需要更改的文件進行修訂或換版，由原文件批準人或者相同職位人批準后實施。9.行政部文件管理員對更改或換版后的文件進行發(fā)放，收回舊版本的文件，并在《文件和資料發(fā)放/回收登記表》上作好發(fā)放記錄。10.文件運用部門運用新的版本的文件，并做好保管。

部門主管總經(jīng)理管理者代表

2.核準∨文件和資料清單∨購銷合同/協(xié)議目次∨外來文件目次∨外來產(chǎn)品圖紙/標準目次∨有效的文件∨文件資料發(fā)放/回收登記

行政部

3登錄

行政部

4.發(fā)放

行政部相關(guān)部門

5.運用

∨部門(車間)文件清單

∧文件更改申請表相關(guān)部門6.更改/換版申請

行政部

7.核準

∨批準后的文件資料更改申請表

行政部行政部8.更改/換版∨新版本文件

相關(guān)部門9.回收/發(fā)放

∧舊版本文件∨新版本文件∨文件資料發(fā)放/回收登記

10.運用

6.相關(guān)表單：

7.2.1一級文件〔質(zhì)量手冊〕：

編碼方法*DD/QM．A．0－06

－組織QM－質(zhì)量手冊A－版本號(用A、B、C表示)0－修改號〔從0開始表示〕06－年

7.2.2二級文件〔程序文件〕：

編碼方法*DD/QP．A．***－05***-文件序號(從001開始表示)05－年

7.2.3三級文件：〔技術(shù)文件編碼按技術(shù)類文件管理細那么執(zhí)行〕

－組織QP－程序文件A－版本號(用A、B、C表示)

*DD－組織WP－文件*－部門代碼〔詳細代碼看附件三〕***-文件序號(從001開始表示)

7.2.4四級文件(各類表單)：

編碼方法*DD/QR．B***-***

*DD－組織QR－文件B***－程序文件編號/C*.***三次文件編號***－表單順次號

7.2.5外來文件：

編碼方法*DD/W．***

*DD－組織W－外來文件***-文件序號(從001開始表示)

7.3附件三：部門代碼一覽表

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