用戶需求說明書

編寫：編寫：日期：2023-6-18審核：日期：批準(zhǔn)：日期：受控狀態(tài)：是發(fā)布版次：2.0日期：編號：公司費用管理系統(tǒng)用戶公司費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書變更記錄日期版本變更說明作者2023-06-181.0初始版本劉昆云2023-07-102.0使用流程引擎劉昆云2023-07-202.1簡化業(yè)務(wù)需求劉昆云簽字確認(rèn)系統(tǒng)模塊相應(yīng)章節(jié)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人簽字

目錄1 概述 41.1 目的 41.2 背景 41.3 范圍 41.4 術(shù)語定義 41.5 參考資料 51.6 任務(wù)概述 51.6.1 目的 51.6.2 用戶的特點 61.6.3 假定和約束 71.7 運營環(huán)境 71.7.1 軟件環(huán)境 71.7.2 硬件環(huán)境 71.7.3 接口 81.7.4 控制 81.8 需求規(guī)定 81.8.1 對功能的需求 81.8.2 對非功能性的需求 16

概述目的本說明書目的在于明確說明系統(tǒng)需求，界定系統(tǒng)實現(xiàn)功能的范圍，指導(dǎo)系統(tǒng)設(shè)計以及編碼。本說明書的預(yù)期讀者為：用戶代表、項目組成員。背景擬開發(fā)的軟件系統(tǒng)的名稱為：公司費用管理系統(tǒng)。本項目由中軟卓越重慶培訓(xùn)中心提出，指派給技術(shù)規(guī)劃部進(jìn)行開發(fā)。本項目以中國內(nèi)資公司的一般費用管理制度為依據(jù)。本系統(tǒng)為一個獨立運營的系統(tǒng)，暫不考慮和其它系統(tǒng)的連接關(guān)系。范圍本系統(tǒng)的目的是管理公司費用的計劃和使用過程。系統(tǒng)涉及公司的費用預(yù)算和報銷兩項基本管理工作；系統(tǒng)涉及為了開展上述工作而作的組織結(jié)構(gòu)設(shè)立、費用體系設(shè)立、管理角色設(shè)立、審批體系設(shè)立。系統(tǒng)還涉及為了監(jiān)控、分析各項基本管理工作而編制的各項記錄報表。術(shù)語定義【費用】本文中，費用指公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各項費用。例如人員工資、福利費、辦公費、差旅費等管理費用，又如原材料采購、倉庫租賃等生產(chǎn)費用。【預(yù)算】用數(shù)字編制未來某一個時期的計劃，也指經(jīng)公司決策部門批準(zhǔn)的公司在一定期期的收支預(yù)計。公司的各項支出只能在預(yù)算范圍內(nèi)審批，有助于控制公司的費用支出。在本系統(tǒng)中，預(yù)算僅指在支出預(yù)算。【報銷】指個人因解決公司的事務(wù)或受公司指派執(zhí)行公司的某項公務(wù)而發(fā)生的費用，由經(jīng)辦人或申請人按公司的規(guī)定，依據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始單據(jù)(發(fā)票)向公司報銷費用，領(lǐng)取鈔票或銀行存款的一項經(jīng)濟(jì)活動?！緦徟恐割A(yù)算和報銷中的審核、批準(zhǔn)操作。審批控制操作時，一般由費用發(fā)生部門業(yè)務(wù)人員提出申請，經(jīng)有關(guān)管理人員審批后執(zhí)行。審批一般遵循歸口分級管理原則?！練w口管理】即按照管理職能安排公司內(nèi)部各部門、各單位在期間費用上的權(quán)責(zé)制，調(diào)動各部門、各單位管理好相關(guān)費用的積極性。比如，管理費用重要由行政管理部門管理，銷售費用由銷售部門管理，財務(wù)費用由財務(wù)部門管理，進(jìn)貨費用由進(jìn)貨部門管理，進(jìn)一步說，管理費用的報銷事項要由行政主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、銷售費用的報銷事項要由銷售主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。【分級管理】各管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)各項費用的具體情況，將費用控制責(zé)任層層分解，層層貫徹，讓歸口管理部門的所屬單位和個人都對相關(guān)費用控制和管理負(fù)有責(zé)任，從而加強(qiáng)對費用的控制。比如，銷售部經(jīng)理負(fù)責(zé)確認(rèn)銷售費用的發(fā)生情況屬實，銷售總監(jiān)負(fù)責(zé)確認(rèn)銷售費用的發(fā)生是必要的，財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)確認(rèn)每一筆報銷是在預(yù)算范圍內(nèi)的支出?！窘y(tǒng)一管理】財務(wù)部門作為綜合管理部門，應(yīng)對費用進(jìn)行統(tǒng)一管理。所有預(yù)算由財務(wù)部統(tǒng)一初審。所有費用開支都由財務(wù)部門統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)。參考資料01-某單位《成本費用管理辦法》02-某單位《費用支出管理規(guī)定》規(guī)定03–某單位《公司的費用支出管理》規(guī)定任務(wù)概述目的本項開發(fā)任務(wù)擬建立一套簡樸、易用的公司費用管理系統(tǒng)，用來支撐公司的費用管理工作。本軟件將作為一款獨立的軟件。用戶的特點用戶是一家典型的高科技產(chǎn)品生產(chǎn)公司。本軟件的最終用戶是公司的全體工作員工，他們都受過電腦使用的培訓(xùn)，可以純熟地使用網(wǎng)頁瀏覽器、輸入和解決各種文字信息。公司有專職網(wǎng)絡(luò)管理員，可以對操作系統(tǒng)和常用軟件進(jìn)行維護(hù)，解決常見的配置問題。本系統(tǒng)將7×24小時運營，未來3年內(nèi)的同時在線人數(shù)預(yù)計不會超過100人。公司的組織結(jié)構(gòu)圖及用戶角色如下：部門 系統(tǒng)使用人員職務(wù)與分工總經(jīng)辦李大智總經(jīng)理文學(xué)建技術(shù)總監(jiān)馬凱銷售總監(jiān)孫菲財務(wù)部陳鵬部門經(jīng)理丁紅會計羅麗出納行政部周曉康部門部經(jīng)理李蕊成曉東倉庫管理員銷售部張漫漫部門經(jīng)理李國強(qiáng)陳雪薇技術(shù)部張陽光部門經(jīng)理丁德隆謝玉明生產(chǎn)部龍奮滔部門經(jīng)理郝文斌等30人網(wǎng)絡(luò)中心曾寶和網(wǎng)絡(luò)管理員假定和約束軟件需于公司成立五周年前一周開發(fā)完畢、測試完畢并上線運營。軟件運營于公司局域網(wǎng)上，但出差在外的員工可通過VPN虛擬專網(wǎng)連入公司進(jìn)行使用操作。運營環(huán)境軟件環(huán)境名稱版本語種服務(wù)器操作系統(tǒng)WindowsServer2023SP2中文客戶端操作系統(tǒng)WindowsXPSP3中文操作系統(tǒng)的附加功能數(shù)據(jù)庫平臺Oracle10G應(yīng)用平臺Tomcat6.0郵件系統(tǒng)無客戶端軟件InternetExplorerFireFox8.03.0硬件環(huán)境列出運營該軟件所需要的硬設(shè)備。說明其中的新型設(shè)備及其專門功能，涉及：解決器型號及內(nèi)存容量；外存容量、聯(lián)機(jī)或脫機(jī)、媒體及其存儲格式，設(shè)備的型號及數(shù)量；輸入及輸出設(shè)備的型號和數(shù)量，聯(lián)機(jī)或脫機(jī)；數(shù)據(jù)通信設(shè)備的型號和數(shù)量；功能鍵及其他專用硬件服務(wù)器最低配置推薦配置應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器CPU1.5GHzCPU2.8GHz內(nèi)存2GB內(nèi)存4GB磁盤160GB磁盤320GB網(wǎng)卡100MBPS網(wǎng)卡1000MBPS郵件服務(wù)器接口本軟件沒有同其他軟件之間的接口和數(shù)據(jù)通信協(xié)議。控制本軟件將通過Web服務(wù)器提供服務(wù)。Web服務(wù)器應(yīng)當(dāng)可以開機(jī)自動啟動。需求規(guī)定對功能的需求本系統(tǒng)對各項費用的發(fā)生，按照有計劃（預(yù)算）、有審批的原則進(jìn)行控制管理。系統(tǒng)功能層次模塊圖根據(jù)公司的費用管理制度，費用實行先計劃、后執(zhí)行的管理辦法，就是先編報預(yù)算、再報銷支出，因此形成預(yù)算管理模塊、報銷管理模塊。預(yù)算和報銷針對的是特定的費用項目、有不同的公司人員參與執(zhí)行、審批流程也需要實現(xiàn)指定，因此系統(tǒng)必須具有一個維護(hù)模塊。公司管理中，審批人和申請者之間具有兩種重要的關(guān)系。一是行政管理關(guān)系，例如部門經(jīng)理是部門職工的行政主管，總經(jīng)理是公司全體職工的行政主管；二是業(yè)務(wù)管理關(guān)系，例如會計管理所有員工和部門的資金賬務(wù)信息、倉庫管理員集中存放、保管全體職工采購回來的物品。第一種關(guān)系用組織結(jié)構(gòu)來表達(dá)，第二種關(guān)系可以概括為角色。因此，系統(tǒng)管理模塊應(yīng)當(dāng)具有組織結(jié)構(gòu)維護(hù)子模塊、角色維護(hù)子模塊。公司中發(fā)生的費用，一般都要統(tǒng)一命名、定義，以便全體員工使用相同的名稱來表達(dá)相同的意思。因此系統(tǒng)管理模塊要有一個費用項目維護(hù)子模塊。費用審批工作要使用規(guī)定好的流程來控制。不同時期、不同費用，會有不同的合用的審批流程。對這些審批流程進(jìn)行增長、暫時停用、恢復(fù)使用的操作，集中在一個流程維護(hù)子模塊進(jìn)行管理。作為一個管理系統(tǒng)，需要一個記錄分析模塊來匯總管理費用發(fā)生情況。系統(tǒng)管理模塊的功能描述安全管理子模塊用戶使用系統(tǒng)的功能前，必須登錄。系統(tǒng)的管理員使用專用的賬號”admin”進(jìn)行登錄，其它用戶由系統(tǒng)管理員在組織結(jié)構(gòu)維護(hù)子模塊中添加。管理員和登錄的普通用戶都可以修改自己的密碼。只有管理員可以使用系統(tǒng)管理中的維護(hù)模塊。用戶登錄后可以執(zhí)行退出系統(tǒng)操作。角色維護(hù)子模塊角色是對相同的工作崗位上解決事務(wù)的人員的概括，例如文秘、會計、庫管、銷售總監(jiān)等。系統(tǒng)只登記和費用管理有關(guān)的業(yè)務(wù)角色，例如“會計”通常是必須的一個角色，而“倉庫管理員”則未必。假如有某個辦公用品采購報銷之類的流程規(guī)定倉庫管理員進(jìn)行入庫審核，則要登記“倉庫管理員”這個角色，否則就不必登記該角色。角色應(yīng)當(dāng)具有角色編號、角色名稱。數(shù)據(jù)示例：角色編號角色名稱001技術(shù)總監(jiān)002銷售總監(jiān)012會計013網(wǎng)絡(luò)管理員組織結(jié)構(gòu)維護(hù)子模塊公司由人員構(gòu)成，人員按部門組織。公司具有職工名冊，應(yīng)當(dāng)?shù)怯浫藛T的編號、姓名、業(yè)務(wù)角色。一個職工最多具有一個角色。公司具有多個部門。大型公司的部門劃分也許是多級的。本系統(tǒng)只需登記一級部門，一級部門下直接登記所有下屬職工。在形式上，可以設(shè)立一個部門“總經(jīng)辦”，在其中登記管理公司領(lǐng)導(dǎo)。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)可以登記公司下屬的各個部門，可以解決部門增減變化的情況。應(yīng)當(dāng)?shù)怯浉鞑块T的編號、名稱、部門負(fù)責(zé)人。部門負(fù)責(zé)人從員工名冊中選擇，可以隨時更換。部門編號在登記之后不得修改。部門下屬員工從職工名冊中選擇。一個職工只能屬于一個部門。費用項目維護(hù)子模塊系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)可以登記、修改和刪除費用項目，例如水電費、差旅費等。費用項目登記的屬性涉及：費用項目編號、費用名稱。常見費用項目如下：平常開支方面有：小額輔料、辦公用品、辦公室水電費、通訊費、汽油費、行車停車費、業(yè)務(wù)招待費、差旅費、辦公費、快遞費等。生產(chǎn)開支方面有：原材料、輔料、廠房設(shè)備維修保養(yǎng)、生產(chǎn)用水電費、運費、廣告費、推廣費、渠道費等。工資方面有：計時工資、計件工資、獎金、工資性津貼和補(bǔ)貼、加班工資等。固定資產(chǎn)方面有：生產(chǎn)設(shè)備購置費；非生產(chǎn)設(shè)備購置費。審批流程維護(hù)子模塊公司的預(yù)算、報銷等審批流程是豐富而多變的。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)可以增長、刪除流程。常見流程舉例：辦公用品報銷、小額差旅費報銷、大額差旅費報銷、小額業(yè)務(wù)費報銷、大額業(yè)務(wù)費報銷、其他平常開支報銷、固定資產(chǎn)報銷、工資福利發(fā)放。一個辦公用品報銷的流程例子如下：開始入庫審核(庫管員)預(yù)算合規(guī)性審核(財務(wù)經(jīng)理)總經(jīng)理審核（總經(jīng)理）結(jié)束流程定義的屬性應(yīng)當(dāng)涉及：【流程編號】自動生成的一個編號?！玖鞒堂Q】概括流程任務(wù)的極短文字，例如差旅費報銷?！玖鞒堂枋鑫墨I(xiàn)】用技術(shù)性語言描述的流程節(jié)點和流轉(zhuǎn)規(guī)則，通常是一個XML文獻(xiàn)。流程實際執(zhí)行的時候，還應(yīng)當(dāng)涉及下列屬性：【流程實例號】用來表達(dá)一個在執(zhí)行的流程的編號，通常是自動生成的?！緢?zhí)行狀態(tài)】具有下列狀態(tài)：-1代表已取消0代表已建立；1代表執(zhí)行中；2代表執(zhí)行完。關(guān)于流程描述文獻(xiàn)，使用專門的桌面應(yīng)用工具進(jìn)行設(shè)計。公司費用管理有關(guān)的流程，應(yīng)當(dāng)可以和一個預(yù)算申請或者報銷申請相應(yīng)，在流程流轉(zhuǎn)過程中，要可以查詢到這個預(yù)算申請或者報銷申請的具體資料，至少應(yīng)當(dāng)涉及：【申請人】提交申請、發(fā)起這項費用審批流程的人?！举M用項目表】實際審批時可含1個或多個費用項目，每一個費用項目含費用項目編號、金額、憑證粘貼單號、用途說明?！举M用總額】根據(jù)費用項目的金額自動匯總的結(jié)果?！举Y金用途】使用資金的工程項目的代號或者業(yè)務(wù)活動的名稱?！緜渥⑿畔ⅰ繂恿鞒虝r輸入的說明信息。審批流程執(zhí)行模塊的功能描述審批流程執(zhí)行模塊用來實例化并執(zhí)行定義好的審批流程。執(zhí)行模塊關(guān)注于流程的節(jié)點管理、轉(zhuǎn)移條件判斷和用戶分派，是通用的技術(shù)性工作。執(zhí)行模塊獨立于具體業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)模塊?？梢允褂猛ㄓ?、標(biāo)準(zhǔn)化的流程引擎來實現(xiàn)流程執(zhí)行。預(yù)算管理模塊的功能描述預(yù)算錄入子模塊預(yù)算錄入是將計劃申請的費用項目錄入電腦。使用預(yù)算單元對預(yù)算費用進(jìn)行統(tǒng)合管理。預(yù)算單元可以是單個工程項目，可以是某類業(yè)務(wù)工作，也可以是公司平常開支或工資福利等。預(yù)算單元下面才有費用項目。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)可以增減預(yù)算單元，可以修改預(yù)算單元的名稱。預(yù)算單元具有是否通過審批的屬性，新錄入的預(yù)算單元是“未經(jīng)審批”的。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)可以在預(yù)算單元下增減費用項目、修改費用項目的屬性。費用項目的屬性有：編號、名稱、金額。預(yù)算審批子模塊對于預(yù)算內(nèi)容，使用統(tǒng)一的審批流程進(jìn)行審批。審批模塊應(yīng)當(dāng)從已經(jīng)定義好的流程中，選擇適合于做預(yù)算審批的流程，來對錄入的預(yù)算進(jìn)行審批。審批通過后應(yīng)將預(yù)算單元標(biāo)記“審批通過”的。預(yù)算查詢子模塊對于已經(jīng)入庫的預(yù)算，提供查詢功能。報銷管理模塊的功能描述報銷申請子模塊一次報銷只能相應(yīng)于一個預(yù)算單元。若報銷申請頁面上費用項目是空的，可以選擇或更換預(yù)算單元，若已經(jīng)增添了費用項目，則不能再更換預(yù)算單元?？梢詮南鄳?yīng)的預(yù)算單元下，選擇任意的費用項目添加到報銷表中。同一代碼的費用項目可以反復(fù)出現(xiàn)在報銷表中。報銷申請應(yīng)當(dāng)具有下列屬性：報銷人、費用發(fā)生的日期、備注信息、合計金額。每一項費用應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的金額、用途說明、憑證粘貼單號。填寫報銷申請時，還應(yīng)當(dāng)選擇適宜審批本次報銷的流程。本子模塊搜集到的數(shù)據(jù)，將存入數(shù)據(jù)庫中。新提交的報銷申請，處在“未經(jīng)審批”狀態(tài)。報銷審批子模塊對于報銷內(nèi)容，使用報銷人選擇的審批流程進(jìn)行審批。審批通過的報銷，應(yīng)設(shè)立為“審批通過”狀態(tài)。記錄分析模塊的功能描述系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)下列固定報表。預(yù)算清單具體列出指定期間范圍內(nèi)的所有預(yù)算單元，每一個預(yù)算單元下面列出費用項目及其具體信息。報銷清單具體列出指定期間范圍內(nèi)的所有報銷單，每個報銷單下面列出費