電子檔案管理辦法

XXXX〔暫行〕第一章總則第一條為了加強公司的電子文件歸檔治理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和科學利用，依據(jù)《中華人民共XXXX〔暫行規(guī)定制定本規(guī)定。其次條本規(guī)定適用于公司各部門、分公司、各證券營業(yè)部〔以下簡稱各單位。第三條根本術(shù)語解釋〔一〕電子文件：是指員工在日常工作中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計算機進展操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)出來，通過編碼和解碼來輸入和輸出，也稱數(shù)字式文件。〔二〕電子檔案：是指利用計算機技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件。〔三〕電子文件的物理歸檔：指經(jīng)過歸檔處理的電子文件保存到磁盤或光盤等載體上實行脫機保管的過程?！菜摹畴娮游募囊?guī)律歸檔：將電子文件的物理地址存放于檔案治理部門掌握的網(wǎng)絡(luò)效勞器中，使該電子文件能供檔案部門有效利用和處理的過程。其次章治理體制和職責第四條依據(jù)《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定，各單位要明確電子文件歸檔治理的分管領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決實際問題。檔案治理部門要建立相應(yīng)的工作制度和工作網(wǎng)絡(luò)，做好電子文件歸檔的治理工作。第五條各單位從電子文件產(chǎn)生時就要有嚴格的治理制度和技術(shù)措施，對其實施超前治理，以確保電子文件的真實性、安全性和完整性。第六條在電子文件的治理過程中應(yīng)明確職責，責任到人。電子文件的形成、承辦、運轉(zhuǎn)、整理等工作，一般由承辦〔業(yè)務(wù)〕部門負責；電子文件歸檔治理的日常監(jiān)視、指導(dǎo)和保管、開發(fā)利用等工作，通常由檔案治理部門負責。第七條歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一治理。公司檔案治理員要配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計算機及軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件的有效識讀。檔案治理員應(yīng)忠于職守，具備計算機專業(yè)學問，生疏把握本單位使用計算機系統(tǒng)的操作技能，組織編寫歸檔電子文件的各種檢索工具，并樂觀主動供給效勞，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。第三章歸檔范圍、保管期限第八條本單位主要職能活動中產(chǎn)生的電子文件，歸檔前要對其進展鑒定。具有重要憑證、依據(jù)和參考價值的電子文件，應(yīng)依據(jù)歸檔范圍進展歸檔。第九條電子文件歸檔范圍〔一〕電子文件性質(zhì)代碼子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據(jù)文件。〔二〕電子文件信息類型1、字處理文件：指用計算機字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等，歸檔時應(yīng)重點收集定稿電子文件和正式電子文件。定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最終一稿草稿文件，記錄了文件的最終修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)價值，收集時需落實必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應(yīng)以不同標識加以區(qū)分。正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其標識應(yīng)以正式文件文號注明。2、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。3、圖形文件：指承受計算機關(guān)心設(shè)計或繪圖獲得的靜不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。4、影像文件：指用數(shù)碼攝像機等視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件。5、聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機處理的文件，歸檔時應(yīng)留意收集其屬性標識和相關(guān)軟件。6、多媒體文件：指用計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。7、數(shù)據(jù)庫文件：指承受數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)關(guān)心文件。8、超文本文件：指承受WEB〔三〕電子文件環(huán)境類型1、計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及軟件的版本等。2、數(shù)據(jù)文件：指用計算機軟硬件系統(tǒng)進展信息處理等過程中形成的各種治理數(shù)據(jù)、參數(shù)等?！菜摹畴娮游募d體類型目前主要有光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的載體類型。第十條運用計算機進展公文處理、行政治理或者實行無紙化辦公的單位，電子文件形成部門應(yīng)定期將具有重要憑證性、依據(jù)性的電子文件制作脫機備份。需要永久、長期保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本與電子文件同時歸檔，即實行電子文件的雙套制治理。第十一條歸檔電子文件的保管期限電子文件的保管期限參照《中華人民共和國檔案法》、《XXXX〔暫行的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章電子文件的歸檔方式、要求第十二條電子文件的歸檔方式包括規(guī)律歸檔和物理歸檔。各單位在開展此項工作的初期，應(yīng)以物理歸檔為主，待條件成熟方可實行規(guī)律歸檔。第十三條具有穩(wěn)定牢靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、有嚴密安全治理措施以及對內(nèi)容重要電子文件制作紙質(zhì)版本的單位可以實施規(guī)律歸檔，其根本要求是：〔一〕電子文件歸檔操作由具體經(jīng)辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明標識?！捕硻n案治理員要會同計算機系統(tǒng)治理人員設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限。〔三〕網(wǎng)絡(luò)治理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機效勞器上，效勞器必需實行磁盤鏡像、雙機熱備份等牢靠的備份措施?！菜摹硽w檔的電子文件要有該電子文件產(chǎn)生及運行過程的原數(shù)據(jù)，即關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，文件的上下關(guān)系和構(gòu)造要一起保存?！参濉尘钟蚓W(wǎng)內(nèi)部要有牢靠的安全防范措施，系統(tǒng)設(shè)備更時，必需制定嚴密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方法，確保數(shù)據(jù)準確無誤并能在系統(tǒng)中運行?！擦硻n案治理員應(yīng)參與設(shè)備更時的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，并做更記錄?！财摺畴娮游募w檔后，檔案人員、網(wǎng)絡(luò)治理人員要及時清理計算機或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。第十四條使用單機或局域網(wǎng)條件有限的單位，其電子文件要承受物理歸檔方式，根本要求是：〔一〕檔案治理員要與業(yè)務(wù)部門一同制定電子文件的歸檔打算?！捕硺I(yè)務(wù)部門依據(jù)歸檔打算，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時標注肯定的標記?！踩骋央娮游募?jīng)辦過程中的狀況隨時記錄在一個相應(yīng)的文件中。〔四〕辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進展物理歸檔。第十五條物理歸檔整理工作過程〔一〕檢查并去除計算機病毒，對光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的電子文件應(yīng)注明是否已經(jīng)做過檢毒和清毒處理?！捕硻n案部門應(yīng)拒收含有病毒文件或其它隱患的數(shù)據(jù)文件，要把問題最大限度地解決在歸檔之前?！踩嘲褞в袣w檔標識的電子文件進展分類、組盤。分類不宜過細，要適中。分類方法有如下幾種：按年度、機構(gòu)或問題分類。按保管期限分類。按文件格式分：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)庫文件、程序文件等。按文件類型分：計算機程序文件、數(shù)據(jù)文件。按存儲載體類型分：光盤、磁盤、磁帶等?！菜摹嘲淹ㄟ^分類的電子文件重排列，填寫必要著錄工程，編制機讀記錄和要存放載體的編號。〔五〕歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其根本著錄工程為：序號、題名、責任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容。歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)章根本要求。第五章移交、保管、供給利用第十六條電子文件的形成部門一般應(yīng)在每年年底12月31檔案治理員歸檔，電子文件歸檔移交前，各承辦〔業(yè)務(wù)〕部門應(yīng)檢查本部門電子文件的真實性與完整性，要做到移交及時、數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確、編目標準、帳目全都、手續(xù)清楚等。移交清單一式兩份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。第十七條撤并單位的電子文件應(yīng)按規(guī)定向接收單位或有關(guān)檔案治理員移交。第十八條檔案治理員負責電子文件歸檔前的監(jiān)視、指導(dǎo)工作