新形勢下科研事業(yè)單位依托信息化建設(shè)優(yōu)化資產(chǎn)基礎(chǔ)管理的思考

2021年4月1起，《行政事業(yè)性單位國有資產(chǎn)管理條例》(以下簡稱《條例》)正式頒布實施，該條例是我國行政事業(yè)性國有資產(chǎn)管理的第一部行政法規(guī)，是資產(chǎn)管理工作的里程碑，必將促進(jìn)國有資產(chǎn)管理的法治化、規(guī)范化、科學(xué)化?！稐l例》共八章61條，涉及資產(chǎn)配置、使用和處置，預(yù)算管理，基礎(chǔ)管理等內(nèi)容，其中基礎(chǔ)管理明確了建設(shè)方式配置資產(chǎn)的移交時效，突出了資產(chǎn)清查在落實資產(chǎn)賬實相符工作中的重要作用，同時明確相關(guān)責(zé)任，推動建立國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享?！稐l例》的出臺體現(xiàn)了黨和國家對國有資產(chǎn)管理的高度重視，不斷強(qiáng)化資產(chǎn)的基礎(chǔ)管理工作。但是當(dāng)前科研事業(yè)單位在資產(chǎn)基礎(chǔ)管理工作中仍存在一些問題，影響資產(chǎn)管理的規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)作。一、科研事業(yè)單位在基礎(chǔ)管理中存在的主要問題(一)資產(chǎn)管理責(zé)任意識不足，基礎(chǔ)管理不到位當(dāng)前科研事業(yè)單位的資產(chǎn)管理和使用人員普遍存在“重購買、輕管理，重資金、輕資產(chǎn)”的狹義國有資產(chǎn)管理思想[1]，未有效堅持“科學(xué)合理、勤儉節(jié)約、從嚴(yán)控制”的工作原則。存在未充分發(fā)揮閑置固定資產(chǎn)最大效益的問題；對實物日常使用保養(yǎng)的關(guān)注度較低，導(dǎo)致儀器設(shè)備損壞率高；對資產(chǎn)處置的規(guī)范性認(rèn)識不足，未經(jīng)批準(zhǔn)隨意處置，造成國有資產(chǎn)流失，與當(dāng)前貫徹落實“過緊日子”要求、明確將調(diào)劑作為資產(chǎn)配置的優(yōu)先方式不符。(二)固定資產(chǎn)管理隊伍薄弱，管理成效不佳目前科研事業(yè)單位中資產(chǎn)管理職責(zé)一般由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，未設(shè)置單獨的資產(chǎn)管理部門；人員配置上多為兼職人員，專職力量配備不足。因此，兼職人員對資產(chǎn)管理的專業(yè)能力不足，在日常資產(chǎn)管理的精力上也不充沛，與當(dāng)前日益增長的資產(chǎn)數(shù)量及資產(chǎn)精細(xì)化管理要求存在一定的矛盾。(三)資產(chǎn)信息透明化欠缺，信息流轉(zhuǎn)不夠暢通科研事業(yè)單位通常因上級部門資產(chǎn)管理需要及系統(tǒng)部署要求，統(tǒng)一使用上級部門指定的資產(chǎn)管理系統(tǒng)開展業(yè)務(wù)工作。此類系統(tǒng)在授權(quán)管理上通常僅限于單位資產(chǎn)管理部門層級，不再向單位內(nèi)部延伸，由資產(chǎn)管理部門定期向各部門提供資產(chǎn)臺賬用于日常資產(chǎn)管理工作。由此帶來的一些問題，一是部門間缺乏多維度的信息展示渠道，無法實現(xiàn)資產(chǎn)的透明化管理，導(dǎo)致資產(chǎn)信息交流不足；二是在部門內(nèi)部，除資產(chǎn)管理人員外，其他人員無法直接獲取部門或本人名下的資產(chǎn)明細(xì)，影響固定資產(chǎn)的維修和保養(yǎng)工作；三是資產(chǎn)信息更新存在滯后性，不能及時體現(xiàn)日常報廢或新增的資產(chǎn)信息，增加了資產(chǎn)日常管理工作的難度。(四)資產(chǎn)盤點方式傳統(tǒng)單一，年度資產(chǎn)清查工作繁重根據(jù)《條例》規(guī)定，行政事業(yè)單位需要定期對資產(chǎn)進(jìn)行盤點和對賬，但當(dāng)前實際資產(chǎn)盤點工作普遍采用傳統(tǒng)人工逐一清查的方式，占用部門資產(chǎn)管理人員大量的工作時間，如果部門存在資產(chǎn)管理人員配備不足、實物多地保存的情況，容易造成資產(chǎn)交接、實物報廢、標(biāo)簽管理等基礎(chǔ)工作不到位，進(jìn)一步增加資產(chǎn)清查工作的難度，導(dǎo)致各部門實際清查工作開展程度不一，無法真正落實《條例》中對資產(chǎn)基礎(chǔ)管理工作的要求。二、對資產(chǎn)基礎(chǔ)管理存在問題的解決辦法為更好地落實《條例》要求，加強(qiáng)對行政事業(yè)性國有資產(chǎn)的管理與監(jiān)督，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化提升，筆者認(rèn)為，推動信息化在資產(chǎn)管理領(lǐng)域的不斷深入應(yīng)用是解決上述問題的關(guān)鍵手段。通過信息化建設(shè)，將逐步實現(xiàn)資產(chǎn)的閉環(huán)管理，將內(nèi)控規(guī)則固化于信息系統(tǒng)中，可以有效提升單位資產(chǎn)管理效率，降低單位運(yùn)行風(fēng)險。以Z研究所為例，目前已經(jīng)通過加強(qiáng)制度宣傳、開展信息化建設(shè)、對相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)等舉措，有效地優(yōu)化資產(chǎn)基礎(chǔ)管理。(一)深化人員教育管理，增強(qiáng)責(zé)任意識規(guī)范資產(chǎn)使用部門的管理意識，是做好資產(chǎn)管理工作的重要一環(huán)。目前，研究所已經(jīng)建立起較為系統(tǒng)的人員培訓(xùn)體系。一方面，借助年度科研助理培訓(xùn)和財務(wù)宣講會等平臺，由資產(chǎn)管理部門定期宣講資產(chǎn)管理制度要求和實際案例，培養(yǎng)相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，幫助理清其對資產(chǎn)管理工作的具體內(nèi)容。另一方面，開展個別約談。針對某些部門在資產(chǎn)管理中存在的不規(guī)范行為，對相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行個別約談，告知其風(fēng)險和問題，提出相應(yīng)的整改意見并監(jiān)督其落實改進(jìn)。(二)加強(qiáng)管理隊伍建設(shè)，提高專業(yè)能力打鐵還需自身硬，研究所努力加強(qiáng)資產(chǎn)管理隊伍的建設(shè)。一方面，增加配置專職管理人員，改變過去以兼職人員為主的現(xiàn)狀，集中精力解決過去沒有覆蓋的事項，減少想管又管不了的現(xiàn)象；另一方面，加強(qiáng)管理隊伍自身培訓(xùn)力度，提升管理意識和能力。充分利用走出去的機(jī)會，參加資產(chǎn)管理相關(guān)的主題培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)各項資產(chǎn)管理制度要點，切實提升管理能力；同時加強(qiáng)與外單位的交流，取長補(bǔ)短，積累實際管理經(jīng)驗。(三)開展信息化建設(shè)，實現(xiàn)高效管理目前研究所資產(chǎn)管理主要依托某軟件公司的“行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)”網(wǎng)絡(luò)版和泛微的OA資產(chǎn)模塊。通過資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，研究所建立了資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)單位資產(chǎn)基本信息的電子化管理；同時能夠完成向上級部門申請資產(chǎn)出租出借、資產(chǎn)報廢處置等流程。通過泛微的OA資產(chǎn)模塊，研究所實現(xiàn)對單位內(nèi)部的資產(chǎn)閉環(huán)管理，包括資產(chǎn)的申請、驗收、調(diào)整、報廢。以資產(chǎn)報廢為例，OA將報廢申請人、部門負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)回收人等工作人員納入流程，各個節(jié)點按職能審核，確保報廢實物從使用部門轉(zhuǎn)移到倉庫，并自動形成相關(guān)報表，提高了報廢數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，做到資產(chǎn)報廢賬實相符。資產(chǎn)管理流程的完善及內(nèi)控制度嵌入，進(jìn)一步增強(qiáng)了資產(chǎn)管理和使用人員的意識，同時提升了研究所的整體運(yùn)行效率。資產(chǎn)配置做到申請在前、采購在后，信息在管采之間自動流轉(zhuǎn)，減少資產(chǎn)的重復(fù)配置，明確各類資產(chǎn)的采購方式。報廢資產(chǎn)做到不隨意丟棄，在處置工作上不僅需要完成部門領(lǐng)導(dǎo)審批，還要切實做好實物資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移工作。三、如何進(jìn)一步依托信息化建設(shè)提升資產(chǎn)基礎(chǔ)管理能力資產(chǎn)清查工作是資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)，需要進(jìn)一步強(qiáng)化。當(dāng)前資產(chǎn)清查僅僅依托于資產(chǎn)標(biāo)簽條碼及電子表格，費(fèi)時費(fèi)力，難以真正確保該項工作的準(zhǔn)確性。引入RFID技術(shù)對資產(chǎn)管理進(jìn)行升級改造將是未來工作的重要抓手。(一)RFID技術(shù)概述RFID技術(shù)又稱電子標(biāo)簽、無線射頻識別，是一種可通過無線電訊號識別特定目標(biāo)并讀寫相關(guān)數(shù)據(jù)，而無需建立機(jī)械或光學(xué)接觸的通訊技術(shù)[2]。作為傳統(tǒng)條碼標(biāo)簽的下一代版本，RFID技術(shù)具備條形碼所不具備的多標(biāo)簽識別、大數(shù)據(jù)容量、遠(yuǎn)距離讀寫、耐高溫、防水、防磁等特性。1.RFID系統(tǒng)構(gòu)成要素電子標(biāo)簽、終端數(shù)據(jù)采集器、應(yīng)用軟件、專用標(biāo)簽打印機(jī)。電子標(biāo)簽由耦合元件和芯片組成，標(biāo)簽含有內(nèi)置天線；終端數(shù)據(jù)采集器用于讀取、修改標(biāo)簽所攜帶的數(shù)據(jù)信息；應(yīng)用軟件用于處理反饋數(shù)據(jù)信息；專用標(biāo)簽打印機(jī)用于與計算機(jī)連通，將資產(chǎn)信息寫入電子標(biāo)簽。2.RFID系統(tǒng)基本工作原理在資產(chǎn)表面粘貼電子標(biāo)簽，標(biāo)簽中標(biāo)明約定格式的資產(chǎn)信息；終端數(shù)據(jù)采集器通過射頻天線發(fā)送特定頻率的射頻信號，當(dāng)電子標(biāo)簽進(jìn)入采集器工作范圍內(nèi)，電子標(biāo)簽獲得能量激活，將解碼后的數(shù)據(jù)信息通過內(nèi)置天線發(fā)送出來；終端數(shù)據(jù)采集器將電子標(biāo)簽發(fā)送的信號接收后，通過應(yīng)用程序進(jìn)行分析展示[3]。(二)RFID技術(shù)實施準(zhǔn)備及系統(tǒng)對接1.前期準(zhǔn)備工作資產(chǎn)管理部門依托單位已有的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，對資產(chǎn)卡片信息進(jìn)行梳理，對資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)價值、管理部門等內(nèi)容進(jìn)行核實，確保賬賬相符，及時整理需要拆分的資產(chǎn)卡片；與資產(chǎn)使用部門進(jìn)行溝通，了解資產(chǎn)的實際使用存放環(huán)境、存放位置，確定電子標(biāo)簽的適用范圍及適用型號；與資產(chǎn)模塊運(yùn)維部門溝通，確定軟件開發(fā)的可行性。2.確認(rèn)系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)依據(jù)研究所實際管理的需求和RFID技術(shù)的要求，同時結(jié)合研究所固定資產(chǎn)管理制度及前期工作中對固定資產(chǎn)現(xiàn)狀的梳理，據(jù)此形成系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)為：(1)實現(xiàn)高效、精準(zhǔn)、可靠的固定資產(chǎn)盤點，完成資產(chǎn)實物、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)賬務(wù)的一致性管理要求。(2)預(yù)留與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實現(xiàn)信息共享，充分挖掘數(shù)據(jù)信息，為進(jìn)一步提升單位資產(chǎn)管理提供支撐。3.確定系統(tǒng)核心任務(wù)，搭建任務(wù)流程圍繞RFID系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，結(jié)合研究所資產(chǎn)采購實際情況，存在分散采購、政府集中采購、自行采購等多種采購方式，儀器設(shè)備通常直接在使用部門完成了出入庫管理，沒有通過集中統(tǒng)一的倉庫來進(jìn)行資產(chǎn)的出入庫，因此流程設(shè)計就集中在資產(chǎn)盤點任務(wù)設(shè)計。任務(wù)流程主要包括：(1)資產(chǎn)盤點計劃管理。資產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠根據(jù)研究所盤點任務(wù)清單，自動下發(fā)到對應(yīng)的負(fù)責(zé)人員，負(fù)責(zé)人員可以將任務(wù)清單下載到各自的數(shù)據(jù)終端。(2)任務(wù)狀態(tài)管理。根據(jù)任務(wù)狀態(tài)設(shè)置“執(zhí)行中”“已完成”，方便負(fù)責(zé)人員和管理人員掌握盤點進(jìn)度[4]。(3)資產(chǎn)卡片狀態(tài)管理。設(shè)置資產(chǎn)卡片狀態(tài)為“正?！薄氨P盈”“盤虧”，能根據(jù)電子標(biāo)簽信號反饋，系統(tǒng)自動對資產(chǎn)卡片完成標(biāo)記。4.打通數(shù)據(jù)信息流開發(fā)OA資產(chǎn)管理模塊接口，根據(jù)OA資產(chǎn)管理模塊接口規(guī)則，設(shè)定接收數(shù)據(jù)終端信息格式，實現(xiàn)資產(chǎn)管理模塊與終端數(shù)據(jù)采集器的連通，資產(chǎn)盤點任務(wù)下達(dá)后，動態(tài)實時采集部門實物資產(chǎn)盤點情況。5.設(shè)計分析報表一是根據(jù)實際盤點情況，形成盤點報表，幫助使用人員和管理者掌握資產(chǎn)運(yùn)行狀況，及時了解資產(chǎn)盤虧盤盈情況，與相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行溝通，明確責(zé)任后完成后續(xù)賬務(wù)處理。二是根據(jù)資產(chǎn)實際存量情況，形成多角度資產(chǎn)信息展示報表，特別提高大型儀器設(shè)備在內(nèi)部的信息公開程度，推動資產(chǎn)的共享利用[5]。(三)引入RFID技術(shù)預(yù)計效果及可能遇到的問題及建議1.預(yù)計效果首先，RFID技術(shù)突破傳統(tǒng)資產(chǎn)二維碼標(biāo)簽信息單一的局限，具備通信及感知能力，切實提高資產(chǎn)盤點效率，大大降低定期資產(chǎn)盤點的工作強(qiáng)度。資產(chǎn)使用人員在較短的時間內(nèi)即可完成資產(chǎn)盤點。其次，提高盤點準(zhǔn)確性，精準(zhǔn)反饋資產(chǎn)的數(shù)據(jù)信息。電子標(biāo)簽與資產(chǎn)實物為一對一綁定狀態(tài)，盤點系統(tǒng)中資產(chǎn)卡片標(biāo)記為正常的，就表明資產(chǎn)實物為存續(xù)狀態(tài)未遺失，真正落實賬實相符[6]。再次，縮短資產(chǎn)盤點統(tǒng)計時間。摒棄傳統(tǒng)人工梳理合并資產(chǎn)使用部門盤點表的模式，通過系統(tǒng)報表快速生成匯總盤點結(jié)果，展現(xiàn)資產(chǎn)實際差異情況，及時跟蹤反饋。最后，增強(qiáng)資產(chǎn)管理部門的監(jiān)管能力，真實掌握資產(chǎn)存量狀態(tài)，也為開展精細(xì)化資產(chǎn)管理提供可能，切實將資產(chǎn)管理制度落到實處。2.存在問題及建議(1)存量資產(chǎn)初始化問題。在系統(tǒng)初始化時期，首先面對的是原有存量資產(chǎn)的處理。部分資產(chǎn)使用部門存有大量存量資產(chǎn)，要用新的標(biāo)簽實現(xiàn)對原有資產(chǎn)標(biāo)簽的逐一替換將是一項繁重的任務(wù)。建議資產(chǎn)管理部門加大新技術(shù)應(yīng)用宣傳，選取試點部門，在定期資產(chǎn)盤點期間，開展標(biāo)簽迭代工作，做好示范引導(dǎo)工作。同時新增資產(chǎn)粘貼新標(biāo)簽，逐步消化報廢存量資產(chǎn)的方式，在較長的一段期間內(nèi)完成替換工作。(2)資產(chǎn)基礎(chǔ)管理不到位問題。引入RFID系統(tǒng)后，資產(chǎn)盤點過程中減少了資產(chǎn)實物與人的直接接觸，進(jìn)而使電子標(biāo)簽的管理工作就更為重要，一旦資產(chǎn)使用人未及時將電子標(biāo)簽與資產(chǎn)進(jìn)行綁定，而是單獨另行存放，就會出現(xiàn)盤點結(jié)果不準(zhǔn)確、資產(chǎn)實際狀態(tài)不明的問題。建議資產(chǎn)管理部門在引入RFID系統(tǒng)后，進(jìn)一步加強(qiáng)資產(chǎn)基礎(chǔ)管理工作，確保完成電子標(biāo)簽與資產(chǎn)的一對一綁定工作。(3)成本控制問題。RFID系統(tǒng)涉及管理軟件、PDA及打印設(shè)備、標(biāo)簽等，初始成本較大，且單位存量及增量資產(chǎn)數(shù)量較大情況下，標(biāo)簽開支不易控制。建議根據(jù)單位部門數(shù)量及固定資產(chǎn)類型，合理配置各項設(shè)備數(shù)量及標(biāo)簽品類，不盲目選用高價產(chǎn)品，有利于降低初始成本開支[7]。(4)缺少成熟案例。市場上數(shù)據(jù)終端、標(biāo)簽打印機(jī)品牌紛雜，相關(guān)參數(shù)、