商務(wù)型公文寫作的基本要求和技巧

公文是一種特殊的文章，其寫作過程具有一些特殊的規(guī)律性，因此，要寫好公文，除了必須遵從諸如文字通順、觀點(diǎn)與材料統(tǒng)一、層次分明、結(jié)構(gòu)合理等文章寫作規(guī)則之外，還必須遵循下列一些基本要求：一、合“法”合“法”，即要求公文的內(nèi)容與形式以及公文形成的程序過程務(wù)必合乎國(guó)家法律、法令、方針政策，合乎上級(jí)指示和規(guī)定，與本機(jī)關(guān)其他現(xiàn)行有效文件保持一致。二、實(shí)事求是實(shí)事求是，即要求公文的內(nèi)容能從實(shí)際情況出發(fā)，有切實(shí)的客觀針對(duì)性，有利于解決實(shí)際問題;要忠實(shí)地反映情況和問題;各種判斷要合乎實(shí)際;各種解決問題的方法措施應(yīng)切實(shí)可行，具有可操作性。三、平實(shí)得體首先是文體要正確，務(wù)使表達(dá)合乎公文這種特定式樣的文章的特殊要求，其次，語言運(yùn)用要得體，符合特定場(chǎng)合、對(duì)象的需要。四、簡(jiǎn)明通順簡(jiǎn)明，即要求盡量用最簡(jiǎn)潔的文字，順暢而有條理地明確表達(dá)充實(shí)豐富的內(nèi)容，做到言簡(jiǎn)意賅。五、莊重嚴(yán)謹(jǐn)嚴(yán)謹(jǐn)，即要求公文的結(jié)構(gòu)必須嚴(yán)密有序，用語務(wù)必周密確切不生歧義，沒有漏洞。六、表達(dá)準(zhǔn)確準(zhǔn)確，即要求從對(duì)公文制發(fā)意圖與依據(jù)的反映到每項(xiàng)具體內(nèi)容的表達(dá)，從文種的選擇到概念的使用，以至于每個(gè)符號(hào)的書寫印刷均必須準(zhǔn)確無誤，不允許有任何欠缺、失當(dāng)或失真。七、格式規(guī)范規(guī)范，即要求公文格式、語言表達(dá)、符號(hào)使用均應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，符合語法規(guī)則與邏輯規(guī)則，不能“標(biāo)新立異”。八、結(jié)構(gòu)完整完整，即要求公文結(jié)構(gòu)完整，不遺漏任何必備的內(nèi)容，以保證公文能完整有效地消除受文者對(duì)特定問題認(rèn)識(shí)上的不確定性，減少溝通次數(shù)，提高溝通效率。九、字跡清晰清晰，即要求各種文稿文本上的字跡要清楚，字體要標(biāo)準(zhǔn)、工整，避免因字跡不清、模糊混亂而造成錯(cuò)漏。十、材料耐久耐久，即要求公文的制成材料(書面公文主要包括紙張和字跡材料)應(yīng)持久耐用，以保證公文的有效物質(zhì)存在，使其既能充分發(fā)揮現(xiàn)行的執(zhí)行效用，又能在轉(zhuǎn)化為檔案后，作為歷史記錄發(fā)揮更長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史效用。公文禮儀公文禮儀是指用于公務(wù)禮儀交往，針對(duì)性、實(shí)用性較強(qiáng)的文體禮儀。它使用廣泛，涉及到生活、工作、交往的每個(gè)方面，因此，掌握其寫作要領(lǐng)是非常重要的，禮儀文書的寫作要注意以下特點(diǎn)：(一)借重事端，著重宣揚(yáng)各種禮儀往來總是由一定事端引起的。人們之間的社交活動(dòng)往往含有明確的目的性，活動(dòng)的組織者可以事先策劃，根據(jù)活動(dòng)的目標(biāo)，安排好活動(dòng)的日程、活動(dòng)的計(jì)劃，以傳播信息，擴(kuò)大影響，配合社交活動(dòng)的每一環(huán)節(jié)，精心設(shè)計(jì)與之相符合的禮儀程序，對(duì)于社交活動(dòng)策劃組織者來說是一項(xiàng)非常重要的事情。利用禮儀文書進(jìn)行宣揚(yáng)，可以強(qiáng)調(diào)社交活動(dòng)的目的，增強(qiáng)社交活動(dòng)的效果。(二)針對(duì)性強(qiáng)，巧妙發(fā)揮禮儀文書針對(duì)性非常強(qiáng)，其中的重要內(nèi)容不允許出現(xiàn)任何錯(cuò)誤，如祝賀誰、悼念誰、年齡大小、職務(wù)名稱、主要稱謂、慶祝內(nèi)容、紀(jì)念事項(xiàng)，這些因素若有一字之差就可能失了分寸和禮貌，都是馬虎不得的。在禮儀文書中，遣詞造句都應(yīng)當(dāng)明確得當(dāng)，不能讓人有誤解。既要嚴(yán)格遵循格式，又要允許借題巧妙發(fā)揮，以期得到良好效果。(三)禮儀周全，溫文爾雅合乎常規(guī)的禮儀，是公務(wù)文書的前提，然后才可借題發(fā)揮。中華民族是禮儀之邦，禮儀周全的表現(xiàn)是多方面的，如對(duì)人用尊稱、對(duì)己用謙稱、道賀用吉祥語、悼念避指責(zé);表面雖然疏遠(yuǎn)，有事也須往來;意見雖然不同，語氣卻要平和。在禮儀場(chǎng)合或文書中，不可故意讓人為難。若禮儀不周全，對(duì)方會(huì)以為你粗俗，不懂事理，重者還會(huì)以為你是故意挑釁。在改革開放的今天，尤其是同外國(guó)人打交道時(shí)，更應(yīng)該事先了解對(duì)方的風(fēng)俗習(xí)慣和特殊禮節(jié)，使自己的行為舉止和文字語言都合乎禮儀規(guī)范，溫文爾雅，不失中華禮儀之邦的風(fēng)范。公文禮儀，即基層公務(wù)員在撰制和辦理公文時(shí)應(yīng)當(dāng)遵守的規(guī)范和慣例。我國(guó)公文禮儀的基礎(chǔ)，即國(guó)務(wù)院辦公廳重新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。本節(jié)將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個(gè)方面對(duì)公文禮儀進(jìn)行具體闡述。公文的撰制公文是國(guó)家行政機(jī)關(guān)的喉舌，也是聯(lián)系政府與群眾和各級(jí)行政機(jī)關(guān)的重要紐帶。因此基層公務(wù)員撰制公文時(shí)必須嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務(wù)的執(zhí)行。(一)內(nèi)容要求任何類型的公文，不論其發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文目的是什么，都應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導(dǎo)原則。1.嚴(yán)守法規(guī)。公文的觀點(diǎn)和內(nèi)容必須符合國(guó)家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國(guó)家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定，則應(yīng)加以具體說明，切勿使之前后矛盾。2.真實(shí)準(zhǔn)確。公文所反映的情況必須真實(shí)、準(zhǔn)確。不僅基本的事實(shí)材料要真實(shí)，而且具體的細(xì)節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無誤。這就要求基層公務(wù)員深入實(shí)際、密切聯(lián)系群眾、實(shí)事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。(二)格式要求公文是一種規(guī)范性極強(qiáng)的應(yīng)用文體，因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要遵守具體的格式要求。1.選擇恰當(dāng)文種。國(guó)務(wù)院規(guī)定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。因此，選擇恰當(dāng)文種是遵守公文格式的基礎(chǔ)。正如南朝劉勰在《文心雕龍?章表》中所說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機(jī)關(guān)權(quán)限范圍和行文機(jī)關(guān)之間的不同關(guān)系，反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種，采取相應(yīng)格式。2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標(biāo)記這四部分內(nèi)容。其一，文頭。文頭包括文件名稱與發(fā)文字號(hào)。文件名稱，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、文件順序號(hào)三者組成。若是幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只注明主發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。年號(hào)應(yīng)由“〔〕”括注，而不能使用“()”。其二，正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。一是公文標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，應(yīng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關(guān)于在全國(guó)公安機(jī)關(guān)開展向濟(jì)南交警支隊(duì)學(xué)習(xí)活動(dòng)的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機(jī)關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機(jī)關(guān)，公文標(biāo)題即可省略發(fā)文機(jī)關(guān);如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，可省略發(fā)文事由。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱需加書名號(hào)外，一般不加其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而以空格代之;標(biāo)題字?jǐn)?shù)太多，分行書寫時(shí)，注意不得將固定詞語拆開分寫。二是主送機(jī)關(guān)。即負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)。上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者;下行文可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，書寫于左首頂格處，按級(jí)別高低順序排列。三是正文。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫在主送機(jī)關(guān)名稱之后。四是附件。即附屬于正文的材料，用于對(duì)公文的補(bǔ)充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨(dú)成件，也可與文件主體裝訂一起投送。五是發(fā)文機(jī)關(guān)。即公文的法定作者名稱，應(yīng)采用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將主發(fā)機(jī)關(guān)排列在前。六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時(shí)間，寫于發(fā)文機(jī)關(guān)下方，使用年月日全稱。七是印章。即發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文的效力負(fù)責(zé)的憑證，蓋于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期的字面上。其三，文尾。文尾包括如下三個(gè)部分。一是主題詞。用以標(biāo)示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計(jì)算機(jī)檢索與管理。主題詞不同于公文標(biāo)題，其確定應(yīng)從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個(gè)方面入手，而不能簡(jiǎn)單地從公文標(biāo)題中提取。國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標(biāo)引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過七個(gè)，每個(gè)主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。二是抄送抄報(bào)機(jī)關(guān)。即除主送機(jī)關(guān)外還應(yīng)了解公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。上行文為抄報(bào)，平行文或下行文為抄送。三是制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時(shí)間。即公文的印制單位和時(shí)間，書寫于同一行。單位居左，頂格;時(shí)間居右，頂格。其四，標(biāo)記。標(biāo)記包括四個(gè)部分的內(nèi)容。一是秘密等級(jí)。按公文的機(jī)密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件三等。秘密等級(jí)標(biāo)在左上角，以醒目的黑體字印刷。二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應(yīng)以黑體字標(biāo)在密級(jí)上方。三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對(duì)象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。四是印刷份數(shù)。指該公文的實(shí)際印制數(shù)量，用括號(hào)標(biāo)注在文件左下方。另外，公文紙一般采用16開型(260mm×185mm)于公文左側(cè)裝訂。按慣例，開頭應(yīng)為35mm，地腳應(yīng)為25mm，訂口應(yīng)為22mm，翻口應(yīng)為25mm，版心內(nèi)正文應(yīng)有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實(shí)際需求而定。公文書寫應(yīng)自上而下、自左至右(見例一)例一格式規(guī)范的公文樣式(三)語言要求公文的語言雖然只是一個(gè)形式的問題，但卻能影響公文的內(nèi)容，對(duì)公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個(gè)小小的文字或標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，都有可能影響對(duì)公文的理解和執(zhí)行。因此基層公務(wù)員務(wù)必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，要做到準(zhǔn)確、樸實(shí)、簡(jiǎn)明。1.準(zhǔn)確。公文的語言要求準(zhǔn)確，是指公文的用字用詞要恰當(dāng)，語句段落要通順，數(shù)字標(biāo)點(diǎn)要規(guī)范。例如，根據(jù)新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，公文中的數(shù)字寫法就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守我國(guó)1987年2月1日頒布的《關(guān)于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》的要求。只有準(zhǔn)確用語，才能如實(shí)反映客觀事物，如實(shí)傳達(dá)發(fā)文意圖，使公文得以更好地理解和執(zhí)行。2.樸實(shí)。公文具有政治性和嚴(yán)肅性的特點(diǎn)，因此公文的語言應(yīng)當(dāng)力求質(zhì)樸無華，少用描寫和抒情的手法。要直話直說，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達(dá)意思。3.簡(jiǎn)要。公文語言的簡(jiǎn)要，是快速高效地傳遞信息的需要。冗長(zhǎng)的公文不僅會(huì)讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點(diǎn)的把握。簡(jiǎn)明扼要是公文寫作的一項(xiàng)基本要求。要使公文語言簡(jiǎn)要，就須開門見山，盡快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，并學(xué)會(huì)熟練使用一套常用的事務(wù)性詞匯，簡(jiǎn)要對(duì)事物進(jìn)行表達(dá)。公文的行文行文即公文的運(yùn)轉(zhuǎn)，行文關(guān)系則是指公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，也即各級(jí)機(jī)關(guān)之間公文的授受關(guān)系。(一)行文分類按照公文在各級(jí)機(jī)關(guān)之間的運(yùn)行方向，可將行文分為三類：上行文、平行文和下行文。相應(yīng)地，行文關(guān)系也可分為上行文關(guān)系、平行文關(guān)系和下行文關(guān)系三種。1.上行文。上行文即下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)呈遞的公文，一般可分為逐級(jí)行文、多級(jí)行文和越級(jí)行文三種。由于下級(jí)機(jī)關(guān)要對(duì)自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，因此逐級(jí)行文最為普遍。只有在特殊情況下才可采用多級(jí)行文和越級(jí)行文的方式。上行文包括報(bào)告、請(qǐng)示和議案三種公文類型。2.平行文。平行文即互相沒有隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，同級(jí)或不屬同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)部門之間的行文。平行文多采用公函文件。3.下行文。下行文即上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，一般可分為逐級(jí)行文、多級(jí)行文、直到基層行文這三種。下行文的文種較多，有命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議記要等9種。(二)行文規(guī)則各級(jí)機(jī)關(guān)之間互相行文時(shí)，務(wù)必要遵守如下一些規(guī)則。1.行文機(jī)關(guān)應(yīng)明確發(fā)文權(quán)限，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)公文。對(duì)超出自己權(quán)限的待處理事項(xiàng)，應(yīng)行文商請(qǐng)職權(quán)部門發(fā)文或雙方聯(lián)名行文，不可越俎代庖。越權(quán)而行之公文沒有任何權(quán)威和約束力。2.下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)向自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，不可隨意越級(jí)向上行文。如有特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示，則應(yīng)抄報(bào)所越機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)如有必要越級(jí)向下行文時(shí)，亦應(yīng)同時(shí)抄送受文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。3.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)上報(bào)公文，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主報(bào)機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，由主報(bào)機(jī)關(guān)答復(fù)請(qǐng)示的問題。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)。4.貫徹黨政分開原則，實(shí)行黨政分別行文。凡屬政府的工作，應(yīng)以政府名義行文;凡屬黨委的工作，則應(yīng)以黨委名義行文。5.若待辦事項(xiàng)涉及多個(gè)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，或多個(gè)機(jī)關(guān)遇有相同問題需請(qǐng)示和報(bào)告時(shí)，各機(jī)關(guān)可聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的各方應(yīng)是同一級(jí)別。各部門若對(duì)某一問題未形成一致意見，均不得擅自向下行文。6.經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上發(fā)表的行政公文，應(yīng)被視為正式公文而依照?qǐng)?zhí)行。如不另外行文，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)在報(bào)刊上發(fā)表該文時(shí)加以注明。7.本著精簡(jiǎn)高效的原則，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量、投送范圍。盡量減少行文的中間環(huán)節(jié)，不重復(fù)行文。公文的辦理依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定：“公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序?！币话愣裕霓k理是指各級(jí)行政機(jī)關(guān)和公務(wù)人員在收到公文后對(duì)它進(jìn)行的辦復(fù)。(一)基本要求基層公務(wù)員辦理公文務(wù)必須遵循準(zhǔn)確、及時(shí)、安全三項(xiàng)基本要求。1.準(zhǔn)確。所謂辦理公文要準(zhǔn)確，是指辦理公文的每個(gè)環(huán)節(jié)都要井然有序，辦理公文的順序要合理，銜接要緊湊，辦理的形式和方法要力求規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。2.及時(shí)。為提高辦事效率，基層公務(wù)員辦理公文時(shí)務(wù)必要及時(shí)，要避免因公文誤期而影響工作。一是要強(qiáng)化時(shí)間觀念。公文能辦就辦，說辦就辦，養(yǎng)成限定時(shí)間內(nèi)辦好公文的良好習(xí)慣，不可拖拖拉拉、辦辦停停。對(duì)于緊急公文，更須及時(shí)處理。二是要縮短運(yùn)轉(zhuǎn)周期。公務(wù)人員要盡量縮短公文的傳遞、留辦時(shí)間，促進(jìn)公文高效運(yùn)轉(zhuǎn)，避免在公文傳遞過程中浪費(fèi)不必要的時(shí)間。三是要簡(jiǎn)化辦文程序。要盡量減少公文辦理所需的手續(xù)和環(huán)節(jié)，防止因環(huán)節(jié)復(fù)雜、程序繁多而導(dǎo)致的效率低下。3.安全?；鶎庸珓?wù)員在辦理公文時(shí)要恪盡職守，確保經(jīng)辦公文的安全。這里的安全有兩層含義。一是指要確保公文物質(zhì)上的安全，防止公文受損或遺失。這就要求不可亂堆、亂放、亂疊公文，以免受到過多的磨損;要做到防潮防火防蛀，延長(zhǎng)公文“壽命”。二是指要確保公文政治上的安全，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。要積極做好保密工作，開展保密教育，做到有備無患，防止國(guó)家利益受損。為了確保公文的安全，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要端正態(tài)度，充分認(rèn)識(shí)公文安全的重要性;要經(jīng)常性開展公務(wù)員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基層公務(wù)員的素質(zhì)和能力。(二)收文程序收到公文后，基層公務(wù)員一定要按程序?qū)ζ溥M(jìn)行處理。1.登記。各級(jí)行政機(jī)關(guān)在收到公文后，務(wù)必要對(duì)所收公文進(jìn)行登記。各種公文一般可按“上級(jí)文件”、“下級(jí)文件”、“需承辦文件”、“一般性文件”4個(gè)類型分類登記。登記內(nèi)容包括收文序號(hào)、收文日期、來文單位、來文標(biāo)題、密級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)批示與承辦情況、歸卷號(hào)及備注等。收文登記時(shí)字跡要清晰工整，平件、密件要明確區(qū)分，急緩程度要嚴(yán)格分清。登記的基本要求是準(zhǔn)確、詳實(shí)。2.擬辦、批辦。擬辦即基層公務(wù)員在收到來文后提出初步的辦理方案或建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。擬辦意見應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，并可隨同附上與來文有關(guān)的材料，交領(lǐng)導(dǎo)參看。批辦即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)需要辦理的公文進(jìn)行批示，提出執(zhí)行、辦理的原則與方法，并簽署姓名與日期。批辦要及時(shí)、迅速，批示的意見要明確、具體。3.承辦。承辦即基層公務(wù)員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見，對(duì)公文的具體執(zhí)行辦理。承辦時(shí)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃、妥善安排。要分清來文的主次緩急，有步驟有計(jì)劃地辦理，優(yōu)先辦理重要的公文。一般而言，特急件應(yīng)隨收隨辦，當(dāng)時(shí)或當(dāng)天辦結(jié);急件也應(yīng)隨收隨辦;限時(shí)處理的公文當(dāng)以規(guī)定時(shí)間為限，不得拖延;其他一般公文也應(yīng)盡快辦理。4.催辦。催辦即對(duì)公文辦理的督促與檢查，主要是指在收到公文后，對(duì)本機(jī)關(guān)各承辦部門的公文處理工作進(jìn)行監(jiān)督與檢查。各級(jí)行政機(jī)關(guān)應(yīng)建立健全機(jī)關(guān)公文催辦系統(tǒng)和催辦的登記、分層逐級(jí)匯報(bào)制度，以落實(shí)催辦工作。公文的基本處理程序1.公文辦理程序:公文辦理分為收文和發(fā)文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔、銷毀等程序。公文處理工作人員,應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的精神,努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié),應(yīng)力求當(dāng)日事當(dāng)日畢。一般應(yīng)在十五天內(nèi)辦理完畢,并答復(fù)報(bào)文單位。因問題復(fù)雜,十五天內(nèi)難以辦結(jié)的,應(yīng)向報(bào)文單位說明情況。緊急文件隨到隨辦。有時(shí)限要求的文件,必須在時(shí)限內(nèi)辦完。具體有以下幾個(gè)環(huán)節(jié):①簽收、登記:首先應(yīng)建立嚴(yán)格的收文簽收、登記制度,加強(qiáng)對(duì)公文運(yùn)轉(zhuǎn)的管理,保證收到的公文件件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書處(室)負(fù)責(zé)簽收、拆封,并按規(guī)定編號(hào)、登記。送領(lǐng)導(dǎo)同志的信件,除親啟、絕密件和有特別交代的以外,一律由專門收文科室拆封,按其內(nèi)容和性質(zhì),分別處理。對(duì)需納入收文辦理的,應(yīng)編號(hào)、登記,按規(guī)定程序處理。收文登記一般應(yīng)登記以下內(nèi)容:收文日期、收文編號(hào)、來文單位、來文標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、承辦單位或分送范圍。②分辦、擬辦:凡需辦理的公文,由文書處理部門根據(jù)文件內(nèi)容和緊急程序,及時(shí)提出注批、注辦意見,呈送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)職能部門辦理。緊急公文應(yīng)按要求時(shí)限辦理完畢;一般公文應(yīng)在文到之日起三日內(nèi)交到承辦部門或送至有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。除特殊情況外,領(lǐng)導(dǎo)同志不受理和審批未經(jīng)文書處理部門登記、注批的公文。③催辦:各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)文書處理部門必須建立健全催辦、查辦制度。凡屬請(qǐng)示性的公文,無論是交職能部門辦理的還是呈送領(lǐng)導(dǎo)人批示的,都應(yīng)及時(shí)催辦。做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。催辦一般采用電話催辦和書面催辦兩種形式。對(duì)部門拖不辦經(jīng)多次催辦無回音的,可以上門催辦;對(duì)上門催辦也解決不了的,可經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后督辦部門辦理。④辦結(jié);公文承辦人員對(duì)已處理的文件,要定期進(jìn)行清理檢查,根據(jù)有關(guān)規(guī)定和情況,確定是否辦畢結(jié)案。確定文件辦結(jié)應(yīng)力求準(zhǔn)確,不應(yīng)把正在辦理的文件劃入辦結(jié)文件一類,也不宜把已結(jié)案的文件長(zhǎng)時(shí)間放在正在辦理類文件中。已辦結(jié)的文件,在正式立卷前,由承辦人按一定方法暫存一段時(shí)間。承辦人員應(yīng)對(duì)暫存文件作適當(dāng)整理,要注意文件形成的先后次序和有機(jī)聯(lián),保持材料的完整、齊全,并剔除重份。暫存文件的管理,以便于查找利用和便于立卷、歸檔為原則,一般可采用分類依號(hào)排列法,也可由承辦處(室)自行確定符號(hào)這一原則的其他方法。⑤立卷、歸檔:公文辦結(jié)后,應(yīng)按《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報(bào)隨同文件一并立卷。公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的公文為主,根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值進(jìn)行分類、整理、立卷,完整地反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況,以便于查找和利用。聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷歸檔,其他單位保存復(fù)制件。作為正式文件使用的公文復(fù)制件,應(yīng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)的證明章,并視同正式文件管理。整理完備的案卷,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定,定期向檔案部門移交,個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔公文、文稿等材料。2.公文發(fā)文程序:發(fā)文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。①擬稿。擬稿一般應(yīng)本著"誰主辦、誰擬稿"的原則進(jìn)行。重要文件應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志親自動(dòng)手起草、或親自主持研究,明確提出擬文的主要觀點(diǎn)、意見和辦法,組織專人擬稿。草擬文稿應(yīng)按照《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《四川省國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》的有關(guān)要求辦理。行文關(guān)系、公文種類和公文格式要準(zhǔn)確、規(guī)范,要按公文的內(nèi)容、性質(zhì),恰當(dāng)?shù)卮_定密級(jí)和緊急程度。公文用語應(yīng)力求準(zhǔn)確、規(guī)范、精煉,切忌大話、空話、套話。擬稿應(yīng)注意以下事項(xiàng):--擬稿應(yīng)使用統(tǒng)一格式的擬稿紙,并一律用鋼筆或毛筆書寫(不得使用紅墨水),字跡要工整。修改較多、不容易認(rèn)的文稿,應(yīng)清稿謄正。--符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定,應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明。--情況屬實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅力求簡(jiǎn)短,涉及緊急或秘密事項(xiàng)的文件應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)定緊急程度或密級(jí)。--人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確無誤。時(shí)間應(yīng)寫具體年月日。--除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,其他數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。公文一律使用法定計(jì)量單位。--引用公文要先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。--公文使用規(guī)范簡(jiǎn)化字,不使用異體字、不規(guī)范簡(jiǎn)化字和已經(jīng)簡(jiǎn)化了的繁體字。使用簡(jiǎn)稱應(yīng)先使