行政管理制度匯編(建議)

行政管理制度PAGE4PAGE3本制度包括：一、行文管理辦法二、印章、證件管理辦法三、檔案管理辦法四、保密管理辦法五、會(huì)議管理辦法六、辦公用品及固定資產(chǎn)管理辦法七、辦公室行為管理規(guī)范八、車輛管理辦法九、后勤管理辦法十、接待流程管理辦法一、行文管理1、管理細(xì)則1.1為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，切實(shí)規(guī)范企業(yè)運(yùn)作，根據(jù)國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本規(guī)定。1.2公文是在企業(yè)管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹國家、地方、企業(yè)的方針、政策、路線，發(fā)布規(guī)章制度，請(qǐng)示和批復(fù)，指導(dǎo)和商洽工作報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。1.3總裁辦是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管公司公文處理工作。1.4負(fù)責(zé)處理公司公文的文秘人員應(yīng)忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，具備一定的專業(yè)知識(shí)。2、文種2.1決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)，應(yīng)套下行文文頭（見附件1）。3.2.5內(nèi)部的報(bào)告收文編號(hào)例如：MYMY/XZ/NSW/BG-01-20143.2.6內(nèi)部的其他收文文件收文編號(hào)例如：MYMY/XZ/NSW/QT-01-20144、公文格式4.1文頭4.1.1發(fā)號(hào)公文文頭部分占首頁的位置為121mm，其他公文如會(huì)議紀(jì)要等文頭部分為119mm。上行公文文頭部分為172mm。公文版頭一律套紅，字體選用宋體美術(shù)字，字體規(guī)格要美觀、大方、端莊。文頭居中排列。4.1.2發(fā)號(hào)公文版頭為發(fā)文機(jī)關(guān)加“文件”組成，其他公文只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)。下隔一定距離并在文頭位置區(qū)域內(nèi)套一條長約155mm，粗為1mm的橫實(shí)紅線。具體版頭為：蒙羊牧業(yè)股份有限公司文件。聯(lián)合行文時(shí)，各單位名稱均應(yīng)列出，且主辦單位排在第一位。具體文頭樣式見附件1、2。4.1.3發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成，標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)下方居中。聯(lián)合行文時(shí)，用主辦單位的發(fā)文字號(hào)。年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001）不加“第”字。4.1.4“簽發(fā)人”應(yīng)排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)?！昂灠l(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，“簽發(fā)人”后標(biāo)冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字加粗標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。4.2標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要的概括公文的主要內(nèi)容。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題在橫線下方空1行分一行或多行居中排列。標(biāo)題用2號(hào)加粗黑體字。4.3主送單位4.3.1主送單位是指主要受理公文的機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。位于標(biāo)題下方空1行左側(cè)頂格。用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)。4.3.2特殊情況說明：由于主送單位名稱過多，而使首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)通過調(diào)整行距或?qū)⒅魉蛦挝幻Q移到版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)：“主送”等方法實(shí)現(xiàn)首頁顯示正文。紀(jì)要類的文書不標(biāo)主送機(jī)關(guān)。4.4正文4.4.1正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或主送單位下方，用3號(hào)仿宋體字，行距一般確定為27磅。4.5附件4.5.1公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”后標(biāo)注冒號(hào)，并注明附件順序和名稱。4.6落款4.6.1單一單位制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。4.7成文時(shí)間4.7.1成文時(shí)間一般署領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期。成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“○”。4.8單位印章4.8.1公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位的印章。用印位置在成文日期的上側(cè)，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，聯(lián)合發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開；主辦單位印章在前，兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，兩印章互不相交相切；當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋三個(gè)或三個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白章，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱或規(guī)范化簡稱排在發(fā)文時(shí)間和正文之間，主辦單位印章在前，每排最多排三個(gè)印章，最后一排印章如果一個(gè)或兩個(gè)印章，應(yīng)居中排列，印章之間互不相交相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。4.8.2特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)應(yīng)采取調(diào)整行距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一頁，不得采取“此頁無正文”的方法解決。4.9主題詞4.9.1主題詞由反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成。位于公文末頁下部、抄送欄上方?！爸黝}詞”用3號(hào)加粗黑體字，居左頂格，后標(biāo)冒號(hào)，詞目用3號(hào)仿宋體字。4.10抄送單位4.10.1抄送單位指除主送單位以外需要執(zhí)行或知曉公文的其它單位。抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在主題詞下方，用與公文圖文區(qū)等長的細(xì)實(shí)線與主題詞隔開?！俺汀弊罂?格。4.10.2說明：行文不再有“抄報(bào)”，除主送單位外,凡需知曉的單位一律用“抄送”，且只抄送單位不抄送個(gè)人，需領(lǐng)導(dǎo)知曉的特殊或緊急文件，可直接送閱。4.11承辦部門名稱和印發(fā)日期署于抄送欄下方；份數(shù)標(biāo)注在承辦部門下右頂格。版記中各要素用細(xì)實(shí)線隔開。4.12頁碼標(biāo)識(shí)。用5號(hào)宋體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下居中。3頁以下不標(biāo)頁碼。5、公文中數(shù)字、計(jì)量單位的使用要求5.1公文中使用的漢字，按國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)方案執(zhí)行。蒙羊牧業(yè)的公文原則上不用繁體字及外文，但發(fā)送至港、澳、臺(tái)及國外文件可根據(jù)實(shí)際情況酌定。5.2公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。5.3公文中的計(jì)量單位采用國際法定計(jì)量單位。6、公文用紙幅面、排版形式與印制裝訂要求6.1公文采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（長297mm、寬210mm）。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為25mm，公文訂口（左白邊）為28mm，右白邊和下白邊也為25mm。公文某些附件的圖表不能分頁印制時(shí)，可根據(jù)需要選擇用紙大小，但應(yīng)折疊合適。用于公開張貼的公文用紙幅面，可根據(jù)實(shí)際需要確定。6.2公文中使用的漢字一律從左至右橫向書寫、排版。6.3公文統(tǒng)一左側(cè)裝訂，平釘位于書芯1/2處，保證不掉頁。7、行文規(guī)則7.1向上級(jí)單位的重要行文，應(yīng)抄送直接上級(jí)單位。7.2各單位不得越級(jí)請(qǐng)示，因特殊情況，確需越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送越過的單位。8、上行文與對(duì)外行文8.1公司所屬各子公司、中心部室所有上行文與對(duì)外行文都必須經(jīng)總裁辦登記與審核，由總裁辦統(tǒng)一按照行文要求處理。外行文和匯報(bào)材料均應(yīng)經(jīng)總裁辦審核把關(guān)，任何部門、個(gè)人不得直接對(duì)外報(bào)送和提供公司相關(guān)文件、材料。8.2公司內(nèi)部所有上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)的公事文件材料，都必須經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)總裁辦登記后，由總裁辦文職人員報(bào)至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。任何單位與個(gè)人原則上不允許將公事材料直接報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。8.3公司內(nèi)部各子公司、中心部室上報(bào)文件資料需注明主送與抄送領(lǐng)導(dǎo)。8.4文件主收領(lǐng)導(dǎo)在接到文件材料后，應(yīng)于2個(gè)工作日內(nèi)批注處理意見，并由總裁辦文職人員按照批注意見轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)單位，同時(shí)通知上報(bào)單位文件資料走向。8.5上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)文件、材料流程：8.5.1上報(bào)單位擬稿——上報(bào)單位負(fù)責(zé)人審稿——總裁辦登記——總裁辦傳主送領(lǐng)導(dǎo)——主送領(lǐng)導(dǎo)批注處理意見——總裁辦登記并傳至相關(guān)單位——總裁辦通知上報(bào)單位文件資料走向。8.6對(duì)外報(bào)送文件、材料流程8.6.1外報(bào)單位擬稿——分管領(lǐng)導(dǎo)審核——總裁辦審核把關(guān)——總裁審批——相關(guān)部門報(bào)送對(duì)口部門。8.7具體上行文件、外行文件樣式見附件5、4。9、公文辦理及審批程序9.1發(fā)文9.1.1發(fā)文辦理程序?yàn)椋浩鸩荨獙徍恕灠l(fā)—用印—登記—分發(fā)—?dú)w檔等。9.2公文的起草9.2.1符合國家的法律、法規(guī)及其他規(guī)定。如提出新的措施、辦法、規(guī)定等，要切實(shí)可行，并完整、準(zhǔn)確的體現(xiàn)發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)意圖。9.2.2情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清晰，內(nèi)容充實(shí)，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。9.2.3人名、地名、時(shí)間、數(shù)據(jù)、行文等要準(zhǔn)確。引用文件要注明發(fā)文時(shí)間、機(jī)關(guān)、標(biāo)題和文號(hào)。因使用簡稱時(shí)，應(yīng)先用全稱并加以說明。9.2.4結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一般情況下第一層為“一、”，第二層為（一），第三層為“1、”，第四層為“（1）”。9.2.5會(huì)議紀(jì)要要求當(dāng)天內(nèi)起草并發(fā)文。9.3公文的審核9.3.1蒙羊牧業(yè)公文文稿在送領(lǐng)導(dǎo)審批或簽發(fā)之前，均由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核；公文審核的基本任務(wù)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)保證公文的質(zhì)量。9.3.2公文審核的內(nèi)容9.3.2.1報(bào)批程序是否符合規(guī)定；9.3.2.2是否確需行文；9.3.2.3內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確的體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖，并同已發(fā)有關(guān)公文相銜接；9.3.2.4涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見；9.3.2.5所提措施和辦法是否切實(shí)可行；9.3.2.6公文格式是否符合規(guī)定。9.4公文的簽發(fā)9.4.1公文的簽發(fā)是公文形成的一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)，公文不能生效。9.4.2領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和時(shí)間。其他審批人員圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。9.4.3審批和簽發(fā)公文，一律用黑色鋼筆或碳素水筆，符合存檔要求。具體文件簽發(fā)單見附件6。9.5公文的登記、用印、分發(fā)9.5.1經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文稿，統(tǒng)一由總裁辦登記、編號(hào)。承辦部室要按照規(guī)定的標(biāo)印格式和時(shí)限要求向總裁辦提交電子文檔。9.5.2公文由總裁辦通過紙介質(zhì)發(fā)送，如需發(fā)往外地，由總裁辦統(tǒng)一分發(fā)（傳真）各有關(guān)單位和部門。9.6公文傳閱9.6.1需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門傳閱的文件，由總裁辦批注意見后轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門傳閱。具體文件傳閱單見附件7。9.7收文9.7.1外來文件收文程序一般包括：簽收—登記—提出擬辦意見—呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。外來文件收文見附件8，內(nèi)部收文登記表見附件9。9.7.2送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，總裁辦文秘負(fù)責(zé)催辦、督辦，做到緊急公文跟蹤追辦、督辦，重要公文重點(diǎn)催辦、督辦，一般公文定期催辦、督辦。對(duì)下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和收集反饋執(zhí)行情況。9.7.3公文承辦部門接到批件后，應(yīng)按公文處理的時(shí)限要求及時(shí)辦理。辦理完畢后要在“處理結(jié)果”欄中做詳細(xì)記載，并反饋有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。辦理后要將公文及時(shí)交總裁辦存檔，存檔要按照收文號(hào)收存，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門查閱。9.7.4各部室指定專門人員負(fù)責(zé)公文的收發(fā)工作，收到公文后，應(yīng)及時(shí)對(duì)公文進(jìn)行處理，由于文職人員失職，造成延誤的，應(yīng)追究其責(zé)任。10、公文立卷、歸檔和銷毀10.1公文辦結(jié)后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文的定稿、正本和有關(guān)材料交總裁辦整理立卷。10.2公司召開的各類會(huì)議所形成的記錄、決議事項(xiàng)等材料以及有保存價(jià)值的領(lǐng)導(dǎo)講話錄音和重大活動(dòng)影像資料等，待會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理一套完整資料交總裁辦檔案管理人員存檔。10.3文書定期存檔，個(gè)人不得私自保存應(yīng)當(dāng)歸檔的文件。10.4各類公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互間的聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能正確反映本單位的實(shí)際工作情況，以便于保管和利用。10.5聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)制件。10.6沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。11、附則11.1其它公文格式見附件10、11、12。二、印章管理1、適用范圍1.1本規(guī)定中所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，因需經(jīng)公司名義或有關(guān)部門名義證明其合法作用而使用的印章，包括：公司印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人印章、人事專用章，原則上各部門不刻制印章。2、印章管理細(xì)則2.1印章的刻制、啟用由總裁辦負(fù)責(zé)，如有需要更換印章，應(yīng)由規(guī)定的印章管理人員將舊印章交還總裁辦。2.2總裁辦應(yīng)將每個(gè)印章登入印章臺(tái)賬。印章更換實(shí)行先交后發(fā)的原則。2.3公司印章、合同專用章、法人章由總裁辦負(fù)責(zé)保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。2.4公司用印依照以下原則進(jìn)行：公司名章用于以公司名義行文時(shí)；職務(wù)名稱印章在以職務(wù)名義行文時(shí)使用。3、公司印章使用程序3.1需使用公司印章，應(yīng)先填寫“公司印章使用申請(qǐng)單”，寫明申請(qǐng)使用理由，征得部門及總裁辦負(fù)責(zé)人簽字同意，連同需蓋章文件一并交印章管理員。經(jīng)審核手續(xù)齊全，印章管理員方可給與蓋章。3.2需使用公司合同專用章，蓋章合同應(yīng)有“公司合同會(huì)簽單”，并經(jīng)法人代表或法人代表授權(quán)委托人簽字后,連同需蓋章合同一并交印章管理員。3.3印章管理員應(yīng)建立印章使用臺(tái)帳，并由使用人簽字。3.4印章管理員應(yīng)保管好印章使用申請(qǐng)單。3.5公司印章原則上不準(zhǔn)帶出公司，如確因工作需要，經(jīng)總裁批準(zhǔn)，并由申請(qǐng)人填寫借據(jù)并注明借用時(shí)間和期限，方可借出。借出的公司印章，應(yīng)由印章管理員負(fù)責(zé)攜帶并蓋章，蓋章應(yīng)符合經(jīng)批準(zhǔn)的用印事項(xiàng)。3.6原則上任何人不得開具空白介紹信或在空白紙上蓋章，如確因工作需要，經(jīng)總裁批準(zhǔn)，并由申請(qǐng)人寫明理由，方可用印。4、印章使用方法4.1蓋印文件必要時(shí)蓋騎縫??；4.2公司文件、對(duì)外介紹信、證明材料及其它以公司名義出具的材料蓋公司印章。4.3以公司名義對(duì)外出具憑證，需要公司董事長或總裁署名或用職章；4.4除有發(fā)文卡、總裁簽字或直接蓋章外，其它用印需填寫用印申請(qǐng)單。4.5所有蓋章的對(duì)外材料必須由印章管理員留存一份。4.6如違反本辦法未按程序用印者，一經(jīng)證實(shí)，公司將對(duì)用印人及印章管理員給予嚴(yán)肅處理；如造成嚴(yán)重后果，觸犯刑律的移送司法機(jī)關(guān)，追究其刑事責(zé)任。5、印章的廢止5.1如需廢止公司印章，由印章保管部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司總裁或分管副總裁批準(zhǔn)后，由總裁辦出具正式文件予以廢止?？偛棉k應(yīng)將廢止印章保存三年。三年后移送公司檔案部門管理。三、保密管理1、等級(jí)劃分1.1秘密分為三個(gè)等級(jí)：秘密、機(jī)