辦公室管理-課件

完善辦公室管理之我見辦公室：黃惠娟1完善辦公室管理之我見1目錄辦公室管理的內(nèi)涵及重要性一辦公室管理的主要內(nèi)容二辦公人員職業(yè)素質(zhì)三辦公人員職業(yè)能力四課件內(nèi)容2目錄辦公室管理的內(nèi)涵及重要性一辦公室管理的主要內(nèi)精品資料3精品資料3你怎么稱呼老師？如果老師最后沒有總結(jié)一節(jié)課的重點的難點，你是否會認為老師的教學方法需要改進？你所經(jīng)歷的課堂，是講座式還是討論式？教師的教鞭“不怕太陽曬，也不怕那風雨狂，只怕先生罵我笨，沒有學問無顏見爹娘……”“太陽當空照，花兒對我笑，小鳥說早早早……”44一、辦公室管理的內(nèi)涵及重要性1.辦公室2.辦公室含義3.辦公室的功能4.辦公室管理的重要性5一、辦公室管理的內(nèi)涵及重要性1.辦公室51.辦公室的由來

西方古代的辦公室通常是宮殿或大型廟宇中的一部分。通常是一間存放有大量卷軸的房間，并有抄寫員在其中進行工作。對一些考古學家和大眾媒體而言，這些房間有時也被稱為“圖書館”（Libraries），因為這個場所通常與記載有文學作品的卷軸有關。事實上，除了詩歌或虛構的文學作品之外，自從各種記錄、合約、命令、公告等內(nèi)容都被記載于卷軸上起，這些存放卷軸的房間就有了現(xiàn)代“辦公室”的定義。61.辦公室的由來西方古代的辦公室通常是宮殿或大型廟宇中的一2.辦公室的含義

（1）廣義：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、等。（2）狹義：指某一類職業(yè)人員或某一級職務人員的辦公場所，如校長辦公室等。（3）特指：黨和政府機關、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構，級別高的又稱辦公廳。（4）專指：某種專門的獨立的工作機構，如國務院臺灣事務辦公室。辦公室72.辦公室的含義辦公室7辦公室的一般含義辦公室是提供工作辦公的場所，由辦公設備，辦公人員及其它輔助設備組成。（此處采納廣義）辦公設備輔助設備辦公人員8辦公室的一般含義辦公室是提供工作辦公的場所，由辦公設3.辦公室的功能辦公室的功能參謀與助手樞紐與心臟

協(xié)調(diào)與溝通形象與管家93.辦公室的功能辦公室的功能參謀與樞紐與協(xié)調(diào)與形象與94.辦公室管理辦公室管理即依據(jù)辦公室內(nèi)在活動機理，利用先進的科學技術，綜合運用辦公室中的人力資源，從而有效地實現(xiàn)組織目標的過程。

104.辦公室管理辦公室管理即依據(jù)辦公室內(nèi)在活動機理，利辦公室管理的性質(zhì)輔助性事務性綜合性

中樞性機要性

11辦公室管理的性質(zhì)輔助性事務性綜合性

中樞性機要性

11辦公室管理的指導思想(1)為領導服務(2)為相關的各級部門服務(3)為同事服務12辦公室管理的指導思想(1)為領導服務12辦公室管理四要素一、是明確的組織目標二、是服從自己目標的運轉(zhuǎn)方式三、是管理人員四、是先進的科技管理手段四要素13辦公室管理四要素一、是明確的組織目標四要素13辦公室管理的六項原則第一，準確原則第二，迅速原則第三，保密原則第四，密切聯(lián)系群眾原則第五，一切從實際出發(fā)的原則第六，協(xié)調(diào)配合原則14辦公室管理的六項原則第一，準確原則145.辦公室管理的重要性辦公室作為公司的行政中樞，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位。加強辦公室管理，是優(yōu)化辦公流程、明晰辦公職責、提高辦公績效、增強辦公科學化、制度化的有效手段。很重要哦加油吧！155.辦公室管理的重要性辦公室作為公司的行政中樞，處6.辦公室管理的必要性辦公室職能的內(nèi)在要求實現(xiàn)業(yè)務管理和行政管理“兩翼齊飛”的必然要求提高辦公室工作質(zhì)效的主要途徑166.辦公室管理的必要性辦公室職能的內(nèi)在要求實現(xiàn)業(yè)務管理和行政7.全面推進辦公室管理科學化（一）更新觀念，提高認識（二）明確職責，細化流程（三）完善制度，強化考核177.全面推進辦公室管理科學化（一）更新觀念，提高認識178.案例分析案例分析目的：通過具體案例分析，明確辦公室管理的重要性。188.案例分析案例分析目的：18血的教訓

“4.28”膠濟鐵路特別重大交通事故

2008年4月28日，膠濟鐵路發(fā)生一起列車脫軌相撞的特別重大交通事故，造成了72人死亡、416人受傷、中斷行車21小時22分，直接經(jīng)濟損失4192.5萬元。19血的教訓

“4.28”膠濟鐵路特別重大交通事故

2008年4事故分析事故性質(zhì)：“4.28”膠濟鐵路特別重大交通事故是一起責任事故。原因之一：有關文件、調(diào)度命令違規(guī)發(fā)布，且錯發(fā)漏發(fā)；機關公文管理混亂。

——摘自“4.28”膠濟鐵路特別重大交通事故調(diào)查報告20事故分析事故性質(zhì)：“4.28”膠濟鐵路特別重大交通事故20事故分析

濟南鐵路局《關于實行膠濟線施工調(diào)整列車運行圖的通知》（154號文件）

文件及文件辦理程序問題

（1）內(nèi)容違規(guī)——超出鐵道部有關會議議定范圍，擅自將事故路段的施工臨時限速改為線路允許速度并予公開。（致命錯誤！）

（2）會簽部門不全——未會簽濟南鐵路局相關部門。（失去糾正錯誤機會?。?/p>

（3）漏發(fā)抄送單位——未發(fā)給與文件執(zhí)行直接相關的北京鐵路局相關單位，致使無法納入列車運行監(jiān)控器。（再次失去可能的情況下糾正錯誤機會?。?/p>

21事故分析濟南鐵路局《關于實行膠濟線施工調(diào)整列車運行圖事故分析濟南鐵路局《關于實行膠濟線施工調(diào)整列車運行圖的通知》（154號文件）——

反映了機關文件管理混亂（1）部分管理人員不熟悉、不掌握有關重要規(guī)章制度，對規(guī)章制度理解有偏差；人員素質(zhì)不適應崗位要求。在154號文件會簽、審核中，總工室、工務、公文審核等部門均未發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（2）在154號文件的發(fā)文處理過程中，文件草擬部門審核人擅自修改已會簽的文件、違規(guī)增加內(nèi)容；公文處理部門負責人對審核人員的教育培訓不夠；文件簽發(fā)走形式，簽發(fā)人把關不嚴。

——摘自“4.28”膠濟鐵路特別重大交通事故調(diào)查報告22事故分析濟南鐵路局《關于實行膠濟線施工調(diào)整列車運行圖的二、辦公室管理的內(nèi)容信息政務品質(zhì)制度M1M2M4M3

服務23二、辦公室管理的內(nèi)容信息政務品質(zhì)制度M1M2M4M3服平行信息平行信息

1.信息管理：上行信息上行信息下行信息辦公室下行信息24平行信息平行信息1.信息管理：上行信息上行信息下行信信息管理信息工作的定位下情上達、上情下達

宣傳工作，展現(xiàn)單位面貌，建樹單位形象爭取上級領導關注支持，推動難點問題解決25信息管理信息工作的定位25信息管理信息工作的理念信息工作無小事主動融入中心工作為本單位領導服務及時準確質(zhì)量為本26信息管理信息工作的理念26信息管理信息的基本要求基本要求：新、實、準、快、精、深新：一是反映的情況必須是新近發(fā)生的；二是反映的事情雖然時過已久，但上級領導并不知道或知之不詳，且又是接受者所需的信息；三是反映的事物目前尚未出現(xiàn)，具有一定的前瞻性預測。實：一是反映的事物必須真實，確有其事，確有其人；二是事物發(fā)生的程度，必須實事求是地予以表達，不能”拔高”和”掩飾”。準：收集反饋各類工作、活動的信息，包括時間、地點、事情經(jīng)過，活動主體以及活動變化的環(huán)境條件、因果關系、變化制約和影響程度等都要真實可靠，恰到好處，忠于事實。27信息管理信息的基本要求27信息管理信息的基本要求快：一是思想敏銳，反應靈敏；二是信息素材收集后，要立即進行篩選、鑒別，提煉信息的精華；三是對經(jīng)過加工的信息要快速傳遞，報送上級有關部門。精：一是信息的內(nèi)容要精，一則信息要集中反映一個主題，觀點突出，目標明確；二是信息的文字要精，即需對大量的原始信息資料，進行加工提煉；三是向上級提供的信息篇幅數(shù)量要精。深：一是要根據(jù)決策需求和重點工作，深入進行調(diào)查研究，信息要有分析、有觀點、有建議；二是從各類信息載體提供的大量一般信息資料中，分析、挖掘能夠正確地闡述事物發(fā)展變化趨勢的典型素材，進而進行邏輯推理、高度綜合、歸納、整理，力求實現(xiàn)信息從較低層次到較高層次的升華和增值?；疽螅盒隆?、準、快、精、深28信息管理信息的基本要求基本要求：新、實、準、快、精、深28信息管理信息的來源

文件堆里挖信息；翻閱材料篩信息；講話稿中撿信息；領導口中理信息；聯(lián)系上下摸信息；會議之中捕信息；參與活動追信息；重大事件搶信息；深入基層拾信息；關注新聞抓信息；跟蹤問效知信息；情況反饋傳信息；利用網(wǎng)絡選信息；與外聯(lián)系通信息。29信息管理信息的來源29信息管理信息的報送一是緊緊圍繞工作中心二是全力提高信息報送意識三是注重溝通聯(lián)系四是加強信息指導30信息管理信息的報送30

2.政務管理：辦事——會辦事——辦好事辦文——會辦文——辦好文辦會——會辦會——辦好會辦好文辦好會辦好事312.政務管理：辦事——會辦事——辦好事辦文——會辦文—辦好文——文書管理

（一）文件管理制度（二）文書管理制度（三）檔案管理制度32辦好文——文書管理32辦好文——文書書寫一、文章標題要簡要

二、文章內(nèi)容要詳實

三、文章標點要準確

四、文章字體要選好33辦好文——文書書寫一、文章標題要簡要33

會議規(guī)范管理(組織會議的一般流程）會議報批、會議內(nèi)容、參加人員、會議議程、會議文件、會議記錄、會議紀要、會議服務辦好會34會議規(guī)范管理(組織會議的一般流程）辦好會34辦好事

日常事務管理（一）接待管理（二）報刊收發(fā)整理（門衛(wèi)）（三）后勤管理（食堂、車輛、環(huán)境衛(wèi)生）（四）辦公用品管理制度（五）文化宣傳管理（公司宣傳欄）（六）其他事務35辦好事日常事務管理35接待管理——位次的秘密領導開車接領導，副駕為上座，叫平起平坐。司機身后為上座，政客喜歡座。公務接待副駕之后為上座方向盤在右，后排左座為上座。帶著太太（先生）接領導，后座為上座。（一）轎車位次36接待管理——位次的秘密領導開車接領導，副駕為上座，叫平起平坐接待管理——位次的秘密1.面門為上3.前排為上4.以右為上5.以遠為上2.居中為上（二）會議位次37接待管理——位次的秘密1.面門3.前排4.以右5.以遠2.居接待管理——位次的秘密（三）行進中的位次：

走動中，內(nèi)側(cè)高于外側(cè)，中央高于兩側(cè)，前方高于后方。（四）會客時的位次：

談正事面對面就坐（面門為上，背門為下）。非正式并排就坐。（五）談判時的位次：

客方面對門，主人背對門；居中是主談，右側(cè)是二把手，左側(cè)是三把手。38接待管理——位次的秘密（三）行進中的位次：38接待管理——位次的秘密（六）簽定儀式的位次：雙方主簽面門坐，客居右來主居左，其他分別站兩邊。（七）宴會的位次多桌：中央高于外側(cè)右側(cè)高于左側(cè)內(nèi)側(cè)高于外側(cè)同桌：面對房門是主位主賓一般坐右手高低遠近依次坐39接待管理——位次的秘密（六）簽定儀式的位次：39

舉輕若重建章立制

舉重若輕3.建章立制

“立規(guī)矩”1.制度有和無不一樣2.制度應具體可操作3.制度需要不斷完善4.制度的關鍵在執(zhí)行40舉輕若重建章立制舉重若輕3.建章立制“立規(guī)公司形象的表現(xiàn)公司作風的反映公司效率的體現(xiàn)服務窗口形象窗口4.品質(zhì)管理41公司形象的表現(xiàn)公司作風的反映公司效率的體現(xiàn)服務形象辦公室管理工作的特點和優(yōu)勢：

工作的接觸面廣、層次高;各方面信息集中、數(shù)量大；碰到的熱點、難點問題多；得到的鍛煉、培養(yǎng)機會多。

榮譽感

責任感

使命感42辦公室管理工作的特點和優(yōu)勢：

工作的接觸面廣、層次高;榮

辦公室管理工作的要求有位有為，有為有位。不缺位、不錯位、不越位。在日常的辦文、辦會和辦事中，要努力探索和把握辦公室工作的規(guī)律，通過工作方式的創(chuàng)新，在做好日常性工作的同時，從瑣碎的事務性工作中解脫出來，給領導當“高參”。做到位43辦公室管理工作的要求做到位43

辦公室管理工作的要求培養(yǎng)一支學習型的團隊。在工作中要勤于思考，在忙碌之余要善于總結(jié)。培養(yǎng)一支作風過硬的團隊。要有高度的責任感和使命感，樹立快、準、嚴、細、實的工作作風。培養(yǎng)人44辦公室管理工作的要求培養(yǎng)人44

辦公室管理工作的要求綜合協(xié)調(diào)行政樞紐參謀助手（急領導所急，想領導所想；“高參”和“勤務兵”）窗口服務定好位45辦公室管理工作的要求定好位45辦公室管理工作應處理的關系1、管理與服務的關系2、主動與被動的關系3、重點與一般的關系4、超前與滯后的關系46辦公室管理工作應處理的關系1、管理與服務的關系46法律法規(guī)政策理論業(yè)務知識語言文字綜合素質(zhì)組織協(xié)調(diào)

辦公人員的職業(yè)