盤點(diǎn)作業(yè)的目的與步驟

盤點(diǎn)作業(yè)的目的與步驟貨品因不時(shí)的進(jìn)出庫，在臨時(shí)的累積下庫存資料容易與實(shí)№數(shù)量發(fā)生不符的現(xiàn)象?；蛟S有些產(chǎn)品因寄存過久、不恰當(dāng)，致使質(zhì)量機(jī)能受影響，難以滿足客戶的求。為了有效的控制貨品數(shù)量，而對(duì)各貯存場(chǎng)所停止數(shù)量清點(diǎn)的作業(yè)，謂之清點(diǎn)作業(yè)。清點(diǎn)結(jié)果的盈虧往往差異很大，假定公司未能多加留意且適時(shí)、確實(shí)施行，對(duì)公司的損益將有嚴(yán)重影響。1.清點(diǎn)作業(yè)的目的(1)為了確定現(xiàn)存量，并修正料帳不符發(fā)生的誤差。通常物料在一段時(shí)間不時(shí)接納與發(fā)放後，容易發(fā)生誤差，這些誤差的構(gòu)成主因有：(a)庫存資料記載不確實(shí)，如多記、誤記、漏記等。(b)庫存數(shù)量有誤，如損壞、遺失、驗(yàn)收與出貨清點(diǎn)有誤。(c)清點(diǎn)方法選擇不恰當(dāng)，如誤盤、重盤、漏盤等。這些差異必需在清點(diǎn)後發(fā)覺錯(cuò)誤的原因，并予以更正。(2)為了計(jì)算企業(yè)之損益。企業(yè)的損益與總庫存金額有相當(dāng)親密的關(guān)系，而庫存金額又與庫存量及其單¤成正比。因此為了能準(zhǔn)確地計(jì)算出企業(yè)實(shí)№的損益，就必針對(duì)現(xiàn)有數(shù)量加以清點(diǎn)。一旦覺察庫存太多，即表示企業(yè)的運(yùn)營(yíng)遭到壓榨。(3)為了稽核貨品管理的績(jī)效，使出入庫的管理方法和保管形狀變得明晰。如呆、廢品的處置狀況，存貨周轉(zhuǎn)率、物料的保養(yǎng)維修，均可藉清點(diǎn)覺察效果，以謀改善之策。2.清點(diǎn)作業(yè)的步驟普通清點(diǎn)必需依循以下步驟逐漸實(shí)施，如圖4-1。圖4-1清點(diǎn)作業(yè)的步驟(1)事前預(yù)備清點(diǎn)作業(yè)的事前預(yù)備任務(wù)能否充份，攸關(guān)清點(diǎn)作業(yè)停止的順利水平，為了使清點(diǎn)得在急促的時(shí)間內(nèi)，應(yīng)用有限的人力到達(dá)迅速確實(shí)的目的，事前的預(yù)備任務(wù)內(nèi)容如下：(a)明白樹立清點(diǎn)的順序方法(b)配合會(huì)計(jì)決算停止清點(diǎn)(c)清點(diǎn)、復(fù)盤、監(jiān)盤人員必需經(jīng)過訓(xùn)練(d)經(jīng)過訓(xùn)練的人員必需熟習(xí)清點(diǎn)用的表單(e)清點(diǎn)用的表格必需事前印制完成(f)庫存資料必需確實(shí)結(jié)清(2)清點(diǎn)時(shí)間的決議普通性貨品就貨帳相符的目的而言清點(diǎn)次數(shù)愈多愈好，但因每次實(shí)施清點(diǎn)必需投入人力、物力、財(cái)力這些本錢耗資不眥，故也很難經(jīng)常為之。理想上，招致清點(diǎn)誤差的關(guān)鍵主因是在於出入庫的進(jìn)程，能夠是因出入庫作業(yè)傳票的輸入，反省點(diǎn)數(shù)的錯(cuò)誤，或是出入庫搬運(yùn)形成的損失，因此一旦出入庫作業(yè)次數(shù)多時(shí)，誤差也會(huì)隨之添加。所以，以普通消費(fèi)廠而言，因其貨品活動(dòng)速度不快，半年至一年實(shí)施一次清點(diǎn)即可。但以物流中心貨品活動(dòng)速度狻快的狀況下，我們既要防止過久清點(diǎn)對(duì)公司形成的損失，但又礙於可用資源的限制，因此最好能視物流中心各貨品的性質(zhì)制定不同的清點(diǎn)時(shí)間，例如，在有樹立商品別ABC管理的公司，我們建議：·A類主要貨品：每天或每周清點(diǎn)一次·B類貨品：每二、三周清點(diǎn)一次·C類較不重要貨品：每月清點(diǎn)一次即可而未實(shí)施商品別ABC管理的業(yè)者，至少也應(yīng)對(duì)較容易損耗破壞及高單¤之貨品添加其清點(diǎn)次數(shù)。另外留意的，當(dāng)實(shí)施清點(diǎn)作業(yè)時(shí)，時(shí)程應(yīng)盡能夠延長(zhǎng)，以2￣3日內(nèi)完成較佳。至於選擇的日期普通會(huì)選擇在：(a)財(cái)務(wù)決算前夕──因便利決算損益以及表達(dá)財(cái)務(wù)狀況。(b)旺季停止──因旺季儲(chǔ)貨量少清點(diǎn)容易，人力的損失相對(duì)降低，且調(diào)動(dòng)人力較為便利。(3)決議清點(diǎn)方法因清點(diǎn)場(chǎng)所、求的不同，清點(diǎn)的方法亦有差異，為契合不同狀況的發(fā)生，清點(diǎn)方法的決議必需明白以利清點(diǎn)時(shí)不致混雜，至於其細(xì)節(jié)於下節(jié)中加以表達(dá)。(4)清點(diǎn)人員之組訓(xùn)為使清點(diǎn)任務(wù)得以順利停止，清點(diǎn)時(shí)必需增派人員協(xié)助停止，至於由各部門增援的人員必需組織化并且施以短期訓(xùn)練，使每位參與清點(diǎn)的人員能適切發(fā)揚(yáng)其功用。而人員的組訓(xùn)必需分為兩部份：(a)針對(duì)一切人員停止清點(diǎn)方法訓(xùn)練。其中對(duì)清點(diǎn)的肉體順序、表格的填寫必需充份解，任務(wù)才干隨心所欲。(b)針對(duì)復(fù)盤與監(jiān)盤人員停止看法貨品之訓(xùn)練。由于復(fù)盤與監(jiān)盤人員對(duì)貨品大少數(shù)并不熟習(xí)，故而應(yīng)增強(qiáng)貨品的看法，以利清點(diǎn)任務(wù)之停止。(5)貯存場(chǎng)所之清算(a)在清點(diǎn)前，對(duì)廠商交來的物料必需明白其一切數(shù)，如已驗(yàn)收完成屬本中心，應(yīng)即時(shí)整理歸庫，假定尚未完成驗(yàn)收順序?qū)購(gòu)S商，應(yīng)劃分清楚防止混雜。(b)貯存場(chǎng)所在封鎖前應(yīng)通知各求部門預(yù)所之物項(xiàng)。(c)貯存場(chǎng)所整理整理完成，以便計(jì)數(shù)清點(diǎn)。(d)預(yù)先鑒定呆料、廢品、不良品，以便清點(diǎn)時(shí)之鑒定。(e)帳卡、單據(jù)、資料均應(yīng)整理後加以結(jié)清。(f)貯存場(chǎng)所的管理人員在清點(diǎn)前應(yīng)自行預(yù)盤，以便延遲發(fā)現(xiàn)效果并加以預(yù)防。(6)清點(diǎn)任務(wù)清點(diǎn)時(shí)，因任務(wù)單調(diào)瑣碎，人員較難以鍥而不舍，為確保清點(diǎn)的正確性，除人員組訓(xùn)時(shí)增強(qiáng)宣導(dǎo)外，任務(wù)停止時(shí)期應(yīng)增強(qiáng)導(dǎo)與監(jiān)視。(7)差異要素清查當(dāng)清點(diǎn)完畢後，發(fā)現(xiàn)所得數(shù)據(jù)與帳簿資料不符時(shí)，應(yīng)清查差異的主因。其著手的方向有：(a)能否因記帳員素質(zhì)缺乏，致使貨品數(shù)目無法表達(dá)。(b)能否因料帳處置制度的缺陷，招致貨品數(shù)目無法表達(dá)。(c)能否因清點(diǎn)制度的缺陷招致貨帳不符。(d)清點(diǎn)所得的數(shù)據(jù)與帳簿的資料，差異能否在允許誤差內(nèi)。(e)清點(diǎn)人員能否盡責(zé)，發(fā)生盈虧時(shí)應(yīng)由誰擔(dān)任，(f)能否發(fā)生漏盤、重盤、錯(cuò)盤等狀況。(g)清點(diǎn)的差異能否可事前預(yù)防，能否可以降低料帳差異的水平。(8)盤盈、盤虧之處置差異緣由清查後，應(yīng)針對(duì)主因適切的調(diào)整與處置，至於呆廢品、不良品減¤的部份與盤虧一并處置。物品除了清點(diǎn)時(shí)發(fā)生數(shù)量的盈虧外，有些貨品在¤格上會(huì)發(fā)生增減，這些變遷在經(jīng)主管審核後必需應(yīng)用貨品清點(diǎn)盈虧及¤目增減更正表(表4-1)修正。表4-1貨品清點(diǎn)數(shù)量盈虧¤目增減更正表年月日貨品編號(hào)貨品名稱單位帳面資料清點(diǎn)實(shí)存數(shù)量盈虧¤目增減差異因素負(fù)責(zé)人備注數(shù)量單¤金額數(shù)量單¤金額盤盈盤虧增¤減¤數(shù)量金額數(shù)量金額單¤金額單¤金額3.清點(diǎn)的種類與方法3.1清點(diǎn)的種類就像帳面庫存與現(xiàn)貨庫存一樣，清點(diǎn)也分為帳面清點(diǎn)及現(xiàn)貨清點(diǎn)。所謂「帳面清點(diǎn)」又稱為「永續(xù)清點(diǎn)」，就是把每天入庫及出庫貨品的數(shù)量及單¤，記載在電腦或帳簿上，而後不時(shí)地累計(jì)加總算出帳面上的庫存量及庫存金額。而「現(xiàn)貨清點(diǎn)」亦稱為「實(shí)地清點(diǎn)」或「實(shí)盤」，也就是實(shí)№去點(diǎn)數(shù)調(diào)查倉庫內(nèi)的庫存數(shù)，再依貨品單¤計(jì)算出實(shí)№庫存金額的方法。因此如要失掉最正確的庫存狀況并確保清點(diǎn)無誤，最直接的方法就是確定帳面清點(diǎn)與現(xiàn)貨清點(diǎn)的結(jié)果要完全分歧。如一旦存在差異，即是發(fā)生「料帳不符」的現(xiàn)象，終究是帳面清點(diǎn)記錯(cuò)或是現(xiàn)貨清點(diǎn)點(diǎn)錯(cuò)，那么須再多費(fèi)一層時(shí)間來找尋錯(cuò)誤緣由，才干得出正確結(jié)果及賦予責(zé)任歸屬。3.2清點(diǎn)的方法(1)帳面清點(diǎn)法帳面清點(diǎn)的方法系將每一種貨品區(qū)分設(shè)帳，然後將每一種貨品之入庫與出庫狀況詳加記載，不用實(shí)地清點(diǎn)即能隨時(shí)從電腦或帳冊(cè)上查悉貨品之存量，帳面清點(diǎn)法的記載型式如表4-2。通常量少而單¤高的貨品較適宜采用此方法。表4-2貨品總帳品名編號(hào)：請(qǐng)購(gòu)點(diǎn)：經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)量：日期訂購(gòu)入庫出庫現(xiàn)存附注月日數(shù)量請(qǐng)購(gòu)單數(shù)量單¤¤值數(shù)量貨單數(shù)量總¤(2)現(xiàn)貨清點(diǎn)(實(shí)地清點(diǎn))法現(xiàn)貨清點(diǎn)依其清點(diǎn)時(shí)間頻度的不同又分為「期末清點(diǎn)」及「循環(huán)清點(diǎn)」。期末清點(diǎn)系指在期末一同清點(diǎn)一切貨品數(shù)量的方法，而循環(huán)清點(diǎn)那么是在每天、每周即作少種大批的清點(diǎn)，到了月末或期末那么每項(xiàng)貨品至少完成一次清點(diǎn)的方法。(a)期末清點(diǎn)法由於期末清點(diǎn)是將一切品項(xiàng)貨品一次盤完，因此必要全體員工一出動(dòng),采取分組的方式停止清點(diǎn).普通來說，每組清點(diǎn)人員至少要三人，以便能相互核對(duì)增加錯(cuò)誤，同時(shí)也能彼此牽制防止流弊。其清點(diǎn)方法順序如下：步驟1：將全公司員任務(wù)分組。步驟2：由一人先清點(diǎn)所擔(dān)任區(qū)域的貨品，將清點(diǎn)結(jié)果填入各貨品之盤存單之上半部(盤存單如表4-3)。步驟3：由第二人復(fù)點(diǎn)，填入盤存單的下半部。步驟4：由第三人核對(duì)，反省前二人之記載能否相反且正確。步驟5：將盤存單繳交給會(huì)計(jì)部門，算計(jì)貨品庫存總量。步驟6：等一切清點(diǎn)完畢後，再與電腦或帳冊(cè)資料停止對(duì)照。表4-3盤存單日期盤存單號(hào)碼品項(xiàng)號(hào)碼寄存位置數(shù)量清點(diǎn)人日期盤存單號(hào)碼品項(xiàng)號(hào)碼寄存位置數(shù)量查核人(b)循環(huán)清點(diǎn)法循環(huán)清點(diǎn)既是將每天或每周當(dāng)作一周期來清點(diǎn)，其目的除了增加過多的損失外，對(duì)於不同貨品施以不同管理亦是主要緣由，就似乎前述商品別ABC管理的作法，¤格愈高或愈重要的貨品，清點(diǎn)次數(shù)愈多，¤格愈低愈不重要的貨品，就盡量增加清點(diǎn)次數(shù)。循環(huán)清點(diǎn)因一次只停止大批清點(diǎn)，因此只專門人員擔(dān)任即可，不動(dòng)用全體人員。循環(huán)清點(diǎn)法最常用的單據(jù)為「現(xiàn)品卡」，方式如表4-4，其運(yùn)用方式為：每次出入庫一面檢查出入庫傳票，一面把出入庫年月、出入庫數(shù)量、傳票編號(hào)、庫存量注銷在現(xiàn)品卡上，主要目的在於：1.使作業(yè)者對(duì)出入庫數(shù)量及庫存量有詳細(xì)的數(shù)字認(rèn)知。2.可協(xié)調(diào)停止出入庫的分配管理，并在錯(cuò)誤發(fā)作時(shí)能立刻調(diào)查。3.隨時(shí)掌握庫存品的活動(dòng)性及庫存量控制的狀況。表4-4現(xiàn)品卡貨品編號(hào)001貨品稱號(hào)肥皂交貨單位寄存位置A1包裝單位箱月日出入庫地點(diǎn)傳票編號(hào)入庫數(shù)出庫數(shù)庫存數(shù)6/1轉(zhuǎn)入N1231002006/5轉(zhuǎn)出N20050150但是現(xiàn)品卡的必要與否見仁見智，普通假定不采用現(xiàn)品卡，只以單純點(diǎn)數(shù)核對(duì)的方式停止循環(huán)清點(diǎn)，其步驟如下：步驟1：決議當(dāng)天欲盤之貨品。步驟2：由專門人員擔(dān)任，應(yīng)用空檔至現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)這些貨品之實(shí)№庫存數(shù)。步驟3：核對(duì)清點(diǎn)貨品之電腦庫存數(shù)。步驟4：對(duì)照的結(jié)果，如發(fā)現(xiàn)兩庫存數(shù)沒有差異，那么維持原狀，假定發(fā)現(xiàn)有差異，那么調(diào)查緣由，并馬上作修正。而假定運(yùn)用現(xiàn)品卡者，其除了在每一次貨品出入庫都要予以記載外，對(duì)於在清點(diǎn)時(shí)的點(diǎn)數(shù)核對(duì)任務(wù)亦較詳細(xì)，雖作法上較費(fèi)事，但對(duì)於清點(diǎn)差異緣由的追溯卻較為快速、正確。以下為運(yùn)用現(xiàn)品卡的循環(huán)清點(diǎn)方式：[15]R：實(shí)№庫存量r：現(xiàn)品卡上的庫存量K：上月底的電腦庫存量k：上月底的現(xiàn)品卡庫存量步驟1：決議將要停止循環(huán)清點(diǎn)的品項(xiàng)，并把上月底的電腦庫存數(shù)K記載上去(記載於表4-5之循環(huán)清點(diǎn)單)。步驟2：前往清點(diǎn)貨品的位置，記載現(xiàn)品卡中的上月底庫存數(shù)k(記載於表4-5之循環(huán)清點(diǎn)單)。步驟3：清點(diǎn)清點(diǎn)貨品，將實(shí)№庫存數(shù)R以及現(xiàn)品卡中的庫存數(shù)r記載上去。(記載於表4-5之循環(huán)清點(diǎn)單)。步驟4：停止R－r的運(yùn)算。當(dāng)R－r＝0→步驟6R－r≠0→步驟5步驟5：反省現(xiàn)品卡的出入庫及庫存數(shù)的記載中能否有計(jì)算錯(cuò)誤：(Ⅰ)假定有錯(cuò)誤，那么修正。(Ⅱ)假定無錯(cuò)誤，再次計(jì)算實(shí)№庫存R。步驟6：計(jì)算上月底的電腦庫存數(shù)K與同為上月底的現(xiàn)品卡庫存數(shù)k間的差(K－k)：當(dāng)K－k＝0→步驟8K－k≠0→步驟7步驟7：調(diào)查上月底現(xiàn)品的出庫能否轉(zhuǎn)入次月，假設(shè)是，以F表示其數(shù)量。步驟8：應(yīng)用以上步驟對(duì)照下式：(Ⅰ)(R－r)－(K－k)－F＝0→清點(diǎn)無誤差(Ⅱ)(R－r)－(K－k)－F≠0→清點(diǎn)有誤差，應(yīng)實(shí)施誤差緣由再調(diào)查步驟9：作修正記載表4-5循環(huán)清點(diǎn)單(異常出入庫單)循環(huán)清點(diǎn)單No.年月日項(xiàng)目記號(hào)初次再反省誤差理由實(shí)№庫存數(shù)R當(dāng)日庫存現(xiàn)品卡庫存數(shù)r差R-r電腦庫存數(shù)K上月末

庫存現(xiàn)品卡庫存數(shù)k差K-k上月未作出庫指示，但在次月才出庫數(shù)F對(duì)照公式(R-r)-(K-k)-F判定＝0無誤差，不調(diào)查≠0有誤差，調(diào)查異常

出入庫過剩數(shù)不足數(shù)發(fā)現(xiàn)部門理由我們將采用「期末清點(diǎn)」及「循環(huán)清點(diǎn)」的差異整理於下表(表4-6)。公司以自身狀況選擇較適用的清點(diǎn)方式,但大體而言，循環(huán)清點(diǎn)較能針對(duì)各貨品需要作適時(shí)管理，且易開清點(diǎn)成效。理想上，有些公司是將兩種清點(diǎn)同時(shí)并用，往常針對(duì)重要貨品作循環(huán)清點(diǎn)，而至期末再將一切貨品作一期末大清點(diǎn)，如此不只循環(huán)清點(diǎn)的誤差能漸漸增加，就算是期末的大清點(diǎn)，其誤差率也因循環(huán)清點(diǎn)的配合停止而有所大幅降低，同時(shí)期末清點(diǎn)的所時(shí)間也會(huì)因往常循環(huán)清點(diǎn)的整理與管理改善而延長(zhǎng)許多。表4-6期末清點(diǎn)與循環(huán)清點(diǎn)之差異比擬清點(diǎn)方式比擬內(nèi)容期末清點(diǎn)循環(huán)清點(diǎn)時(shí)間期末、每年僅數(shù)次往常、每天或每周一次所時(shí)間長(zhǎng)短所人員全體發(fā)動(dòng)(或暫時(shí)雇用)專門人員盤差狀況多且發(fā)現(xiàn)得晚少且發(fā)現(xiàn)得早對(duì)營(yíng)運(yùn)的影響須中止作業(yè)數(shù)天無對(duì)品項(xiàng)的管理對(duì)等A類重要貨品：細(xì)心管理C類不重要貨品：稍微管理盤差緣由清查不易容易4.清點(diǎn)結(jié)果評(píng)價(jià)檢討停止清點(diǎn)的目的主要就是希望能藉由清點(diǎn)來檢討如今貨品的出入庫及保管狀況，因此藉由清點(diǎn)欲解的效果即在：·在這次清點(diǎn)中，實(shí)№存量與帳面存量的差異是多少？·這些差異是發(fā)作於那些品項(xiàng)？·平均每一差異量對(duì)公司損益形成多大影響？·每次循環(huán)清點(diǎn)中，有幾次確實(shí)存在誤差？·平均每品項(xiàng)貨品發(fā)作誤差的次數(shù)又為何？對(duì)於這些效果，我們可由以下六項(xiàng)目的來找到答案：當(dāng)「清點(diǎn)數(shù)量誤差率」高，但「清點(diǎn)品項(xiàng)誤差率」低時(shí)，表示雖發(fā)作誤差的貨品品項(xiàng)增加，但每一發(fā)作誤差品項(xiàng)之?dāng)?shù)量卻有提高的趨向。此時(shí)應(yīng)檢討擔(dān)任此些品項(xiàng)的人員有無盡責(zé)？以及這些貨品的置放區(qū)域能否妥當(dāng)？有無必要增強(qiáng)管理？相反的，假定當(dāng)清點(diǎn)數(shù)量誤差率」低，但「清點(diǎn)品項(xiàng)誤差率」高時(shí)，表示雖然整個(gè)清點(diǎn)誤差量有下降趨向，但發(fā)作誤差的貨品種類卻增多。誤差品項(xiàng)太多將使後續(xù)的更新修正任務(wù)更為費(fèi)事，且避能夠影響出貨速度，因此亦對(duì)此現(xiàn)象增強(qiáng)控制。(4)平均每件盤差品金額＝盤差誤差金額盤差誤差量假定一旦此目的高，表示高¤位產(chǎn)品的誤差發(fā)作率較大，能夠是公司未實(shí)施物品重點(diǎn)管理的結(jié)果，對(duì)公司營(yíng)運(yùn)將形成很不利影響