綜合辦公室管理辦法

綜合辦公室管理辦法一、公文治理方法⒈辦公室是行政公文處理的治理部門，主管本單位公文處理工作。⒉辦公室應(yīng)明確專兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序，辦公室主任應(yīng)及時提出擬辦意見送分管領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。需要傳閱的公文，不得在部門、個人之間橫傳。專兼職人員負(fù)責(zé)傳遞、催辦，不得丟失，拖延。傳閱完成后及時歸卷，同時在卷內(nèi)名目中填寫編號、文件名稱清單。⒊借閱文件應(yīng)及時，當(dāng)天文件不能超過次日中午時刻，防止重要信息傳達(dá)不及時，導(dǎo)致后患，同時各未班子成員及各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真閱辦每一份傳閱文件，認(rèn)真填寫公文閱辦箋。⒋立卷分類可設(shè)立上級帶文號文件，上級不帶文號資料，自發(fā)帶文號文件，自發(fā)不帶文號資料，甲方帶文號文件，甲方不帶文號資料，監(jiān)理帶文號文件，監(jiān)理不帶文號資料等文件盒，便于查找和治理。⒌各部門發(fā)文應(yīng)由辦公室統(tǒng)一編號，發(fā)文底稿應(yīng)存放辦公室。二、受控文件治理方法⒈辦公室是“文件和資料操縱程序”的主控部門，負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全治理體系相關(guān)文件的綜合治理。⒉治理體系文件。包括治理手冊、程序文件；治理體系輔助性文件：包括施工組織、項(xiàng)目質(zhì)量打算、作業(yè)指導(dǎo)書；技術(shù)性文件：包括國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)則，外來標(biāo)準(zhǔn)圖紙圖樣等；涉及質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全治理的其他治理性文件、部門頒發(fā)的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全治理專用文件；國家公布的涉及質(zhì)量治理內(nèi)容方面的法律、法規(guī)。⒊辦公室有專兼職人員治理，相關(guān)部門也應(yīng)有專兼職人員治理受控文件，建立受控文件臺帳，分門別類標(biāo)識清晰的建立受控文件檔案盒，盒內(nèi)有文件清單，發(fā)往其他部門應(yīng)有發(fā)文清單。⒋相關(guān)部門應(yīng)將質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系輔助性文件，技術(shù)性文件，涉及質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全治理的其他治理性文件名稱列出清單，交辦公室留存一份。⒌項(xiàng)目解體時，受控文件，資料應(yīng)按名目清單上繳主管部門，辦理交接手續(xù)。三、公章、介紹信的治理方法1．印章必須由專人負(fù)責(zé)，建立“公章使用登記表”，日常業(yè)務(wù)用印由辦公室主任審批，對外生產(chǎn)經(jīng)營須經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字方可用印。個人因工作，生活需要蓋印，必須填寫“私人用印審批表”，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽批后用印。印章保管人一律不準(zhǔn)私自用印。2.以單位名義開具的對外聯(lián)系工作介紹信，需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽認(rèn)才能開具，需公司開具的介紹信，需持本單位介紹信到公司辦公室換領(lǐng)。3.項(xiàng)目因機(jī)構(gòu)變動或解體時，應(yīng)將停用的印章密封好，派專人交回制發(fā)單位封存或銷毀。四、辦公及生活用品治理方法1．關(guān)于辦公及生活用品的購置，第一要按月列出打算，由辦公室匯總報項(xiàng)目經(jīng)理審批后，由辦公室負(fù)責(zé)采購、點(diǎn)收、建卡，做到帳物相符。單件在2000元以上的固資采購，第一要向公司對口部門報告購置打算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，由責(zé)任成本中心下購置打算、固資購進(jìn)后，要填寫新建（購置）固定資產(chǎn)驗(yàn)收交接記錄，一式三份及固定資產(chǎn)卡片一式二份，由使用部門和使用人簽收后連記錄表一并交財務(wù)部門，組固入帳，財務(wù)部憑固資卡片登記建帳。2．關(guān)于2000元以內(nèi)的生活、辦公設(shè)備，其全部費(fèi)用進(jìn)單位成本，單位解體時，由本單位（一樣由經(jīng)理、書記、辦公室人員、財務(wù)主管）自行研究處理。2000元以上的物品，由本單位向公司對口部門提交報告，寫明名稱、購置時刻、數(shù)量、單價、已提折舊、設(shè)備狀況，單位及財務(wù)蓋章后，由公司對口部門組織相關(guān)人員進(jìn)行評估，提交正式評估報告一式四份（原單位一份，新單位一份，對口部門一份），由有關(guān)部門（單位）進(jìn)行帳務(wù)處理。3．辦公及生活用品的領(lǐng)用，由辦公室指定人員負(fù)責(zé)登記，依照實(shí)際情形，本著合理、節(jié)約的原則發(fā)放領(lǐng)用。超標(biāo)以及存在白費(fèi)現(xiàn)象的一律不予領(lǐng)取。五、考勤、請銷假治理方法1.項(xiàng)目部實(shí)行早點(diǎn)名制度。點(diǎn)名未到者罰款50元，由辦公室下單張貼公告欄并上交財務(wù)部從工資里扣除。2.職工需要請假者，應(yīng)先到辦公室核定假期、領(lǐng)取并填寫職工請假單，先由分管部門或領(lǐng)導(dǎo)簽字后再報經(jīng)理、書記批準(zhǔn)后把請假單留存辦公室備案。請假到期后，應(yīng)及時向辦公室銷假，超過請假時刻不銷假的視為曠工。因故需要延長假期的應(yīng)該提早打向辦公室說明情形續(xù)假，回來后再補(bǔ)辦續(xù)假手續(xù)。3．職工所享受年休假、探親假、婚假、產(chǎn)假、喪假的假期規(guī)定，依據(jù)勞動法和國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4．工作時刻因私事需脫離工作崗位的，應(yīng)按規(guī)定申請事假，填寫事假書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離崗。專門情形不能事前書面申請的，經(jīng)批準(zhǔn)后，事后上班第一天及時補(bǔ)辦手續(xù)。5．請病假者需持公費(fèi)醫(yī)療機(jī)構(gòu)指定醫(yī)院（急診除外）開具的病假證明，經(jīng)批準(zhǔn)后方可。請事假時刻累積達(dá)到應(yīng)享受年休假時刻的，取消本年度年休假。6．請假人員需在假條上留下家庭號碼，以備專門情形下溝通聯(lián)系。請假期間手機(jī)不能顯現(xiàn)長時刻（1-2天）關(guān)?，F(xiàn)象。六、后勤、衛(wèi)生治理方法1.辦公室負(fù)責(zé)對項(xiàng)目部職工生活、環(huán)境衛(wèi)生、辦公及生活用品、小型機(jī)具進(jìn)行治理。2.項(xiàng)目部成立伙委會，每月至少召開一次伙委會會議。開展“星級生活治理，健康文體活動”競賽，為保證施工生產(chǎn)及各項(xiàng)工作制造一個良好環(huán)境。3.食堂服務(wù)人員要樹立為職工滿腔服務(wù)的熱情，增加主副食花色品種，提高飯菜質(zhì)量，盡量滿足職工的要求。4.要搞好伙食成本的核算，堅(jiān)持二人以上采購，堅(jiān)持過磅驗(yàn)收，堅(jiān)持日清月結(jié)，按月公布伙食成本盈虧情形，盈虧情形操縱在實(shí)際收入5%范疇之內(nèi)。5.食堂衛(wèi)生必須執(zhí)行食品衛(wèi)生“五?四”制度，嚴(yán)禁采購和出售腐爛變質(zhì)食品，食堂和炊管人員個人必須常年保持整潔衛(wèi)生，防止病從口入、杜絕食物中毒事件發(fā)生。6．項(xiàng)目部實(shí)行環(huán)境衛(wèi)生包干制，各部門辦公室門前室內(nèi)由各部門負(fù)責(zé)人指定人員排班負(fù)責(zé)每日清掃。各宿舍門前室內(nèi)由各宿舍人員推選出責(zé)任人，由責(zé)任人指定人員排班負(fù)責(zé)每日清掃，保持辦公和居住環(huán)境潔凈衛(wèi)生。7．辦公室協(xié)同工會，每月一次對職工宿舍、辦公場所環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行檢查，對衛(wèi)生工作，防火、防盜工作達(dá)不到要求的要提出批判，同時監(jiān)督、檢查進(jìn)行整改，直至達(dá)到要求。七、通訊費(fèi)治理方法⒈手機(jī)費(fèi)的治理由辦公室負(fù)責(zé)，項(xiàng)目部班子成員手機(jī)話費(fèi)使用標(biāo)準(zhǔn)按中鐵四七辦（2011）8號文件規(guī)定執(zhí)行。正科級每月話費(fèi)600元，總工、總經(jīng)、安全總監(jiān)及副經(jīng)理每月話費(fèi)400元，攪拌站負(fù)責(zé)人每月話費(fèi)260元，各部門負(fù)責(zé)人每月話費(fèi)200元，技術(shù)主管每月話費(fèi)150元，技術(shù)員每月話費(fèi)100元，司機(jī)每月話費(fèi)100元(注：食堂、保潔等非直截了當(dāng)參與生產(chǎn)人員不按照此規(guī)定執(zhí)行)。2．放在辦公室，但必須保證有專人負(fù)責(zé)治理，所有件須經(jīng)各部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行。八、信息調(diào)研治理方法⒈依照公司信息評比方法，工程造價在一億元以上的項(xiàng)目經(jīng)理部每月應(yīng)上報5條，一億元以下的項(xiàng)目經(jīng)理部每月應(yīng)上報3條，辦公室應(yīng)完成或超額完成規(guī)定的信息上報數(shù)量。2.急、重大信息在兩個小時內(nèi)必須上報公司辦公室。3.完成公司辦公室下達(dá)的調(diào)研打算。九、生產(chǎn)指揮車輛治理方法⒈項(xiàng)目部的小車是為項(xiàng)目指揮生產(chǎn)、為有關(guān)部門服務(wù)現(xiàn)場和解決急、難、險等情形服務(wù)的，由辦公室統(tǒng)一治理使用，各部門用車必須通過辦公室，嚴(yán)禁司機(jī)本人和他人私自出車。專職司機(jī)必須每天填寫車輛運(yùn)轉(zhuǎn)記錄，記錄每天誰用車、去哪里、行駛里程、修理、加油時刻及加油量等情形。缺少車輛運(yùn)轉(zhuǎn)記錄的，當(dāng)月工資一律不予發(fā)放。2.車輛治理實(shí)行定車定人制，非專職司機(jī)一律不準(zhǔn)開車，同時嚴(yán)禁項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子成員私自駕車，如有違反，發(fā)覺后對專職司機(jī)罰款一千元。3.由辦公室辦理一車一卡制，加油時由專車司機(jī)到辦公室領(lǐng)去卡加完油及時上交油卡和加油打印小票，并在小票上寫上該車輛行車公里數(shù)，辦公室統(tǒng)一登記，而且必須按月按里程核算單車油耗情形，實(shí)行節(jié)獎超罰，對過路過橋費(fèi)，小型修理費(fèi)等費(fèi)用，辦公室主任必須把好第一道審核關(guān)口，盡量做到降低項(xiàng)目部治理費(fèi)用，同時每月在公示欄張貼。4.加強(qiáng)對司機(jī)安全行車的教育，違章處罰由司機(jī)個人自理，項(xiàng)目部概負(fù)責(zé)，同時嚴(yán)禁酒后開車，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，杜絕發(fā)生重大行車事故。發(fā)覺酒后開車的一律開除或退回公司，由此所造成的后果自行負(fù)責(zé)。5．為了節(jié)約成本，能乘公共汽車的、有火車及其它交通工具的一樣不派專車，能夠同一方向共用一輛車的盡量合并用車。6．認(rèn)真填寫《機(jī)動車輛登記表》，把握車輛養(yǎng)路費(fèi)、運(yùn)管費(fèi)、物資附加費(fèi)、車輛使用稅、車輛保險費(fèi)和車輛、司機(jī)年檢等工作，及時將有關(guān)手續(xù)交到公司安質(zhì)部辦理，督促有關(guān)費(fèi)用的交納。過期未辦給單位帶來缺失的要追究辦公室主任的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。十、業(yè)務(wù)招待費(fèi)治理方法業(yè)務(wù)招待費(fèi)是企業(yè)對外經(jīng)營活動的需要。為有效地使用業(yè)務(wù)招待費(fèi)用，使其更好地發(fā)揮應(yīng)有的作用，特作如下規(guī)定。（一）業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用原則、范疇⒈業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用應(yīng)本著“內(nèi)外有別、解決問題”和總額操縱的原則。⒉使用范疇是指在本項(xiàng)目部從事對外業(yè)務(wù)往來的人員，招待范疇為與項(xiàng)目部有業(yè)務(wù)往來的單位或個人。3．業(yè)務(wù)招待視情形能在本項(xiàng)目部食堂解決的要盡可能在食堂解決。（二）業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用程序⒈凡使用業(yè)務(wù)招待費(fèi)的人員必須事先向領(lǐng)導(dǎo)請示并規(guī)定限額，待得到同意后方能進(jìn)行。業(yè)務(wù)招待費(fèi)一次使用在200元以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)同意后辦理；超過200元的，須經(jīng)經(jīng)理或書記同意后，方可辦理。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報銷實(shí)行經(jīng)理“一支筆”審批，黨政會簽。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)發(fā)生后三日內(nèi)必須辦理報批手續(xù)，做到一事一報、誰事誰報。即先填寫“業(yè)務(wù)招待費(fèi)清單”，經(jīng)項(xiàng)目部經(jīng)理審批、書記會簽后，辦公室辦理登記，方能報銷。4.嚴(yán)格日常對外聯(lián)系工作臨時用品（煙、酒、礦泉水、飲料等）的操縱，對外招待需填寫“招待煙、酒、礦泉水、飲料申請單”并注明所辦事宜，經(jīng)項(xiàng)目部經(jīng)理批示后，辦公室才能發(fā)放。5.凡能在內(nèi)部食堂就餐的，一律在內(nèi)部食堂辦理，由經(jīng)辦人員填寫“外來人員就餐批準(zhǔn)單”，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交辦公室安排工作餐，辦公室每月匯總送項(xiàng)目部經(jīng)理審批，到財務(wù)報銷，進(jìn)入食堂成本，并有炊事員和經(jīng)辦人員簽字。工作餐的標(biāo)準(zhǔn)原則上公司領(lǐng)導(dǎo)每人每餐100元，科級干部每人每餐50元，一樣工作人員每人每餐20元。（三）業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用中注意事項(xiàng)：1.嚴(yán)格禁止長期積壓或多次招待一次報批現(xiàn)象。2.禁止不打招呼，先斬后奏或超標(biāo)準(zhǔn)招待。嚴(yán)格操縱陪餐人員的數(shù)量，做到誰事誰辦。3.格操縱招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和非生產(chǎn)性、經(jīng)營性支出。4.禁止招待人員進(jìn)舞廳、桑拿等高級娛樂場所進(jìn)行消費(fèi)。5.禁止內(nèi)部招待，杜絕招待過程中的白費(fèi)現(xiàn)象。十一、附則1.本方法自即日起生效。2.本方法由項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)說明。附表1收文登記簿日期編號來文編號標(biāo)題份數(shù)備注附表2發(fā)文編號登記簿發(fā)文標(biāo)題主題詞簽發(fā)日期編號附表3受控文件一覽表序號主管部門受控文件編號受控文件分發(fā)號受控文件標(biāo)題受控文件份數(shù)受控文件簽發(fā)人備注附表4文件發(fā)放范圍清單序號名稱份數(shù)分發(fā)號簽收序號名稱份數(shù)分發(fā)號簽收發(fā)文部門：收發(fā)室接收人：附表5請示報告登記簿日期編號來文編號標(biāo)題處理結(jié)果附表6電傳通知登記簿日期編號來文編號內(nèi)容搞要處理結(jié)果附表7業(yè)務(wù)招待費(fèi)登記表時間事由報銷金額經(jīng)辦部門報銷人領(lǐng)導(dǎo)審批附表8公章使用登記表日期使用人經(jīng)辦人用途批準(zhǔn)人備注附表9介紹信使用登記表日期單位經(jīng)辦人內(nèi)容摘要批準(zhǔn)人備注附表10手機(jī)話費(fèi)登記本序號姓名月標(biāo)準(zhǔn)（元）實(shí)際發(fā)生額（元）超標(biāo)額（元）月份報銷時刻附表11工作情況簡報登記本編號標(biāo)題份數(shù)上報部門備注附表12上報信息登記本編號摘要份數(shù)上報部門備注附表13文件審批表受控狀態(tài)（）緩急（）簽發(fā)：主管部門核稿：主管部門：擬稿人：：會簽：標(biāo)題：主題詞：附件（份）主送：抄報：抄送：共?。悍荽鏅n：份打字：校對：發(fā)文編號：[]號年月日封發(fā)附表14員工因公出差審批表部門申請人姓名前往單位估量時刻（天）要解決的具體問題審批人解決問題的落實(shí)情況（不夠填寫可附頁）實(shí)際工作時間…………………（以下在出差、住勤費(fèi)報銷單背后粘貼）領(lǐng)導(dǎo)審批意見出差人姓名天數(shù)領(lǐng)導(dǎo)簽名落款日期附表15駕駛員登記表序號姓名性別年齡駕證號身份證號初次領(lǐng)證日期準(zhǔn)駕車型戶籍單位備注附表16公司機(jī)動車輛登記表單位：序號牌照號治理號車型廠牌發(fā)動機(jī)號車架號顏色噸/座戶籍養(yǎng)路費(fèi)車船稅保險運(yùn)管費(fèi)備注1234567891011附表17已婚育齡職工花名冊序號姓名出生年月家庭住址婚姻狀況現(xiàn)有子女采取何種節(jié)育措施配偶備注男女是否領(lǐng)證姓名單位住址附表18未婚青年登記表序號姓名性別出生年月戶口所在地備注附表19計(jì)劃生育宣傳情況記錄開展宣傳月時刻：宣傳月題目：學(xué)習(xí)情形學(xué)習(xí)內(nèi)容學(xué)習(xí)次數(shù)：參加人數(shù)：領(lǐng)導(dǎo)參加數(shù)：備注：活動橫幅標(biāo)語答卷播放錄像展版櫥窗板報播放碟片座談會情形（幅）（條）（人次）（場次）（塊）（期）（期）（次）（次）塡表單位：制表人：填表時刻：年月日附表20領(lǐng)發(fā)計(jì)劃生育光榮證登記表編號領(lǐng)證夫婦姓名性別年齡工作單位兒童姓名性別出生年月日保健費(fèi)發(fā)放時刻光榮證發(fā)放時刻光榮證號獎勵金額備注附表21年避孕藥具發(fā)放、隨訪花名冊附件（一）填表單位：發(fā)放情況隨訪情況姓名藥具品種規(guī)格數(shù)量日期領(lǐng)藥人簽名隨訪日期有何副作用失敗緣故發(fā)藥人簽名備注漏服破舊其它

附表22獨(dú)生子女保健費(fèi)發(fā)放登記表單位：姓名性別年齡獎勵項(xiàng)目獎勵標(biāo)準(zhǔn)金額簽章附表23隨隊(duì)家屬登記表序號姓名出生年月結(jié)婚年月原戶口所在地現(xiàn)住址現(xiàn)在子女?dāng)?shù)采取何種節(jié)育措施來隊(duì)時刻懷孕、生育男方備注懷孕年月胎次生育年月姓名單位附表24生活辦公固資登記臺帳序號品名規(guī)格型號購置日期單位數(shù)量設(shè)備原值備注附表25低值易耗品登記臺帳序號品名單位數(shù)量單價金額備注固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)類別：卡片號：(財固1)資產(chǎn)名稱型號、規(guī)格及技術(shù)特征管理編號計(jì)量單位數(shù)量建造年月建造單位技術(shù)證書出廠編號動態(tài)記錄原價或使用日期日期保管使用單位已提折舊評估價值折舊年限調(diào)入調(diào)出含安裝費(fèi)年折舊率內(nèi)含附屬設(shè)備及建筑殘值率名稱、規(guī)格、數(shù)量原價清理費(fèi)用實(shí)際使用年限投資款源填制單位：中鐵四局集團(tuán)填制人：年月日新建（購置）固定資產(chǎn)驗(yàn)收交接記錄中鐵四局集團(tuán)（財固7）固定資產(chǎn)名稱計(jì)量數(shù)量治理編號單位規(guī)格型號或結(jié)構(gòu)建筑單位建筑年月年月出廠編號登記對象原價內(nèi)含設(shè)備費(fèi)內(nèi)含安裝費(fèi)構(gòu)筑地點(diǎn)或折舊年限保管使用單位殘值率本固定資產(chǎn)由下列單項(xiàng)資產(chǎn)組成資產(chǎn)名稱規(guī)格型號建造單位及年月計(jì)量數(shù)量單價金額單位驗(yàn)收意見及驗(yàn)收人員簽字：附屬技術(shù)資料：投資款源：接收單位:(公章)移交單位：(公章)單位主管單位主管使用部門經(jīng)辦部門財務(wù)部門財務(wù)部門經(jīng)辦人年月日經(jīng)辦人年月日

固定資產(chǎn)盤盈、盤虧報告表中鐵四局集團(tuán)年月日（財固12）卡片號治理編號固定資產(chǎn)計(jì)量盤盈盤虧理由書證明材料名稱單位數(shù)量評估價值估量折舊數(shù)量原價已提折舊已提減值編號編號主管：財務(wù)：審核：經(jīng)辦：登記對象組成的日常變動（財固1背面）裝修記錄改良記錄租入記錄日期憑證號摘要原價已提折舊日期憑證號摘要原價已提折舊日期憑證號摘要原價已提折舊租出記錄減值記錄清理記錄日期憑證號摘要原價已提折舊日期憑證號摘要支出金額清理緣故清理依據(jù)累計(jì)折舊清理費(fèi)用清理凈殘值出售金額卡片注銷期固定資產(chǎn)拆除報廢申請表中鐵四局集團(tuán)年月日（財固10）固定資產(chǎn)名稱治理編號卡