采購部制度匯編樣本

采購部管理制度目錄一、組織架構(gòu)5二、崗位職責(zé)71、采購部經(jīng)理崗位職責(zé)82、采購部副經(jīng)理崗位職責(zé)及規(guī)定83、內(nèi)勤崗位職責(zé)及規(guī)定 9 4、大宗原料科采購員崗位職責(zé)及規(guī)定95、小宗原料科采購員崗位職責(zé)及規(guī)定116、儲運(yùn)員崗位職責(zé)及規(guī)定12三、作業(yè)規(guī)范13１、原物料采購作業(yè)規(guī)范14２、采購內(nèi)勤作業(yè)規(guī)范18四、工作制度201、采購合同管理細(xì)則212、采購員出差管理辦法243、儲運(yùn)管理辦法244、重慶、重慶雙橋、江津、廣安四正大公司聯(lián)合采購工作操作規(guī)程265、聯(lián)合采購委員會會議程序29五、表單記錄311、原料采購籌劃2、重慶片區(qū)正大采購籌劃表3、重慶及川東各正大（）月原（材）料采購價格匯總表4、全國各地（）月原料價格行情5、車皮發(fā)出告知單6、到貨原料異常狀況報(bào)告表7、原料車皮收貨登記表8、原料收/退貨報(bào)告查詢表9、原料收貨結(jié)算確認(rèn)表

一組織架構(gòu)

采購部組織架構(gòu)

二崗位職責(zé)

一采購部經(jīng)理崗位職責(zé)及規(guī)定1、依照公司年度工作安排，擬定本部門年工作任務(wù)、籌劃及達(dá)到年工作任務(wù)、籌劃辦法，并帶領(lǐng)部門全體員工認(rèn)真貫徹貫徹部門工作任務(wù)、籌劃和完畢公司交辦各項(xiàng)工作任務(wù)。2、密切注視原物料供應(yīng)市場狀況，經(jīng)常與同行業(yè)之采購單位保持聯(lián)系，理解行情變化趨勢，為采購委員會制定采購方略提供根據(jù)。3、制定本部門員工全年培訓(xùn)籌劃，加強(qiáng)對員工工作素質(zhì)、能力培養(yǎng)，不斷全面提高每位員工自身素質(zhì)和工作能力。4、審核原物料供應(yīng)商報(bào)價單、各類報(bào)表、請購單、請款單等5、負(fù)責(zé)部屬工作完畢狀況跟蹤、檢查與考核。6、依照工作需要及人員自身狀況對本部門各崗位人員任用，向總經(jīng)理提出使用意見，定期評估各人員工作體現(xiàn)，并隨時予以必要指引和協(xié)助。7、負(fù)責(zé)與公司內(nèi)部各有關(guān)部門溝通、協(xié)調(diào)。8、主管交辦暫時性工作。二采購部副經(jīng)理崗位職責(zé)及規(guī)定1、協(xié)助部門經(jīng)理依照銷售籌劃及生產(chǎn)籌劃，與采購員共同擬訂原物料采購籌劃，匯總后交與采購部經(jīng)理審核。2、依照公司規(guī)定及實(shí)際工作中浮現(xiàn)新狀況，及時修改完善各崗位崗位職責(zé)、作業(yè)規(guī)范、管理規(guī)章制度、各崗位績效考核辦法，呈交采購部經(jīng)理審核后據(jù)以實(shí)行。3、從集團(tuán)總部、兄弟公司、競爭廠家、供應(yīng)商、報(bào)刊雜志等各個方面廣泛收集原料市場行情，為采購部經(jīng)理擬定原料單價提供根據(jù)。4、參加四公司采購委員會，并作會議記錄。5、協(xié)助采購員采購某些原物料。6、負(fù)責(zé)四公司編織袋采購。7、協(xié)助采購部經(jīng)理與公司內(nèi)部各有關(guān)部門溝通、協(xié)調(diào)。8、主管交辦暫時性工作。三內(nèi)勤崗位職責(zé)及規(guī)定1、分清各種原料來源、品名、價格、入庫數(shù)量，記錄本部門及采購員購入原料數(shù)量，并辦理付款手續(xù)。2、依照用量籌劃，負(fù)責(zé)編制并采購預(yù)混料采購籌劃，以保證公司生產(chǎn)之需。3、每月月末協(xié)同財(cái)務(wù)部、采購員與各個供應(yīng)商對清帳務(wù)。4、加強(qiáng)內(nèi)部資料管理、合同管理、客戶檔案管理，負(fù)責(zé)本部門各種記錄報(bào)表填報(bào)。5、主管交辦暫時性工作。四大宗原料科采購員崗位職責(zé)及規(guī)定1、編制玉米、豆粕、黃豆、魚粉等原料采購年籌劃、半年滾動籌劃、季度籌劃、月籌劃；承辦經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理核準(zhǔn)后原料合同之訂立，跟催及執(zhí)行。2、依照采購籌劃，負(fù)責(zé)玉米、豆粕、魚粉、黃豆等大宗原料采購工作，保證公司飼料生產(chǎn)。3、理解原料產(chǎn)地種植及收成狀況、品種分布、產(chǎn)量、價格、流通環(huán)節(jié)及運(yùn)送狀況等，系統(tǒng)分析關(guān)于原料資料，以書面形式報(bào)告市場行情趨勢。4、不斷提高原料品質(zhì)鑒別能力，減少進(jìn)貨不合格率。5、為滿足公司原料需要，要積極聯(lián)系更多第一供貨商并努力完畢部門下達(dá)指令采購任務(wù)。6、積極開發(fā)省外市場原料代替品。7、協(xié)助部門經(jīng)理掌握省內(nèi)、外原料行情趨勢，理解競爭廠家供貨狀況，收集和分析省內(nèi)、原料產(chǎn)地資料信息，作出市場預(yù)測。8、逐漸建立長期、穩(wěn)定原料供應(yīng)基地，盡量減少中間環(huán)節(jié)，力求原料合格達(dá)到率符合原則。9、積極完畢部門下達(dá)任務(wù)，合理安排好尋常工作，做好貨品清理結(jié)算工作，用好資金并保證其安全性。10、依照采購籌劃，負(fù)責(zé)玉米、豆粕、魚粉、黃豆等大宗原料采購工作，保證公司飼料生產(chǎn)。11、理解原料產(chǎn)地種植狀況、品種分布、產(chǎn)量、價格、流通環(huán)節(jié)及運(yùn)送狀況等，系統(tǒng)分析關(guān)于原料資料，以書面形式報(bào)告市場行情趨勢。12、不斷提高原料品質(zhì)鑒別能力，減少不合格產(chǎn)品率。13、為滿足公司原料需要，要積極聯(lián)系更多第一供貨商并努力完畢部門下達(dá)指令采購任務(wù)。14、積極開發(fā)省外市場原料代替品。15、主管交辦暫時性工作。五小宗原料科采購員崗位職責(zé)及規(guī)定1、編制麥夫、菜枯、磷酸氫鈣、石粉、賴氨酸、氯化膽堿等原料采購年籌劃、半年滾動籌劃、季度籌劃、月籌劃；承辦經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理核準(zhǔn)后原料合同之訂立，跟催及執(zhí)行。2、依照采購籌劃，負(fù)責(zé)麥夫、菜枯、磷酸氫鈣、石粉、賴氨酸、氯化膽堿等小料采購工作。3、理解產(chǎn)地原料種植狀況、品種分布、氣候變化、豐欠狀況、價格以及某些原料（菜枯、賴氨酸、蛋氨酸等）加工及進(jìn)出口狀況。4、負(fù)責(zé)對到達(dá)本司不合格原料解決，原料包裝袋、廢料解決。5、不斷提高原料品質(zhì)鑒別能力，減少不合格率，積極尋找生產(chǎn)廠家，建立穩(wěn)定供應(yīng)基地，減少采購成本。6、積極開發(fā)省內(nèi)原料代替品。7、協(xié)助部門經(jīng)理掌握省內(nèi)、外小品種原料行情趨勢，理解競爭廠家供貨狀況，收集和分析產(chǎn)地資料、豐欠狀況、供求狀況等信息資料，作出市場預(yù)測。8、逐漸建立長期、穩(wěn)定原料供應(yīng)基地，盡量減少中間環(huán)節(jié)，減少原料成本和采購成本，力求原料合格達(dá)到率符合原則。9、積極完畢部門下達(dá)任務(wù)，合理安排好尋常工作。10、負(fù)責(zé)到達(dá)公司大宗原料不合格某些銷售，盡量減少公司及客戶損失。11、依照采購籌劃，負(fù)責(zé)麥夫、菜枯、磷酸氫鈣、石粉、賴氨酸、氯化膽鹼等小料采購工作。12、理解產(chǎn)地原料種植狀況、品種分布、氣候變化、豐欠狀況、價格以及某些原料（菜枯、賴氨酸、蛋氨酸等）進(jìn)、出口狀況。13、負(fù)責(zé)對到達(dá)本司不合格原料解決，原料包裝袋、廢料解決。14、不斷提高原料品質(zhì)鑒別能力，減少不合格率，積極尋找生產(chǎn)廠家，建立穩(wěn)定供應(yīng)基地，減少采購成本。15、積極開發(fā)省內(nèi)原料代替品。16、主管交辦暫時性工作。六儲運(yùn)員崗位職責(zé)及規(guī)定1、協(xié)助部門經(jīng)理解決好尋常工作和突發(fā)事件。2、負(fù)責(zé)到達(dá)各火車站及碼頭原物料接運(yùn)工作，盡快將貨品運(yùn)回公司，減少暫存費(fèi)用。3、負(fù)責(zé)我司成品在火車站及碼頭發(fā)運(yùn)狀況。4、選用運(yùn)送協(xié)作單位，協(xié)調(diào)車站、碼頭關(guān)系。5、對差短件、淋濕結(jié)塊等作好記錄，以便供應(yīng)商索取及索賠。6、告知有關(guān)部門原料到達(dá)時間、名稱、供貨單位，請有關(guān)部門做好接受準(zhǔn)備。7、主管交辦暫時性工作。三作業(yè)規(guī)范

一原物料采購作業(yè)規(guī)范１、原料采購程序：依照銷售部銷售籌劃，品管部作出用料籌劃，采購部據(jù)此編制原料采購籌劃表。1）收集市場原料信息，并透過北京總部采購中心和成都采購中心以及公司采購部掌握原料行情，填報(bào)原料行情報(bào)表，并對市場行情進(jìn)行認(rèn)真研判。2）采用電話、電報(bào)、傳真、郵遞和書面等方式向供貨商詢價。加強(qiáng)與集團(tuán)北京、成都采購中心、香港、曼谷貿(mào)易部聯(lián)系，掌握國內(nèi)、國際行情，并保存必要報(bào)價資料。3）采購委員會每二周召開一次，通過對原料庫存量、在途量及行情預(yù)測，對各種原料作出最高采購限價。4）嚴(yán)格貨比三家原則，選取抱負(fù)采購價位，填報(bào)“請購單”，在采購委員會限價內(nèi)，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，超過采購委員會限價時，需請示總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可訂貨。5）嚴(yán)格履行合同公約，追蹤發(fā)運(yùn)。采購員應(yīng)在原物料裝車后在七十二小時內(nèi)將所發(fā)貨品車號、發(fā)貨單位、價格書面告知儲運(yùn)科，并在貨品到達(dá)前將“領(lǐng)貨憑證”寄到采購部，儲運(yùn)員及時填報(bào)“到貨預(yù)報(bào)表”。6）收到品管部到貨原料異常狀況報(bào)告，如果是在工作時間內(nèi)，采購部應(yīng)在一小時內(nèi)完畢與供應(yīng)商聯(lián)系，以便向接貨部門書面回答解決意見，下班時間可延至次日上午上班一小時內(nèi)。7）帶款發(fā)貨原料，如果貨款是在本地車板一次性付給，應(yīng)填報(bào)帶款發(fā)貨到公司成本價格預(yù)測表送財(cái)務(wù)部，以便成本核算。8）發(fā)生商務(wù)糾紛問題（短量損耗），一方面應(yīng)將所到貨品接車、轉(zhuǎn)運(yùn)原始記錄備齊，并及時聯(lián)系供應(yīng)商解決此事，時間限制在到貨后三十天內(nèi)。超過時間按公司接貨之程序辦理。9）代供應(yīng)商解決貨品（因質(zhì)量因素未收）在公司停留時間為到貨后三十天內(nèi)，逾期未解決或未解決完，應(yīng)將此貨轉(zhuǎn)出公司，代租庫存儲費(fèi)用應(yīng)由供貨商支付。10）收到采購部原料收貨結(jié)算表后，財(cái)務(wù)部應(yīng)在四十八小時內(nèi)通過采購內(nèi)勤與供應(yīng)商核對，雙方確認(rèn)后，按合約憑發(fā)票辦理結(jié)算手續(xù)。11）對每批貨品質(zhì)、價格及合同履行狀況進(jìn)行評判，建立供應(yīng)商資料卡，采購員填報(bào)“原料采購成本核算單”，進(jìn)入采購部部門目的績效考核程序。12）建立供應(yīng)商檔案。及時將供應(yīng)商資料卡、合同歸檔，便于對供應(yīng)商進(jìn)行評判。２、預(yù)混料采購程序1）由品管部依照銷售部銷售籌劃，按品種每月向采購部報(bào)半年預(yù)混料使用滾動籌劃，采購部據(jù)此編制采購籌劃。2）每月25日前報(bào)下月預(yù)混料使用籌劃。3）采購程序：采購部向廣漢正大訂貨─→追蹤發(fā)運(yùn)─→驗(yàn)收入庫─→結(jié)算付款。３、包裝物品采購程序1）由倉儲部每月填報(bào)一次包裝物使用籌劃，報(bào)總經(jīng)辦核準(zhǔn)，采購部據(jù)此編制采購籌劃。2）包裝物品采購時間，省內(nèi)采購品種需提前30天報(bào)籌劃，省外采購品種需提前45天報(bào)籌劃。3）采購部向供應(yīng)商詢價，簽約訂購、跟催發(fā)貨。4）倉儲部、品管部、銷售部對購回包裝物品進(jìn)行驗(yàn)收，填報(bào)驗(yàn)收報(bào)告，采購部依照“入庫單”和驗(yàn)收報(bào)告同供應(yīng)商結(jié)算。４、協(xié)助兄弟公司采購程序1）兄弟公司若需重慶正大采購部協(xié)助購買原物料，經(jīng)由各公司提出采購籌劃。2）依照各公司提出采購籌劃，經(jīng)本程序１⑴～１⑷之程序后，將需購買原料品名、數(shù)量、價格、到貨期以及其他重要條款以訂貨確認(rèn)單方式書面報(bào)告購買公司（副）總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理，經(jīng)簽字后與供應(yīng)商訂合同。3）合同訂立后，追蹤發(fā)運(yùn)，應(yīng)在供應(yīng)商裝車七十二小時內(nèi)將所發(fā)貨品車號、發(fā)貨單位、價格用“車皮發(fā)出告知單”告知需貨公司采購部，并在貨品到達(dá)前將“領(lǐng)貨憑證”寄到該公司采購部。4）收到需貨公司采購部到貨異常報(bào)告后，如果是在工作時間內(nèi)，應(yīng)在一小時內(nèi)完畢與供應(yīng)商聯(lián)系；下班時間可延至次日上午上班一小時內(nèi)，以便向接貨公司回答解決意見。5）收到需貨公司采購部原料收貨結(jié)算表后應(yīng)在四十八小時內(nèi)與供應(yīng)商核對，雙方確認(rèn)后，按合同憑發(fā)發(fā)票辦理結(jié)算手續(xù)。５、車站（碼頭）接貨程序1）采購人員應(yīng)及時將原物料發(fā)出后發(fā)出時間、車皮號(船號)、件數(shù)、均重告知儲運(yùn)科，儲運(yùn)科應(yīng)及早與運(yùn)送單位和車站（碼頭）獲得聯(lián)系，并通報(bào)倉儲部（生產(chǎn)部）和品管部作好接受準(zhǔn)備。2）貨品到站（港）后，儲運(yùn)人員應(yīng)監(jiān)督好每車皮（貨輪）卸火車（船），裝汽車，過地磅全過程，認(rèn)真填報(bào)車站（碼頭）接貨原始記錄日報(bào)表及車站（碼頭）運(yùn)送接貨月報(bào)表。3）火車浮現(xiàn)短件、破損、被盜狀況應(yīng)及時向鐵路索取記錄，填制鐵路記錄告知單，迅速告知發(fā)貨單位并向保險(xiǎn)公司索賠；船運(yùn)浮現(xiàn)短件、被盜、被淋濕等應(yīng)及時向承運(yùn)部門索賠。4）從車站（碼頭）轉(zhuǎn)送原料到公司過程中，應(yīng)加蓋蓬布，防止原料被雨淋濕。5）儲運(yùn)人員負(fù)責(zé)對車站（碼頭）費(fèi)用及代辦單位代墊費(fèi)用進(jìn)行審核，并編制“車站（碼頭）費(fèi)用月登記表”，連同原始單據(jù)交采購內(nèi)勤結(jié)算。6、不合格原料解決程序1）由品管部對不合格原料進(jìn)行鑒定。倉儲部每周向采購部提供一次經(jīng)品管部確認(rèn)后不合格原料品名、件數(shù)、數(shù)量、存儲地點(diǎn)等。2）供應(yīng)商（暫存于我司或租借倉庫）屬于不合格原料，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，需供應(yīng)商書面告知我司代銷售，我司在代銷售完畢結(jié)算時應(yīng)扣出公司代墊費(fèi)用。3）屬于公司不合格原料，采購部負(fù)責(zé)銷售，與客戶議定價格后填報(bào)“原料解決單”呈總經(jīng)理批準(zhǔn)。4）客戶持“原料出庫單”到財(cái)務(wù)部預(yù)繳款，憑繳款憑據(jù)到倉儲部（生產(chǎn)部）倉庫出貨，過磅后結(jié)清貨款。7、原物料采購操作程序表式1）原料采購籌劃表2）原料行情報(bào)表3）原料采購請購單4）原料采購費(fèi)用籌劃5）原料到貨預(yù)報(bào)表6）帶款發(fā)貨價格預(yù)測表7）原料收貨結(jié)算表8）供應(yīng)商資料卡9）原料采購成本核算單10）訂貨確認(rèn)單11）車皮發(fā)出告知單12）車站（碼頭）接貨原始記錄日報(bào)表13）原料接受月報(bào)表14）鐵路記錄告知單15）車站（碼頭）費(fèi)用月登記表16）原料解決單二采購內(nèi)勤作業(yè)規(guī)范１、貨款結(jié)算作業(yè)規(guī)范1）收到地磅送交原料收貨報(bào)告后，應(yīng)在四小時內(nèi)將供貨單位、原料名稱、數(shù)量、價格核對精確，并將“原料收貨報(bào)告”進(jìn)行分聯(lián)，“財(cái)務(wù)付款”聯(lián)、“采購部留存”聯(lián)送交品管部輸入原料品質(zhì)，“會計(jì)入帳”聯(lián)送交財(cái)務(wù)部，“工廠留存”聯(lián)送交倉儲部。2）在品管部確認(rèn)并輸入原料品質(zhì)“原料收貨報(bào)告”兩聯(lián)上輸入品質(zhì)實(shí)際扣款，并將“財(cái)務(wù)付款”聯(lián)送交財(cái)務(wù)部審核。未入庫不合格原料在“不合格原料狀況登記表”登記。3）同一供貨單位同一批次原料到齊后，應(yīng)在兩天內(nèi)將帳務(wù)與供應(yīng)商核對清晰，并依照財(cái)務(wù)審核后“財(cái)務(wù)付款”聯(lián)打印“付款申請單”。4）結(jié)算貨款時，應(yīng)將“付款申請單”連同“發(fā)票”交部門經(jīng)理審準(zhǔn)后送財(cái)務(wù)部審核。5）供應(yīng)商預(yù)付款項(xiàng)、公司代墊費(fèi)用、客戶借款，在結(jié)算貨款時予以結(jié)清，不得漏掉。6）車站(碼頭)費(fèi)用結(jié)算，憑儲運(yùn)科審核后“車站（碼頭）費(fèi)用月報(bào)表”與原始單據(jù)核對，按實(shí)際發(fā)生額結(jié)算，并在“運(yùn)送費(fèi)用結(jié)算登記表”登記。7）貨款結(jié)算后，應(yīng)在“貨款結(jié)算登記表”登記，供應(yīng)商領(lǐng)取支票、匯款后應(yīng)簽名備查。8）每周五及每月底打印采購收貨登記表２、檔案、資料管理1）合同管理按“合同管理辦法”執(zhí)行，按類別、按季度政檔歸類。2）公司下發(fā)各類資料、文獻(xiàn)，公司各部門送達(dá)本部門文獻(xiàn)材料要?dú)w類，并在“來文登記薄”上登記，送呈部門經(jīng)理。3）將部門經(jīng)理訂立意見后文獻(xiàn)、資料傳交承辦人，并及時編號、分類、歸檔。4）采購部對公司其他部門發(fā)送文獻(xiàn)應(yīng)在“發(fā)文登記薄”登記，請收文部門簽收。３、記錄報(bào)表1）準(zhǔn)時按規(guī)定填報(bào)各類報(bào)表，按照各類表格欄目逐項(xiàng)認(rèn)真填報(bào)。2）各項(xiàng)報(bào)表編制完畢后按規(guī)定分送各個部門，并作好登記（見⑶附表）。3）各類報(bào)表名稱、報(bào)送時間、部門、留（存）狀況如下：序號報(bào)表名稱送時間報(bào)送部門登記表格名稱１生成采購系統(tǒng)數(shù)據(jù)每日集團(tuán)總部地區(qū)辦公室發(fā)籌劃、報(bào)表報(bào)送狀況表２采購周報(bào)表每周一西南地區(qū)財(cái)務(wù)總監(jiān)同上３市場動態(tài)表每周一趙總史總監(jiān)同上４原料市場狀態(tài)表每旬品管部５近期原材料采購表每周一采購部經(jīng)理同上６付款籌劃表每周一財(cái)務(wù)部經(jīng)理同上４、附表1）不合格原料狀況登記表2）采購部預(yù)付款登記表3）應(yīng)扣代墊（客戶）費(fèi)用登記表4）客戶借款登記表5）運(yùn)送結(jié)算登記表6）貨款結(jié)算登記表7）來文登記薄8）發(fā)文登記薄9）籌劃、報(bào)表報(bào)送表四工作制度

一采購合同管理細(xì)則為了加強(qiáng)對原料購銷合同管理，使合同管理有章可循，對“經(jīng)濟(jì)合同管理辦法”詳細(xì)化，特制定本細(xì)則。1、合同訂立：1）采購員在與供應(yīng)商面談（或電話聯(lián)系）原料供應(yīng)品名、數(shù)量、價格、交貨期及其他交易條件等內(nèi)容，并在征得采購部經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可訂立合同。2）訂立合同步，由采購員在采購內(nèi)勤處領(lǐng)取空白“原料購銷合同”，一式二份，采購員須按照合同條款規(guī)定逐欄逐項(xiàng)填寫。規(guī)定筆跡工整，表述清晰，精確。3）合同草擬完畢，交供應(yīng)商代表查看，如無異議，請供應(yīng)商代表簽字，蓋公章（或合同專用章），然后采購員簽名，并送采購部經(jīng)理審核。4）如與供應(yīng)商系電話聯(lián)系商談，采購員草擬完合同后，應(yīng)將合同內(nèi)容告知供應(yīng)商，供應(yīng)商無異議，采購員簽名送采購部經(jīng)理審核。2、合同審核：1）采購部經(jīng)理收到采購員訂立合同后，應(yīng)仔細(xì)審核，如無異議，則簽名確認(rèn)，并交采購內(nèi)勤送總經(jīng)辦。2）總經(jīng)辦收到采購部呈報(bào)原料購銷合同，應(yīng)及時送呈總經(jīng)理（或副總經(jīng)理）審批，總經(jīng)理（或副總經(jīng)理）若批準(zhǔn)，簽名批準(zhǔn)；若不批準(zhǔn)，合同無效。（合同正文中應(yīng)注明此合同須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字并加蓋公章后方生效）3）總經(jīng)辦負(fù)責(zé)將經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后合同，按采購部提供傳真號碼傳真給供應(yīng)商；如供應(yīng)商已在合同原件上簽字、蓋公章（或合同專用章），則須加蓋我司公章（或合同專用章），并將合同返回采購部。4）合同傳真給供應(yīng)商后，該筆合同承辦之采購員應(yīng)及時跟蹤，規(guī)定供應(yīng)商要簽字確認(rèn)，并加蓋公章（或合同章）在我司規(guī)定期間之內(nèi)回傳給本司（合同中應(yīng)注明回傳有效時間，超過期限該合同自動失效）。5）總經(jīng)辦收到供應(yīng)商確認(rèn)后回傳合同后，應(yīng)及時將合同傳給采購部內(nèi)勤，或該合同承辦之采購員。采購部內(nèi)勤或該合同承辦之采購員應(yīng)將對方確認(rèn)之合同與該合同底稿核對。如合同條款無改動送總經(jīng)辦加蓋合同章后回傳供應(yīng)商。同步該合同以承辦件存采購部。6）采購內(nèi)勤收到有效合同后應(yīng)及時交給經(jīng)辦采購員和采購部經(jīng)理查看，采購員應(yīng)及時將合同原件（正本）快遞給供應(yīng)商，同步督促供應(yīng)商在收到合同原件（正本）后盡快簽字蓋章，并快遞回我司，采購員在收到供應(yīng)商簽字、蓋章合同原件（正本）后，送交總經(jīng)辦蓋章，一份交采購內(nèi)勤編號存檔，一份快遞供應(yīng)商。7）由供應(yīng)商草擬合同，采購員簽名后按本細(xì)則第5、6條辦理。并請供應(yīng)商將合同原件一式二份快遞我司，采購員在收到供應(yīng)商合同原件后，送部門主管簽名，并報(bào)呈總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)，然后加蓋合同章，一份交采購內(nèi)勤編號存檔，一份快遞供應(yīng)商。8）在暫時采購中，采購員與供應(yīng)商談定所購原料品種、價格等條件后，無法與供應(yīng)商訂立合同，采購員須填報(bào)《原料請購單》，并將《原料請購單》送部門經(jīng)理審核，價格在采購委員會限價范疇內(nèi)，部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)即生效，價格超過限價范疇，須報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)。9）經(jīng)采購部經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)《原料請購單》送回采購內(nèi)勤，按合同歸檔管理。3、合同變更：1）采購部內(nèi)勤或采購部收到供應(yīng)商確認(rèn)后回傳合同后，如果發(fā)現(xiàn)合同條款有任何改動，應(yīng)立即向采購部經(jīng)理或總經(jīng)理報(bào)告。如果采購部經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)合同條款改動內(nèi)容，須簽名承認(rèn)，并送呈總經(jīng)辦。如采購部經(jīng)理或總經(jīng)理不批準(zhǔn)改動內(nèi)容，則該合同承辦之采購員或采購內(nèi)勤應(yīng)立即書面?zhèn)髡娓嬷獙Ψ讲慌鷾?zhǔn)修改之內(nèi)容直至取消該合同。同步作記錄，存檔備查。2）合同在履行過程中，如需中斷或變更，采購員須書面報(bào)告，經(jīng)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，書面?zhèn)髡娼o供應(yīng)商，并經(jīng)供應(yīng)商簽字、蓋章回傳確認(rèn)，方能中斷和變更合同；供應(yīng)商提出中斷變更合同，也需書面?zhèn)髡嫖宜荆?jīng)采購部經(jīng)理和總經(jīng)理書面確認(rèn)，方得中斷或變更合同。4、合同履行：1）合同生效后，采購員須跟蹤合同履行狀況，隨時掌握發(fā)貨狀況、運(yùn)送狀況等狀況，并將供應(yīng)商履行合同狀況隨時報(bào)告采購部經(jīng)理。2）對公司已接受之合格原料，采購員應(yīng)負(fù)責(zé)對供應(yīng)商供貨數(shù)量進(jìn)行結(jié)算記錄，將收貨狀況書面告知供應(yīng)商，并負(fù)責(zé)催收結(jié)算發(fā)票。5、不合格原料解決：1）供應(yīng)商原料到站后，如質(zhì)量不合格，采購內(nèi)勤應(yīng)及時將品管部退貨告知告知采購員，采購員須在接到品管部退貨告知當(dāng)天（如遇下班，則在次日上班一小時）內(nèi)將退貨告知單書面?zhèn)髡娓嬷?yīng)商。并將退貨告知單快遞供應(yīng)商。雖然對方人員在公司也須將退貨告知傳真、快遞給對方，同步在承辦文本中加以記錄，將傳真（退貨單）、快遞件各種手續(xù)存檔。2）供應(yīng)商供應(yīng)原料不合格，需外租倉庫存儲，采購員應(yīng)與供應(yīng)商訂立外租倉庫租用合同，合同內(nèi)容應(yīng)涉及對方承擔(dān)租庫等各種費(fèi)，并協(xié)助供應(yīng)商解決不合格原料。6、合同歸檔：1）采購內(nèi)勤在收到雙方已確認(rèn)有效合同后，應(yīng)將合同復(fù)印，分送總經(jīng)辦和財(cái)務(wù)總監(jiān)各一份，采購部留原件（正本）存檔。2）一筆（份）合同履行完畢，采購員須將合同履行狀況填寫《合同履行狀況登記表》，記明合同履行狀況，合同未履行因素及對供應(yīng)商評述，經(jīng)部門經(jīng)理審視后交采購內(nèi)勤存入供應(yīng)商檔案。3）采購內(nèi)勤負(fù)責(zé)保管合同，合同履行完畢，應(yīng)將各種合同，按類別、原料種類分類歸檔存儲，以備查詢。二采購員出差管理辦法１、采購員出差前需填報(bào)“出差行程籌劃”，闡明出差日期、行程安排、出差目等內(nèi)容，經(jīng)部門主管審核批準(zhǔn)后實(shí)行。２、采購員依照出差行程安排預(yù)算差旅費(fèi)用，填寫“領(lǐng)（借）款申請單”借支差旅費(fèi)。３、采購員出差期間活動，須按出差行程籌劃執(zhí)行，如半途有變動，須電話請示主管批準(zhǔn)后方可變化。否則，費(fèi)用不予報(bào)銷。４、采購員到達(dá)一目地后，必要用電話向主管報(bào)告住宿地點(diǎn)及聯(lián)系電話，并隨時報(bào)告工作進(jìn)展?fàn)顩r。５、采購人員出差期間，要注意理解本地原材料市場狀況，及時向采購部報(bào)告出差所在地原材料市場變化狀況。６、出差結(jié)束后，要填報(bào)“原料行情報(bào)表”，總結(jié)出差狀況并呈報(bào)“出差總結(jié)報(bào)告”。７、差旅費(fèi)報(bào)銷單須由采購員親自填寫，不得弄虛作假，不得高報(bào)、謊報(bào)，并附上“出差籌劃”、“原料行情報(bào)表”、“出差總結(jié)報(bào)告”，交采購內(nèi)勤核對后交主管復(fù)核，然后按批準(zhǔn)權(quán)限上報(bào)批準(zhǔn)。三儲運(yùn)管理辦法１、車站碼頭接貨管理制度（合用于儲運(yùn)員）1）采購人員應(yīng)及時將原物料到達(dá)車站碼頭詳細(xì)時間（普通預(yù)計(jì)誤差在三天之內(nèi)）、車皮號、船號、件數(shù)、重量告知儲運(yùn)科。儲運(yùn)科接告知后應(yīng)提前與車站、碼頭獲得聯(lián)系，隨時掌握貨品動向，并告知倉儲部（生產(chǎn)部）、品管部等有關(guān)部門作好接貨準(zhǔn)備。2）貨品到站（港）后，儲運(yùn)員應(yīng)到現(xiàn)場辦公，貨品沒運(yùn)完之前必要保證不離人。認(rèn)真填報(bào)車站（碼頭）接貨原始記錄日報(bào)表，車站（碼頭）到貨狀況月報(bào)表、車站（碼頭）接貨各項(xiàng)費(fèi)用月報(bào)表。并在現(xiàn)場負(fù)責(zé)監(jiān)督每個車皮，每條船裝卸，以及過地磅全過程，保證貨品安全運(yùn)到公司庫房，在運(yùn)貨過程中必要保證不丟運(yùn)差件。3）若浮現(xiàn)短件、被盜狀況，應(yīng)及時向鐵路部門索取貨品短件、被盜記錄，填制鐵路記錄告知單，并及時告知發(fā)貨單位，并向保險(xiǎn)公司索賠。船運(yùn)浮現(xiàn)短件、被盜、被淋濕等狀況也應(yīng)及時向承運(yùn)部門索賠。4）從車站（碼頭）轉(zhuǎn)運(yùn)原料到公司途中須加蓋蓬布，防止原料被雨淋濕，保證將貨品安全運(yùn)到公司。5）儲運(yùn)員負(fù)責(zé)成品發(fā)送。6）儲運(yùn)員負(fù)責(zé)各項(xiàng)費(fèi)用審核工作（車站、碼頭接車、船費(fèi)、裝卸費(fèi)、代辦單位為公司墊支費(fèi)用等等），并編制“車站（碼頭）接發(fā)貨費(fèi)用月報(bào)表連同原始單據(jù)交采購部內(nèi)勤結(jié)算。２、儲運(yùn)科主管職責(zé)權(quán)限：（合用于儲運(yùn)科主任）1）合理分派部屬之尋常工作，并督導(dǎo)其執(zhí)行。2）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)本部門與車站（碼頭）代辦單位等關(guān)于部門關(guān)系，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。3）協(xié)助部門經(jīng)理解決好尋常工作和突發(fā)事件，全權(quán)負(fù)責(zé)到達(dá)車站、碼頭公司原、物料接運(yùn)工作，以及運(yùn)送協(xié)作單位選用，督導(dǎo)部屬做好各協(xié)作單位服務(wù)工作。4）負(fù)責(zé)對部屬之工作考核。四重慶、重慶雙橋、江津、廣安四正大公司聯(lián)合采購工作操作規(guī)程為發(fā)揮各正大公司聯(lián)合采購需求數(shù)量大優(yōu)勢，增強(qiáng)對供應(yīng)商談判力度，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商資源共享、原料市場共享，以達(dá)到保證原料品質(zhì)，采購價位合理，同步加強(qiáng)各公司原料采購籌劃性，保證合理安全庫存，實(shí)現(xiàn)利潤最大化，增長各公司市場競爭力，特制定本規(guī)程。1、合用范疇：本規(guī)程合用于重慶片區(qū)各正大公司聯(lián)合采購辦公室（如下簡稱“聯(lián)采辦”）及重慶正大有限公司采購部、重慶雙橋正大有限公司采購部、廣安正大有限公司采購部、江津正大有限公司采購部、重慶正大梁平飼料廠。2、職責(zé)：聯(lián)采辦采購原料暫定為玉米、豆粕、魚粉、黃豆、膽堿、賴氨酸、蛋氨酸、丙酸鈣、磷酸氫鈣。其他品種當(dāng)前仍由各公司采購部（科）自行采購。需聯(lián)合采購原料必要經(jīng)聯(lián)采辦報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可按下列程序操作。3、作業(yè)程序：1）各公司在每月20日前擬定下半年原料采購滾動籌劃表（GZX001-1），書面?zhèn)髡嬷谅?lián)采辦，聯(lián)采辦負(fù)責(zé)匯總，編制原料采購籌劃表報(bào)總經(jīng)理審批（CGZX001-2）。2）各公司每周一將獲知市場行情按表（CGZX001-04）報(bào)送聯(lián)采辦。聯(lián)采辦將依照自身掌握市場行情，結(jié)合各公司所報(bào)送市場行情匯總，按表CGZX001-03、CGZS001-04提供應(yīng)各公司。3）為調(diào)動各公司采購人員之積極性及減少對聯(lián)采辦之依賴，以及防止聯(lián)采辦信息不靈報(bào)價失誤；各公司在報(bào)送采購籌劃同步,可將所知原料價格、貨源、供貨量、供應(yīng)商名稱、供貨時期一并報(bào)送聯(lián)采辦，以便聯(lián)辦貨比三家原則整頓選取出抱負(fù)采購價位，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4）供應(yīng)商及聯(lián)采辦擬定原料基本價位后，依照各公司每月提出采購籌劃，將需購買原料品種、數(shù)量、價格、到站、到貨期、付款方式以及其他重要條款，以書面形式報(bào)告呈送各公司主持工作副總經(jīng)理及財(cái)務(wù)經(jīng)理。需貨公司如在數(shù)量上有所增減，須在24小時內(nèi)將所需原料數(shù)量書面?zhèn)髡嬷谅?lián)采辦。聯(lián)采辦依照各公司最新確認(rèn)數(shù)量與供應(yīng)商簽定合同。如對定貨數(shù)量無異議，聯(lián)采辦將按原籌劃實(shí)行采購。5）合同簽定后，聯(lián)采辦即追蹤發(fā)運(yùn)，并應(yīng)在供應(yīng)商裝車72小時內(nèi)，將所發(fā)出貨品品種、數(shù)量、車號、發(fā)貨單位、發(fā)站、到站等用“車皮發(fā)出告知單”（CGZX001-05）告知需貨公司采購部，并規(guī)定供應(yīng)商在貨品到達(dá)前將領(lǐng)貨憑證寄到需貨公司采購部。6）貨品到站后，接貨工作由各需貨公司自行負(fù)責(zé)。到站貨品車號、品名、件數(shù)等要與《車皮發(fā)出告知單》逐個核對，若有短件或車皮發(fā)生異常（如鉛封被破，苫布被劃等），均應(yīng)請到達(dá)站出具正式鐵路記錄，到站后原料要安全運(yùn)回公司，如因汽運(yùn)因素導(dǎo)致貨損貨差，應(yīng)由運(yùn)送單位負(fù)責(zé)。7）到達(dá)需貨公司貨品如有異常狀況，應(yīng)在24小時內(nèi)將《到貨原料異常狀況報(bào)告表》（CGZX001-04）傳真聯(lián)采辦，聯(lián)采辦在收到《到貨原料異常狀況報(bào)告單》后，應(yīng)在8小時內(nèi)與供應(yīng)商獲得聯(lián)系，如遇下班時間，可延至次日上午上班1小時內(nèi)完畢，并向需貨公司書面回答解決意見。8）需貨公司接貨完畢，應(yīng)在72小時內(nèi)將《原料車皮收貨登記表》（P109）和原料收/退貨報(bào)告查詢報(bào)表（P008）傳給聯(lián)采辦。聯(lián)采辦應(yīng)在48小時內(nèi)完畢與供應(yīng)商核對工作。9）若發(fā)生商務(wù)糾紛問題（短量、損耗、質(zhì)量問題等），需貨公司應(yīng)將所到貨品接車轉(zhuǎn)運(yùn)原始記錄備齊，并告知聯(lián)采辦，聯(lián)采辦將及時協(xié)助聯(lián)系供應(yīng)商解決。期限應(yīng)在到貨30日以內(nèi)，超過所定期限，按公司接貨程序辦理。10）到達(dá)需貨公司貨品，如因品質(zhì)因素退貨，應(yīng)由需貨公司采購部協(xié)助供應(yīng)商解決。11）原料驗(yàn)收合格和異常原料經(jīng)雙方達(dá)到解決意見收貨后，需貨公司應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并將《原料收貨結(jié)算確認(rèn)表》（CGZX001-004）傳真聯(lián)采辦，以便與供應(yīng)商核對。雙方確認(rèn)后，憑發(fā)票，按合同辦理結(jié)算手續(xù)。12）聯(lián)采辦須將其運(yùn)作表單、合同登記建檔，按《原物料采購作業(yè)規(guī)范》和《經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》關(guān)于程序辦理。4、貨款結(jié)算：1）各公司直接按合同規(guī)定付款給供應(yīng)商，超期付款所產(chǎn)生罰息由各公司自行承擔(dān)。2）在原料供應(yīng)緊張或?yàn)闇p少原料成本而需預(yù)付款時，由各公司按需貨比例直接支付。5、附表：1）原料采購籌劃 CGZX001-012）重慶片區(qū)正大采購籌劃表 CGZX001-023）重慶及川東各正大（8）月原（材）料采購價格匯總表 CGZX001-034）全國各地()月原料價格行情