公文寫作基本知識介紹

12三月2024公文寫作基本知識介紹正確選擇公文的文種正確選擇OA中的公文形式正文我司關于公文規(guī)范性的要求寫好一份公文3/12/20242我們先從寫好公文的第一步開始吧……3/12/20243第一步我們要學會正確選擇OA中的公文形式(即OA中起草公文的模板)。我們來簡單介紹一下公文形式：紅頭文件、公司函、黨工團發(fā)文、分公司發(fā)文、公司會議紀要、公司傳真電報、部門傳真電報、公司會議通知等等。3/12/20244紅頭文件具有嚴肅性，它記載的必須是重要的內容，且這些內容有長期保存的意義。因此，紅頭文件不能隨意使用。紅頭文件的文號使用“廣東移動佛［2004］**號”3/12/20245紅頭文件適用于以下情況：1、凡是發(fā)省公司的“請示”，必須使用紅頭文件。2、綜合類：部署企業(yè)發(fā)展目標、策略；下達公司年度工作總結、計劃；表彰先進。3、財務類：下達公司財務年度投資計劃、收支預算以及大型專項投資計劃；財務方面的資金分配、調撥等。4、人力資源類：公司組織機構設置、調整；公司室副經理以上人員任免、調整；技術職務聘任；下達公司各部門重要生產指標和考核指標等。5、市場類：重大的市場營銷政策的調整；重要的資費調整、新業(yè)務推廣等。6、網絡技術類：重大生產、安全事故的通報和處理情況通報；關于網絡、基礎建設規(guī)劃、立項申請、大型項目的會審紀要等。7、其他：用于轉發(fā)省公司紅頭文件和批轉分公司紅頭文件。3/12/20246公司函：適用于與平級單位之間的重要事務商洽、聯(lián)系等。黨工團發(fā)文：也是紅頭文件的一種，是我公司黨委、工會、團委、紀委的發(fā)文。其文件頭和文號與紅頭文件不同。公司會議紀要：用于記載較重要的會議的議定事項及內容。例如：總經理辦公會議、公司經營分析會等。3/12/20247

公司傳真電報和部門傳真電報：用于處理日常事務。公司傳真電報是由公司領導簽發(fā)，部門傳真電報是由部門領導簽發(fā)。向外發(fā)送的文件必須由公司領導簽發(fā)，即必須以公司的名義。公司部門與部門之間處理日常事務可以使用部門傳真電報。3/12/20248公司內部請示、部門內部請示：公司內部請示由公司領導簽發(fā)；部門內部請示由部門領導簽發(fā)。公司會議通知、部門會議通知：公司會議通知、公司會議紀要由公司領導簽發(fā)；部門會議通知、部門會議紀要由部門領導簽發(fā)。3/12/20249好啦!相信您已經對OA中的公文形式有所了解，下一步我們要來確定公文的文種3/12/202410公文的標題格式是“關于+事由+文種”。而要確定文種，您要了解文種的種類以及使用該文種所要遵循的行文規(guī)則。通報通知請示報告函批復會議紀要3/12/202411通報通報是一種用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況的下行公文。例如：<關于9A1無線工程進展情況通報.>；<關于2004年第二季度分公司服務質量巡檢情況的通報.>等。3/12/202412通報情況通報正文結構一般有兩個部分：一是被通報的情況；二是希望和要求。3/12/202413公告、通告與通報很容易混淆，由于對象范圍有差別、重要程度有差別，前兩個我不適合企業(yè)內部使用。3/12/202414通知通知是向特定受文對象通報、傳達有關事項，讓對象知道或執(zhí)行的文件。例如：<關于召開公司黨員大會的通知.>；<關于延續(xù)動感地帶夜間通話優(yōu)惠的通知>等。3/12/202415請示請示是下級機關向上級機關請求指示、批準的文件，屬上行公文。例如：<關于延長神州行優(yōu)惠干線實施期限的請示>；<關于7月在佛山推出動感地帶激活贈送話費政策的請示>等。請示與申請不同，請示是文種，而申請不是文種。3/12/202416請示寫作要求：“請示”應當一文一事，即要請示，一般只寫一個主送機關。各級行政機關一般不得越級請示。受雙重領導的機關向上級機關請示，應當分清主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。3/12/202417請示結構:正文一般由請示理由、請示事項、結束語三部分構成。慣用的結束語有：“可否，請批示”、“當否，請指示”等。3/12/202418批復批復是答復下級機關請示事項的文件，屬下行公文。例如：<關于調整佛山SCP系統(tǒng)時間的批復>；<關于佛山公司開展動感地帶充值贈送活動的批復>等。3/12/202419批復寫作要求:慎重及時。針對請示答復。明確態(tài)度。不同指示、復函混用。正文:引敘來文和作出批復兩部分。3/12/202420報告報告是下級機關向上級匯報工作、反映情況、提出意見建議、答復詢問所使用的陳述性上行公文。例如：<關于佛山第二機樓選址情況的報告>；<關于佛山聯(lián)通五月移動數(shù)據業(yè)務競爭態(tài)勢的報告>等。3/12/202421報告它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。報告在內容上不象請示那樣有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構也比較復雜.廣泛使用于下級機關向上級機關反饋信息.3/12/202422函函即信件，是機關用來處理公務的信件。結構：1、原由2、事項3、結尾。一般寫：特此函達等。3/12/202423函種類：便函。商洽函。主要用于不相隸屬機關之間商量洽談辦理某一問題。例如：<關于協(xié)助佛山開展佛山新春狀元挑戰(zhàn)賽的函>。問答函。主要用于向對方詢問或答復某一事項。例如<關于部分神州行用戶誤撥海事救援電話的復函>；請批函。用于向有關主管部門請求批準某一事項。例如：<關于申請在佛山地區(qū)進行移動傳輸通信管道工程建設的函>3/12/202424會議紀要會議紀要是記載和傳達會議情況及議定事項的文件。3/12/202425

以上我們介紹了公文文種，知道了各類公文文種的適用范圍，其實，要正確地選擇文種，除了要了解其適用范圍，還得考慮是否符合行文規(guī)則。3/12/202426按行文規(guī)則對文種進行分類：上行文有：請示、報告；下行文有：通報、批復；平行文有：通知、函、會議紀要等.3/12/202427行文規(guī)則市五套領導班子是上級部門，市五套領導班子是指：中共佛山市委員會、佛山市人大、市政協(xié)、中共佛山市紀律檢查委員會、佛山市人民政府。市五套領導班子的下屬工作單位(例如：市政府信息化辦公室)與我公司是平級的關系。3/12/202428行文規(guī)則我公司與業(yè)務往來單位、當?shù)仄?、事業(yè)單位之間是平級關系;省公司是我公司的上級單位，省公司與市公司在業(yè)務上存在指導與被指導關系，因此，市公司應使用上行文向省公司專業(yè)部門請求指示、批準；匯報工作。3/12/202429行文規(guī)則市公司與分公司在業(yè)務上存在指導與被指導關系，因此，分公司應使用上行文向市公司專業(yè)部門請求指示、批準；匯報工作。市公司專業(yè)部門與分公司在行政上是平級單位，不帶請示、報告性質的公文可以使用通知、函等平行文。3/12/202430行文規(guī)則遵循行文規(guī)則，分公司不得越級向省公司請示、報告工作，因特殊情況必須越級請示、報告工作，應抄送市公司。3/12/202431

恭喜你!題目一旦確定，您要起草的公文已經成功了一半了，不過，您還要注意一些相關事項……3/12/202432公文處理相關注意事項公文應標明主(抄)送單位全稱或規(guī)范化簡稱。兩個以上的主(抄)送機關應遵照先外后內、先大后小的順序排列。寫主(抄)送單位時，如果同時有省公司和市公司部門，必須明確區(qū)分。主送、抄送本公司內部的最小單位為“分公司、部、中心”，不寫到“**室”。公文正文字體。紅頭文件、黨工團發(fā)文、函的正文用仿宋體_GB2312小三號字體，除上述幾種公文形式外，其他公文(包括：傳真電報、會議通知、會議紀要、公司呈批件等)一律使用仿宋體_GB2312四號字體。3/12/202433公司對公文精簡的要求少用文。可以郵件、電話、報表傳遞、公告、信息反饋單等方式解決的事務盡量不使用公文。多以部門的名義行文。多使用部門傳真電報、部門會議通知等；盡量縮短流程、精簡主送、抄送部門，以免增加其他部門在文件處理方面的負擔。文字精。公文的內容應盡量精簡，長話短說，以解決問題為目的。大附件少用。超過5M的附件稱為“大附件”，對于此類附件，建議放在OA系統(tǒng)的“公共信息”-“共享材料”模塊中，然后建立鏈接到公文中。3/12/202434現(xiàn)在，您寫出一份規(guī)范的公文已經是不成問題了，先別得意，講完下面兩部分，馬上要考考大家!3/12/202435在日常工作中，我們要面對省公司、市公司、地方政府部門、分公司……請示類公文的實際應用顯得較為復雜，處理好這些關系，才能使您的“請示”有的放矢呵!3/12/202436公司內部的請示類公文可以使用OA中“公司內部請示”和“部門內部請示”。視乎所要呈送的上級決定選擇以上兩種中的任何一種，或公司領導或部門領導。對上級部門的請示(上面介紹過的上級部門指省公司和市五套領導班子)，一律使用紅頭文件形式。3/12/202437分公司向市公司相關部門發(fā)“請示”，可以以部門傳真電報的形式，市公司相關部門以部門傳真電報的形式給予分公司批復。3/12/202438做好公文保密工作，加強企業(yè)信息管理，在目前的企業(yè)競爭中顯得尤其重要。下面介紹一下公司在公文保密方面的管理規(guī)定。3/12/202439公文保密密級的分類及發(fā)放范圍：商絕密，發(fā)放范圍是省公司董事會。商機密，發(fā)放范圍是市公司副總經理或省公司部門副經理以上人員。商秘密，發(fā)放范圍是市公司部門副經理或省公司室副經理以上人員。3/12/202440公文保密密級文件的傳閱：密級文件不得以郵件轉發(fā)，不得打印、復制，辦理或閱文人員應將密級文件保管好，遵守公文保密安全規(guī)定。3/12/202441公文保密密級文件的界定：綜合管理方面：部署企業(yè)發(fā)展目標、戰(zhàn)略執(zhí)行計劃；工作會議材料；公司的經營指標；公司年度工作計劃、經營分析數(shù)據；上級領導有關公司總體戰(zhàn)略、經營工作的指示及講話；財務管理方面：公司固定資產投資項目的項目投資額、年度投資計劃等；財務數(shù)據；財務方面的資金分配、調整；審計資料等；人力資源方面：公司的人事信息、薪酬信息、各類考核指標等；3/12/202442公文保密市場經營方面：市場經營數(shù)據、客戶信息等；以及下達有階段性指導意義的營銷政策，例如：新業(yè)務推廣計劃、品牌營銷計劃、客戶推廣計劃；網絡管理方面：關于網絡基礎建設規(guī)劃；網絡設備分布情況；網絡運行情況通報；網絡資源分析；網絡建設、科技項目的投資等；工程管理方面：工程建設項目的投資計劃；工程進度量等黨工團方面：黨工團組織內部的重要決定等。3/12/202443公文基礎知識小競賽以小組為單位進行競賽，采用搶答形式，每小組起始分數(shù)為50分。第一部分，共10題，答對一題，得5分；第二部分，共5個案例，每個案例有兩個問題，每個問題答對為5分；答錯扣相同的分數(shù)如果本小組伙伴答錯，有一次補答的機會最后以分數(shù)最高的小組為勝3/12/202444第一部分文件標題改錯（每題5分）關于佛山公司申請新號段的報告正確答案：關于佛山公司新號段的請示3/12/202445第一部分文件標題改錯（每題5分）佛山移動通信服務廳裝修工程施工中選通知書正確答案：關于佛山移動通信服務廳裝修工程施工中選的通知3/12/202446第一部分文件標題改錯（每題5分）關于上報2004年2月份物資發(fā)放情況的通知正確答案：關于2004年2月份物資發(fā)放情況的報告

3/12/202447第一部分文件標題改錯（每題5分）上報6月佛山分公司客服分析報告正確答案：關于6月佛山分公司客服分析的報告3/12/202448第一部分文件標題改錯（每題5分）關于對南海分公司6月16-19日期間購銷的套卡進行差價補償?shù)恼埵镜呐鷱驼_答案：關于對南海分公司6月16-19日期間購銷的套卡進行差價補償?shù)呐鷱?/12/202449第一部分文件標題改錯（每題5分）關于廣州申請新增模糊計費小區(qū)確認的函復正確答案：關于廣州申請新增模糊計費小區(qū)確認的復函3/12/202450第一部分文件標題改錯（每題5分）上報2003年佛山公司服務改善計劃正確答案：關于2003年佛山公司服務改善計劃的報告3/12/202451第一部分文件標題改錯（每題5分）南海綜合樓室內裝修工程招標答疑文件正確答案：關于南海綜合樓室內裝修工程招標文件的答復函3/12/202452第一部分文件標題改錯（每題5分）關于上報佛山分公司資產盤點結果匯總套表正確答案：關于佛山分公司資產盤點結果匯總套表的報告3/12/202453第一部分文件標題改錯（每題5分）關于直流電源列柜招投標評標會議報告正確答案：關于直流電源列柜招投標評標會議通知3/12/202454第二部分案例分析（每題10分）如果您要將5月佛山大市所有營業(yè)廳