學(xué)校辦公室收發(fā)文管理制度

第頁(yè)共頁(yè)學(xué)校辦公室收發(fā)文管理制度第一章總則第一條為規(guī)范學(xué)校辦公室的收發(fā)文工作，加強(qiáng)文件管理，確保各類文件的及時(shí)傳遞、準(zhǔn)確記錄和妥善保存，提高工作效率，特制定本管理制度。第二章收文管理第二條學(xué)校辦公室收到各類文件時(shí)，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行處理：1.收文登記：每一份收到的文件均需要進(jìn)行登記，包括文件的來(lái)源、日期、標(biāo)題、編號(hào)等基本信息；2.分派處理：根據(jù)文件內(nèi)容和相關(guān)責(zé)任部門，將文件分派給相應(yīng)的責(zé)任人進(jìn)行處理，并在登記冊(cè)上標(biāo)注分派情況；3.督辦跟進(jìn)：對(duì)于重要文件或需要加急處理的文件，辦公室應(yīng)設(shè)置督辦機(jī)制，確保及時(shí)完成文件處理任務(wù)；4.歸檔保存：處理完文件后，辦公室應(yīng)按照文件類型和重要性進(jìn)行分類歸檔，并在登記冊(cè)上標(biāo)注歸檔位置；5.報(bào)告上級(jí)：對(duì)于需要上報(bào)的文件，辦公室應(yīng)按照規(guī)定程序及時(shí)上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，確保信息的及時(shí)傳遞。第三章發(fā)文管理第四條學(xué)校辦公室要按照規(guī)定程序，對(duì)需要發(fā)出的文件進(jìn)行申報(bào)、審批、簽發(fā)等步驟，確保文件的合規(guī)性和對(duì)外溝通的準(zhǔn)確性。1.文件申報(bào)：相關(guān)部門需要提前上報(bào)需要發(fā)文的事項(xiàng)，并填寫詳細(xì)的發(fā)文申請(qǐng)表；2.審批簽批：辦公室負(fù)責(zé)人對(duì)發(fā)文申請(qǐng)進(jìn)行審核，如無(wú)問(wèn)題即可簽批；3.文件印發(fā)：辦公室負(fù)責(zé)將文件印發(fā)，并加蓋學(xué)校公章；4.發(fā)文登記：將發(fā)出的文件進(jìn)行登記，并記錄文件的標(biāo)題、編號(hào)、日期等信息；5.報(bào)備上級(jí)：對(duì)于重要文件或需要報(bào)備的文件，辦公室應(yīng)按照規(guī)定程序及時(shí)報(bào)備上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并將報(bào)備情況記錄。第四章文件管理第五條學(xué)校辦公室應(yīng)建立完善的文件管理系統(tǒng)，確保文件的準(zhǔn)確記錄和妥善保存。1.文件歸檔：辦公室負(fù)責(zé)將各類文件按照文件類型和重要性進(jìn)行分類歸檔；2.文件通知：對(duì)于涉及到其他部門或人員的文件，辦公室要及時(shí)通知相關(guān)責(zé)任人；3.文件查閱：根據(jù)需要，相關(guān)人員可以向辦公室申請(qǐng)查閱文件，在查閱結(jié)束后要及時(shí)歸還；4.文件保管：辦公室要定期對(duì)文件進(jìn)行盤點(diǎn)，確保文件的完整性和機(jī)密性；5.文件銷毀：對(duì)于已經(jīng)失效或過(guò)期的文件，辦公室要及時(shí)進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄；6.電子文檔管理：辦公室要建立電子文檔管理系統(tǒng)，確保電子文件的安全存儲(chǔ)和備份。第五章附則第六條對(duì)于違反本管理制度的行為，學(xué)校辦公室將按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行紀(jì)律處分；第七條