Access數(shù)據(jù)庫技術(shù)及應(yīng)用第6章-Access-2010報表

Access數(shù)據(jù)庫技術(shù)及應(yīng)用講授人CONTENTS第二章Access2010數(shù)據(jù)庫第三章Access2010表

第一章數(shù)據(jù)庫根底第四章Access2010查詢第五章Access2010窗體第六章Access2010報表第七章Access2010宏與VBA模塊第五章Access2010窗口第六章Access2010報表在Access中，數(shù)據(jù)庫的打印工作通過報表對象來實現(xiàn)，使用報表對象，用戶可以簡單、輕松地完成復雜的打印工作。精美且設(shè)計合理的報表能使數(shù)據(jù)清晰地呈現(xiàn)在紙質(zhì)介質(zhì)上，把用戶所要傳達的匯總數(shù)據(jù)、統(tǒng)計與摘要信息讓人看來一目了然。報表是Access數(shù)據(jù)庫中的一個對象，它根據(jù)指定的規(guī)那么打印輸出格式化的數(shù)據(jù)信息。Access2010中報表的制作方式有多種，使用這些方式能夠快速完成根本設(shè)計并打印報表。第六章Access2010報表Access的報表操作提供了四種視圖：報表視圖、打印預覽視圖、布局視圖和設(shè)計視圖?！?〕報表視圖：報表設(shè)計完成后，最終被打印的視圖?！?〕打印預覽視圖：用于查看報表的頁面數(shù)據(jù)輸出形態(tài)?！?〕布局視圖：用于查看報表的版面設(shè)置?！?〕設(shè)計視圖：用于創(chuàng)立和編輯報表的結(jié)構(gòu)。Access的報表類型有四種：〔1〕縱欄式報表：以垂直方式在每頁上顯示一條或多條記錄。〔2〕表格式報表：分組/匯總報表，類似于用行和列顯示數(shù)據(jù)的表格?！?〕數(shù)據(jù)圖視圖、數(shù)據(jù)透視表報表：一種用圖表的形式或透視表的形式顯示的報表?！?〕標簽報表：在每頁上以兩或三列的形式顯示多條記錄。CONTENTS6.2報表的加工習題6.1報表的創(chuàng)立6.1報表的創(chuàng)立使用“報表”工具、“報表向?qū)А迸c“報表設(shè)計”均可創(chuàng)立根本報表。6.1.1創(chuàng)立根本報表我們以“dx”表為例，說明根本報表的創(chuàng)立過程。例6.1為“dx”表創(chuàng)立根本報表。步驟1翻開“設(shè)備.accdb”數(shù)據(jù)庫，在導航窗格中，選擇“dx”表作為報表的數(shù)據(jù)源。步驟2單擊“創(chuàng)立”選項卡，在“報表”組中單擊“報表”，Access將創(chuàng)立一個包含數(shù)據(jù)源中所有字段的報表。報表將自動使用表格式布局。如果數(shù)據(jù)源包含足夠多的字段，Access將以橫向格式創(chuàng)立報表。報表在布局視圖中翻開，可以對報表作進一步的修改。例如，可以通過單擊并拖動一個控件調(diào)整字段，也可以切換到設(shè)計布局。如圖6.1所示。瀏覽創(chuàng)立的自動報表，窗口下方的頁碼顯示的是當前報表的頁數(shù)。在報表當前頁中，顯示了報表的創(chuàng)立時間、總頁數(shù)、當前頁數(shù)等信息。步驟3保存報表。這里保存為“根本報表”。6.1報表的創(chuàng)立6.1.2報表向?qū)ccess提供了“報表向?qū)А眮韼椭覀儎?chuàng)立報表，它在使用過程中比自動報表提供了更多的選擇。例6.2利用“報表向?qū)А眲?chuàng)立部門首字符分別為“1”和“2”的兩種分組的設(shè)備清單，并統(tǒng)計各分組的設(shè)備價格平均值?！膊襟E〕6.1報表的創(chuàng)立6.1.3報表設(shè)計和查詢、窗體一樣，如果不想使用向?qū)У墓潭ǔ绦颍蛘呦胱孕性O(shè)計，這時可以使用報表的設(shè)計視圖來自定義報表。報表的設(shè)計視圖如圖6.13所示。6.1報表的創(chuàng)立6.1.3報表設(shè)計例6.3自定義報表，打印“sb”表的內(nèi)容。步驟1翻開“設(shè)備.accdb”數(shù)據(jù)庫，單擊“創(chuàng)立”選項卡，在“報表”組中單擊“報表設(shè)計”，將出現(xiàn)報表設(shè)計視圖。按F4翻開屬性表，在報表的“數(shù)據(jù)”標簽下的數(shù)據(jù)源下拉列表中選擇“sb”，如圖6.14所示。步驟2在“設(shè)計視圖”中，節(jié)表現(xiàn)為區(qū)段形式，并且報表包含的每個節(jié)都出現(xiàn)一次。報表的設(shè)計視圖默認加載三個節(jié)：頁面頁眉、主體、頁面頁腳。點擊“設(shè)計”選項卡中的“添加現(xiàn)有字段”，將出現(xiàn)“字段列表”窗口，里面顯示“sb”表的所有字段。這里，我們在主體節(jié)中添加要顯示的字段：編號、名稱、啟用日期、價格、主要設(shè)備、部門，報表中每條記錄都會顯示這些字段。具體操作方法是在“字段列表”窗口中選中這些字段，用鼠標拖到報表窗口主體節(jié)中，如圖6.15所示。步驟3選中報表中所有自動添加的內(nèi)容，點擊“排列”選項卡中“表”組中的“表格”，可以將報表自動調(diào)整為表格式布局。Access為報表提供了兩種根本布局：表格式和堆疊式，但是也可以按照所需的任何方式排列數(shù)據(jù)。報表的一頁可以顯示多條記錄，至于顯示的記錄多少，要由主體節(jié)的高度〔即一條記錄的高度〕和頁面的大小決定，這里對主體節(jié)的高度作適當?shù)恼{(diào)節(jié)。如圖6.16所示。步驟4點擊“設(shè)計”選項卡中“頁眉/頁腳”組中的“頁碼”，在彈出的“頁碼”對話框中進行相應(yīng)設(shè)置，其中“位置”設(shè)置決定頁碼顯示在頁眉還是頁腳，如圖6.17所示。三個節(jié)的具體設(shè)計情況如圖6.18所示。步驟5如果想要在報表中顯示總的報表標題，可以右鍵單擊主體節(jié)的空白處，在彈出的快捷菜單中選中“報表頁眉/頁腳”選項，那么會立即添加“報表頁眉”和“報表頁腳”兩個節(jié)。我們在“報表頁眉”中插入“標簽”控件，輸入報表標題：“設(shè)備一覽表”。在“報表頁腳”中插入“文本框”控件，在標簽處輸入“設(shè)備價格總和：”，在內(nèi)容中輸入“=sum(［價格］)”計算所有設(shè)備的價格總和。設(shè)置如圖6.19所示。步驟6點擊“設(shè)計”選項卡中“視圖”，可以進行視圖切換，選擇“打印預覽”，可以瀏覽報表的結(jié)果，如圖6.20所示。如果覺得滿意，再切換回“設(shè)計視圖”，進行保存，我們把報表命名為“自定義報表”。6.2報表的加工在我們創(chuàng)立了根本的報表之后，如果想要對報表作進一步的加工和修飾，那么一定會用到報表“設(shè)計視圖”。6.2.1報表的結(jié)構(gòu)報表中的內(nèi)容是以節(jié)為單位劃分的，每一個節(jié)都有其特定的作用。報表共由七個節(jié)組成，分別是：報表頁眉、頁面頁眉、組頁眉、主體、組頁腳、頁面頁腳及報表頁腳。6.2報表的加工6.2.2為報表添加頁碼、日期和時間1.參加頁碼在報表的每一頁顯示出頁碼可說是報表最根本的需求。6.2報表的加工6.2.2為報表添加頁碼、日期和時間2.參加日期和時間報表在打印時通常會在報表的開頭或結(jié)尾注明打印的日期和時間，而且這個日期時間不是固定不變的，應(yīng)該是打印那一時刻的日期和時間。例6.4為“自定義報表”的“報表頁眉”添加日期和時間。6.2報表的加工6.2.2為報表添加頁碼、日期和時間2.參加日期和時間步驟1翻開“自定義報表”，進入設(shè)計視圖，然后選擇“報表頁眉”節(jié)。在Access中，選擇某個報表節(jié)的方法有三種：〔1〕單擊節(jié)選定器?！?〕單擊節(jié)欄的任意位置?！?〕單擊節(jié)的背景中的任意位置。如圖6.21所示。步驟2點擊“設(shè)計”選項卡中“頁眉/頁腳”組中的“日期和時間”，在彈出的“日期和時間”對話框中進行相關(guān)設(shè)置。如圖6.22所示。步驟3設(shè)置好的日期和時間文本框顯示在“報表頁眉”中，如果覺得位置和顯示文字格式不滿意，可以使用格式工具欄作進一步的修改。我們把日期和時間文本框移到同一行，并在前邊添加一個標簽，顯示文字“報表制作時間：”，設(shè)定對應(yīng)格式，如圖6.23所示。6.2報表的加工6.2.3節(jié)的操作1.添加或刪除節(jié)在剛翻開的報表設(shè)計視圖中，默認添加的節(jié)只有三個：頁面頁眉、主體、頁面頁腳，但是如果我們想要使用其他的節(jié)，這時可以進行添加或刪除。6.2報表的加工6.2.3節(jié)的操作2.顯示和隱藏節(jié)當不希望顯示節(jié)中所包含的信息時，可遵循以下步驟：〔1〕在設(shè)計視圖中翻開報表。〔2〕選擇所要顯示或隱藏的節(jié)，按F4翻開其屬性表。〔3〕將“格式”標簽中的“可見”屬性設(shè)置為“是”或“否”。6.2報表的加工6.2.3節(jié)的操作3.調(diào)整節(jié)的大小節(jié)的高度和寬度將決定報表的布局，我們可以分別增加或減小報表節(jié)的高度。更改某一節(jié)的寬度將更改整個報表的寬度。6.2報表的加工6.2.4強制分頁默認的報表會根據(jù)報表的紙張大小和主體節(jié)的高度決定一頁中記錄的顯示條數(shù)，但是如果我們想要在獨立頁上顯示每條記錄、每個組或者每個節(jié)，就要使用各節(jié)的“強制分頁”屬性。6.2報表的加工6.2.5讓數(shù)據(jù)自動伸縮當我們將多個字段的數(shù)據(jù)以并排的方式打印時，我們必須賦予各個綁定控件足夠的寬度，否那么數(shù)據(jù)將會被截斷而無法打印。6.2報表的加工6.2.6對數(shù)據(jù)排序在報表中同樣允許對輸出數(shù)據(jù)進行排序，可以單擊“設(shè)計”選項卡下的“分組和排序”，在出現(xiàn)的“分組、排序和匯總”窗口通過“添加排序”，依次對排序的基準字段進行選擇，并設(shè)定升序還是降序。6.2報表的加工6.2.7對數(shù)據(jù)分組排序能夠使報表中相同的數(shù)據(jù)排列在一起打印，但是如果想讓數(shù)據(jù)更加層次清楚，并且能夠針對相同特征的數(shù)據(jù)進行分析、統(tǒng)計、運算，那么必須分組報表中的數(shù)據(jù)。我們繼續(xù)修改“自定義報表”，要求數(shù)據(jù)記錄按照“部門”進行分組。例6.5對“自定義報表”按照“部門”分組，并且要求分組按照降序排序。6.2報表的加工6.2.7對數(shù)據(jù)分組在“設(shè)計”選項卡上的“分組和匯總”組中，單擊“分組和排序”。Access顯示“分組、排序和匯總”窗格，單擊“添加組”，選擇字段“部門”，按照降序排序，如圖6.31所示。點擊“更多”，可以對分組進行更多的屬性設(shè)置。因為“部門”是文字值，所以它的分組形式選擇“按第一個字符”，這樣就會按照“部門”字段的第一個字符加以區(qū)分并確定分組?！安块T”字段按照第一個字符可以分出兩組，即首字符為“1”和首字符為“2”的兩組，在打印的時候基于降序的順序，先打印部門首字符為“2”的組別，再打印首字符為“1”的組別。那么，相同組別的記錄又怎么輸出呢？分組設(shè)定后，會在報表上按照順序打印各組別的數(shù)據(jù)，但是如果一組的數(shù)據(jù)在一頁不能顯示完整，那么會把數(shù)據(jù)順延到下一頁，就會出現(xiàn)同一組的數(shù)據(jù)分跨在兩頁上，也可能一頁上出現(xiàn)了兩組的數(shù)據(jù)。為了使不同組的數(shù)據(jù)能夠分別在不同的獨立頁上輸出，我們設(shè)置“不將組放在同一頁上”。這樣，不同組別的記錄就會顯示在不同的頁上。另外，為了說明每一組的信息特征，我們設(shè)置為“有標題”，并將標題設(shè)置為“部門首字符為：”。以上設(shè)置完如圖6.32所示。最后，在組頁眉中增加一個文本框，用于計算部門的首字符：“=Left(［部門］,1)”。預覽報表，共有三頁：第一頁為報表頁眉；第二頁和第三頁分別為兩個部門的記錄信息，如圖6.33和6.34所示。6.2報表的加工6.2.8保持同頁數(shù)據(jù)在打印時，因為數(shù)據(jù)量比較大，所以經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)要分跨在不同頁的情況，我們可以采用“強制分頁”的方法使不同節(jié)在打印時會另起一頁。1.使一組記錄保持在同一頁上方法如下：對要保持同頁的分組級別的字段或表達式，在“分組和排序”窗格的“分組形式”中點擊“更多”局部，將“組放在同一頁上”屬性設(shè)置為以下設(shè)置之一：6.2報表的加工6.2.8保持同頁1.使一組記錄保持在同一頁上〔1〕“將整個組放在同一頁上”?！?〕“將頁眉和第一條記錄放在同一頁上”。6.2報表的加工6.2.8保持同頁2.將同一節(jié)的內(nèi)容保持同頁除了同一組記錄外，我們有時候還要求同一節(jié)的數(shù)據(jù)也要保持同頁，這可以通過設(shè)置各個節(jié)的“保持同頁”屬性完成。其具體設(shè)置方式如下：〔1〕在設(shè)計視圖中翻開報表?！?〕將節(jié)屬性表中的“保持同頁”屬性設(shè)置為“是”。6.2報表的加工6.2.9在報表中計算運行總和與總計值在報表打印的時候，我們經(jīng)常需要看到一些數(shù)據(jù)的匯總或統(tǒng)計信息，它可以針對報表中的所有記錄，也可以針對報表中每一組的記錄。下面說明如何手動添加計算運行總和?！?〕假設(shè)要根據(jù)逐條記錄相加來計算運行總和，可參加一個計算文本框至主體中；假設(shè)要計算每一組記錄增量的運行總和，可參加一個計算文本框至組頁眉或組頁腳中。〔2〕選定文本框，將其屬性表中“控件來源”屬性設(shè)置為計算所需總和的表達式?！?〕接著根據(jù)所需的運行總和類型將文本框的“運行總和”屬性設(shè)置成以下值之一：6.2報表的加工6.2.9在報表中計算運行總和與總計值①全部之上。②工作組之上。例6.6修改“自定義報表”，統(tǒng)計每個部門的設(shè)備價格總和及設(shè)備數(shù)量。6.2報表的加工6.2.9在報表中計算運行總和與總計值步驟1翻開“自定義報表”，在“設(shè)計”選項卡上的“分組和匯總”組中，單擊“分組和排序”。Access顯示“分組、排序和匯總”窗格，單擊“添加組”，選擇字段“部門”，按照降序排序；點擊“更多”，設(shè)置分組形式為“按第一個字符”；設(shè)置“有頁