檔案管理辦法

泰富重工制造有限公司編制向昭儀Z/TFZG201003-2014審核李華伶檔案管理辦法批準(zhǔn)熊波頁碼共6頁生效日期2014年6月12日1目的為使重工檔案管理工作制度化、程序化、科學(xué)化，結(jié)合各部門實(shí)際情況，特制訂本辦法。2范圍適用于重工在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的各種類型、載體形式的文件材料。3管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)3.1綜合管理部行政管理室綜合管理部行政管理室為檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)重工檔案工作相關(guān)制度的制定和組織實(shí)施。負(fù)責(zé)重工檔案工作的組織和管理3.2各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)歸口類別檔案的收集、分類、整理、歸檔、保管、移交等相關(guān)工作，且至少保證一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作。3.3專(兼)職檔案管理人員3.3.1專(兼)職檔案管理人員行政上隸屬于所在部門，負(fù)責(zé)歸口類別檔案的管理工作，業(yè)務(wù)上接受檔案主管部門的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查。3.3.1專(兼)職檔案管理人員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，如專(兼)職檔案管理人員離職或調(diào)離崗位必須在離崗前將所保管的檔案向本部門負(fù)責(zé)人或指定人員移交，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可辦理離職或調(diào)離手續(xù)，同時(shí)并報(bào)檔案主管部門備案。4內(nèi)容和要求4.1檔案收集4.1.1各部門檔案收集歸檔范圍見附件一。4.1.2各部門在經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案資料，由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，部門人員不得以任何理由拒絕向本部門兼職檔案管理員移交檔案。4.2整理4.2.1分類和檔號(hào)參照《檔案文件編號(hào)基本格式》（附件一）和進(jìn)行分類和編寫檔號(hào)。4.2.2保管期限的鑒定①長期（10年以上）：凡反映重工戰(zhàn)略發(fā)展及科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等主要活動(dòng)和基本歷史沿革的對(duì)重工和社會(huì)有長遠(yuǎn)利用加值的檔案，列為長期保管。②短期（5年以內(nèi)）：凡在短期內(nèi)需要查考利用的檔案，列為短期保管。4.2.3卷內(nèi)文件排列卷內(nèi)文件排列應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。4.2.3.1件內(nèi)文件排列：件內(nèi)文件排列應(yīng)按正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前、被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；中文在前、外文在后；文件處理單在前，文件在后等等。4.2.3.2①同一事由內(nèi)的歸檔文件排列，最簡單的方法是按文件形成時(shí)間的先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的文件排列在后。②不同事由間的歸檔文件排列，可以按事由的重要程度排列。將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。4.2.4編目4.2.4.1編號(hào)：①目前已有編號(hào)的檔案文件，按現(xiàn)有編號(hào)執(zhí)行；②未有編號(hào)的檔案文件，按附件一《檔案文件編號(hào)基本格式》要求進(jìn)行標(biāo)號(hào)。4.2.4.2按要求填寫《卷內(nèi)目錄》(見附件三）。4.2.5入盒將整理好的文件、《卷內(nèi)目錄》入盒，并按要求填寫盒封面。4.3歸檔要求4.3.1歸檔的文件材料應(yīng)使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫或電腦打印，照片、錄像帶、錄音帶、光盤等特殊載體檔案，其圖像、聲音應(yīng)清晰，介質(zhì)完整。4.3.2歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。正文和附件、正本與副本、請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等原件需收集齊全；不得缺張少頁、不得缺邊少角、不得擅自涂改。4.3.3歸檔的文件材料應(yīng)為原件,如沒有原件需在復(fù)印件上標(biāo)注原件去處，因故無原件的可將具有憑證作用的其它文件材料歸檔。4.3.4歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。4.4檔案保管4.4.1各部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案均存放于本部門保管，以公司名義的發(fā)文通知、制度等相關(guān)檔案由綜合管理部統(tǒng)一保管。4.4.2排架方法要科學(xué)和便于利用4.5檔案的保密、借閱4.5.1檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法規(guī)及公司保密制度，照章辦事。4.5.2專、兼職檔案管理崗位屬于涉密崗位，有保守檔案秘密的義務(wù)。4.5.3借閱檔案，必須填寫《檔案借閱審批表》（見附件四），履行審批手續(xù)，并在借閱時(shí)出示有效證件，否則，檔案管理員有權(quán)拒絕借閱要求。4.5.4借用人不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案，不得將檔案帶出公司，否則，由此造成公司技術(shù)秘密泄露及其它損失的按公司相關(guān)出發(fā)制度進(jìn)行處理，嚴(yán)重者應(yīng)追究其法律責(zé)任。4.6附件附件一：《檔案文件編號(hào)基本格式》檔案文件編號(hào)基本格式附件二：檔案編號(hào)明細(xì)及歸檔范圍檔案代號(hào)部門代號(hào)類別代號(hào)基本歸檔范圍歸檔級(jí)別代號(hào)名稱代號(hào)名稱代號(hào)名稱TFZG泰富重工檔案文件標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)01綜合管理部01通知發(fā)文類各類通知、獎(jiǎng)懲通報(bào)等發(fā)布于OA通知公告的文件。三級(jí)02制度類重工各部門制度文件。二級(jí)03安全工作類安全管理制度，安全培訓(xùn)資料，安全檢查記錄表，安全會(huì)議紀(jì)要，職業(yè)病防治，消防，安全生產(chǎn)，工傷事故處理等形成的文件材料。二級(jí)02人力資源部01綜合類員工個(gè)人檔案、考勤管理、“五險(xiǎn)一金”管理、招聘管理、培訓(xùn)相關(guān)檔案、績效管理等。二級(jí)03財(cái)務(wù)管理部01綜合類每月會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等二級(jí)02合同類采購合同及銷售合同等。一級(jí)04營運(yùn)管理部01綜合類會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、經(jīng)營總結(jié)、報(bào)告戰(zhàn)略規(guī)劃、6S檢查通報(bào)等；生產(chǎn)計(jì)劃、外協(xié)計(jì)劃、采購計(jì)劃等。三級(jí)05品質(zhì)管理部01質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品質(zhì)量檢測、質(zhì)量控制、質(zhì)檢報(bào)告、重大質(zhì)量事故分析等文件材料；質(zhì)量管理中形成的文件材料，包括供貨質(zhì)量反饋單，質(zhì)量信息警示單，質(zhì)量處罰單等。二級(jí)06工藝技術(shù)部01技術(shù)圖紙類產(chǎn)品開發(fā)、科研項(xiàng)目研究所形成的底圖。一級(jí)02工藝文件類產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)資料等。一級(jí)07物流管理部01綜合類各年度采購合同、發(fā)票等。二級(jí)08制造部01生產(chǎn)管理類會(huì)議紀(jì)要、生產(chǎn)計(jì)劃等。二級(jí)02其它類設(shè)備資料、技術(shù)圖紙等。一級(jí)卷內(nèi)目錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任人文件名稱成文日期頁次備注12345678910111213141516171819202122232425附件三：檔案借閱審批表借閱部門借閱人辦公電話手填表時(shí)間年月日借閱時(shí)間年月日至年月日借閱方式□查閱□復(fù)制□借出