采購(gòu)成本控制方式詳解

采購(gòu)成本控制方式詳解采購(gòu)成本控制方式詳解采購(gòu)成本的高低體現(xiàn)經(jīng)營(yíng)者管理水平，是決定商品價(jià)格和利潤(rùn)的重要因素?，F(xiàn)國(guó)內(nèi)外各大企業(yè)采購(gòu)成本占總成本的比重在下降，他們是如何做到的，本文介紹采購(gòu)成本控制方式詳解：相反采購(gòu)所獲得的利潤(rùn)增值在整個(gè)利潤(rùn)中的比重卻在不斷上升。本文對(duì)企業(yè)的采購(gòu)成本控制相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討。1采購(gòu)成本控制概述1．1采購(gòu)成本的概念及影響采購(gòu)成本的要素采購(gòu)成本的高低是衡量采購(gòu)是否成功的重要指標(biāo)。采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的成可以分為顯性成本（即可計(jì)算的成本）和隱性成本（即機(jī)會(huì)成本）。顯性成本是指采購(gòu)過(guò)程中實(shí)際可能發(fā)生的貨幣支出成本，隱性成本是指在采購(gòu)活動(dòng)的機(jī)會(huì)成本。它們?cè)诓少?gòu)過(guò)程中又通過(guò)各種表現(xiàn)形式影響著采購(gòu)成本的大小。采購(gòu)成本的構(gòu)成具有多樣性和動(dòng)態(tài)性的特征，影響采購(gòu)成本的主要因素有：采購(gòu)價(jià)格因素；采購(gòu)數(shù)量因素；物品市場(chǎng)信息因素；物品的運(yùn)送方式因素；采購(gòu)策略因素。1．2控制成本的途徑：針對(duì)影響采購(gòu)成本的各因素，應(yīng)采取對(duì)策，在采購(gòu)中把握主動(dòng)，應(yīng)用有的方法使采購(gòu)物資的價(jià)格成本最低化。1．2．1集中和批量采購(gòu)法集中采購(gòu)是將各部門(mén)的需求集中起來(lái)，采購(gòu)方便，可以較大的采購(gòu)籌碼得到較好的數(shù)量折扣價(jià)格，規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)后，可取得供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)品的優(yōu)惠價(jià)格，庫(kù)存量也可以相對(duì)較低。電纜是海爾集團(tuán)眾多產(chǎn)品都要使用的部件，為了做到集中采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)和產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門(mén)通力合作，對(duì)空調(diào)、洗衣機(jī)、電冰箱等產(chǎn)品所用到的電纜進(jìn)行了統(tǒng)一的重新設(shè)計(jì)，能夠標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn)化，能采用通用部件的盡量使用通用部件。通過(guò)這些措施，海爾集團(tuán)所采購(gòu)的電纜由原來(lái)的幾百種減少為十幾種。采購(gòu)產(chǎn)品種類(lèi)減少，才能順理成章地實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)。僅此一項(xiàng)改進(jìn)，就使得海爾集團(tuán)在電纜采購(gòu)上節(jié)約了大概20%的成本。通過(guò)集中和批量采購(gòu)，最終達(dá)到降低采購(gòu)成本的目標(biāo)。1．2．2采購(gòu)價(jià)格在采購(gòu)價(jià)格問(wèn)題上，小企業(yè)的確處于被動(dòng)的地位，但這并不意味著中小企業(yè)在控制采購(gòu)成本上無(wú)路可走。這里我舉一個(gè)中小企業(yè)成本控制成功的例子。該公司是一個(gè)不足20人的小企業(yè)，但它能在電子產(chǎn)品的激烈競(jìng)爭(zhēng)下始終保持較高的贏利水平，與其財(cái)務(wù)理念有很大關(guān)系。其管理理念是：成本控制有張有弛——成本控制是許多中小企業(yè)所普遍重視的，但成本的節(jié)約應(yīng)該是有取舍的。為了節(jié)約人員的開(kāi)支，該公司對(duì)成本的控制采取了不同情況不同對(duì)待的方法。對(duì)于少量的終極用戶(hù)安裝業(yè)務(wù)，多采用臨時(shí)聘請(qǐng)熟識(shí)的工程隊(duì)；對(duì)于機(jī)器的日常小規(guī)模維護(hù)，則采用對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行普及技術(shù)培訓(xùn)的方法；而針對(duì)高端機(jī)器的緊急修理則采取和上游廠商簽訂維護(hù)協(xié)議的方法。重視存貨管理——該公司對(duì)每月的銷(xiāo)量都進(jìn)行細(xì)致的統(tǒng)計(jì)記錄，并設(shè)定了管理軟件中的庫(kù)存模式，一旦存貨低于警戒線(xiàn)即立即補(bǔ)貨。長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)的經(jīng)驗(yàn)使他們公司的存貨占用資金非常低。該公司與長(zhǎng)期合作的生產(chǎn)企業(yè)均有詳細(xì)的協(xié)議。對(duì)于設(shè)置的付款比例是按照與買(mǎi)方合同的收款比例同步的，這樣就大大降低了由于付款時(shí)間差距引起對(duì)現(xiàn)金大量占用的風(fēng)險(xiǎn)，也對(duì)廠家為機(jī)器設(shè)備安裝期間提供的售后服務(wù)起到了一定的牽制作用。而對(duì)于小型設(shè)備突然出現(xiàn)的需求量浮動(dòng)，他們采用向同行調(diào)貨的方式實(shí)現(xiàn)，雖然比直接從供貨商調(diào)貨價(jià)高，但由于次數(shù)少，相比起來(lái)也比囤積大量庫(kù)存占用流動(dòng)資金要?jiǎng)澦愕枚?。該公司運(yùn)用管理軟件進(jìn)行庫(kù)存管理，在保證存貨供應(yīng)的同時(shí)，節(jié)約了存貨占用的資金。目前大多數(shù)的貿(mào)易類(lèi)企業(yè)采取零存貨的方式，按訂單直接供應(yīng)給客戶(hù)，避免了存貨因價(jià)格變動(dòng)導(dǎo)致?lián)p失的風(fēng)險(xiǎn)。2、企業(yè)在采購(gòu)物流中存在的問(wèn)題2.1目前企業(yè)在采購(gòu)物流方面主要存在以下三個(gè)方面的問(wèn)題：采購(gòu)一直被認(rèn)為是一種沒(méi)有技術(shù)含量的工作，畢竟在中國(guó)很多企業(yè)還都是買(mǎi)方市場(chǎng)。而面對(duì)現(xiàn)在這種市場(chǎng)形式的變化萬(wàn)千，采購(gòu)人員不能根據(jù)采購(gòu)價(jià)格和供應(yīng)數(shù)量的變動(dòng)，而隨時(shí)改變策略?；蛘呤翘崆邦A(yù)知市場(chǎng)的變化。所以企業(yè)要提高自己的競(jìng)爭(zhēng)籌碼，必須各個(gè)環(huán)節(jié)都要最優(yōu)化。2．1.2、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估制度不健全這個(gè)就涉及企業(yè)的管理問(wèn)題，工作人員在結(jié)束一項(xiàng)工作之后，要進(jìn)行整體的評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的行之有效的工作方法，這樣才能更大地提高以后的工作質(zhì)量。2．1.3、供應(yīng)商不穩(wěn)定當(dāng)物資發(fā)生意外狀況的時(shí)候，不能及時(shí)地得到解決。物資短缺的時(shí)候，采購(gòu)價(jià)格提高，相應(yīng)的企業(yè)的成本又提高了，就會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。所以這就需要采購(gòu)人員在工作期間，尋找穩(wěn)定的貨源。根據(jù)這種形式，中國(guó)的企業(yè)必須要采取積極的態(tài)度，尋找更好的出路，不斷完善經(jīng)營(yíng)策略，提高管理的水平。2.2、企業(yè)在采購(gòu)成本中存在的問(wèn)題在企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)中，主要涉及到價(jià)格、質(zhì)量、批量問(wèn)題。下面就詳細(xì)談?wù)勊鼈兏鞔嬖诘膯?wèn)題：2.2.1、采購(gòu)成本中存在的價(jià)格問(wèn)題（1）企業(yè)采購(gòu)只注重價(jià)格傳統(tǒng)的企業(yè)采購(gòu)?fù)ǔ⒅攸c(diǎn)放在與供應(yīng)商之間的價(jià)格談判以及爭(zhēng)取更大的價(jià)格折扣等方面，而且對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、交換期等問(wèn)題通常采取事后把關(guān)的方法加以控制，采購(gòu)企業(yè)很難也很少參與供應(yīng)商的生產(chǎn)組織過(guò)程及相關(guān)的質(zhì)量控制活動(dòng)和售后響應(yīng)。這種通常以?xún)r(jià)格作為供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)的做法，無(wú)論從眼前還是長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，都不能給采購(gòu)企業(yè)帶來(lái)最大的利益。（2）價(jià)格信息獲取渠道單一，反饋不及時(shí)價(jià)格信息的獲取主要通過(guò)報(bào)刊、雜志、廣告、市場(chǎng)調(diào)研等途徑來(lái)獲取，所獲取的信息往往會(huì)過(guò)時(shí)。從一定程度上影響了企業(yè)的戰(zhàn)略決策，特別是在新產(chǎn)品的研發(fā)，舊產(chǎn)品的改造、新市場(chǎng)的開(kāi)辟等方面。如果企業(yè)不能適應(yīng)新形勢(shì)的變化，就會(huì)失去了顧客，影響了利益。因此，價(jià)格信息來(lái)源渠道狹窄，是企業(yè)致命的弱點(diǎn)。2.2.2、采購(gòu)質(zhì)量問(wèn)題采購(gòu)方與供應(yīng)方相互的工作不是透明的，采購(gòu)方很難參與供應(yīng)商的生產(chǎn)組織過(guò)程和有關(guān)質(zhì)量控制活動(dòng)，只能通過(guò)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檢查驗(yàn)收。而供應(yīng)商為了在采購(gòu)招標(biāo)中獲取優(yōu)勢(shì)，會(huì)通過(guò)各種手段，簡(jiǎn)單程序，降低成本，結(jié)果就是產(chǎn)品質(zhì)量大大下降而影響采購(gòu)的利益，這也是供應(yīng)商與采購(gòu)部門(mén)之間建立長(zhǎng)期合作關(guān)系的一個(gè)主要原因。2.2.3、采購(gòu)批量問(wèn)題對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，確定一個(gè)最佳訂貨批量，以使有關(guān)的存貨成本最小。而訂貨成本和儲(chǔ)存成本與采購(gòu)批量和采購(gòu)次數(shù)相關(guān)。采購(gòu)次數(shù)越多，所需的訂貨費(fèi)用、采購(gòu)人員的費(fèi)用等訂貨成本也就越多，因?yàn)檫@些費(fèi)用主要與采購(gòu)次數(shù)相關(guān)而與采購(gòu)批量的關(guān)聯(lián)度不大。而儲(chǔ)存成本則與每次采購(gòu)的批量有顯著的聯(lián)系，每次采購(gòu)的批量越多，所需的儲(chǔ)存成本也就越大。因此采購(gòu)次數(shù)與采購(gòu)批量之間存在一種反向變動(dòng)關(guān)系，從而導(dǎo)致訂貨成本和存儲(chǔ)成本之間反向變化。3、控制成本與方法手段控制采購(gòu)成本對(duì)一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)至關(guān)重要。采購(gòu)成本下降不僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在産品成本的下降、利潤(rùn)的增加，以及企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的增強(qiáng)。由于材料成本占生産成本的比例往往達(dá)到50％以上，因此，控制好采購(gòu)成本并使之不斷下降，是一個(gè)企業(yè)不斷降低産品成本、增加利潤(rùn)的重要和直接手段之一。3.1、建立、完善采購(gòu)制度，做好采購(gòu)成本控制的基礎(chǔ)工作采購(gòu)工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購(gòu)制度和程式，不僅采購(gòu)工作無(wú)章可依，還會(huì)給采購(gòu)人員提供暗箱操作的溫床。完善采購(gòu)制度要注意以下幾個(gè)方面：3.1.1、建立嚴(yán)格的采購(gòu)制度建立嚴(yán)格、完善的采購(gòu)制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)、提高效率、杜絕部門(mén)之間扯皮，還能預(yù)防采購(gòu)人員的不良行爲(wèi)。采購(gòu)制度應(yīng)規(guī)定物料采購(gòu)的申請(qǐng)、授權(quán)人的批準(zhǔn)許可權(quán)、物料采購(gòu)的流程、相關(guān)部門(mén)（特別是財(cái)務(wù)部門(mén)）的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購(gòu)的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等。比如，可在采購(gòu)制度中規(guī)定采購(gòu)的物品要向供應(yīng)商詢(xún)價(jià)、列表比較、議價(jià)，然后選擇供應(yīng)商，并把所選的供應(yīng)商及其報(bào)價(jià)填在請(qǐng)購(gòu)單上；還可規(guī)定超過(guò)一定金額的采購(gòu)須附上三個(gè)以上的書(shū)面報(bào)價(jià)等，以供財(cái)務(wù)部門(mén)或內(nèi)部審計(jì)部門(mén)稽核。3.1.2、建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度對(duì)企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行賬號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購(gòu)必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并有專(zhuān)人管理。同時(shí)要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財(cái)務(wù)等部門(mén)聯(lián)合考核后才能進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生産地考核。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程式和指標(biāo)，要對(duì)考核的問(wèn)題逐一評(píng)分，只有達(dá)到或超過(guò)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)者才能成爲(wèi)歸檔供應(yīng)商。3.1.3、建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系采購(gòu)部門(mén)能把握好時(shí)機(jī)和采購(gòu)數(shù)量，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的經(jīng)濟(jì)效益。3.2.3、以競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)的方式來(lái)牽制供應(yīng)商對(duì)于大宗物料采購(gòu)，一個(gè)有效的方法是實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)，往往能通過(guò)供應(yīng)商的相互比價(jià)，最終得到底線(xiàn)的價(jià)格。此外，對(duì)同一種材料，應(yīng)多找?guī)讉€(gè)供應(yīng)商，通過(guò)對(duì)不同供應(yīng)商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。3.2.4、向制造商直接采購(gòu)或結(jié)成同盟聯(lián)合訂購(gòu)向制造商直接訂購(gòu)，可以減少中間環(huán)節(jié)，降低采購(gòu)成本，同時(shí)制造商的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會(huì)更好。另外，有條件的幾個(gè)同類(lèi)廠家可結(jié)成同盟聯(lián)合訂購(gòu)，以克服單個(gè)廠家訂購(gòu)數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。3.2.5、選擇信譽(yù)佳的供應(yīng)商并與其簽訂長(zhǎng)期合同與誠(chéng)實(shí)、講信譽(yù)的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)的交貨期，還可得到其付款及價(jià)格的關(guān)照，特別是與其簽訂長(zhǎng)期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。3.2.6、充分進(jìn)行采購(gòu)市場(chǎng)的調(diào)查和資訊收集一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)管理要達(dá)到一定水平，應(yīng)充分注意對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)的調(diào)查和資訊的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場(chǎng)的狀況和價(jià)格的走勢(shì)，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設(shè)專(zhuān)人從事這方面的工作，定期形成調(diào)研報(bào)告。3.3、實(shí)行戰(zhàn)略成本管理來(lái)指導(dǎo)采購(gòu)成本控制3.3.1、估算供應(yīng)商的産品或服務(wù)成本我們以前的采購(gòu)管理只是過(guò)多強(qiáng)調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對(duì)采購(gòu)成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價(jià)格談判中占主動(dòng)地位?？梢酝ㄟ^(guò)參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問(wèn)以獲得更多有用的資料；甚至爲(wèi)了合作，明確要求供應(yīng)商如實(shí)提供有關(guān)資料，以估算供應(yīng)商的成本。在估計(jì)供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價(jià)格上有利的談判，并盡可能加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料成本。進(jìn)行這種談判，要始終爭(zhēng)取雙贏的局面。要與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系，就不能在談判中把供應(yīng)商逼到賠錢(qián)的地步。3.3.2、對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行分析對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行分析的目的是要