淺談大型活動之組織與管理

淺談大型活動之組織與管理

隨著文化市場的進一步開放，以及營銷、公關(guān)等市場手段的不斷豐富，大型活動的舉辦日趨活躍，但是在這些大型活動異?；鸨默F(xiàn)象背后，很多活動的組織者和承辦方卻無時無刻不在忍受著由于活動管理上的不足而造成的超強的體力和腦力壓力以及財務(wù)預算超支的經(jīng)濟損失。一、現(xiàn)在大型活動的組織與管理中的典型問題

1、

勞動強度大：由于沒有一個合理而科學的管理和執(zhí)行規(guī)劃，往往是事到臨頭才找人去做，所以在活動期間內(nèi)人員的體力和腦力嚴重超支，往往每天只能睡幾個小時或者根本就沒有睡眠時間。

2、

財務(wù)預算超支：由于沒有對活動過程中的各種支出做出一個比較詳細而嚴密的預算，所以在活動的執(zhí)行期間往往會冒出很多預算之外的支出，使活動結(jié)果的結(jié)算時嚴重超支。

3、

活動過程混亂：由于在活動執(zhí)行前期的分工混亂，缺乏規(guī)范的管理，直接造成活動執(zhí)行過程中的人員調(diào)配、流程執(zhí)行等環(huán)節(jié)的混亂，嚴重影響了活動質(zhì)量。

4、

管理觀念落后：現(xiàn)在很多活動的組織、承辦方的負責人有很多都認為，做活動本來就是一個繁雜的事情，活動過程就應(yīng)該亂、就應(yīng)該忙、就應(yīng)該累，他們把活動執(zhí)行過程中容易出現(xiàn)突發(fā)事件、事務(wù)繁多、時間集中的特點當作一種忙、亂、累場面的必然理由。殊不知，科學管理的實施初衷和基本作用就是為了防止和應(yīng)付計劃執(zhí)行過程中的突發(fā)事件，盡量減少突發(fā)事件對計劃執(zhí)行的影響。我們今天提出提高活動管理效率的目的，也正是科學地研究活動執(zhí)行過程中的方方面面，以求提前規(guī)劃，科學執(zhí)行，盡量減少我們現(xiàn)在所出現(xiàn)的不必要的人力、物力和財力的浪費，從而也最終提高活動的質(zhì)量。二、舉辦大型活動的相關(guān)程序和法律規(guī)定

（一）

活動策劃階段

從程序上說，大型活動策劃和實施，要按照科學的管理步驟來執(zhí)行：

第一，立項。

第二，進行調(diào)查和可行性研究。

第三，提煉主題，進行創(chuàng)意。

第四，方案論證。

因為關(guān)于活動策劃并不是本文的重點，所以在這里就不加詳述了。

（二）辦理審批手續(xù)

根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當向行政機關(guān)提出申請，待取得相關(guān)部門批準后方可實施。

但我們一般常見的活動，主要需要報批的主要有文化廳（局）、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個部門，其他的申報行政機關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常機會比較少，主要以上面四個機關(guān)居多。具體情況如下：

1、需要向地方文化部門報批的方面。

需要向地方文化部門報批的主要是活動中的演出方面，由于大多活動都或多或少帶有一定的表演內(nèi)容，根據(jù)《營業(yè)性演出管理條例實施細則》第三十條規(guī)定任何單位舉辦營業(yè)性演出活動，都應(yīng)當委托演出公司承辦，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)?！稜I業(yè)性演出管理條例》第三十二條規(guī)定，占用公園、廣場、街道、賓館、飯店、體育場（館）或者其他非營業(yè)性演出場所舉辦營業(yè)性演出活動的，應(yīng)當報經(jīng)當?shù)乜h級以上地方人民政府文化行政部門、公安機關(guān)和其他有關(guān)部門批準。

申請時應(yīng)提交的文件有：

（1）

演出申請書；

（2）

與演出相關(guān)的各類演出合同文本；

（3）

演出節(jié)目內(nèi)容材料；

（4）

營業(yè)性文藝表演團體的《演出證》。

《營業(yè)性演出管理條例》所稱營業(yè)性演出包括下列方式：

（1）

售票或者包場的；

（2）

支付演出單位或者個人報酬的；

（3）

以演出為媒介進行廣告宣傳或者產(chǎn)品促銷的；

（4）

有贊助或者捐助的；

（5）

以其他經(jīng)營方式組織演出的。

其他有關(guān)詳細規(guī)定請參閱《營業(yè)性演出管理條例》和《營業(yè)性演出管理條例實施細則》。2、關(guān)于公安部門的報批

為了保證各項活動的正常進行，維護社會治安秩序和公共安全，保護公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，公民、法人或其他組織在舉行活動之前必須報縣級以上公安部門申請批準。申請時提交一下文件：

（1）

活動方案和說明；

（2）

活動安全保衛(wèi)工作方案；

（3）

場地管理者出具的同意使用證明；

（4）

申請人身份證明及無違法犯罪記錄等；

（5）

法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定須經(jīng)有關(guān)主管部門批準的活動，應(yīng)當同時提交有關(guān)批準文件。

其中活動安全保衛(wèi)工作方案主要包括：

（1）

活動的時間、地點、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；

（2）

安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識別標志；

（3）

場地建筑和設(shè)施的消防、安全情況；

（4）

入場票證的管理、查驗措施；

（5）

場地人員的核定容量；

（6）

迅速疏散人員的預備措施。

以上方面最易被人疏忽的是入場票證的管理、查驗措施。特別是在舉辦各種類型的售票演出和活動的時候，入場票證必須經(jīng)過公安部門的防偽監(jiān)制，即使各種工作人員佩戴的工作證件也須經(jīng)公安部門查驗。

另外在活動的參加人員數(shù)量方面，群眾性文化體育活動的參加人數(shù)在二百人以上三千人以下的，由縣級公安機關(guān)許可；人數(shù)在三千人以上的，由地（市）級公安機關(guān)許可；跨地區(qū)的群眾性文化體育活動，由共同的上一級公安機關(guān)許可。做出許可的公安機關(guān)應(yīng)當向上一級公安機關(guān)備案。公安機關(guān)對二百人以下的群眾性文化體育活動進行監(jiān)督檢查。

其他有關(guān)公安報批方面的詳細規(guī)定請參閱《群眾性文化體育活動治安管理辦法》。

3、關(guān)于環(huán)衛(wèi)部門的審批

對于環(huán)衛(wèi)部門主要是針對戶外的一些橫幅、豎幅等與市容和環(huán)境有關(guān)的宣傳方面的審批。其他的詳細規(guī)定可到環(huán)衛(wèi)部門咨詢。

4、關(guān)于消防部門的審批

消防部門主要針對活動場地的消防設(shè)施和措施進行審查，像戶外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。另外在各種活動中的舞臺或展位搭建方案包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經(jīng)過主辦單位或消防部門的審批。

《中華人民共和國消防法》第十三條規(guī)定，舉辦大型集會、焰火晚會、燈會等群眾性通常項目總結(jié)報告包括以下內(nèi)容：

（1）

對比計劃與實現(xiàn)目標，分析成敗原因；

（2）

項目財務(wù)總決算，并說明成本偏差的原因；

（3）

評估項目管理的得失，重要成就的總結(jié)；

（4）

對未來項目的建議；

（5）

團隊表現(xiàn)，對杰出成員的表彰和獎勵；

此外，項目總結(jié)報告還應(yīng)包括：

（1）

對項目剩余資產(chǎn)的管理與處置

（2）

項目結(jié)束的后期工作安排（媒體、客服等）；

（3）

檔案的整理、存檔工作。

三、活動的現(xiàn)場執(zhí)行管理

（一）活動過程中最容易出現(xiàn)的三個問題：

A)

活動前期準備不足造成的現(xiàn)場事物的漏缺；

B)

活動現(xiàn)場分工不明確導致管理混亂

C)

對現(xiàn)場突發(fā)事件的處理缺乏一定的準備和技巧

（二）“角色管理”

由于活動現(xiàn)場的參與人員數(shù)量大、事物繁雜，所以如何控制好現(xiàn)場的各項工作，保證活動的順利進行，對于活動的管理者來說也是一個極大的挑戰(zhàn)。為了提高活動實施階段的管理效率，應(yīng)該實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。

當然，在每次的具體活動中以上幾方面并不是什么時候都一成不變。根據(jù)活動的不同情況，它所容納的角色或多或少，但并不會影響我們的管理工作，因為我現(xiàn)在所提出的是一種管理的方式或者說概念，根據(jù)不同的情況，它的具體內(nèi)容也會隨之更改。

1、角色劃分

角色管理的前提是對參與活動的全體人員進行科學的角色劃分，這也是實施操作活動現(xiàn)場工作的基礎(chǔ)。在角色劃分的過程中既要注意角色的獨立性，又要注意角色所內(nèi)含工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性。因為角色劃分的最終目的就是為了使工作分工明確，易于操作。

例如對一場具有表演內(nèi)容的新聞發(fā)布會或時裝發(fā)布會，在舞臺方面會涉及到音響、燈光和舞美；而在表演方面又會涉及到主持人、演員和道具。要想保證演出的順利進行，舞臺方必須充分配合演員的各方面需要，而演員方也一定要了解舞臺方的各種要求。他們之間的聯(lián)系不用說是非常的密切，照理說安排一個人來全權(quán)負責是再好不過了，但是因為各方的事務(wù)都非常的多，如果一個人來處理未免會顯得心有余而力不足；而且兩方的人員又有明顯的系統(tǒng)屬性，所以還是把兩方的管理分開的比較好。當然，這時雙方負責人的溝通就會顯得很重要了。但是如果是一場小型的演出，也許一個人來管理兩方面的事也會游刃有余的。

①活動的組織方：主要包括活動的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等參與活動整體策劃和運作的單位和個人。不管是在程序上，還是事件的實際處理過程中，活動的組織各方都需要很緊密的合作與聯(lián)系，對于他們的管理和協(xié)調(diào)亦非常重要。

②場館方：主要是指場地的所有者或管理者。例如在體育館舉行演唱會時的體育館方，在社區(qū)舉辦活動時的社區(qū)街道辦或者物業(yè)管理方等。他們在整個活動的進程中充分扮演著活動實際操作過程中的把關(guān)和配合角色。

③演員/主持/選手方：這方面主要包括參與活動的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發(fā)言人等活動的表現(xiàn)主體人員。所謂表現(xiàn)主體人員，是說他們在整個活動的進程中具有一定的表演、展示、發(fā)言等行為的人員。這種稱謂主要是為了有別于活動主體人員，因為很多時候的活動主體人員主要是觀眾，但是觀眾這一塊我們會單獨管理。

④舞臺/燈光/音響制作方：主要包括舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試等幾個方面的工作人員。這些都屬于活動的基礎(chǔ)設(shè)備，而且具有很強的聯(lián)系性，所以把對他們的管理專門劃為一方面。

⑤嘉賓/觀眾方：主要包括到場的領(lǐng)導、嘉賓、評委、觀眾等幾方面的人員。因為參與活動的領(lǐng)導、嘉賓和觀眾等在活動舉行過程中的活動范圍基本都限于同一場地，所以把他們主要規(guī)為一面。當然，對于某些大型的活動，因為參與嘉賓人數(shù)眾多，且與之相關(guān)的活動頻繁時，也可以把嘉賓和觀眾方分開進行管理。

⑥媒體記者方：主要包括活動邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。因為每次活動都會產(chǎn)生一定的社會效應(yīng)，而且很多公關(guān)活動的最終目的就是增加宣傳力度、擴大影響力，媒體的參與對于整個活動的效益評估具有很大的參考價值。所以對于媒體方的管理也就理所當然的獨立為面了。

有時候，某些大型活動的每一項都可能會有很多事務(wù)，例如一場大型的演出在演員方面，可能在道具、演員食宿、后臺設(shè)備等方面都有很多事情要做，那么這個時候可以在角色劃分的基礎(chǔ)上，再對各項事務(wù)進行進一步的細分。

總之，在角色的劃分上應(yīng)該充分考慮到具體活動的實際情況，根據(jù)實際情況來決定劃分的具體內(nèi)容才能取到事半功倍的效果。

2、工作職能

各種角色的管理人員之職能主要表現(xiàn)在：

①監(jiān)督和控制各種角色參與人員的到場和準備情況。例如舞臺燈光音響是否已經(jīng)

安裝和調(diào)試完畢，為領(lǐng)導嘉賓準備的筆、紙、水、名牌等是否齊備，演員是否到齊，媒體記者是否已安排妥當?shù)龋?/p>

②負責各角色人員之間的信息溝通。參與活動的各個方面都需要互相配合，各角

色管理人員應(yīng)當及時傳達他們之間的信息和各種配合要求；

③負責解決各角色群體提出的各種要求和出現(xiàn)的各種問題；

④及時向項目負責人報告工作進展情況；

⑤現(xiàn)場出現(xiàn)的其他相關(guān)事務(wù)。

3、角色管理在籌備期的運用

在活動籌備期的工作安排，以及擬定工作計劃的時候，我們往往以事件為核心來安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，這種管理方式具有很強的目的性和針對性，所以在活動的籌備期間具有很強的實用性。但是，如果在活動籌備期適當?shù)倪\用角色管理，那么在項目的執(zhí)行過程中會更加“如虎添翼”，而對于活動現(xiàn)場的管理也會顯得更加得心應(yīng)手、游刃有余。

在籌備期的角色管理仍以活動現(xiàn)場角色劃分為基礎(chǔ)。即把活動現(xiàn)場的角色管理任務(wù)加以延伸至活動的籌備前期，以各類參與角色為線索，分別展開與之相關(guān)的籌備工作，并安排專人負責跟進整個籌備進程，并且承擔活動現(xiàn)場的同一方面的工作。例如在舞臺方面，可以在對舞臺、燈光、音響制作方的聯(lián)系、確認到最后簽訂合同都有一個人專門負責跟進（當然也可能是幾個人或一個小團隊），而且在最后的活動現(xiàn)場仍由其擔任舞臺、燈光、音響的相關(guān)事務(wù)。這樣的話，在對現(xiàn)場舞臺方面的監(jiān)督和控制都會更加順利高效。

但是由于一般活動從籌備開始到活動的現(xiàn)場實施都有一個很長的階段，人員變化比較頻繁，所以人員安排“從一而終”并不容易，但是盡管如此，我們在實際操作中還應(yīng)該盡量讓人員“從一而終”。從而進一步保證活動的進程速度和效率。

（三）項目負責人制

在角色劃分好以后，就是實實在在的執(zhí)行和管理了。角色劃分是管理的基礎(chǔ)和前提，如果管理沒有效率，角色劃分得再科學、再合理也是無濟于事。“項目負責人制”，無疑是目前有利于整個活動策劃和實施過程中的順利、高效的進行較好管理制度。

經(jīng)歷過活動執(zhí)行的人一定都很了解，活動的開展現(xiàn)場簡直就是一個沸騰的油鍋，特別是工作人員都保持著高度的緊張，只有大家都固定的聽從一個人的統(tǒng)一安排，互相配合，才能保證各項工作有條不紊的開展。如果每個人都去“指手畫腳”，那么場面一定會非常的亂，員工不知道該聽誰的，管理者也不知道各項工作的進展如何，某件事情是否有人去處理，或者是否安排妥當?shù)鹊葐栴}都會接踵而來。每個“指手畫腳”的人都認為自己在幫助處理現(xiàn)場事物，但卻不知自己的插手只能“越幫越忙”，只會讓現(xiàn)場越來越亂。

如此以來，現(xiàn)場就無所謂什么管理和協(xié)調(diào)了，每個人都去控制現(xiàn)場，現(xiàn)場也就失去了控制。現(xiàn)場一旦失去控制，什么情況都有可能發(fā)生。所以為了保證現(xiàn)場工作的順利、高效的展開，現(xiàn)場管理必須只能有一個人統(tǒng)一管理。在這種情況下，如果有些承辦方的領(lǐng)導或者某個主管發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場有些問題需要有人去處理時，可以告知項目負責人，在項目負責人的統(tǒng)一調(diào)配下，協(xié)作負責人處理。（四）現(xiàn)場管理中應(yīng)該注意的幾點：

1、

認識場館方負責人

活動現(xiàn)場出現(xiàn)的問題很多都需要場地的管理方來協(xié)同解決，所以被安排和場地管理方接觸的人必須提前和場地管理方負責本次活動的主管取得聯(lián)系，以便在處理現(xiàn)場問題時能夠及時和場管的負責人溝通，提高辦事效率。

在這個過程中最好讓場管的本次活動總負責人把負責當場活動的相關(guān)管理人員都介紹給你認識，以便在不能馬上找到總負責人時也可以讓其他相關(guān)管理人員配合你解決問題。同時，也可以把組織方的相關(guān)管理人員介紹給場管方認識，同樣也是為了在出現(xiàn)問題時雙方可以及時、高效的溝通。

通常在活動現(xiàn)場，活動的組織方一般通過服裝來辨認場管工作人員，而場管方亦是通過工作證件來確定組織方的工作人員。這種情況雖然對于雙方人員身份的確認很少出錯，但是在解決問題時難免會出現(xiàn)一些尷尬的局面。例如我們有時候找場管的普通工作人員，他們又沒辦法也沒權(quán)利為你解決和確認任何事情，最后還是讓你去問他們的負責人。同樣，場管的工作人員在詢問有關(guān)活動現(xiàn)場的某些問題時，也并不是我們的每個工作人員都知道或者可以決定的。所以，如果時間和條件允許的話，活動開展前，雙方的相關(guān)管理人員最好都互相認識一下。

2、

工作協(xié)調(diào)會議

在各方面工作都安排妥當?shù)臅r候，還不要忘了在活動開始前的工作協(xié)調(diào)會議。工作協(xié)調(diào)會議的目的一方面是在活動開始前讓所有工作人員最后確認自己的工作職責，加強員工對自己本職工作的實施印象；另一方面，也是為了及時向員工傳達臨時變動的若干事項。

在這里需要強調(diào)的是，不管自己的工作在之前安排的多么妥當，活動正式開始前一天的這個工作協(xié)調(diào)會議一定要開。因為這不僅僅是為了布置工作，它更是活動前的一次動員會，有利于進一步提高員工的工作緊湊感和相互之間的協(xié)作默契，。它不僅讓員工明白自己要干什么，而且還讓員工明白自己應(yīng)該拿出什么樣的干勁來工作。因此這次會一定不能少。而且通過我們以前做過的眾多活動，也已經(jīng)證實了這次會議的必要性：開過會的工作人員往往在第二天的活動中工作的目的性更強，效率更高，相互之間的配合也十分的完美；而沒開過會的工作人員，往往精力不夠，工作任務(wù)和目的意識模糊，效率低下。

除此之外，對于舉辦時間過長的活動，例如要好幾天，或者好幾周，甚至是更長的，在每天或者每個系列的活動結(jié)束后還應(yīng)該舉行一次對于當天或當場活動的總結(jié)會議，以便及時總結(jié)活動的得失，一方面對于出現(xiàn)的情況馬上進行處理，另一方面也防止在以后的活動中再次出現(xiàn)，以及對接下來的活動進行更加詳細的安排。

很多活動的組織方有時候是因為對這方面不夠重視，有時候是因為考慮到活動執(zhí)行的過程中員工都很疲勞，非常厭煩這些“無聊的不必要的”會議，所以很多時候都會忽略這些會議。但是事實上，這都是非常必要的事情，原因上面已經(jīng)說過。如果是因為疲勞，可以在時間和福利上做出適當調(diào)整，如果是因為不夠重視，希望以后能夠重視起來?？傊?，不管怎樣，我們最好都能堅持下去。有時候，最無所謂的事往往就是事故的緣由。四、活動執(zhí)行過程中容易忽略的地方

1、活動開展前與場館方的溝通

場館方是場地的管理者，在場地上實施任何活動都要經(jīng)過他們的同意。我們租用或借用場地的直接目的就是為了舉辦活動，在這個過程中會有許多地方需要場館方配合。但是場館方對自己場地的使用過程也有很多規(guī)定。所以由于溝通上的疏忽，在以前的活動開展過程中經(jīng)常會出現(xiàn)我們的要求和場館的規(guī)定發(fā)生沖突的情況。這不僅影響了我們和場館的關(guān)系，更重要的是往往會因為這方面的原因而耽誤活動的正常進行，最后是得不償失。2、文件檔案管理

在對文件檔案的管理方面并不是很重視，經(jīng)常會被忽略。但事實上，對于文件檔案的管理在活動的執(zhí)行過程中和活動的后期工作中都有著非常重要的作用。

活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關(guān)證件票據(jù)等幾個方面。另外，更重要的是如何讓他們在活動的過程在各個需要他們的工作人員中及時傳遞。

3、財務(wù)管理

每次活動的舉辦都會需要很多東西，其中有些是我們自己的，有些是專為本次活動購買的，有些是租賃的或借用的等等，總之會涉及到很多東西。同樣，在實施各項活動的過程中也會產(chǎn)生很多開支，有些是預算內(nèi)的，有些是臨時產(chǎn)生的。因此，在很多活動完結(jié)之后結(jié)算時才發(fā)現(xiàn)實際開支比預算要多出很多來。所以，對于財務(wù)的管理就顯得尤為重要了。

第一，活動過程中各項財物的使用和消耗、活動后各項財物的安置和處理。因為活動現(xiàn)場的人員繁雜，所以財物丟失的事也時有發(fā)生，在對財物的看管上應(yīng)該特別注意；由于很多財物都是服務(wù)于各種獨立的活動，所以每次活動完結(jié)之后就經(jīng)常會被大家把財物和活動一起拋到腦后了；活動完結(jié)之后，經(jīng)常會產(chǎn)生很多“項目資產(chǎn)”，如何對這些資產(chǎn)進行合理的安置和處理，防止他們意外的丟失和被“降級處理”，也應(yīng)該是個值得考慮的問題。

第二，活動過程中工作人員的花費開銷。在活動的執(zhí)行期間，幾乎每位工作人員都會或多或少的發(fā)生各種各樣的開銷，對于這種開銷如何處理，算工作花費，還是個人消費，也