辦公室實(shí)務(wù)（第2版） 案例 項(xiàng)目三 辦公室時(shí)間管理

項(xiàng)目三辦公室時(shí)間管理任務(wù)一時(shí)間管理

一、請(qǐng)分析小張為何會(huì)出現(xiàn)下面的狀況？小張覺(jué)得自己快要累垮了！在公司擔(dān)任程序設(shè)計(jì)師的他，工作非常出色，可謂前程無(wú)限。作為部門中唯一的單身漢，每逢加班趕工的緊急時(shí)刻，大家總會(huì)想起他。部門領(lǐng)導(dǎo)或同事遇到急事也總會(huì)找他幫忙，他也樂(lè)此不疲。小張覺(jué)得做人本來(lái)就該互相幫助。能幫就幫吧。漸漸地，每個(gè)人都習(xí)慣了找他幫忙，他也一概來(lái)者不拒。

然而最近一段時(shí)間，小張感到自己胃部經(jīng)常疼痛，而長(zhǎng)期的熬夜趕工，也讓自己分內(nèi)的工作質(zhì)量大打折扣，壓力感倍增。這天下午，又一個(gè)同事過(guò)來(lái)，要小張幫忙分擔(dān)一些工作。小張覺(jué)得自己實(shí)在累得快喘不過(guò)氣來(lái)了，想說(shuō)“不”，卻又開(kāi)不了口。答案：小張之所以會(huì)出現(xiàn)上面的問(wèn)題，是因?yàn)樾垱](méi)有時(shí)間管理的意識(shí)，工作沒(méi)有計(jì)劃性，同時(shí)不好意思拒絕別人。二、案例中的李楊時(shí)間管理都存在哪些問(wèn)題？為什么會(huì)出現(xiàn)這些問(wèn)題？請(qǐng)一一列舉。

李楊擔(dān)任銷售部主管3年了，由于公司銷售目標(biāo)壓力很大，李楊的工作非常繁忙。他經(jīng)常早上起床不吃早點(diǎn)，就直奔公司。一天，他剛進(jìn)辦公室，就被告知經(jīng)理下個(gè)月要出差，有一個(gè)重要的會(huì)議讓他代為出席發(fā)言。聽(tīng)后，小李非常高興，因?yàn)檫@是一次在上級(jí)面前展現(xiàn)自己的好機(jī)會(huì)。心想，“還有一個(gè)月的時(shí)間，一定要好好準(zhǔn)備一下?！?/p>

之后，李楊一如既往，非常繁忙。早上，沒(méi)有時(shí)間送女兒上學(xué)，晚上還經(jīng)常陪客戶吃飯到深夜，出差和應(yīng)酬不斷，朋友聚會(huì)也不好推辭。就在會(huì)議的前兩天，李楊突然想起開(kāi)會(huì)發(fā)言的事情，心里有些著急。但是，轉(zhuǎn)念一想，還有2天時(shí)間，明天什么事情也不做，全心全意準(zhǔn)備會(huì)議資料。

第二天一大早，女兒突然發(fā)燒，李楊心中非常著急。但是，分身無(wú)術(shù)，只好帶著歉意讓太太送女兒去醫(yī)院，自己前往公司上班。剛到公司心情還沒(méi)有平靜下來(lái)，總經(jīng)理秘書(shū)來(lái)找他，說(shuō)總理找他談話，他懷著忐忑不安的心情去見(jiàn)總經(jīng)理，原來(lái)，總經(jīng)理接到了一封顧客投訴信，讓他馬上調(diào)查清楚，下午回復(fù)。他不能太慢，花了整個(gè)上午的時(shí)間終于把事情處理好。他想一邊吃便當(dāng)，一邊構(gòu)思發(fā)言稿。突然，他的一位客戶，也是他的好朋友出現(xiàn)在門口，說(shuō)是順便路過(guò)，想一起吃飯。李楊無(wú)法拒絕對(duì)方的美意。于是，心不在焉地和朋友吃完午飯，回到辦公室已經(jīng)快下午2點(diǎn)?？吹阶郎嫌袔追菥o急文件，就想先處理好，認(rèn)為這并不會(huì)花太多的時(shí)間。他在處理文件的過(guò)程中，有幾個(gè)電話打進(jìn)來(lái)，又有兩個(gè)下屬找他談話，處理好這一切之后已經(jīng)是快下午6點(diǎn)了。這時(shí)，李楊心中惦記女兒，實(shí)在不想再加班了，于是下班回家。路上正好是交通高峰，塞車很歷害，到家已經(jīng)快7點(diǎn)了。李楊心中想吃了再寫發(fā)言稿，吃了飯，洗好澡，已經(jīng)8點(diǎn)了。碰巧當(dāng)時(shí)正轉(zhuǎn)播四年一次的世界杯足球賽，李楊最喜歡了，雖有些不安，但還是忍不住坐下來(lái)，安慰自己說(shuō)；“看一會(huì)兒，松弛一下，做事會(huì)事半功倍?！鼻蛸愞D(zhuǎn)播完畢，李楊己經(jīng)在沙發(fā)上睡著了。第二天早上4點(diǎn)鐘，李楊設(shè)置的鬧鐘響了。5點(diǎn)鐘，李楊終于爬起來(lái)，想寫發(fā)言稿，但是頭暈眼花的，一點(diǎn)思路都沒(méi)有。最后好不容易寫了個(gè)大概，就只好去開(kāi)會(huì)了，會(huì)上的效果可想而知。答案存在問(wèn)題為何出現(xiàn)這些問(wèn)題1.不吃早餐生活不規(guī)律2.還有一個(gè)月工作沒(méi)有計(jì)劃性3.女兒生病沒(méi)空送醫(yī)院工作和生活之間沒(méi)有安排好4.親自處理顧客投訴信不會(huì)授權(quán)、事必躬親5.朋友聚會(huì)不會(huì)推遲做事沒(méi)有原則，分不清輕重緩急6.賽車等了一個(gè)小時(shí)不善于利用時(shí)間7.為看世界杯耽誤寫發(fā)言稿缺少自律任務(wù)二編制工作日志一、×××公司總經(jīng)理2020年7月8日工作內(nèi)容如下，請(qǐng)為總經(jīng)理編制7月8日的工作日志1.8：30在公司會(huì)議室召開(kāi)部門經(jīng)理例會(huì)，參加人員為各部門經(jīng)理（張宏、李欣、彭麗）2.10：00在總經(jīng)理辦公室面試營(yíng)銷總監(jiān)，面試人員共五位3.12：00在公司餐廳聽(tīng)取培訓(xùn)經(jīng)理許雄匯報(bào)并共進(jìn)午餐4.下午兩點(diǎn)在總經(jīng)理辦公室與法律顧問(wèn)鄭智會(huì)面5.下午四點(diǎn)在公司會(huì)議室參加JB項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議，項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人6人參加答案時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)參與人員備注8：30部門經(jīng)理例會(huì)公司會(huì)議室各部門經(jīng)理（張宏、李欣、彭麗）9：0010：00面試營(yíng)銷總監(jiān)總經(jīng)理辦公室面試人員（ABCDE）11:0012:00聽(tīng)取培訓(xùn)經(jīng)理許雄匯報(bào)并共進(jìn)午餐公司餐廳培訓(xùn)經(jīng)理許雄13:0014:00與法律顧問(wèn)鄭智會(huì)面總經(jīng)理辦公室法律顧問(wèn)鄭智16:00參加JB項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議公司會(huì)議室項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)人(ABCDEF)二、請(qǐng)從下面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。琳達(dá)是日朗船舶（中國(guó)）公司公關(guān)部經(jīng)理的秘書(shū)，專門負(fù)責(zé)上司的日程管理。下面有5個(gè)選項(xiàng):

1.安排上司的日程，有全年、本月、本周和當(dāng)天四種日程表。這四種表格相互銜接，滾動(dòng)執(zhí)行。

2.出現(xiàn)了突發(fā)事件后，就應(yīng)當(dāng)馬上記入日程表。如果它與原定的工作安排在時(shí)間上發(fā)生沖突，那就要請(qǐng)上司確認(rèn)哪項(xiàng)工作優(yōu)先。

3.當(dāng)上司打算外出時(shí)對(duì)你說(shuō)“我出去一下”，你除了說(shuō)“我知道了”外，其它都不要說(shuō)。

4.對(duì)上司的私人安排，最好記在自己的工作手冊(cè)上，不要詳細(xì)地記入日程表。

5.如果你估計(jì)上司會(huì)談的時(shí)間會(huì)延長(zhǎng)，那你就要在上司去會(huì)談之前提醒上司會(huì)談之后的工作。答案3

當(dāng)上司對(duì)你說(shuō)“我出去一下”，既不告訴你他去哪里，也不告訴你出去做什么，秘書(shū)就沒(méi)有必要多問(wèn)，但是，秘書(shū)作為上司日程的管理者，還是有必要問(wèn)清上司回來(lái)的時(shí)間，否則后面的工作就不好安排。

任務(wù)三約會(huì)安排一、請(qǐng)討論分析：秘書(shū)柳紅的電話回復(fù)中體現(xiàn)了約會(huì)工作的什么原則？柳紅是杭州絲綢公司的秘書(shū)。星期一的早上，省外貿(mào)進(jìn)出口公司業(yè)務(wù)處李處長(zhǎng)打來(lái)電話，欲約公司王總周五晚聚餐。電話片段如下：柳紅：你好，這里是杭州絲綢公司，我是秘書(shū)柳紅，請(qǐng)問(wèn)什么事？李處長(zhǎng)：你好，我是省外貿(mào)進(jìn)出口公司業(yè)務(wù)處李×，我想約你公司王總談?wù)?004年秋季絲綢出口中東的有關(guān)事宜，能安排王總周五晚在湖濱大酒店吃個(gè)飯嗎？柳紅：（停頓）約王總吃飯，周五晚上？李處長(zhǎng)：是的。請(qǐng)你安排一下。柳紅：（停頓）那我來(lái)查一下王總的工作安排表。（翻開(kāi)記事本）對(duì)不起，周五晚上恐怕不行，王總要參加一個(gè)私人聚會(huì)。下周四、五都有空，要不安排在下周五？具體時(shí)間我們?cè)俾?lián)系，好嗎？李處長(zhǎng)：（停頓）嗯——好的，我安排好后會(huì)通知你的。柳紅：（停頓，待答復(fù)）好的，那我等你電話，再見(jiàn)。答案秘書(shū)柳紅的電話回復(fù)中體現(xiàn)了配合上司的時(shí)間表的原則，及時(shí)查詢王總的工作安排表，明確周五晚上王總要參加一個(gè)私人聚會(huì)，不能和李處長(zhǎng)一起吃飯。同時(shí)約定安排在下周五？具體時(shí)間我們?cè)俾?lián)系。體現(xiàn)了留有彈性，不可太緊或太松的原則，在時(shí)間上一定要留有充分的余地，同時(shí)點(diǎn)明具體時(shí)間再聯(lián)系。二、請(qǐng)從下面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。

琳達(dá)是北歐皮具（上淘）公司銷售部經(jīng)理的秘書(shū)。琳達(dá)在給上司安排日程時(shí)，很大一部分精力是在安排上司的各種約會(huì)。為了避免給上司造成不便，必須把約會(huì)安排在合適的時(shí)間,下面有5個(gè)選項(xiàng):

1.上司下班之后不安排約會(huì)

2.上司出差回來(lái)上班的第一天不安排約會(huì)

3.琳達(dá)自己工作扎堆的時(shí)候不安排約會(huì)

4.上司馬上要外出和外出之后回來(lái)不久不安排約會(huì)

5.中午要開(kāi)始午餐和剛剛用完餐之后不安排約會(huì)

答案3

給上司安排工作日程，要盡可能地考慮周全，既要提高工作效率，又要減輕上司的負(fù)擔(dān)，讓上司得到休息，秘書(shū)只是上司的助手，所以，即使你自己工作忙一點(diǎn)，如果有必要，仍要給上司安排約會(huì)。

三、請(qǐng)從下面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。琳達(dá)是寶冠服飾（上海）公司銷售部經(jīng)理的秘書(shū)。這天下午快下班的時(shí)候，上司對(duì)琳達(dá)說(shuō)：“明天早上一上班，我育接去大明公司，與他們的陳總談些事情。明天上午10點(diǎn)鐘其公司的歐陽(yáng)經(jīng)理要來(lái)公司，你與他聯(lián)系一下，最好把時(shí)間推遲到明下午2點(diǎn)鐘之“琳達(dá)按照上司的指示開(kāi)始工作。

1.給佳琪公司的歐陽(yáng)經(jīng)理打電話，說(shuō)希望將明天上午10點(diǎn)的約會(huì)推遲到明下午2點(diǎn)之后。2.給佳琪公司的歐陽(yáng)經(jīng)理打電話，說(shuō)上司因?yàn)橛屑笔乱ゴ竺鞴荆?qǐng)對(duì)方予以理解。

3.給佳琪公司的歐陽(yáng)經(jīng)理打電話，說(shuō)如果明下午2點(diǎn)方便的話，我們就等待他的到來(lái)。

4.佳琪公司的歐陽(yáng)經(jīng)理說(shuō)明天下午2點(diǎn)能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，于是問(wèn)上司明天幾點(diǎn)能從大明公司那里回來(lái)。