淺談中學電子學籍檔案的管理

淺談中學電子學籍檔案的管理

中學生的學籍檔案是學校檔案信息的重要內容。隨著吉林省中小學和幼兒園學生電子學籍系統(tǒng)管理的實施，怎樣認真認識和思考中學生電子學籍檔案的規(guī)范化管理，使學校檔案管理工作更好地為學生服務，已成為學校檔案室的重要工作內容之一。一、中學電子學籍檔案管理的意義

學籍檔案管理是一項繁雜而又事務性很強的工作，隨著許多中學辦學規(guī)模的擴大、學生人數(shù)的逐年增加，有關學生的各種信息也成倍增長，原來基于小型數(shù)據(jù)庫的、半手工操作的學籍檔案管理系統(tǒng)已難以適應學校發(fā)展的要求。面對龐大的信息量，有必要開發(fā)學生學籍信息管理系統(tǒng)來提高學生管理工作的效率。因此，運用先進的信息傳播技術建立一套完整的、規(guī)范的學生學籍信息資料，利用計算機管理學籍檔案，以便快捷地錄入、統(tǒng)計、查詢、檢索學生的各類信息，及時了解學生的學習情況，使各級管理達到資源共享，協(xié)同管理，實現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學化就顯得尤為重要。

檔案不是歷來就有的一種社會現(xiàn)象，它是隨著社會的發(fā)展、文字的發(fā)明和運用而產生的。隨著科學技術的飛速發(fā)展，檔案信息的儲存進入數(shù)字化時代，已由“有紙檔案”向“無紙檔案”發(fā)展。“無紙檔案”通過對計算機技術、現(xiàn)代通信技術以及光盤技術等組合成綜合性系統(tǒng)設備的應用，把各種文件以磁盤、光盤的形式呈現(xiàn)，并且通過配套的顯示器顯現(xiàn)其內容，從而顯著改變工作環(huán)境，極大地提高工作效率與工作質量。隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，傳統(tǒng)的學籍管理模式跟不上時代的步伐，在這種背景下推進中學學籍管理的信息化勢在必行。實行學籍電子管理，不僅能避免頭緒多、操作難、手續(xù)復雜等諸多問題，更重要的是能排除人為因素，及時、客觀、準確地為教育質量評價提供科學的數(shù)據(jù)。二、學生電子檔案形成過程的問題

在大多數(shù)高中生不了解學生檔案的組成內容和學生檔案的重要性。在我國目前的人事制度里，現(xiàn)行的檔案管理制度在比較長的一段時間內還不會取消，學生檔案今后將會涉及很多方面的問題，諸如高校招生，社會保險等國家推行的福利政策。我們檔案管理人員和任課教師、班主任老師都有責任利用學校集會，校園廣播、校園網、宣傳窗等對高中學生進行檔案意識的教育，教育每個學生日常行為習慣養(yǎng)成，提醒每個學生慎待自己的檔案。提醒每個學生在個人電子學籍檔案形成過程中應注意的問題，我們還應轉變觀念，樹立人本管理，擴大學生檔案的利用范圍來顯示它的價值，而檔案價值發(fā)揮越大，人們對檔案也就必然會越加重視。（三）做好中學電子學籍檔案管理隊伍的建設中學學籍檔案管理工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強的計劃性、準確性和原則性。但是許多地方中學普遍忽視了學籍管理隊伍的建設，學籍管理人員綜合素質偏低，專業(yè)結構、年齡結構不合理，并且隨著學分制的實施，加強和完善學籍管理隊伍建設顯得十分必要。中學必須緊緊圍繞當前時代發(fā)展新要求，將科學、先進、高效的管理理念引進到學籍電子檔案管理領域。中學必須加強對學籍管理隊伍的培訓和教育，使他們充分認識和理解學籍電子檔案管理工作的性質和重要性，自覺地認真鉆研業(yè)務，學習新知識，提高工作能力。（四）做好中學電子學籍檔案管理的具體工作環(huán)節(jié)電子學籍檔案管理工作主要包括四項內容：歸檔管理、檔案申請、檔案借閱、檔案歸還。歸檔管理：檔案管理員根據(jù)文檔類別可創(chuàng)建、刪除、添加、重命名文檔文件。檔案申請：由借閱人提出申請，提交的申請信息經辦公室同意后用戶方有權限在規(guī)定的時間內借閱。檔案借閱：用戶需要察看某檔案詳細內容或借閱檔案時，可以進行“借閱”操作，進入檔案借閱流程。檔案歸還：用戶可以自己歸還檔案也可以到期后由系統(tǒng)自動取消該用戶瀏覽此公文檔案的權限。普通用戶和檔案管理員的權限不同，普通用戶只可以借閱已封卷的檔案文件。而檔案管理員擁有檔案管理模塊的全部權限。如圖1所示。圖1檔案借閱流程業(yè)務流程圖電子化學籍管理是一個新鮮的事物，對于負責這項工作的老師們來說，在